kontrolnaya BD (Контрольная), страница 2

3.3. Запросы.

Запрос – это инструмент для анализа, выбора и изменения данных. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Запросы используются также в качестве источника данных для форм и отчетов.

С помощью Access могут быть созданы несколько видов запросов. Запрос на выборку выбирает данные из разных таблиц и других готовых запросов. Запрос-изменение изменяет или перемещает данные; к этому типу относятся Запрос на добавление, Запрос на удаление и Запрос на обновление. Запрос на создание таблицы сохраняет результаты выборки в отдельной таблице. Перекрестные запросы предназначены для группирования данных и представления их в компактном виде. Запрос можно создать самостоятельно или воспользоваться Мастером запросов.

Элементы выражения в запросах могут быть связаны операторами:

арифметическими: *,+,-,/,^;

сравнения: <,, >=, =, <>;

логическими: And (И), Not (Нет), Or (Или);

Like – для использования логики замены в выражениях,

In – для определения, содержится ли элемент данных в списке значений;

Between…And – для выбора значений из определенного интервала.

Между условиями в разных полях одного столбца выполняется логическая операция ИЛИ (Or). Она истинна, когда истинно хотя бы одно из входящих в список условий.

Между условиями в разных полях одной строки выполняется логическая операция И (And). Она истинна, когда истинны все входящие в список условия.

3.4. Отчеты.

Отчет – это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать и вместе с тем это способ вывода данных из базы на печать в том виде, в котором требуется пользователю, например, в виде справок об обучении, экзаменационных ведомостей, таблиц, объединенных каким-либо признаком, и др. С помощью отчета можно расположить информацию на листе в удобном для пользователя виде с различным оформлением. Можно разработать отчет самостоятельно с помощью Конструктора, использовать готовые варианты оформления (автоотчеты) или создать отчет с помощью Мастера.

3.5. Макросы и модули.

Макросом называют набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции, такие, как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет.

Модуль – это программа на языке Access Basic.

II. Создание базы данных, состоящей из двух таблиц

Этапы работы:

1. Проектирование структуры базы данных.

Создадим более сложный вариант базы данных. В ней будут две таблицы: Список и Группы.

1. Конструирование пустых таблиц базы данных.

Воспользуемся новым способом изготовления таблиц. Таблицы будем создавать в режиме Таблицы. В таблице Список будет 7 полей (код, фамилия, имя, отчество, год рождения, школа, класс, номер группы). Номера групп и фамилии преподавателей будут храниться в отдельной таблице Группы в виде двух столбцов.

1. Создание схемы базы данных.

В данном случае таблицы связаны связью «один-ко-многим». Это значит, что в таблице Группы каждое значение может встречаться только один раз, а в таблице Список – сколько угодно (несколько человек могут быть из одной группы). Связи следует устанавливать при пустых таблицах. Если таблицы заполнены, могут возникнуть проблемы при создании связей и свойств связей. Для связи в обеих таблицах должны быть ключевые поля. В таблице Список – поле Код, в таблице Группы – поле Учебная группа.

1. Ввод данных в таблицы.

Создадим форму для ввода данных и воспользуемся ею. При наличии связанных таблиц имеет значение порядок заполнения их значениями.

Ход работы:

Задание 1. Создание таблицы Группы.

Порядок работы:

• Выберем закладку Таблица, если находимся в другом окне.

• Щ
  елкнем мышкой по кнопке Создать. Появится окно, представленное на рис.1.

Рисунок 1.

• Оставим Режим таблицы и щелкнем по кнопке ОК. Появится пустая таблица, поля которой не определены и не имеют названия. Тип поля будет выбран автоматически в зависимости от введенной информации.

• Переименуем Поле 1. Для этого поставим курсор в любую ячейку столбца Поля 1. Выполним команду Формат – Переименовать столбец. Ячейка имени столбца окажется выделенной. Введем название поля Учебная группа и нажмем клавишу Enter.

• Переименуйте Поле 2. Для этого поставим курсор в любую ячейку столбца Поле 2. Выполним команду Формат – Переименовать столбец. Ячейка имени столбца окажется выделенной. Введем название поля Преподаватель и нажмем клавишу Enter. Рисунок 2.

Рисунок 2.

• Сохраним таблицу с именем Группы, щелкнуть по кнопке Сохранить. На вопрос о создании ключевого поля ответим отрицательно.

