30521 (Оформление и регистрация ответов)

3

ОФОРМЛЕНИЕ И РЕГИСТРАЦИЯ ОТВЕТОВ.

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ЗАМЕЧАНИЙ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ

Cогласно п. 2.5.3 и 2.5.5 Декрета Президента Республики Беларусь от 14.01.2005 № 2 «О совершенствовании работы с населением» (далее - Декрет) гражданину должно быть направлено уведомление при продлении срока исполнения замечания или предложения, а в случае отказа в удовлетворении замечания или предложения - отрицательный ответ с мотивацией причин отказа.

Уведомление или отрицательный ответ оформляются в виде письма, которое должно быть подготовлено и зарегистрировано в соответствии с требованиями действующих нормативных актов по делопроизводству:

• - Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.382004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• - Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

Государственным стандартом установлено, что письменный ответ оформляется на бланке для писем, реквизиты которого дублируются на двух языках независимо от вида и формы собственности организации. Например:

К письму составляется заголовок, кратко раскрывающий содержание документа. Он формулируется при помощи существительного в предложном падеже и отвечает на вопрос «о чем?»: «О продлении срока исполнения предложения», «Об отказе в удовлетворении предложения» и т.п. Заголовок к тексту пишется строчными буквами (кроме заглавной буквы «О»), не отступая от границы левого поля, и помещается в письмах слева под реквизитом «Ссылка на индекс и дату входящего документа».

В письме должен быть указан адресат. При адресовании письма частному лицу (гражданину) вначале указываются фамилия и инициалы получателя (гражданина), а затем - почтовый адрес. Например:

Адресат в письмах располагается в правом верхнем углу рабочей площади документа сразу под надписями бланка (на уровне реквизитов «Дата» и «Индекс документа»). Печатается адресат от 4-го положения табулятора (при оформлении на компьютере отступ составляет 80 мм).

Письмо должно быть подписано руководителем организации, индивидуальным предпринимателем. Делегирование права подписи соответствующих документов иным должностным лицам организации должно быть закреплено в локальном правовом акте (как правило, в приказе).

Ниже подписи в левом нижнем углу письма оформляется отметка об исполнителе. Она включает в себя фамилию должностного лица, подготовившего письменный ответ, и номер его служебного телефона. Эта отметка может быть дополнена иной информацией: индексом структурного подразделения, в котором готовился документ, инициалами (для машинисток), датой создания документа, названием файла. Например:

Датой письма является дата его подписания. Она проставляется на специально отведенном на бланке месте лицом, подписавшим письмо.

После подписания письмо подлежит регистрации. Положением о порядке выдачи, регистрации, ведения и хранения книги замечаний и предложений, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16.03.2005 № 285 «О мерах по реализации Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. № 2 «О совершенствовании работы с населением» и внесении изменений и дополнения в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь», не определен порядок регистрации письменных ответов гражданам. Поэтому в зависимости от объема документооборота и других факторов, определяющих порядок ведения делопроизводства в организации, может быть выбрано несколько вариантов.

Вариант 1

Подпунктом 141.5 Инструкции по делопроизводству установлено, что сведения о документахответах регистрируются на регистрационно-контрольных карточках (РКК), на которых были зарегистрированы соответствующие документы­запросы. По принципу аналогии регистрация ответов (уведомлений) гражданам на замечания или предложения, внесенные в книгу, может осуществляться на тех страницах книги, на которых зафиксированы сами замечания или предложения. Номер, указанный в графе книги «Порядковый номер замечания и (или) предложения», в этом случае будет являться исходящим порядковым номером ответа.

Пример. Гражданином Линником П.А. в книгу внесено замечание под № 31. В случае направления ему отрицательного ответа или уведомления о продлении срока рассмотрения замечания номер ответа (уведомления) также будет 31. Соответствующая запись будет сделана в графе «Отметка о направлении ответа гражданину (дата и регистрационный номер ответа)».

или:

Порядковый номер ответа (уведомления) может быть дополнен иными поисковыми признаками: первой буквой фамилии заявителя, индексом дела по номенклатуре дел, в которое будет подшито уведомление (отрицательный ответ), и др.

Пример. № 59/31, где 5 - индекс структурного подразделения, в котором ведется книга и дело с копиями письменных ответов гражданам, 9 - номер дела по номенклатуре дел структурного подразделения, в котором будет храниться копия письменного ответа, 31 - порядковый номер записи в книге; № 59/31Л, где Л - первая буква фамилии гражданина.

В отличие от регистрационного индекса ответа на обращения граждан первую букву фамилии заявителя целесообразно проставлять после порядкового регистрационного номера.

Такой порядок удобен тем, что исключает ведение дополнительной регистрационной формы в организации (у индивидуального предпринимателя) для учета письменных ответов на замечания и предложения граждан, вносимые в книгу.

