ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ЮЖНЫЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИХ СВЯЗЕЙ

Реферат

по дисциплине: «Бухгалтерский учет в торговле»

на тему:

«Документирование хозяйственных операций в торговле»

Выполнил: Бухмастова А.А.

Студент группы: 2007 – ВБУ

Проверил: Фролова И.В.

Ростов – на – Дону

2010 г.

Содержание

Введение

1. Основные правила документооборота в торговых организациях

1. Порядок оформления первичных документов

1.2 Момент создания первичных документов

1.3 Внесение исправлений в первичные документы

1.4 Учетные регистры

1.5 Сроки хранения первичных учетных документов

2. Документирование хозяйственных операций

2.1 Внешние первичные документы

2.2 Внутренние первичные документы

3. График документооборота торговой организации

Заключение

Список используемой литературы

Введение

Каждому российскому бухгалтеру известно, насколько важным является правильное и своевременное оформление первичных бухгалтерских документов, без которых ведение бухгалтерского учета и начисление налогов просто невозможно. Для торгового предприятия, имеющего дело с большим количеством товарно-материальных ценностей, а следовательно, и документов, эффективная организация документооборота является особенно актуальной. В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона РФ "О бухгалтерском учете" от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ (далее - Закон "О бухгалтерском учете") все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Таким образом, основными функциями первичных документов являются:

1. Обоснование правомерности отражения хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета.

2. Доказательство правильности и достоверности определения налогооблагаемой базы для начисления налоговых платежей в бюджет и внебюджетные фонды.

3. Контроль за поступлением, движением и выбытием товарно-материальных ценностей, денежных средств и иного имущества предприятия, а также имущественных прав.

1. Основные правила документооборота в торговых организациях

1.1 Порядок оформления первичных документов

Все бухгалтерские операции оформляются оправдательными первичными документами. От того, правильно ли оформлен первичный документ, зависит правомерность отражения хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета. В соответствии с пунктом 2 статьи 9 Закона "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа;

2) дату составления документа;

3) наименование организации, от имени которой составлен документ;

4) содержание хозяйственной операции;

5) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

6) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

7) личные подписи указанных лиц.

Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

1.2 Момент создания первичных документов

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания. При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков (п.15 Положения по ведению бухгалтерского учета).

1.3 Внесение исправлений в первичные документы

Согласно пункту 16 Положения по ведению бухгалтерского учета, внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений.

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью "исправлено", подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также

1.4 Учетные регистры

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), с использованием специализированных программ (1: С), с последующим хранением документов как в электронном виде, так и в печатном. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

Система учетных регистров выбирается предприятием самостоятельно в зависимости от специфики деятельности и от величины предприятия.

1.5 Сроки хранения первичных учетных документов

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

2. Документирование хозяйственных операций

Первичные документы по учету товаров могут быть условно разделены на внешние и внутренние.

Внешние первичные документы отражают движение товаров от поставщиков в торговую организацию (входящие документы) и от торговой организации к покупателям (исходящие документы). Отличительной особенностью внешних документов является тот факт, что они подписываются не только уполномоченными лицами самой торговой организации, но и ответственными лицами предприятия-контрагента. При этом входящие документы также и оформляются сторонней организацией.

Внутренние первичные документы призваны обеспечить учет товаров внутри торговой организации, а именно движение товаров внутри организации, списание непригодных для реализации и внутреннего использования товаров, контроль за товарными потоками, внутреннюю отчетность о товарных операциях и т.д. Внутренние документы подписываются уполномоченными сотрудниками торговой организации.

2.1 Внешние первичные документы

К внешним первичным учетным документам, унифицированные формы которых предусмотрены Постановлением N 132, относятся:

- "Акт о приемке товаров" (ТОРГ-1); - "Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей" (ТОРГ-2); - "Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров" (ТОРГ-3); - "Заказ-отборочный лист" (ТОРГ-8); - "Спецификация" (ТОРГ-10); - "Товарная накладная" (ТОРГ-12); - "Приходный групповой отвес" (ТОРГ-17); - "Расходный отвес (спецификация)" (ТОРГ-19); - "Заказ" (ТОРГ-26). Накладные (ТОРГ-12).

Накладная в торговой организации может выступать как приходным (входящим), так и расходным (исходящим) товарным документом, должна выписываться материально ответственным лицом при оформлении отпуска товаров со склада, при принятии товаров в торговой организации.

