17535 (Разделение групп документов по функциональному значению), страница 3

- даты подписания договора сторонами,

- приложения к договору.

Оформление и ведение трудовой книжки

Трудовая книжка – основной документ, регистрирующий этапы трудовой деятельности. В трудовую книжку заносятся:

1) сведения о работнике – фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность,

2) сведения о работе – прием на работу.

Формирование и ведение личных дел

Личное дело – сгруппированная в соответствии с определенными правилами совокупность должным образом оформленных документов, содержащих необходимые персональные сведения о сотруднике. Подразделяются на анкетно-биографические и служебно-специальные.

Формализованные документы персонального учета

- типовая межотраслевая форма (ТМФ) приказа о приеме на работу (форма – Т-1),

- ТМФ личной карточки (форма Т-2),

- ТМФ учетной карточки научного работника (форма Т-4),

- ТМФ приказа о переводе на другую работу (форма Т-5),

- ТМФ табеля учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-6),

- ТМФ приказа о прекращении трудового (договора) контракта (форма Т-8),

- ТМФ табеля учета использования рабочего времени и расчета заработной платы №2 (форма Т-12),

- ТФ табеля учета использования рабочего времени (форма Т-13),

Аттестация работника

Под аттестацией понимают периодическое определение квалификации работника на предмет соответствия последнего занимаемой должности. Аттестация может быть плановой и внеплановой (специальной).

Аттестация – это письменный отзыв, или характеристика, содержащая краткое описание учебно-производственного опыта аттестуемого и отражающая его трудовые достоинства и недостатки за тот или иной период работы.

Составление характеристик

Подразделяются на: 1) служебные, 2) рекомендательные, 3)аттестационные, 4) частные (функциональные).

Структура характеристик: 1) заголовок, 2) краткие сведения о характеризуемом, 3) основной текст, 4) выводы, 5)наименование организации, для которой выдана характеристика, 5)дата подписания характеристики, 6) подпись лица, выдавшего характеристику, 7) приложения.

2.9 Документы переговорной и совещательной деятельности

Протоколы

Протокол – основной документ регистрации совещательной и переговорной деятельности, представляющий собой оформленную в соответствии с установленными правилами полную и точную письменную информацию о порядке проведения конкретного служебного мероприятия (заседания, совещания, собрания, переговоров и т.п.).

2.9.2 Доклады и выступления (содоклады)

2.10 Письменные обращения граждан

Исковые заявления, кассационные жалобы

Реквизиты: 1) указание на адресата, 2) сведения об истце, 3) сведения об ответчике, 4) текст документа, 5) указание на приложения, 6) подпись.

Жалобы, предложения и заявления

Письменное обращение должно: 1) иметь четкую адресацию, 2) отличаться сравнительно небольшим объемом содержания, 3) освещать только один вопрос, но с той степенью подробности, которая обеспечит быстрое и правильное его разрешение, 4) опираться на факты, 5) быть изложено простыми предложениями, 6) в обязательном порядке подписана тем, кто его составил. Обязательные реквизиты: 1) указание на адресата, 2) наименование вида документа, 3) текст документа, 4)отметка о наличии приложения, 5) подпись.

Формализованные документы, применяемые в работе с письменными обращениями

Основные виды документов:

- регистрационная карточка письменных обращений,

- аннотационный лист,

- справка о состоянии работы с письменными обращениями,

- справка о качественной характеристике поступающих письменных обращений.

2.11 Прочие документы делового общения

Табель форм документов. Альбом форм документов

Табель форм документов – это перечень разрешенных к применению в данной организации единых по структуре (формализованных) документов, при помощи которых должностные лица осуществляют повседневное руководство подразделениями организации.

Задачи:

- учет существующих в организации видов документов (по наименованию),

- классификация существующих документов,

- совершенствование существующих документов,

- оптимизация и разграничение информационных потоков,

- придание юридической силы вновь разработанным документам,

- создание формализованных электронных документов.

Альбом форм документов – это сборник форм документов, разрешенных к использованию в данной организации, который также осуществляет учет существующих в организации форм документов, облегчает и ускоряет их поиск.

