44454 (Cистема обработки информации), страница 2

Предварительный просмотр и печать документа.

1. Чтобы убедится в том, что текст на бумаге будет выглядеть так, как надо, используют специальный режим предварительного просмотра. Для перехода в этот режим служит кнопка (с лупой) на панели инструментов, или команда Файл, предварительный просмотр.

2. В режиме предварительного просмотра документ нельзя редактировать.

3. Если оформление документа не устраивает, возможно, стоит изменить параметры страницы. Для этого открывают командой Файл диалоговое окно Параметры страницы.

Это диалоговое окно содержит четыре вкладки.

Вкладка Поля позволяет задать поля листа бумаги со всех четырех сторон. Элементы вкладки Размер бумаги управляют размером листа бумаги и его ориентацией. На вкладке Макет расположены элементы управления, задающие специальные параметры, если документ должен распечататься особым образом.

4. Щелчок на кнопке Печать на панели инструментов – самый быстрый, но не самый лучший способ распечатать документ. По такой команде документ печатается с параметрами, заданными по умолчанию.

5. В абсолютном большинстве случаев используют команду Файл, Печать. В этом случае открывается диалоговое окно Печать, позволяющее настроить параметры печати и свойства принтера по своему усмотрению.

Вопросы:

1. Чем отличаются текстовые редакторы от текстовых процессоров?

2. Что такое операция редактирования?

3. Что такое форматирование документа?

4. Какие команды управления курсором вы знаете?

5. Опишите окно Microsoft Word.

Задание области печати.

Рабочие листы могут быть очень большими, поэтому если не требуется печатать весь рабочий лист, можно определить область печати.

Область печати – это заданный диапазон ячеек, который выдается на печать вместо всего рабочего листа. Чтобы задать область печати, надо выбрать диапазон ячеек и дать команду "Файл" – "Область печати" – "задать".

Выбранный диапазон помечается пунктирной рамкой, и при последующих командах печати будет печататься только он. Каждый рабочий лист в рабочей книге может иметь свою область печати, но только одну. Если повторно дать команду "Файл" – "Область печати" – "Задать", то заданная область печати сбрасывается.

Создание диаграмм.

Для более наглядного представления табличных данных часто используют графики и диаграммы. Средства программы Excel позволяют создать диаграмму, основанную на данных из электронной таблицы, и поместить ее в той же самой рабочей книге.

1. Для создания диаграмм и графиков удобно использовать электронные таблицы, оформленные в виде баз данных, Перед построением диаграммы следует выбрать диапазон данных, которые будут на ней отображаться. Если включать в диапазон ячейки, содержащие заголовки полей, то эти заголовки будут отображаться на диаграмме как пояснительные надписи. Выбрав диапазон данных, надо щелкнуть по кнопке Мастер диаграмм на панели инструментов Стандартная.

2. Мастер диаграмм подготавливает создание диаграммы и работает в несколько этапов. Переход от этапа к этапу выполняется щелчком на кнопке Далее. На первом этапе работы мастера выбирают тип диаграммы. Программа Excel предоставляет возможность создания нескольких десятков различных типов и видов диаграмм.

3. Если диаграмма создается на основе записей, имеющих структуру базы данных, то вся информация, необходимая на следующем этапе работы мастера, вносится в соответствующие поля автоматически. После этого выбирают параметры оформления различных частей диаграммы.

4. На последнем этапе работы мастера выбирают рабочий лист для размещения готовой диаграммы. После щелчка на кнопке Готово диаграмма создается и размещается на рабочем листе.

5. Созданную диаграмму можно рассматривать как формулу. Если внести изменения в данные, использованные при ее создании, то диаграмма изменится. Готовая диаграмма состоит из ряда элементов, которые можно выбирать и изменять. Выбранный элемент помечается маркерами.

6. Щелкнув на маркере правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню пункт под названием Формат, можно изменить содержание или оформление элемента диаграммы с помощью диалогового окна Формат.

Вопросы:

1. Какова структура документа Microsoft Excel?

2. Охарактеризовать режим:

а) файл;

б) правка;

в) вставка;

г) формат;

д) сервис;

е) данные.

3. Как вывести активную часть таблицы на печать?

4. Как создаются диаграммы?

ТЕМА № 5. РАБОТА С БАЗАМИ ДАННЫХ

Хранение информации – одна из важнейших функций компьютера. Одним из распространенных средств такого хранения являются базы данных.

База данных - это файл специального формата, содержащий информацию, заданную определенным образом.

Большинство баз данных имеют табличную структуру. Как мы знаем, в табличной структуре адрес данных определяется пересечением строк и столбцов.

В базах данных столбцы называются полями, а строки –записями. Поля образуют структуру базы данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится.

Простейшие базы данных можно создать, не прибегая к специальным программным средствам. Чтобы файл считался базой данных, информация в нем должна иметь структуру (поля) и быть форматирована так, чтобы содержимое соседних полей легко различалось. Простейшие базы данных можно создать в текстовом редакторе Блокнот, то есть обычный текстовый файл при определенном форматировании тоже может считаться базой данных.