• П ерейдем в режим Конструктор, щелкнув по кнопке

И посмотрим, как заданы поля. Сделаем поле Учебная группа ключевым, поместив курсор на имя этого поля и щелкнув по кнопке – Ключевое поле. Тип данных поля Учебная группа задаем числовым, выбрав его мышкой из ниспадающего списка.

• Щелкнем по кнопке – Сохранить. Закроем таблицу.

Задание 2. Создание таблицы Список.

Порядок работы:

• Выберем закладку Таблица, если находимся в другом окне.

• Щелкнем мышкой по кнопке Создать.

• Появится окно, в котором оставим Режим таблицы, и щелкнем мышкой по кнопке ОК. Появится пустая таблица, поля которой не определены и не имеют названия.

• Переименуем поля по аналогии с предыдущим заданием, выполнив команду Формат – Переименовать поле. Данные возьмем из таблицы № 1.

Таблица № 1.

Старое название	Новое назвавние
Поле 1	Код
Поле 2	Фамилия
Поле 3	Имя
Поле 4	Отвество
Поле 5	Год рождения
Поле 6	Школа
Поле 7	Класс
Поле 8	Учебная группа

• Сохраним таблицу с именем Список, щелкнув по кнопке Сохранить. На вопрос о создании ключевого поля ответим отрицательно.

• Перейдем в режим Конструктор и посмотрим, как заданы поля. Сделаем поле Код ключевым, поместив курсор на имя этого поля и нажав кнопку – Ключевое поле. Тип поля Код – счетчик, полей Фамилия, Имя, Отчество – текстовые, полей Год рождения, Школа, Класс, Учебная группа – числовые. С полем Учебная группа разговор особый. Его тип – числовой. Общие свойства поля не меняем. Кроме того, значение этого поля надо не набивать в ручную, а выбирать из списка, содержащегося в таблице Группы. Для этого в свойствах поля следует указать, что здесь имеет место подстановка по следующей схеме: выберем вкладку Подстановка, тип элемента управления – Поле со списком, источник строк – Группы. Получим значения элементов, как показано на рисунке 3.

Р
исунок 3.

• Закроем таблицу.

В результате этой работы мы получим две не связанные таблицы. Нужно создать схему данных со связями.

Задание 3. Создание схемы данных.

Порядок работы:

• Щ елкнем по кнопке – Схема данных.

• В появившемся окне Добавление таблицы выделим таблицу Группы и щелкнем по кнопке Добавить. Выделим таблицу Список и щелкнем по кнопке Добавить. В окне Схема данных появится условный вид этих таблиц. Щелкнем по кнопке Закрыть окна Добавление таблицы.

• Увеличим окно таблицы Список, так чтобы были видны все поля.

• Поставим мышку на имя поля Учебные группы в таблице Группы и, не отпуская кнопку мышки, перетащим ее на поле Учебные группы в таблице Список. Отпустим мышку. Появится диалоговое окно Связи предс
  тавленное на рисунке 4.

Рисунок 4.

• Включим значок Обеспечение целостности данных. Это невозможно будет сделать, если типы обоих полей заданы не одинаково.

• Включим значок Каскадное обновление связанных полей. Это приведет к тому, что при изменении номера группы в таблице Группы автоматически изменится соответствующий номер в таблице Список.

• Включим значок Каскадное удаление связанных полей. Это приведет к тому, что при удалении записи с номером группы в таблице Группы будут удалены все записи из таблицы Список, в которой стояли соответствующие номера групп.

• Щ
  елкнем по кнопке Создать. Появится связь «один-ко-многим». Схема данных представлена на рисунке 5.

Рисунок 5

• закрыть схему данных, ответив утвердительно на вопрос о сохранении схемы данных.

Задание 4. Заполнение таблицы Группы значениями.

Порядок работы:

• Открыть таблицу Группы в режиме таблицы.

• Заполнить ее записями из таблицы 2.

Таблица № 2.

Учебная группа	Преподаватель
101	Верзляков С.А.
102	Белоусов А.И.
103	Масалова В.А.
104	Новикова Е.В.
105	Зачесова Т.П.

• Сохранить таблицу и закрыть ее.

Задание 5. Создание формы для ввода данных.

Порядок работы:

• Выбрать закладку Формы.

• Щелкнуть по кнопке Создать.

• П
  оявится диалоговое окно (рис.6), в котором следует выбрать Автоформа в столбец, а в качестве источника данных – Список.

Рисунок 6

• Щелкнем по кнопке ОК. Появится пустая форма ввода, представленная на рис.7.

Р
исунок 7.

Задание 6. Добавление в базу данных записи, используя форму.