ref-16893 (Excel и Access), страница 3

2.8. Отчёты

Конечным продуктом большинства приложений баз данных является от­чет. В Access отчет представляет собой специальный тип непрерывных форм, предназначенных для печати. Для создания отчета, который можно распечатать и распределить между потребителями, Access комбинирует данные в таблицах, запросах и даже формах. Распечатанная версия формы может служить отчетом.

Создаваемые Access отчеты делятся на шесть основных типов:

1. Отчеты в одну колонку представляют собой один длинный столбец текста, содержащий значения всех полей каждой записи таблицы или запроса. Надпись указывает имя, а справа от нее указывается значение поля. Новое средство Access Автоотчет по­зволяет создать отчет в одну колонку щелчком по кнопке панели ин­струментов Автоотчет. Отчеты в одну колонку исполь­зуются редко, поскольку такой формат представления данных приво­дит к лишней трате бумаги.

2. В ленточных отчетах для каждого поля таблицы или запроса выде­ляется столбец, а значения всех полей каждой записи выводятся по строчкам, каждое в своем столбце. Если в записи больше полей, чем может поместиться на странице, то дополнительные страницы будут печататься до тех пор, пока не будут выведены все данные; затем на­чинается печать следующей группы записей.

3. Многоколоночные отчеты создаются из отчетов в одну колонку при использовании колонок "газетного" типа или колонок "змейкой", как это делается в настольных издательских системах и текстовых про­цессорах. Информация, которая не помещается в первом столбце, переносится в начало второго столбца, и так далее. Формат многоко­лоночных таблиц позволяет сэкономить часть бумаги, но применим не во всех случаях, поскольку выравнивание столбцов едва ли соот­ветствует ожиданиям пользователя.

В основном отчёты проще всего построить при помощи Мастера отчётов. Мастер отчетов старается создать оптимальный вариант окончательного отчета с первой попытки. Обычно мастер в достаточной степени приближается к

законченному варианту, так что тратиться на­много меньше времени на редактирование базового отчета мастера, чем ушло бы на создание отчета из незаполненного шаблона.

2.9. Макросы

При работе с базой данных часто приходится снова и снова выполнять одни и те же задачи. Чтобы не повторять одни и те же действия, можно использо­вать макросы. База данных неуклонно разрастается по мере того, как туда вносятся новые записи в формы, создаются запросы и распечатываются новые отчеты. При этом разрабатываются и сохраняются для последующего использования новые объекты. Приходится регулярно выполнять некоторые задачи. Для выполнения таких регулярных задач удобно использовать макросы Access. После создания этих небольших программ можно запускать их автоматиче­ски при определенных действиях пользователя (например, при щелчке на кнопке или при открытии определенной формы). Для автоматического запуска макросов в Access используются так называемые события. Макросы Access позволяют автоматически повторять различные действия и тем самым избавляют от написания сложных программ и подпрограмм. Выполнение прикладной задачи можно представить как результат последовательного выполнения действий, каждое из которых может быть записано соответствующей командой на языках Visual Basic и VBA. Кроме того, с помощью макроса можно имитировать выбор команды меню или перемещение мыши. Макросы Access обычно не дублируют отдельных нажатий клавиш или пере­мещений мыши, выполняя особые, заданные пользователем задачи, например от­крытие формы или запуск отчета. Используя макросы для выполнения рутинных операций, в существенно экономит время и силы. Кроме того, по­скольку всякий раз при запуске макроса будет осуществляться одна и та же последовательность действий, макрос сделает работу с базой данных более эффективной и аккуратной.

Назначать макросы, зависящие от событий, можно с помощью окна свойств форм и отчетов. Что касается таблиц и запросов, они свойствами событий не обладают. Кроме того, при работе с формами можно запускать макросы с помощью имеющихся в Access панелей инструментов, командных кнопок и меню. Использование этих особенностей позволяет очень легко и эффективно использовать макро­сы, связанные с событиями.

Макросы можно запускать и на уровне отдельных элементов управления, используя для этого соответствующие события. Напри­мер, можно проверить правильность ввода сложных данных непосредственно на уровне поля (а не после выхода этой записи), используя для этого свойство данного поля, а не свойства на уровне всей формы.