Существует два формата простейших баз данных.

1. С заданным разделителем.

2. С фиксированной длиной поля.

Пример текстовой базы данных с разделителями в редакторе Блокнот. Разделителем является запятая.

Та же текстовая база с фиксированной длиной полей

Свойства полей. Типы полей.

Поля – это основные элементы структуры базы данных.

От свойств полей зависит, какие типы данных можно вносить в поле, а какие нет, а так же то, что можно делать с данными, содержащимися в поле.

Например, данные, содержащиеся в поле Цена, можно просуммировать, чтобы определить итоговый результат. Суммировать данные, содержащиеся в поле Номер телефона, совершенно бессмысленно. Очевидно, что эти поля обладают разными свойствами и относятся к разным типам.

Основным свойством любого поля является его длина, так же свойством любого поля является его имя. Разумеется, одна база данных не может иметь двух полей с одинаковым именем.

Но кроме имени у поля есть еще свойство подпись.

Подпись – это та информация, которая отображается в заголовке столбца.

Разные типы полей имеют разное назначение и разные свойства.

1. Основное свойство текстового поля – размер.

2. Числовое поле служит для ввода числовых данных. Оно тоже имеет размер, но числовые поля бывают разными, например, для ввода целых чисел и для ввода действительных чисел. В последнем случае кроме размера поля задается также размер десятичной части числа.

3. Поля для ввода дат и времени имеют тип Дата / время.

4. Особый тип поля – Денежный. В этом случае компьютер изображает числа вместе с денежными единицами, различает рубли и копейки, доллары и центы, фунты и пенсы и т.д.

5. В современных базах данных можно хранить не только числа и буквы, но и картинки, музыкальные клипы и видеозаписи. Поле для таких объектов называется полем объекта ОLE.

СУБД Аccess 9х

Системы управления базами данных (СУБД) – это программные средства, с помощью которых можно создавать базы данных, наполнять их и работать с ними.

Исходное окно Access 9x.

Шесть вкладок этого окна представляют шесть видов объектов, с которыми работает программа.

Таблицы – основные объекты базы данных.

Запросы – это специальные структуры, предназначенные для обработки данных базы. С помощью запросов данные упорядочивают, фильтруют, отбирают, изменяют, объединяют.

Формы – это объекты, с помощью которых в базу вводят новые данные или просматривают имеющиеся.

Отчеты – с их помощью данные выдают на принтер в удобном и наглядном виде.

Макросы – эти операции с базой производятся, когда имеет смысл сгруппировать несколько команд в один макрос.

Модули – это программные процедуры, написанные на языке Visual Basic

Режимы работы с Access 9x.

Стартовое окно базы, кроме шести вкладок для основных объектов, содержит три командные кнопки: открыть, конструктор, создать. С их помощью и выбирается режим работы с базой.

1. Кнопка открыть открывает избранный объект. Если это таблица, то ее можно просмотреть, внести новые записи или изменить те, что были внесены ранее.

2. Кнопка конструктор тоже открывает избранный объект, но по - другому. Она открывает его структуру и позволяет править не содержимое, а устройство. Если это таблица, в нее можно вводить новые поля или изменять свойства существующих полей. Если это форма, в ней можно изменять или создавать элементы управления.

3. Кнопка создать служит для создания новых объектов.

Таблицы. Создание таблиц.

Таблицы – основные объекты базы данных.

Создание таблицы состоит в задании ее полей и назначении их свойств.

Оно начинается со щелчка на кнопке создать в окне база данных.

Есть несколько способов создания новой таблицы, отличающихся уровнем автоматизации.

1. Режим таблицы

2. Конструктор

3. Мастер таблиц

4. Импорт таблиц

5. Связь с таблицами

Самый "автоматичный" способ состоит в импорте таблиц из другой базы. В зависимости от обстоятельств из импортируемой таблицы может поступить структура полей, их названия и свойства, а также и содержимое базы.

В тех случаях, когда речь идет о чужой таблице, которая находится на удаленном сервере и которую нельзя импортировать целиком, пользуются режимом связь с таблицами.

Программа мастер таблиц ускоряет создание структуры таблицы.

Пункт режим таблицы открывает заготовку, в которой все поля имеют формальные имена: Поле1, Поле2… и т. д. и один стандартный текстовой тип. Такую таблицу можно сразу наполнять информацией.

Наиболее универсальный ручной метод представляет пункт конструктор. В этом режиме можно самостоятельно задать имена полей, выбрать их тип и настроить свойства.

Приемы работы с таблицами баз данных.

1. Строка состояния в нижней части окна называется полем номера записи. Это поле содержит кнопки перехода, с помощью которых можно перемещаться по таблице

2. Каждая запись имеет слева кнопку – маркер записи. Щелчок на этом маркере выделяет всю запись и готовит ее к копированию, перемещению, удалению.