29737 (Обязанности сотрудников ОВД по организации и осуществлению делопроизводств), страница 2

Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласования с проектом пишется мотивированное заключение. Перед подписанием проект дополнительно тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, должностей, званий, фамилий, имен и отчеств.

Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами,- постановлений и решений - обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующее заседание. Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы подписываются руководителем органа, отдела, службы или его заместителем. Распорядительные документы вступают в силу с момента подписания или доведения до сведения исполнителя.

Но существуют также и организационные документы – уставы, инструкции, положения и.т.д. Их структура и содержание, как правило, определяются соответствующими службами (ведомствами) - разработчиками.

Под уставом понимается свод правил, регулирующих деятельность органа (службы, отдела) ОВД; их взаимоотношения с другими службами, органами ОВД; гражданами; права и обязанности службы, органа ОВД. Положения - это нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы МВД, единого органа, структурного подразделения. Положения могут также регламентировать и деятельность должностных лиц. Инструкции - правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих служебные, организационные вопросы, финансовые и иные специальные стороны деятельности служб, подразделений, органов МВД, а также отдельных должностных лиц. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

Наряду с этими документами сотрудники ОВД пользуются документацией, передаваемой по телефонной и телефаксной связи. Например - телефонограммы. Это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текстов (устно, при помощи телефонной связи, с последующей записью получателем). Юридическая сила телефонограмм определяется следующими реквизитами: исходящим регистрационным номером; должностью, фамилией, именем, отчеством лица, отправившего телефонограмму; подписью лица, принявшего телефонограмму; входящим регистрационным номером.

Телефонограммы используются для оперативного решения служебных вопросов в тех случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону требуют документального оформления. Чаще всего это несложные тексты (приглашения на совещания, некая оперативная информация и т.д.). Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается список подразделений, служб, куда ее направляют и номера телефонов.

Существует также факсимильная связь, предназначенная для оперативной передачи и приема информации с бумажных носителей с помощью факсимильной аппаратуры (факса). Чаще всего такая связь устанавливается в дежурных частях отделов, управлений внутренних дел. Требования к составлению и оформлению сообщений, полученных по телефаксной связи, определяются видом отправляемого документа – подлинника (справки, договора, протокола и т.д.), отправленного адресату. Однако, все отправляемые документы должны быть напечатаны четким контрастным, шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами.

К передаче по телефаксной связи запрещены документы с пометкой «ДСП» и выше. Принятые и переданные оригиналы заносятся в специальный журнал установленной формы, сроком хранения 1 год. На оригинале переданной или принятой факсограммы проставляется дата и время передачи (приема) факсограммы, наименование корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и номер его факса. Все эти записи заверяются подписью исполнителя.

Делопроизводство по обращениям граждан в подразделениях ОВД ведется отдельно от других направлений их документационного обеспечения. Ответы гражданам направляются на бланках органа, подразделения, службы ОВД.

Список литературы:

1. Советская милиция: история и современность 1917-1987 г. - М.,87

2. Черников В.В. «Судебная система, правоохранительные органы, специальные службы России» - М., 2001.

3. Приказ МВД России «О делопроизводстве и порядке работы с обращениями граждан в ОВД»№ 150 от 01.03.1999 г.