Введение.

Текстовый процессор Word 97 представляет сегодня одно из наиболее мощных средств работы с текстовыми документами. За долгие годы своего развития программа прошла путь от приложения операционной системы MS-DOS к при­ложению Windows 3.1 (Word 6.0) и далее к Windows 95 (Word 95 и Word 97). Сегодня Word 97 представляет собой центральное ядро мощного пакета офис­ных приложений MS Office 97. Наряду с прочими достоинствами этой программы непременно рассматривается ее возможность совместной работы с другими при­ложениями этого пакета, такими как система управления базами данных Access 9х, электронными таблицами Excel 9х и другими.

Развиваясь от версии к версии, текстовый процессор постепенно приобретает все новые и новые возможности по автоматизации работы с документами: использование стилей оформления абзацев и применение шаблонов документов; проверку грамматики и орфографии; создание комплексных документов и документов слияния на основе табличных данных.

Наличие развитых средств управления вставкой в текстовый документ объектов, подготовленных в других приложениях (чертежей, рисунков, диаграмм, таблиц и т. п.), несколько выводит Word 97 за рамки обычного текстового процессора. Несмотря на то, что эта программа ни в коей мере не является системой электронной верстки полиграфических изданий, тем не менее известны успешные примеры, когда крупные издательства используют ее именно в этом качестве. Выигрыш, получающийся за счет того, что все участники издательской деятельности (авторы, редакторы литературные, научные и художественные, а также операторы компьютерной верстки) работают в единой среде с едиными настройками, иногда бывает столь велик, что перевешивает все технические соображения.

Документы Word 97.

Окно Word 97 похоже на окна других приложений Windows. Однако окно документа, находящееся внутри окна приложения, содержит горизонтальную линейку, используемую для установки позиций табуляции и размера полосы набора. Слева от горизонтальной полосы прокрутки находятся кнопки режи­мов просмотра, а снизу от вертикальной полосы прокрутки — кнопки переме­щения по объектам. Кнопки перемещения Следующая страница и Предыдущая страница в Word 97 получили более широкие возможности, чем в предыдущих версиях. Ниже показаны элементы окна Word, отличающие его от других при­ложений.

Полосы прокрутки для перемещения по документу используются в программе Word так же, как и в других приложениях. При перемещении ползунка полосы прокрут­ки появляется всплывающая подсказка, ото­бражающая номер текущей страницы. Здесь же отображается название главы, если оно есть.

Word 97 имеет и другие средства, облегчающие переходы: новый способ про­смотра использует кнопки перемещения снизу от вертикальной полосы про­крутки. Они называются: Предыдущая страница, Следующая страница и Выбор объекта перехода. Щелкните на кнопке Выбор объекта перехода — откроется меню. Выберите объект, который хотите увидеть.

Объекты — это файлы или документы, созданные в другом приложении и вставленные в текущий документ. Это могут быть растровые рисунки, вектор­ная графика или электронные таблицы Excel. Word 97 свободно использует тер­мин «объект», применяя его для таких элементов, как Поля, Концевые сноски, Сноски, Примечания, Разделы, Страницы, Исправления, Заголовки, Рисунки и Таблицы. Можно также использовать команды Перейти и Найти. В обоих случаях открывается диалоговое окно с запросом, куда надо перейти или что найти. Выберите нужный объект и воспользуй­тесь кнопками перемещения для перехода к очередному объекту данного типа. Если тип объекта не Страницы, кнопки предыдущего и следующего объектов окрашиваются в синий цвет, напоминая об этом. Для возврата в режим просмот­ра страниц щелкните на кнопке Выбор объекта перехода и выберите Страницы.

Word 97 предоставляет несколько режимов просмотра документа. При выборе режима учитывают структуру документа и степень его готовности: черновик, рукопись, текст для печати или только для чтения. Слева от горизонтальной полосы прокрутки располагаются кнопки. Они имеют следующее назначение.

• Обычный режим используется для ввода, редактирования и форматирования текста. Стили, колонтитулы, рисунки и колонки в этом режиме не видны.

• Режим электронного документа полезен при работе с документом в локальной сети. В этом режиме открывается панель, называемая Схема документа. Она позволяет перемещаться по документу, выбирая заголовки. В этом режиме кнопки режимов просмотра не отображаются, и для пере­хода в другой режим надо выбрать его в меню Вид.

• Режим разметки. Этот режим позволяет работать с документом в том виде, как он выглядит при печати.

• Режим структуры полезен для работы с планом или содержанием документа на этапе создания или просмотра структуры документа.

