43413 (Пісьмовыя дакументы ў сферы дзелавых зносін)

Дзелавыя зносіны кіраўніка

Змест

1. Пісьмовыя дакументы ў сферы дзелавых зносін

2. Віды аргументацыі ў дзелавых зносінах

Спіс выкарыстаных крыніц

1. Пісьмовыя дакументы ў сферы дзелавых зносін

Уменне правільна, пісьменна і своечасова складаць разнастайныя дзелавыя паперы адносіцца да абавязковых прафесійных навыкаў і патрэб кіраўніка. Кожны пісьмовы дакумент служыць своеасаблівай візітнай карткай адпаведнай фірмы, арганізацыі, установы і г.д., таму яго нестандартнае афармленне, стылёвыя недакладнасці, моўныя памылкі могуць паслужыць толькі пагаршэнню іміджу адрасанта тых або іншых дзелавых папер ці службовых дакументаў, якія перадаюцца электроннай поштай.

Уся дзелавая карэспандэнцыя класіфікуецца на розных падставах на пэўныя групы. Так, па тэматычнай прыкмеце яна (карэспандэнцыя) падзяляецца на камерцыйную і дзелавую. Камерцыйныя дакументы складаюцца ад імя юрыдычных асоб, таму звычайна служаць адначасова і як прававыя дакументы (напрыклад, пісьмы-запыты, пісьмы-прапановы, пісьмы-рэкламацыі, адказы на падобныя пісьмы). Дзелавыя пісьмы маюць афіцыйны і прававы статус, яны рэгістыруюцца і ўключаюць у сябе, распіскі, паведамленні, запрашэнні і інш. У залежнасці ад скіраванасці на адрасата дзелавыя пісьмы падзяляюцца на цыркулярныя (пісьмо пасылаецца з адной крыніцы-ўстановы па некалькіх пэўных адрасах, як правіла, падпарадкаваных інстанцый) і звычайныя (пасылаецца ад адной да другой установы). Па знешняй форме дзелавыя пісьмы падзяляюцца на рэгламентаваныя (стандартныя) і нерэгламентаваныя (нестандартныя). Стандартныя пісьмы складаюцца па пэўнаму ўзору (паперы пэўнага фармату з зададзеным наборам рэквізітаў), а нестандартныя, хаця і маюць элементы рэгламентацыі, рэалізуюцца ў выглядзе аўтарскага тэксту.

Акрамя карэспандэнцыі, кожная ўстанова карыстаецца пісьмовымі дакументамі, якія можна падзяліць тэматычна на наступныя групы:

1) распарадчыя дакументы (загады, пастановы, распараджэн-ні, рашэнні і інш.);

2) арганізацыйныя дакументы (інструкцыі, палажэнні, статуты і да т.п.);

3) арганізацыйна-распарадчыя дакументы (пратаколы);

4) інфармацыйна-даведачныя дакументы (агляды, акты, даведкі, дакладныя і тлумачальныя запіскі, зводкі, тэлеграмы, тэлефанаграмы і інш.).

Паводле зместу дакументы падзяляюцца на складаныя (разглядаецца некалькі розных пытанняў) і простыя (прысвечаны звычайна аднаму пытанню); паводле паходжання – на службовыя (афіцыйныя) і асабістыя; паводле адносін да фінансаў – на бухгалтарскія (транспартныя накладныя, прыходныя і расходныя ордэры, прыймовыя квіткі і да т.п.) і дакументы справаводства (службовыя лісты, анкеты, дагаворы, даведкі, аўтабіяграфіі, загады і да т.п.); паводле часу выканання – на тэрміновыя і нетэрміновыя.

Кожны дзелавы дакумент павінен строга адпавядаць свайму жанру, быць лаканічным, дакладным, канкрэтным, не дапускаць розначытанняў, двухсэнсоўнасці, павінен выкарыстоўваць стандартызаваныя моўныя выразы, клішэ, быць карэктным і добразычлівым, мець аб‘ектыўную неэмацыянальную танальнасць, якая зыходзіць не ад адной асобы, а ад пэўнай арганізацыі, не змяшчаць экспрэсіўных сродкаў мовы (пра ўзоры і мову розных дзелавых дакументаў).