Вариант 2

В организации, у индивидуального предпринимателя может быть заведена отдельная регистрационная форма для учета письменных ответов (уведомлений) на замечания и предложения граждан (журнал или РКК). В ней целесообразно выделить следующие графы: «Индекс ответа (уведомления)»; «Дата ответа (уведомления)»; «Фамилия, имя, отчество гражданина»; «Адрес места жительства и (или) работы»; «Краткое содержание ответа». По усмотрению организации данная регистрационная форма может быть дополнена иными необходимыми графами. В этом случае регистрационные номера ответов не будут совпадать с порядковыми номерами замечаний и предложений, внесенных в книгу.

Пример. В книгу внесено замечание под № 31. Внесенные ранее замечания и предложения под номерами 1–30 не требовали ответа гражданам, поэтому ответ на замечание под № 31 в журнале или на РРК будет зарегистрирован под № 1. Следующему ответу (уведомлению) будет присвоен № 2 независимо от того, под каким порядковым номером замечание или предложение будет записано в книге.

Вариант 3

Уведомления и отрицательные ответы на замечания или предложения граждан могут регистрироваться в общей форме, применяемой в организации для регистрации всех исходящих документов (РРК, журнале). В этом случае регистрационный индекс наряду с порядковым номером ответа или уведомления в обязательном порядке будет включать индекс дела по номенклатуре дел, а также первую букву фамилии гражданина. Например, № 59/197Л. Добавление литеры к регистрационному индексу позволит осуществлять оперативную выборку документов, связанных с рассмотрением замечаний и предложений граждан, из общей массы зарегистрированных исходящих документов.

Дата и индекс письменного ответа гражданину вносятся в графу книги «Отметка о направлении ответа гражданину (дата и регистрационный номер ответа)». Следует обратить внимание, что дата и индекс наряду с подписью и наименованием организации, указанными на бланке, являются реквизитами, придающими юридическую силу документу. Правильное их оформление будет иметь большое значение в случае, если гражданин в соответствии с п. 2.6 Декрета будет обжаловать в установленном порядке отказ в рассмотрении по существу изложенных в книге замечаний или предложений в вышестоящей организации и (или) суде, а в отношении индивидуального предпринимателя - в органе, его зарегистрировавшем, и (или) суде.

Первый экземпляр отрицательного ответа (уведомления), оформленный в установленном порядке, направляется гражданину, в организации остается его копия, которая должна быть заверена в установленном порядке с проставлением соответствующей отметки. Отметка о заверении копии включает в себя слово «Верно», личную подпись лица, заверившего копию, и расшифровку подписи (должность и дату при заверении копий исходящих документов допускается не указывать). Например:

Оформляется отметка о заверении копии на последнем листе документа ниже подписи.

В соответствии с п. 2.6 Декрета граждане имеют право знакомиться с материалами проверок, использованными при рассмотрении их замечаний и предложений. Переписку, связанную с получением необходимой информации для решения вопроса об исполнении замечания или предложения, а также иные документы, создаваемые в ходе рассмотрения замечания или предложения, можно регистрировать в установленном порядке: в общих регистрационных формах, принятых в организации для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов (журнал, РКК).

Регистрационные формы для учета направляемых в другие организации (должностным лицам) запросов и ответов на них могут вестись и непосредственно у лица, ответственного за ведение книги. В этом случае в регистрационной форме для учета исходящих документов лицо, ответственное за ведение книги, может регистрировать также и отрицательные ответы об отказе в удовлетворении замечания или предложения, уведомления о продлении срока исполнения.

Контроль за исполнением замечаний и предложений осуществляет, как правило, лицо, ответственное за ведение книги замечаний и предложений.

При незначительном количестве замечаний и предложений, вносимых в книгу (5–10 в год), ответственный за ведение книги может осуществлять контроль путем регулярного полистного просмотра ее содержания.

При большом количестве замечаний и предложений осуществление контроля по книге, в которую они вносятся в валовом порядке, а сроки исполнения различаются, может оказаться затруднительным. Поэтому для этих целей используются РКК, которые систематизируются в контрольной картотеке по срокам исполнения, указанным в резолюциях руководителя. Если срок исполнения в резолюции не указан, то он согласно установленным требованиям не должен превышать 15 дней. При продлении срока исполнения РКК переносится в соответствующий раздел картотеки согласно новому сроку.

Для осуществления контроля могут использоваться также экземпляры копий страниц книги, сделанные в процессе рассмотрения замечания или предложения и оставшиеся у лица, ответственного за ведение книги. Они группируются по датам исполнения так же, как РРК в контрольной картотеке.

Контроль может осуществляться с помощью так называемого «Листа контроля», в котором будут указаны порядковые номера записей предложений или замечаний, даты записей, даты исполнения (при продлении срока исполнения указывается новая дата), исполнители, отметки об исполнении. В любом случае порядок осуществления контроля в организации должен быть зафиксирован в соответствующем правовом акте.

Срок исполнения исчисляют в календарных днях, начиная с даты внесения записи в книгу гражданином.

Лицо, ответственное за ведение книги, обязано за 2–3 дня до истечения срока исполнения замечания или предложения предупреждать исполнителя о приближении срока исполнения.