Программа Word 97 настроена дружественно по отношению к пользователю и старается облегчить его работу. Она следит за ее ходом и старается предложить помощь. В фоновом режиме работают следующие средства Word.

• Программа Помощник оценивает ход работы и делает предложения по улуч­шению ее эффективности.

• Средство Автозамена автоматически исправляет ошибки в словах, имею­щихся в словаре.

• Средство проверки орфографии и грамматики (Правописание), просматри­вает текст, обнаруживая орфографические и грамматические ошибки.

Ввод текста в процессоре Word осуществляют в окне документа. Вводимый текст появляется там, где находится курсор. По мере ввода символов курсор перемещается. Чтобы заменить текст, включите режим Замена. Для переклю­чения между режимом вставки и режимом замены нажмите клавишу INSERT или дважды щелкните на индикаторе ЗАМ в строке состояния. В режиме замены надпись ЗАМ выделена темным цветом. По достижении правого поля текст автоматически переходит на новую строку абзаца. Нажатие клавиши ENTER заканчивает текущий абзац и создает новый (пустую строку) — это жесткий возврат каретки.

В обычном режиме у левого края строки располагается черная горизонтальная пометка. Этот маркер определяет конец документа. Перевести курсор, вставить текст или объект ниже этого маркера нельзя, но сместить маркер вниз можно, расширив доступное пространство вводом нового текста или нажатием клави­ши ENTER.

Для исправления ошибок ввода служат клавиши BACKSPACE или DELETE. Можно также щелкнуть на кнопке Отменить на панели инструментов Стандартная. Целые слова удаляют комбинациями клавиш .CTRL + BACKSPACE и CTRL + DELETE.

Правка документа.

Текст можно выбрать протягиванием мыши, но Word предоставляет и другие средства. Доступны они всегда, но некоторые удобнее в определенных ситуа­циях. Если, например, выбирать текст нескольких страниц протягиванием, можно случайно отпустить кнопку мыши раньше времени. Иной метод выбора, например с использованием клавиши, позволит выбрать текст более четко.

Текст можно копировать и перемещать на короткие расстояния методом перетаскивания. Это удобно, когда в окне видны и источник (место расположения исходного текста), и место назначения, куда надо переместить или скопировать текст. Имея дело с большими документами, полезно разделить окно документа для одновременного просмотра разных страниц.

Для разделения окна установите указатель на инструменте Изменение размера в верхней части вертикальной полосы прокрутки. Когда указатель превратится двунаправленную стрелку, протяните его вниз для создания второй области. Можно также дать команду Окно ► Разделить и установить линию раздела в нужном месте.

Теперь выберите текст, который надо переместить или скопировать, нажмите правую кнопку мыши и перетащите указатель туда, где нужно поместить текст. При отпускании кнопки откроется меню с командами перемещения и копирова­ния. Для перемещения фрагмента текста выберите пункт Переместить. В этом же меню есть также команды связывания текста, создания ярлыка или гипер­ссылки. Для восстановления единого окна протяните инструмент Изменение размера в верхнюю часть окна или дайте команду Окно ► Удалить разделение.

Эти же приемы применяют при копировании текста внутри документа и между документами. Открыв несколько документов, дайте команду Окно ► Упорядочить все — на экране появятся все открытые документы. Щелкните на разворачи­вающей кнопке в строке заголовка окна документа для работы только с ним.

Для перемещения и копирования текста используют и левую кнопку мыши. В этом случае перемещение не требует дополнительных действий. Для копиро­вания текста при перетаскивании удерживайте нажатой клавишу CTRL. Этот метод не очень удобен, поэтому лучше выполнять перетаскивание с помощью правой кнопки. Все эти методы перетаскивания работают в большинстве при­ложений Windows и в Проводнике.

Шрифтовое оформление текста.

Шрифты, используемые приложениями Windows, находятся под управлением операционной системы и поэтому доступны во всех приложениях. Здесь мы остановимся на возможностях применения шрифтов, характерных для Word 97.

Если не нужно редкое оформление текста (например, двойное подчеркивание), обычно пользуются панелью инструментов Форматирование. Эта панель содержит кнопки и раскрывающиеся меню для выбора шрифта, его размера, начертания (полужирное, курсив и подчеркивание) и цвета. Параметры, отсутствующие на панели, настраивают командой Формат ► Шрифт. При этом открывается диало­говое окно Шрифт.

В диалоговом окне Шрифт три вкладки: Шрифт, Интервал, Анимация. На вкладке Шрифт выбирают атрибуты шрифта. Вид шрифта при разных настройках оформления (Начертание, Размер, Подчеркивание, Цвет и Эффекты) контролируют в области предварительного просмотра Образец.