Любой макрос может состоять из одной или нескольких макрокоманд. Можно ввести последовательность выполняемых макрокоманд в столбец

Макрокоманда, а напротив каждой команды в столбце Примечание дать описание соответствующей команды. Примечания не оказывают влияния на выполнение макроса. В нижней части окна находится область Аргументы макрокоманды. В этой области можно задать не­обходимые аргументы (свойства, параметры) для соответствующих макрокоманд. Многие макрокоманды требуют введе­ния дополнительной информации, например о том, над каким объектом следует выполнять указанное действие.

После создания макросов можно объединить несколько взаимосвязанных макросов в один.

2.10. Панели и меню

До сих пор приходилось иметь дело с отдельными объектами Access. И с каждым из них нужно работать в интерактивном режиме, открывая в окне базы данных вкладку требуе­мого объекта.

Но можно связать объекты в единое приложение. При этом вам не потребуется умение создавать сложные программы. Благодаря использованию кнопочных форм, диалоговых окон и меню работу с приложением можно автоматизировать и упростить, скрывая от пользователя ненужные в теку­щий момент объекты Access.

Кнопочная форма представляет собой созданную пользователем форму с кнопками. С их помощью можно, например, запускать макросы открытия форм и печати отчетов. С помощью кнопочной формы выполнить несколько действий можно, щелкнув на одной кнопке. Используя кнопочную форму и другие объекты можно объединять созданные ранее объекты базы данных в одном приложении (при этом приложение может иметь вид, отличный от внешнего вида Access). В основном кнопочная форма используется в качестве главного меню прило­жения. Поскольку кнопочная форма выполняет только роль меню приложения, в ней следует использовать минимальное число элементов управления. Поэтому обычно в кнопочную форму включают только кнопки, надписи, рамки объектов, линии и пря­моугольники. Другие типы элементов управления, такие как текстовые поля (связанные с полями базы данных), списки, поля со списком, диаграммы и подчиненные формы, обычно в этой форме не используются. Создавая кнопочную форму, в ней следует разместить надписи, а также линии, прямоугольники или рисунки, чтобы сделать ее эстетически более привлекательной. Кнопка является простейшим элементом управления формы и используется для запуска макроса. В Access благодаря макросам, запускаемым с помощью кнопок, можно выполнять самые различные задачи.

Помимо кнопочной формы Access позволяет создать специальное меню, с помощью которого можно расширить воз­можности разрабатываемой системы. В это меню можно добавить часто используемые команды, а также

команды, кото­рые уже заданы для кнопок формы. Созданное меню заменит стандартное меню Access. Специальное меню связано с формой. Можно создать одно меню и использовать его в нескольких формах.

В Access можно создать три типа меню:

1. Menu Bar. Обычное меню, которое может располагаться вверху формы и иметь выпадающие подменю.

2. Tool Bars. Группы пиктограмм, обычно располагающиеся под меню.

3. Shortcut Bar. Меню, всплывающие после щелчка правой кнопки мыши.

2.11. Visual Basic for Application

В Access пользователь может управлять выполнением приложении, например, изменить информацию в таблице или щелкнуть на командной кнопке. Используя в приложении макросы и процедуры, можно реализовать реакцию пользовате­ля на эти действия. Для этого в Access предусмотрены характеристики событий для каждого элемента управления, кото­рый помещается в форму. Подключая макрос или процедуру к определенному событию элемента управления, можно не заботиться о последовательности действий, выполняемых пользователем в форме. Обработка событий представляет собой программный код, выполняемый при возникновении этого события. Код не­посредственно присоединяется к форме или отчету, содержащему обрабатываемое событие.

В предыдущих версиях Access имела собственный язык Basic, называемый Access Basic. В последних версиях Access он заменен язы­ком Visual Basic for Applications (VBA) компании Microsoft. Несмотря на некоторую схожесть, между этими языками есть существенные различия. VBA становится общим языком для всех приложений Microsoft Office. VBA является современным языком структурного программирования. Находясь в окне модулей, можно создавать и редактировать код VBA и процедуры.Visual Basic для приложений играет важную роль при разработке баз данных Access. С помощью VBA можно настроить формы и отчеты, запус­тить макросы, а также отобразить объект Access в других приложениях или извлечь данные. Используя Visual Basic для приложений, можно вывести формы и отчеты, выполнить методы объектов, а также создать и изменить элементы. Кроме того, имеется возможность работать с информацией непосредственно: мож­но создать наборы данных, задать их параметры и изменить информацию в них.