Аб‘ём дзелавых пісем звычайна не павінен перавышаць адной старонкі, яны ўключаюць у сябе такія дадзеныя (рэквізіты), як адрас атрымальніка, дата адпраўкі, індэкс, тэкст (тэма, жанр або характар пісьма – гарантыйнае, рэкламацыйнае, дагаворнае, суправаджальнае, рэкламацыйнае і г.д., што вызначаецца з дапамогай ключавых слоў), адрас адпраўшчыка (адрасанта), найменне адрасанта. У дзелавых пісьмах звычайна выкарыстоўваюцца ўстойлівыя лагічныя і моўныя выразы, што надаюць ім афіцыйны характар, адназначнае разуменне, дакладнасць, стандартнасць. Стыль і мова службовых дакументаў характарызуюцца нейтральнасцю, надасабовым спосабам выкладання думак, што забяспечвае іх належную аб‘ектыўнасць, уніфікацыяй і тыпізацыяй сродкаў выражэння, якія і прыводзяць да выразнага дакладнага вербальнага афармлення адпаведных паведамленняў. Дзелавыя лісты, дакументы выглядаюць пераканаўчымі і заслугоўваюць больш даверу, калі яны адпавядаюць нормам службовага этыкету, выражаюць інтарэсы не пэўнай асобы, а арганізацыі, установы, фірмы.

У аўтарскім пісьмовым тэксце службовага прызначэння, гэтаксама як і ў вусным дакладзе, структурна выдзяляюцца тры часткі: уступ, галоўная частка, заключэнне. Ва ўступе, або ўводзінах, абгрунтоўваецца тэма асноўнай часткі, аргументавана падводзяць чытача (адрасата) да яе; у заключэнні падводзяцца вынікі асноўнага зместу, даецца агульная яго ацэнка, якая стасуецца са сфармуляванай ва ўступе тэмай. Асноўная частка пісьмовага тэксту павінна змяшчаць матэрыял у пэўнай лагічнай паслядоўнасці, прычыннай залежнасці розных частак зместу дакумента. Кожнае важнае палажэнне, структурныя часткі дакумента вызначаюцца на пісьме асобнымі абзацамі, якія лагічна, а таксама моўнымі сродкамі (з дапамогай паўтораў папярэдніх слоў, займеннікаў, уводных слоў і канструкцый і інш.) звязваюцца паміж сабой у адзінае сэнсавае цэлае і арганізуюцца камунікатыўнай накіраванасцю дакумента (даць даставерную інфармацыю адрасату, пераканаць яго ў выгодах той ці іншай прапановы, стымуляваць да пэўных дзеянняў ў інтарэсах адрасата і сваіх інтарэсах і інш.).

Такім чынам, галоўныя патрабаванні да пісьмовых тэкстаў дзелавога характару зводзяцца да наступных рэкамендацый:

а) улічванне інтарэсаў (пажаданняў) адрасата;

б) лагічная структурная і моўная кампазіцыя дакумента, у якім неабходна звязаць усе палажэнні і часткі ў адзінае мэтанакіраванае пасланне;

в) старанны выбар моўных сродкаў (непажадана ўжываць малавядомыя тэрміны, складаныя структуры сказаў, перавага на пісьме сцвярджальных, актыўных па структуры паведамленняў, а не пасіўных і адмоўных);

г) быць у выкладанні думак на пісьме лаканічным, змястоўным, канкрэтным, дакладным.

Пры гэтым карысным можа быць разумовае ўяўленне сцэнарыя, у якім вы ставіце сябе на месца адрасата. Вы добра ведаеце ўмовы і мэты вашага пісьма, знаеце таго, каму пішаце, яго інтарэсы, характар, схільнасці, асабістыя якасці і г.д. Якім будзе ваша ўспрыманне зместу пісьма, прапаноў, якія маюцца ў ім, ці прынясуць яны вам і вашай арганізацыі карысць, ці паспрыяе гэта наладжванню добрых, узаемавыгадных адносін з адрасантам у далейшым, ці можаце вы прапанаваць у адказ таксама нешта адпаведнае інтарэсам вашага партнёра, ці ўсё магчымае вы зрабілі ў сваім пісьме для таго, каб зацікавіць адрасанта і каб ён абавязкова даў пісьмовы адказ, пажадана са станоўчым для вас вынікам. У дзелавых пісьмах не павінна быць збыткоўнай фамільярнасці, зварот да адрасата павінен змяшчаць найбольш важныя сацыяльныя і прафесійныя характарыстыкі аўтара (прэзідэнт, прафесар, дэкан, рэктар, доктар і г.д.). Важным кампанентам дзелавога пісьма можа служыць постскрыптум з надзеямі, пажаданнямі, дадатнымі зваротамі адрасанта.

