Учет расчетов по авансам, выданным поставщикам и подрядчикам, ведется на счетах подраздела "Авансы выданные", который имеет два счета 1610 "Авансы, выданные под поставку товарно-материальных запасов" и 1610 "Авансы, выданные под выполнение работ и оказание услуг".

На счетах подраздела обобщается информация по выданным авансам под поставку товарно-материальных ценностей или выполнение работ, а также по оплате продукции, работ и услуг, принятых от заказчиков по их частичной готовности.

По дебету соответствующих счетов отражаются суммы выданных авансов, а также произведенной оплаты при частичной готовности продукции и работ в корреспонденции с кредитом счетов подраздела "Денежные средства на специальных счетах в банках", 1050 "Наличность на валютном счете внутри страны", 1040 "Наличность на расчетном счете", 1010 "Наличность в кассе в национальной валюте" и др.; суммы положительной курсовой разницы по авансам выданным в иностранной валюте - в корреспонденции со счетом 6250 "Доход от курсовой разницы".

По кредиту соответствующих счетов отражаются суммы выданных авансов и оплаты частичной готовности работ, зачтенные поставщиком при оплате законченных работ, в корреспонденции с дебетом счета 3310 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"; суммы отрицательной курсовой разницы по авансам выданным в иностранной валюте - в корреспонденции со счетом 7430 "Расходы по курсовой разнице".

Аналитический учет выданных авансов ведется в ведомости аналитического учета расчетов по прочей дебиторской и кредиторской задолженности в разрезе счетов 1610 по каждому дебитору отдельно.

Учет резервов по сомнительным долгам

Дебиторская задолженность показывается в финансовой отчетности за вычетом резерва по сомнительным долгам.

Если сомнительная дебиторская задолженность признана безнадежным долгом {истек срок исковой давности, должник признан банкротом), а хозяйствующий субъект не создаст резерва по сомнительным долгам, то сумма может быть списана непосредственно на расходы периода в момент признания безнадежного долга. При образовании резерва по сомнительным долгам, предприятия вправе по своему усмотрению выбирать и предусматривать учетной политикой один из следующих методов:

— метод процента от объема реализации, выполненных работ (оказанных услуг);

— метод учета счетов по срокам оплаты.

Задолженность работников и других лиц (счет 1251). На данном счете учитываются следующие виды дебиторской задолженности: по расчетам с подотчетными лицами; по предоставленным работникам займам; по возмещению материального ущерба.

Эти расходы не всегда возможно оплатить путем безналичных расчетов через учреждения банков, в силу чего для их оплаты и осуществления других аналогичных расходов работникам выдают в подотчет согласно расчету, утвержден ному руководителем предприятия, наличные деньги. Авансы выдаются не ранее наступления действительной необходимости в расходах и только тем сотрудникам, на которых распоряжением руководителя возложено осуществление расходов из подотчетных сумм, а также лицам, направляемым в служебные командировки. Деньги на служебные командировки выдаются в пределах сумм, причитающихся командируемым лицам на оплату проезда к месту командировки и обратно, возмещения расходов суточных и расходов по найму помещении на срок командировки. Расходование подотчетных сумм подтверждается документами, для обобщения которых предназначен авансовый отчет, представляемый в бухгалтерию в установленные сроки (заполненный авансовый отчет приведен ниже). Бухгалтерия проверяет авансовые отчеты, затем их утверждает руководитель предприятия. Неправильно оформленные авансовые отчеты и приложенные к ним документы возвращаются подотчетным липам для дооформления. Сумма не возвращенного аванса подлежит удержанию из заработной платы подотчетного лица, которое может быть произведено единовременно или с рассрочкой, независимо от того, какая часть оплаты труда остается свободной от всех других взысканий с данного работника. Перерасходованные по авансовому отчету суммы выдаются работнику из кассы. Вся сумма расходов, отраженная в авансовом отчете, относится к расходам периода и отражается по дебету счета 7210 "Общие и административные расходы" и кредиту счета 1251 "Задолженность работников и других лип". При рассмотрении хозяйственных операций по представительским расходам и цепях налогообложения следует учитывать, что на вычеты из совокупного годового дохода будут относиться расходы только в пределах установленных норм. Расчеты но возмещению материального ущерба. На счете 1251, помимо выданных в подотчет сумм на командировочные, хозяйственные и представительские расходы, учитываются расчеты с работниками по возмещению недостач и хищений (наличных денег, товарно-материальных ценностей и др.). Сумма ущерба, причиненного предприятию недостачей или порчей ценностей, исчисляется по рыночным пенам, за исключением случаев, когда законом предусмотрен иной порядок определения причиненного ущерба.