2.2 Внутренние первичные документы

- "Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика" (ТОРГ-4); - "Акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика" (ТОРГ-5); - "Акт о завесе тары" (ТОРГ-6); - "Журнал регистрации товарно-материальных ценностей, требующих завеса тары" (ТОРГ-7); - "Упаковочный ярлык" (ТОРГ-9); - "Товарный ярлык" (ТОРГ-11); - "Накладная на внутреннее перемещение товаров, тары" (ТОРГ-13); - "Расходно-приходная накладная (для мелкорозничной торговли)" (ТОРГ-14); - "Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей" (ТОРГ-15); - "Акт о списании товаров" (ТОРГ-16); - "Журнал учета движения товаров на складе" (ТОРГ-18); - "Акт о подработке, подсортировке, перетаривании товаров" (ТОРГ-20); - "Акт о переборке (сортировке) плодоовощной продукции" (ТОРГ-21); - "Акт о контрольной (выборочной) проверке яиц" (ТОРГ-22); - "Товарный журнал работника мелкорозничной торговли" (ТОРГ-23); - "Акт о перемеривании тканей" (ТОРГ-24); - "Акт об уценке лоскута" (ТОРГ-25); - "Журнал учета выполнения заказов покупателей" (ТОРГ-27); - "Карточка количественно-суммового учета" (ТОРГ-28); - "Товарный отчет" (ТОРГ-29); - "Отчет по таре" (ТОРГ-30); - "Сопроводительный реестр сдачи документов" (TOPГ-31).

Внутренние документы можно условно разделить на:

Внутренние приходные первичные документы составляются торговой организацией в том случае, когда внешние первичные документы от поставщика не поступили.

Внутренние расходные документы составляются при внутреннем перемещении товаров, когда право собственности на них остается за торговой организацией.

Распорядительные документы составляются, как правило, комиссией, создаваемой приказом (распоряжением) руководителя торговой организации. На основании данных документов в бухгалтерском учете отражаются операции, связанные со списанием испорченных товаров, непригодных для реализации и дальнейшего использования, или с оприходованием выявленных излишков товаров.

Описательные документы сами по себе не связаны с отражением торговых операций на счетах бухгалтерского учета, но тем не менее их заполнение необходимо, поскольку они дают описание товаров, на которые составляются.

Учетно-отчетные внутренние документы отражают состояние и движение товарно-материальных ценностей на складах, в магазинах и т.п. Указанные первичные документы необходимы для своевременного отражения товарных операций на счетах бухгалтерского учета, а также для контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей.

3. График документооборота торговой организации

Порядок организации документооборота установлен пунктом 5 Положения о документах и документообороте.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения.

Работники предприятия (начальники отделов, кладовщики подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию осуществляет главный бухгалтер.

Приведем пример графика документооборота многопрофильной торговой организации, реализующей товары оптом и в розницу через магазин, а также осуществляющей комиссионную торговлю. При этом в нашем примере акцентируем внимание только на тех первичных документах, по которым разработаны унифицированные формы, так как любая организация может самостоятельно утвердить внутренние формы первичной документации в неограниченном количестве, и отразить все их многообразие в примерном графике не представляется возможным.

Кроме того, в примерном графике документооборота примем во внимание только те первичные документы, которые отражают специфику деятельности торговой организации. Унифицированные формы, применяемые всеми предприятиями независимо от вида деятельности, например по учету основных средств, МБП, труда и заработной платы и т.п., в примере не рассматриваются.

В графике документооборота, приведенном в качестве приложения к Положению о документах и документообороте, предусмотрены также следующие графы:

- "Передача документа в архив" (кто исполняет);

- "Передача документа в архив" (срок исполнения).

Заключение

Торговая деятельность - вид предпринимательской деятельности, направленный на удовлетворение покупательского спроса путем реализации товаров потребительского назначения и предоставления услуг общественного (массового) питания.

Поступление, перемещение и отпуск товарно-материальных ценностей оформляются первичными документами в количественном и стоимостном выражении. Формы первичных учетных документов определяются и устанавливаются организацией в составе применяемой ею системы учетной документации для регистрации хозяйственных операций (в соответствии с утвержденными формами первичной учетной документации в торговле).

Одним из основных документов, определяющих порядок отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета, является План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и инструкция по его применению.