Word 97 предлагает девять вариантов подчеркивания в соответствующем раскры­вающемся списке: Одинарное, Двойное, Только слова, Пунктирное, Толстой линией, Штриховое, Штрих-пунктирное, Штрих-двойное пунктирное и Волнистой линией.

В диалоговом окне Шрифт доступны также одиннадцать флажков для специаль­ных эффектов. Для внесения предлагаемых поправок к официальным доку­ментам обычно используют эффекты Зачеркнутый и Двойное зачеркивание. Для размещения специальных символов в формулах и ссылках используйте Нижний индекс и Верхний индекс. Для преобразования текста при помощи эффектов С тенью, Контур, Приподнятый и Утопленный.

Эффекты Малые прописные и Все прописные обычно используют для оформления заголовков и визитных карточек. Эффект Малые прописные преобразует строч­ные буквы в уменьшенную версию прописных. Для применения эффекта Малые прописные введите текст строчными буквами и включите данный эффект.

Скрытый текст не выдается на печать. Он виден лишь при снятии флажка Скрытый. В ранних версиях Word этот эффект использовали для примечаний из-за отсутствия более эффективных способов (типа Комментарий) включения в документ примечаний, недоступных для печати.

Для изменения расстояния между символами используется разрядка. Например, можно растянуть заголовок «Объявление» на всю страницу, не добавляя два или три пробела между буквами. Эта настройка производится на вкладке Интервал диалогового окна Шрифт.

Анимация — это новая возможность Word 97, предназначенная для документов, читаемых на экране. Шесть видов анимации заставляют текст мигать, сверкать или мерцать: Мигающий фон, Неоновая реклама, Черные муравьи, Красные муравьи. Мерцание и Фейерверк. Для применения анимации выберите анимируемый текст, а затем выберите один из видов оформления на вкладке Анимация диа­логового окна Шрифт. Для отключения анимации вновь выберите текст и выбе­рите пункт Нет. Заметим, что применять анимацию следует продуманно, не используя ее в часто редактируемом документе. Привлекательность анимации нередко переоценивают, а документы с анимацией требуют слишком много компьютерных ресурсов и замедляют работу системы.

Чтобы привлечь внимание к части текста, ее можно выделить цветом. Это как бы компьютерный эквивалент использования на бумаге маркирующего фломас­тера. При использовании цветного принтера текст выделяется цветом при печа­ти. Выберите «раскрашиваемый» текст и щелкните на раскрывающей стрелке возле кнопки Выделение цветом. Цвет выбирают из раскрывшейся палитры. Кнопка «запоминает» последний выбранный цвет, поэтому для его повторного применения щелкните сразу на кнопке Выделение цветом. Для отключения цвета выделите раскрашенный текст и выберите в палитре кнопки Выделение цветом пункт Нет. Можно также выбрать цвет для раскрашивания, не выделяя текст. После этого протяните указатель-перо по выделяемому тексту. Перо останется активным до повторного щелчка на кнопке Выделение цветом.

Выравнивание и формат абзаца.

Помимо оформления текста и символов пользователи Word должны уметь фор­матировать строки и абзацы. Для управления размещением текста на странице можно использовать отступы и табуляцию.

Процессор Word 97 предоставляет четыре типа выравнивания: по левому краю, по правому краю, по центру и по ширине.

Для выравнивания текста расположите курсор где-либо в абзаце и щелкните на одной из кнопок выравнивания на панели инструментов Форматирование.

Word 97 представляет три средства для задания абзацного отступа: панель инст­рументов, линейку и диалоговое окно Абзац.

Самый простой способ изменения отступа состоит в использовании панели инструментов Форматирование. Щелкните на абзаце, для которого необходимо изменить отступ или выберите несколько абзацев. Затем щелкните на кнопке Уменьшить отступ для уменьшения левого отступа на 0,5 дюйма. Щелкните на кнопке Увеличить отступ, чтобы увеличить отступ на 0,5 дюйма.

Второй способ создания отступов – с помощью линейки. Он требует некоторых усилий, зато очень нагляден. С помощью линейки можно в Режиме разметки задавать как отступы, так и позиции табуляции, а также величину левого и правого полей страницы.

На линейке есть четыре маркера.

• Отступ первой строки эквивалентен нажатию клавиши TAB.

• «Выступ» размещает последующие строки абзаца правее начала первой строки, если этот маркер находится правее маркера отступа первой строки.

• Отступ слева выделяет абзац в тексте, отодвигая начало всех строк от левого поля.

• Отступ справа отодвигает текст от правого поля и обычно применяется вместе с отступом слева для создания двойного отступа. Чаще всего используется для цитат.