Вторая категория исполнителей, работающих с базами данных, - пользователи в данном случае ими являются библиотекари и читатели, приходящие в библиотеку. Они получают исходную базу данных от проектировщиков и занимаются ее наполнением и обслуживанием. В общем случае пользователи не имеют средств доступа к управлению структурой базы – только к данным, да и то не ко всем, а к тем, работа с которыми предусмотрена на конкретном рабочем месте.

Соответственно СУБД имеет два режима работы: проектировочный и пользовательский. Первый режим предназначен для создания или изменения структуры базы и создание ее объектов. Во втором режиме происходит использование ранее подготовленных объектов для наполнения базы или получения данных из нее.

4.2 Объекты базы данных

4.2.1 Таблицы

Таблицы – это основные объекты любой базы данных. Во-первых, в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства). В примере нашей базы можно показать список таблиц:

Таблица «Авторы» состоит из следующих полей:

• Код автора

• Имя автора

Эта сущность отводится для хранения сведений об основных людях, принимавших участие в подготовке рукописи издания (авторах, составителях, титульных редакторах, переводчиках и художниках). Такое объединение допустимо, так как данные о разных создателях выбираются из одного домена (фамилия и имена) и исключает дублирование данных Так как фамилия и имена (инициалы) создателя могут быть достаточно громоздкими (М.Е. Салтыков-Щедрин, Франсуа Рене де Шатобриан, Остен Жюль Жан-Батист Ипполит и т.п.) и будут многократно встречаться в разных изданиях, то их целесообразно нумеровать и ссылаться на эти номера. Для этого вводится целочисленный атрибут "Код_автора" – это ключевое поле, которое будет автоматически наращиваться на единицу при вводе в базу данных нового автора. Поле «Имя автора» является текстовым типом данных.

Таблица «Выдача» состоит из следующих полей:

• Код формуляра

• Дата выдачи (книги)

• Срок

• Дата возврата

• Инвентарный номер (который индивидуален для каждой книги)

Поле «код формуляра» предназначено для присвоения каждому формуляру индивидуального номера, оно имеет тип данных «счетчик».

В поле «дата выдачи» указывается дата выдачи определенного экземпляра. Тип данных – «дата/время».

В поле «Срок» указывается срок на который выдается книга. В случае задержки книги, налагается штраф, который определяется библиотекой. Тип данных – «числовой».

В поле «Дата возврата» ставится дата возвращения экземпляра. Если поле не заполнено, значит книга не возвращена т.е. на руках. Тип данных – «дата/время».

Поле «Инвентарный номер» необходимо для присвоения каждой книге индивидуального номера. Это поле является ключевым, тип данных – «числовой».

Таблица «Заглавие» состоит из следующих полей:

• Код заглавия

• Заглавие

Поле «Код заглавия» - ключевое поле с типом данных «счетчик». Оно позволяет сократить объем данных и снизить вероятность возникновения противоречивости (исключается необходимость ввода длинных текстовых названий для различных томов собраний сочинений, повторных изданий, учебников и т.п.).

В поле «Заглавие» пишутся заглавия книг, тип данных поля – «текстовый».

Таблица «Книги» состоит из следующих полей:

• Инвентарный номер

• Код заглавия

• Код раздела

• Код автора

Данная таблица является главной. С ее помощью все основные таблицы связаны друг с другом. В случае добавление в базу данных новых таблиц (например о цене книг) нет необходимости изменять всю структуру. Нужно всего лишь добавить ключевое поле новой таблицы в таблицу «Книги» и установить между ними связь.

Таблица «Разделы» состоит из следующих полей:

• Код раздела

• Название раздела

В данной таблице содержатся четыре раздела, названия которых не соответствуют общепринятому стандарту.

Таблица «Читатели» состоит из следующих полей:

• Код формуляра

• Фио (инициалы читателя)

Эта таблица содержит сведения о читателях, записанных в данной библиотеке.

4.2.2 Запросы

Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразования данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнения таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое. В нашей таблице представлены три запроса:

Для запроса «Авторы запрос» были использованы таблицы:

• Авторы (поле «Имя автора»)

• Книги (использовалось для связки таблиц)

• Заглавие (поле «Заглавие»)

Этот запрос необходим для того, чтобы пользователь мог узнать есть ли необходимый ему автор в базе библиотеки. Поиск осуществляется по введенному имени автора. В итоге запроса выводится запрашиваемый автор, книги написанные им и количество экземпляров.

