17594 (Регистрация и индексация документов), страница 2

Надпись заверяет личной подписью делопроизводитель (секретарь), указывая должность, и проводя расшифровку личной подписи (фамилия, инициалы).

После окончания записей в журнале, делают надпись, например такого, содержания, «В данном журнале зарегистрировано 372 документа с №1 по №372. Случайно пропущен номер 41». Запись заверяют подписью.

Все журналы имеют номера по номенклатуре дел.

На обложке журнала должно быть написано: название журнала, название организации, регистрационный номер по номенклатуре дел, в правом нижнем углу – начато 00.00.00 и окончено 00.00.00. Числа начала и окончания журнала ставят по регистрации первого и последнего документа в журнале (в пределах календарного года).

Журнальная форма регистрации имеет свои технологические недостатки:

– формальный характер закрепления документа за валовым порядковым номером;

– сложности ведения по журналу поисковой, справочной и контрольной работы;

– сложности обязательной многократной регистрации документов;

– отсутствие возможности отразить движение документа в процессе рассмотрения и исполнения.

Для регистрации документов применяют единую регистрационно-контрольную карточку.

Изготовляют карточки типографским способом на бумаге формата А5 (148x210 мм). Для более быстрой ориентации можно применять цветовые различия по категориям документов. В этом случае карточки изготовляют с цветными полосами по верхнему полю. Возможен цветной бланк карточки: для входящих документов – зеленого, исходящих – синего, внутренних – желтого цвета.

Регистрационные графы на карточке, в журнале и компьютере существенных различий не имеют.

Организация, регламентирует в инструкции по делопроизводству:

– расположение реквизитов на карточке;

– зоны для записи;

– порядок использования оборотной стороны карточки;

– состав дополнительных реквизитов (определяет организация);

– количество заполненных экземпляров карточек (определяется числом справочных, контрольных и контрольно-справочных картотек, которые имеют канцелярии и структурные подразделения).

Справочная картотека

Справочная картотека состоит из 2-х частей и содержит:

– карточки на неисполненные документы, в т.ч. направленные в структурные подразделения для ознакомления и изучения;

– карточки на исполненные документы.

Картотека неисполненных документов включает следующие группы карточек:

– на поступившие документы;

– на документы, систематизированные по корреспондентам;

– на документы внутреннего пользования, сгруппированные по структурным подразделениям, руководителям, специалистам;

– на документы, объединенные датой поступления.

Часть картотеки на исполненные документы формируют по схеме номенклатуры дел или по направлениям деятельности организации. Внутри разделов карточки располагают по датам Поступления.

Справочный отдел контрольно-справочной картотеки по исполненным предложениям, заявлениям, жалобам строят по алфавиту фамилий заявителей.

Работа с картотеками предполагает:

– своевременное поступление карточек на вновь зарегистрированные документы;

– регулярное выполнение операций по ведению картотеки;

– внесение в карточки дополнительных сведений (резолюций, отметок о передаче специалистам, об исполнении и т.д.);

– внесение изменений в записи;

– перестановку карточек из одного раздела картотеки в другой.

При правильном ведении картотек справочная и поисковая работа осуществляется оперативно и эффективно.

Список литературы

1. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие – 2 изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1999.

2. Документы и делопроизводство: справочное пособие. Сост. Лихачев М.Т. ‑ М.: «Экономика», 1991.

3. «Основы делопроизводства» – требования к тексту документа, Л.П. Салазкина, Кемерово, 1997 г.

1 При регистрации поступающих документов в регистрационном штампе проставляются дата и индекс поступления

2 Для поступающих в организацию документов