2.2 Мероприятия по улучшению учета дебиторской задолженности

С целью совершенствования дебиторской задолженности предлагается:

1) использование современных приемов управления дебиторской задолженностью: определение основных финансовых коэффициентов дебиторской задолженности, взвешенного "старения" счетов дебиторов, составление реестра "старения" счетов дебиторов, прогнозирование безнадежной дебиторской задолженности;

2) сформировать резерв на покрытие прогнозируемых безнадежных долгов

3) оценить в будущем влияние предложенных скидок на финансовые результаты;

4) определить эффект, полученный от инвестирования средств в дебиторскую задолженность (абсолютная сумма эффекта)

4) установить вознаграждения персонала по работе с дебиторской задолженностью в зависимости от эффективности мер по продажам и получению платежей;

5) широкое использование компьютерной техники при управлении дебиторской задолженностью, равно как и в управлении запасами и денежными средствами. Компьютерные системы служат для учета реализации, движения векселей, поступления платежей и т. п. Кроме того, компьютерная система может информировать менеджера рассматриваемого общества о просроченной дебиторской задолженности, а также о наступлении сроков выплаты по обязательствам. Эти процессы происходят автоматически. При помощи компьютерной техники ведется сбор данных по каждому клиенту – так называемая "платежная история", затем эти данные обобщаются и на их основе выносятся решения об установлении предельной величины кредита, которая может быть предоставлена клиенту; производится классификация дебиторов. Данные по каждому дебитору обобщаются и используются в системе контроля дебиторской задолженности. Итоговая информация о взаимоотношениях с дебиторами сосредотачивается в базе данных фирмы и используется для принятия решений относительно возможного изменения кредитной политики.

Если фирма примет решение об использовании более льготной умеренной кредитной политики путем таких мер, как умеренное удлинение периода кредита, предоставление торговых скидок, установление стандартов кредитоспособности и переход к менее лояльным методам работы по взиманию просроченной задолженности, то это приведет, по нашему мнению, к увеличению объема реализации. Так как почти во всех случаях выполняется следующее правило: более льготная кредитная политика стимулирует реализацию. Если кредитная политика стала более лояльной и объем реализации за счет этого возрос, то следует ожидать возрастания затрат, поскольку потребуется больше сырья, материалов и т. д. для продажи дополнительного количества товара. Кроме того, увеличится объем дебиторской задолженности, следовательно, и текущие затраты, связанные с ней, а также возрастет количество расходов, связанных с предоставлением скидок. Однако доходы от реализации, возрастут в большей мере, чем затраты.

Заключение

На основе данных дебиторской задолженности предприятие определяет, какие долги являются сомнительными и подлежат резервированию, выбирает метод создания резервов.

Особое место в работе бухгалтерских служб должно быть отведено контролю за состоянием дебиторской задолженности. Дебиторская задолженность относится к активам организации и в зависимости от предполагаемых сроков ее погашения — в течение 12 месяцев или более чем через 12 месяцев после отчетной даты — отражается в активе баланса по строкам 1240 и 1230 соответственно.

Контроль за состоянием дебиторской задолженности на предприятии рекомендуется осуществлять посредством ежемесячного составления актов сверок. Акт сверки является своего рода напоминанием дебитору о числящейся за ним задолженности и подтверждением правильности осуществляемых между сторонами договора расчетов. Этот инструмент контроля за дебиторской задолженностью позволяет вовремя выявить расхождения в учете кредитора и должника и тем самым избежать возникновения нежелательных конфликтов, нередко заставляющих стороны договора прибегать к услугам судебных органов.

В процессе расчетных взаимоотношений торговой организации с другими организациями возникает дебиторская задолженность, которая представляет собой выраженные в денежной форме долговые обязательства других организаций перед торговой организацией. Основным видом дебиторской задолженности торговых организаций является долговое обязательство покупателей за отгруженные или" отпущенные на месте им товарно-материальные запасы.

Важным условием организации учета задолженностей покупателей является правильное оформление соответствующими службами торговой организации товаросопроводительных документов на отгруженные или отпущенные на месте покупателям товарно-материальные запасы и своевременное представление этих документов в бухгалтерию для предъявления покупателям счетов.