2. Віды аргументацыі ў дзелавых зносінах

Да аргументацыі адносяцца разнастайныя доказы, абгрунтаванні палажэнняў свайго выступлення, даклада (артыкула, пісьмовага дакумента), а таксама абвяржэнне або доказная крытыка палажэнняў выступлення апанента з мэтай праверкі іх (палажэнняў) на даставернасць, ісціннасць. Асабліва выразна неабходнасць аргументацыі ўзнікае і праяўляецца пры дыспуце, спрэчках, палеміцы, дыскусіях, абмеркаванні праблемных сітуацый і г.д., дзе наяўная публіка (аўдыторыя, сход і інш.) можа выступаць своеасаблівым арбітрам, а пераможцам у спрэчцы часам з‘яўляецца не той, хто бліжэй да ісціны, а той, хто больш эрудыраваны, аўтарытэтны, займае вышэйшую пасаду ці мае прэстыжны сацыяльны статус, хто на дадзены момант прывёў больш пераканаўчыя аргументы на карысць таго ці іншага тэзіса.

Аргументацыя патрабуе ад выступоўцы (адрасанта, аўтара) глыбокіх ведаў па прадмету гаворкі, упэўненасці ў сабе, інтэлектуальнай ініцыятывы, мэтанакіраванасці, канструктыўных намераў пры вырашэнні пытання, умення вылучыць ядро, ці галоўную частку тэмы і сканцэнтраваць менавіта на ёй усе свае высілкі, духоўныя намаганні, энергію. Пры публічных дэбатах надзвычай важным служыць здольнасць або навык кантраляваць свае эмоцыі, засяроджвацца не на апаненце, а на тэме дыскусіі, своечасова выяўляць памылкі, лагічныя супярэчнасці, недакладнасці ў прамове свайго апанента, да якога неабходна ўвесь час ставіца карэктна, добразычліва, тактоўна.

Да найбольш пашыраных і пераканаўчых відаў аргументацыі адносяцца лагічныя довады, у якіх аб’ектыўна адлюстроўваюцца і рэчаіснасць, і нашы думкі аб ёй. Падобныя довады фармулююцца ў якасці наступных законаў фармальнай логікі: закон тожаства (кожнае палажэнне ў зададзеным віду маўленчай дзейнасці павінна мець пэўны і ўстойлівы змест, які нельга падмяняць іншым зместам); закон супярэчнасці (дзве супрацьлеглыя думкі аб адным і тым жа прадмеце ў адзін і той жа час, у адных і тых жа адносінах не могуць быць адначасова ісціннымі; дадзенае палажэнне не скіравана супраць дыялектычных супярэчнасцяў, што існуюць у рэальнасці, а толькі супраць супярэчлівых думак, палажэнняў у разважаннях людзей); закон выключэння трэцяга (з двух супярэчных выказванняў у адзін і той жа час, у адных і тых жа адносінах адно з‘яўляецца ісцінным; гэты закон распаўсюджваецца толькі на супярэчлівыя меркаванні аб адным і тым жа прадмеце, дзе ў адным выказванні нешта сцвярджаецца, у другім – адмаўляецца і паміж імі не можа быць трэцяга суджэння); закон дастатковага абаснавання (усялякая правільная думка павінна быць абгрунтавана іншымі думкамі, ісціннасць якіх ужо даказана); доказ ад адваротнага, што шырока ўжываецца, напрыклад, у геаметрыі, зараз распаўсюдзіўся на іншыя сферы ведаў, раздзелы навукі.