2.12 Что такое фильтр?

 На наш взгляд, при изучении БД центральным понятием должен быть запрос (точнее, запрос на выборку). Ведь основное назначение БД – отвечать на запросы. Однако запрос – довольно сложное понятие. К счастью, есть понятие близкое к запросу, но более простое. Это – фильтр. По сути дела фильтр – это запрос для одной таблицы. Поэтому прежде, чем приступать к изучению запрос, уместно рассмотреть фильтр.

Что же говорится о фильтре в “пользовательских” учебниках, рассматривающих Access? В пособии С. Симоновича и др. [10] фильтр, к сожалению, не рассматривается. В учебнике под редакцией проф. Н. Макаровой о фильтре говорится следующее. “В созданной базе данных можно группировать записи разными способами, т.е. отбирать записи по условию. Для этого необходимо нажать кнопку Изменить фильтр, в появившемся окне указать в выбранных полях условия отбора, после чего после чего нажать кнопку Применить фильтр (рис. …). После применения фильтра в окне базы данных мы увидим только те записи, которые удовлетворяют условию отбора (рис. …). Кстати, условие отбора может вводиться как для одного, так и для нескольких полей.” ([7], стр. 240) Кроме этого текста, в учебнике проф. Н. Макаровой к фильтру относятся еще две иллюстрации.

На наш взгляд, этот текст обладает одним существенным изъяном. Авторы объясняют, какие кнопки и в какой последовательности нажимать, а вот для чего это делать, что получится в результате – не ясно. Что означают слова “группировать …, т.е. отбирать записи по условию”? Что, группировка и отбор – это синонимы? И затем, по какому условию отбирать? Сначала говорится, что в фильтре задается несколько условий отбора, а потом - что в результате отбираются записи, которые удовлетворяют одному условию. Что это за условия, как из нескольких условий получается одно, авторы не разъясняют.

Конечно, если школьник пришел на урок информатики, чтобы поиграть на компьютере, или посмотреть “прикольные” картинки, если “болтовню” учителя он привык пропускать мимо ушей, то ему и так сойдет. Ну, а если он задумается над словами учителя? Что он поймет из такого объяснения?

Ю.Шафрин определяет фильтр так. “Совокупность условий (логическое выражение) которую указывает пользователь для выделения некоторого подмножества строк таблицы в реляционной базе данных. Частный случай запроса” (стр. 671).

Как мы видим, и здесь наблюдается некая коллизия единственного и множественного числа. С одной стороны – много условий, а с другой – одно логическое выражение. Опять неясно, как из многих условий получается одно логическое выражение.

Обратимся к “фирменным” источникам. Надо сказать, что фирма Microsoft очень не любит разрешать пользователям копаться в “подводной части айсберга”. Она пространно объясняет, как с данным понятием работать, но неохотно и крайне невнятно объясняет, что же это понятие означает.

Help определяет фильтр так. “Набор условий, применяемых для отбора подмножества записей или для сортировки записей. В Microsoft Access существуют фильтры четырех типов: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, расширенный фильтр и фильтр по вводу.” В свою очередь, условие отбора определяется как “набор ограничительных условий, например, = "Россия" (означающее, что требуется строковое значение "Россия") или > 30000, используемых для вывода определенного набора записей при создании запроса или фильтра.”

Итак, фильтр - это набор (или даже набор наборов) условий вида = "Россия" или > 30000. И что это такое? Ну, искушенный читатель (или пользователь) может догадаться, что на самом деле речь идет об условиях вида Х= "Россия" или У> 30000, где Х и У - это, скорее всего, атрибуты. Но что значит “набор”? Просто совокупность таких условий? Нет, скажет вдумчивый ученик, тут что-то не так. Это все равно, что сказать, что дом - это совокупность кирпичей. Но ведь все дело в том, как эти кирпичи (или условия) связаны! Скажем, Х= "Россия" AND У> 30000 - это одно, а Х= "Россия" OR У> 30000 – совсем другое.