Запрос «Заглавие запрос» состоит из таблиц:

• Заглавие (поле «Заглавие»)

• Книги (использовалась для связки таблиц)

• Авторы (поле «Имя автора»)

Запрос предназначен для поиска необходимой книги по ее названию. В результате запроса на экран выводится форма содержащая запрашиваемую книгу (если таковая имеется), автора этой книги и количество экземпляров.

Для запроса «Выдача книг» были использованы таблицы:

• Заглавие (поле «Заглавие»)

• Книги (для связки таблиц)

• Выдача (поля: «Дата выдачи», «Срок», «Дата возврата»)

• Читатели (поле «Фио»)

Запрос показывает список читателей, у которых находятся книги из библиотеки. Также в нем представлены сведения о том какие книги и когда были взяты, на какой срок и дата их возврата.

4.2.3 Формы

Если запросы – это специальные средства для отбора и анализа данных, то формы – это средства для ввода данных. Смысл их тот же – предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее) для автоматизации ввода. Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В этом случае форму делают графическими средствами так, чтобы она повторяла оформление бланка – это заметно упрощает работу наборщика, снижает его утомление и предотвращает появление печатных ошибок.

Для базы данных библиотеки были созданы восемь форм:

1. Авторы

2. Выдача книг1

3. Заглавия книг

4. Запрос авторов

5. Запрос книг

6. Книги

7. Кнопочная форма (Главная кнопочная форма)

8. Разделы

Форма «Авторы » создана из таблицы «Авторы». Она выдает весь список авторов имеющихся в базе. По своей сути она является аналогом алфавитного каталога «неэлектронной библиотеки».

Форма «Выдача книг1 » основана на запросе «Выдача книг», она необходима для учета книг, которые находятся на руках у читателей. Форма имеет следующие поля:

• Заглавие

• Дата выдачи

• Срок

• Дата возврата

• Фио

В поле «заглавие» указывается название книги, которая находится на руках.

Поле «Дата выдачи» показывает когда была взята книга.

В поле «Срок» указывается срок на который выдается экземпляр.

Поле «Дата возврата» показывает когда книга была возвращена. Если поле пустое, то это значит, что книгу еще не вернули.

В поле «Фио» указываются инициалы читателя.

Форма «Заглавия книг» содержит список названий всех книг, находящихся в базе библиотеки.

Следующие две формы – «Запрос авторов» и «Запрос книг» основаны на запросах «Авторы запрос» и «Заглавие запрос».

Форма «Книги» создана на основе таблицы «Книги», ее функции полностью идентичны этой таблице.

Форма «Разделы» содержит список всех разделов библиотеки.

«
Главная кнопочная форма» (в нашей базе просто «кнопочная форма») предназначена для удобства работы с базой.

В ней собраны все необходимые запросы, формы и таблицы. Именно с ней пользователь (читатель, библиотекарь) работает, когда необходимо выполнить запрос, посмотреть список авторов и т.п.

5. Заключение

Использование баз данных и информационных систем становится неотъемлемой составляющей деловой деятельности современного человека и функционирования преуспевающих организаций. В связи с этим большую актуальность приобретает освоение принципа построения и эффективного применения соответствующих технологий и программных продуктов.

В настоящее время базы данных проникают во многие сферы человеческой деятельности, в том числе и в библиотеки. С помощью электронных баз данных работа библиотекаря значительно облегчается.

В результате нашей работы была создана база данных библиотеки колледжа, при помощи которой можно легко найти необходимую книгу, учесть поступление новых книг и списание старых, а также осуществлять контроль за выдачей и возвратом книг имеющихся в фонде библиотеки.

6. Список использованной литературы

1. Информатика. Базовый курс /Симонович С.В. и др. - СПб: Издательство «Питер», 2000. – 640с.

2. Информатика. Учебное пособие /Под ред. В.Г. Кирия. – Иркутск: ИрГТУ,1998 часть 2. – 382с.

3. Информатика. Учебное пособие /Ломтадзе В.В., Шишкина Л.П. – Иркутск: ИрГТУ, 1999. – 116с.