Выписки из документов

Выписка из документа представляет собой оформленное в соответствии с действующими правилами точное воспроизведение фрагмента содержания данного документа на твердой основе (бумаге).

Содержание выписки: 1) заголовок документа, 2) наименование документа-источника, 3) основной текст, дословно повторяющий содержание оригинала, 4) заверительную надпись, скрепленная печатью организации.

Копии с документов

Копия документа – это оформленное в соответствии с действующими правилами точное и полное воспроизведение содержания данного документа на твердой основе (бумаге). Содержание копии: 1) заголовок документа, 2) наименование документа-источника, 3) основной текст, в полном объеме дословно повторяющий содержание оригинала, 4) заверительную надпись, скрепленная печатью организации.

Доверенности

Доверенность – это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства при решении определенных вопросов (в основном имущественного характера) перед третьими лицами.

Содержание доверенности: 1) заголовок документа, 2) место и дату подписания, 3) основной текст, включающий в себя указание фамилии, имени и отчества, домашнего адреса, на имя которого выдается доверенность, а также лица, которое выдает доверенность, 4) удостоверительная надпись, скрепленная печатью организации.

Справки

Содержание справки: 1) наименование документа, 2) основной текст, 3) сведения об организации, для которой выдана справка, 4) сведения о сроке годности справки, 5) подпись лица, выдавшего справку, заверенная печатью организации.

3. Типы записи текстов документов

По способу фиксации информации документы бывают:

1) письменные – текстовые документы, информация которых зафиксирована любым типом письма:

а) рукописные – письменные документы, при создании которых знаки письма наносят от руки (только рукописным способом оформляются: автобиографии, заявления, расписки, трафаретные части документов: анкета, личный листок по учету кадров, табели учета рабочего времени и т.п.)

б) машинописные – письменные документы, при создании которых знаки письма наносят техническими средствами. Используют портативные, компактные и канцелярские пишущие машины:

- стандартные механические и электромеханические пишущие машины («УФА-М», «Ятрань»)

- стандартные электронные со строковым дисплеем и без него («Роботрон S6001» и «Роботрон СМ 6908.04») ,

- электронные с речевым вводом информации

в) типографские

г) подготовленные на множительных аппаратах

д) электронные – персональный компьютер

основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве:

- помощь в создании документа,

- передача документа на расстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем,

- регистрация документа,

- контроль за исполнением документа,

- перевод текста документа с одного языка на другой,

- защита документов

2) изобразительные – содержащие информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта;

3) графические – изобразительные документы, в которых изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени;

4) аудиовизуальные – содержащие изобразительную и звуковую информацию;

5) фотодокументы – изобразительные документы, созданные фотографическим способом;

6) фонодокументы – содержащие звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи;

7) кинодокументы – изобразительные или аудиовизуальные документы, созданные кинематографическим способом;

8) иконографические – документы, содержащие преимущественно изображения произведений искусств, специальной или художественной фотографии;

9) текстовые – содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи;

10) документы на машинном носителе – документы созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку их информации электронно-вычислительной машиной;

11) видеограммы – изображение документов на экране электронно-лучевой трубки.

4. Заключение. Унификация и стандартизация

Процесс управления характерен разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное, разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Суть стандартизации в делопроизводстве заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых стандартов (ОСТ) и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов, так и на унифицированные системы документации. В стране, кроме того, действует унифицированная система банковской документации по учету труда и его оплаты, унифицированная система первичной учетной документации и другие системы. Полный перечень УСД дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93.

Список использованной литературы

1. Государственный стандарт Российской Федерации «Делопроизводство и архивное дело» термины и определения ГОСТ Р 51141-98 дата введения 1999-01-01

2. Государственный стандарт Российской Федерации «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» ГОСТ Р 6.30-97

3. Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97 Москва: Научная книга, 1998г.

4. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления). Учебник для ВУЗов, Москва, ЮНИТИ-ДАНА, 2000г.

21