18617 (Эффективность применения технических средств в делопроизводстве), страница 2

Скрепление документов.

Скрепление документов в зависимости от форм скрепления, видов скрепляющих материалов осуществляется следующими видами средств: средства для скрепления отдельных листов в пачки, блоки и средства для скрепления блоков листов. Для скрепления отдельных листов используются сшиватели, соединяющие листы между собой металлическими или пластмассовыми скобами (сшиваемая пачка листов не превышает 0.3-0.5 см), что вполне достаточно для процессов документирования. Сшиватели - как правило - устройства ручного действия, но могут применяться и электрифицированные модели, позволяющие скреплять пачки листов толщиной до 10 см. Кроме таких средств, применяются также устройства, работающие по принципу бесскобочного скрепления за счет силового сжатия соединяемых листов металлическими сегментами, а также устройства для скрепления листов за счет их деформации при сжатии.

Необходимо обговорить такой аспект применения сшивателей, как дальнейшее использование скрепленных документов. Согласно действующим нормативным документам при формировании дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу из них удаляются все металлические скрепления. Поэтому следует воздерживаться от применения сшивателей при работе с документами, которым предстоит долговременное или постоянное хранение. К тому же в ряде случаев скрепление может мешать восприятию информации, расположенной на листе документа. В комплекте со сшивателями можно иметь устройства для извлечения скобок и скреп.

Ламинирование.

Для обеспечения сохранности документов применяются средства по нанесению на поверхность документов защитных покрытий, так называемые ламинаторы. В качестве покрытий используются различные виды пленок. Выбор пленки зависит от таких условий как срок дальнейшей службы документа, необходимость сохранения им гибкости или твердости. Ламинирование документа улучшает его внешний вид, предохраняет от загрязнения и воздействия агрессивных сред, повышает его механическую прочность. Вместе с тем нужно иметь ввиду, что, охраняя документ от механических и химических внешних воздействий, с течением времени защитная пленка может также принести документам вред в связи с собственной деформацией и помутнением. Имеющиеся в настоящее время модели ламинаторов позволяют покрыть защитной пленкой шириной от 60 до 250 мм любые документы, представительские карточки, пропуска. Ламинаторы просты в использовании, оснащены регуляторами температуры и скорости, что обеспечивает высокое качество ламинирования.

Фальцевание.

Фальцевание представляет собой одно - или многократное сгибание листов бумаги в нескольких направлениях. Машины, производимые фальцевание, в основном, применяются при отправке документов в конвертах и пакетах различного формата. Особую актуальность приобретают эти машины в современных условиях, когда идет активное внедрение новых форматов почтовых конвертов.

Известно, что фальцевальные машины наиболее рентабельны при больших объемах обрабатываемой документации. Надо учитывать и расширение функциональных возможностей этих машин, когда они, помимо сгибания листов осуществляют их продольную срезку, перфорацию. Повышению функциональных возможностей этих машин способствует оснащение их устройствами автоматического регулирования скорости и электронными счетчиками обработанных листов.

Утилизация ненужных документов.

Возрастание объемов документов, утративших свое научное, практическое и историческое значение и подлежащие переработке, увеличивает потребность в средствах на утилизацию бумажных отходов. К ним относятся машины для уничтожения бумаг (шредеры): они осуществляют механическое измельчение поступающих на переработку документов, выполненных на бумаге или пленке. Эти машины обеспечивают различные уровни секретности и являются надежной защитой финансовой, коммерческой и иной информации. Переработка носителей информации ведется при помощи систем дисковых ножей с различными степенями измельчения.

Упаковка документов.

К средствам обработки относится и оборудование для упаковки документов. Это пачковязательные машины, которые обвязывают пачки документов шпагатом, лентой с последующим закреплением связывающих элементов металлическими или пластмассовыми скобами. Размеры таких пачек от 80х80х10 до 250х250х170 мм. Машины могут иметь как ручной, так и электрический привод.

Отдельно надо назвать купюросчетные машины, которые могут осуществлять замкнутый цикл обработанных купюр, в том числе проверку подлинности пересчитываемых изделий, их пересчет, комплектование в пачку и скрепление этой пачки лентой или другим видом упаковки при скорости до 1000 купюр в минуту. Машины имеют устройство подсчета обработанной продукции.

Литература

1. Лебедева М. Офисная оргтехника

2. Соловьев Э. Делопроизводство