Лагічныя меркаванні могуць быць індуктыўнымі (шлях думкі ад прыватнага да агульнага) і дэдуктыўнымі (шлях думкі ад агульнага да прыватнага). У першым выпадку разглядаюцца наяўныя канкрэтныя факты, прыклады, асаблівасці, якія абагульняюцца і робіцца пэўны тэарэтычны вывад ці фармулюецца вызначанае правіла. Напрыклад, у беларускай мове гукі о, э ў незапазычаных словах заўсёды знаходзяцца пад націскам, у прыватнасці ў словах абаронца, жолуд, звон, моладзь, пірог, сэрца, стрэл, мова, рэдкі, рэкі і інш. Пры іх словазмяненні такім чынам, каб дадзеныя гукі былі не пад націскам (параўн.: абараняць, жалуды, званы, малады, пірагі, сардэчны, страляць, маўленне, радзей, рака), лёгка заўважыць, што гукі о,э не пад націскам пераходзяць у а, адкуль робіцца абагульненне аб характэрнай фанетычнай рысе беларускай мовы – аканні (дарэчы амаль кожны пяты гук нашай мовы прыпадае менавіта на а). Пры дэдукцыі ад зыходнага агульнага меркавання робяцца прыватныя заключэнні. Напрыклад, у элементарным сілагізме Усе людзі смяротныя, Сакрат – чалавек, Значыць, Сакрат смяротны і да т. п.

Зразумела, правільныя заключэнні можна рабіць толькі пры зыходна даставерных пасылках, на падмурку якіх ажыццяўляюцца індуктыўныя, дэдуктыўныя ці іншыя віды лагічных заключэнняў. Праз праверку на лагічную правільнасць павінны праходзіць усе выказаныя думкі, меркаванні, прапановы, палажэнні, бо без гэтага іх доказнасць не будзе стратэгічна паўнавартаснай, нават калі з дапамогай іншых довадаў (напрыклад, псіхалагічных) можна дасягнуць тактычных поспехаў, дапусцім, у тым ці іншым дыспуце. Псіхалагічныя аргументы грунтуюцца на ўліку інтарэсаў, пажаданняў, пачуццяў, сімпатый аўдыторыі. Людзі звычайна кіруюцца ў многіх сітуацыях інстынктам самазахавання, эканамічнымі, асабістымі, грамадскімі інтарэсамі, здаровым сэнсам, добрай рэпутацыяй, пачуццём уласнай годнасці, гістарычна выпрацаванымі стандартамі паводзін, а таксама такімі пачуццямі, як спачуванне, справядлівасць, жаласць, павага да законаў, адказнасць перад самім сабой, сям‘ёй, грамадствам і інш. У той час як лагічныя доказы скіраваны на розум адрасата, псіхалагічныя – на яго пачуцці. Узважаная гарманічная камбінацыя абодвух відаў аргументаў у вусным ці пісьмовым тэкстах з улікам сітуацыі іх прымянення, складу аўдыторыі, як правіла, прыводзіць да поспеху выступоўцы (аўтара) тэксту. У рэчышчы абагульненых лагічных і псіхалагічных відаў аргументацыі вылучаецца мноства прыватных тактычных спосабаў, скіраваных на тое, каб створаны аўтарам тэкст (выступленне) быў пераканальным і адпавядаў пастаўленым мэтам і задачам.

Да такіх спосабаў належаць, у прыватнасці, дарэчныя спасылкі на думкі, выказванні агульнапрызнаных аўтарытэтаў па той ці іншай тэме, меркаванні экспертаў, спецыялістаў пэўнай галіны ведаў. Пры гэтым цытаванне класікаў, заслужаных людзей або пераказванне іх думак сваімі словамі павінны быць дакладнымі і аптымальна падыходзіць да палажэнняў, што разглядаюцца ў канкрэтным тэксце, з абавязковай спасылкай, аформленай у адпа-веднасці з правіламі цытавання (аўтар, назва працы, месца і год выдання, старонка). Далёка не заўсёды правамерна нават пры спасылцы на самы высокі аўтарытэт ці на групу кампетэнтных экспертаў па складаных пытаннях рабіць абагульненні тыпу філосафы (матэматыкі, фізікі, сацыёлагі і да т.п.) лічаць, што…, бо звычайна і сярод спецыялістаў назіраюцца супрацьлеглыя ці несупадальныя пункты гледжання па неадназначных пытаннях, праблемах, тэмах. У такіх выпадках мэтазгодна прывесці розныя канцэпцыі, аргументы, што выкарыстоўваюцца аўтарамі для сваёй правамернасці, каб даць можнасць адрасатам або самім паразважаць па прапанаванай тэме і ўсвядоміць усю яе складанасць і магчыма невырашальнасць на дадзены час, або пацвердзіць правільнасць розных падыходаў, таму што яны вядуць да асвятлення канкрэтнай тэмы з розных бакоў і тым самым спрыяюць яе больш аб‘ектыўнаму і аб’ёмнаму аналізу і прадстаўленню.