17535 (Разделение групп документов по функциональному значению), страница 2

Виды служебных записок: докладные, аналитические, обзорные, информационно-статистические, записки ad hoc, записки о состоянии дел за период времени.

Характерные особенности, отличающие служебную записку от доклада: 1) малые сроки подготовки, 2) ограниченный контингент составителей документа, 3) относительно небольшой объем текста записки, сочетающийся с высокой степенью его информативности, 4) особую ценность для содержания записки представляет ее актуальность, 5) записка почти всегда адресована конкретному лицу.

Типовая служебная записка, как правило, состоит из заголовка, сведений об адресате (адресатах, если рассылаются копии) и разработчике, даты написания, наименования темы, основного текста, подписи разработчика, указаний на приложения.

Дайджесты. Обзоры (ревю)

Дайджест – краткое содержание, «выжимка» из документа. Ревю – краткий обзор группы документов, объединенных какими-либо общими признаками. Как правило, обзоры, помимо информационной части, содержат также и аналитическую.

Описание создания:

1) получение и уяснение задания: тема дайджеста, объем документа, привлекаемые источники, сроки подготовки, наличие аналитической части, ее объем, основные акценты в ней, особенности оформления (наличие приложений, иллюстраций и т.п.), количество экземпляров;

2) составление общего плана: чему уделить в документе главное внимание, какие вопросы осветить дополнительно и в каком объеме, какие материалы запросить дополнительно, кто может оказать помощь или выступить в качестве рецензента, предусмотреть резерв времени на непредвиденные обстоятельства;

3) подбор материала;

4) систематизация и детальное изучение материала;

5) выбор фрагментов, отдельных материалов (статей, таблиц и т.п.);

6) взаимоувязка фрагментов содержания и окончательное их расположение;

7) предварительный просмотр;

8) составление оглавления;

9) окончательный просмотр;

10) репродуцирование (набор, сканирование и печать в едином формате);

11) контрольный просмотр;

12) представление на доклад.

2.5 Регистрационно-контрольные документы

Журналы первичного учета документов

Под первичным учетом (регистрацией) документов обычно понимают совокупность действий персонала организации по изучению, фиксации и сохранению соответствующих сведений на бумажном или машинном носителе.

Отдельные журналы первичного учета вводятся для: 1) входящих документов, 2) исходящих документов, 3) внутренних документов, 4) конфиденциальных документов, 5) документов особой важности (литерных и пр.).

Задачи, решаемые с помощью журналов первичного учета: 1) учет документов, 2) обеспечение сохранности документов, 3) осуществление оперативного поиска документов, 4) контроль исполнения документов.

Схемы первичного учета документов: 1) централизованная, 2) децентрализованная, 3) смешанная – унифицированная (единая для всех организаций).

Регистрационно-контрольные карточки

Регистрационно-контрольная карточка (РКК) – формализованный документ учета и текущего контроля за состоянием (исполнением) документов в организации.

Обязательные реквизиты РКК:

- сведения об исполнителе (отправителе или разработчике) документа,

- наименование вида документа, заголовок к тексту документа (иное указание на краткое содержание) документа,

- дата (поступления или подписания) документа,

- номер входящего документа,

- ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа (для исходящих документов),

- содержание резолюции на документе (текст поручения, дата, фамилия поручителя, фамилия исполнителя),

- отметка об исполнении документа и помещении его в дело.

В дополнение к обязательным реквизитам на РКК (как правило на обороте) могут быть помещены сведения:

- об исполнителях (если их несколько и на лицевой стороне указан только ответственный исполнитель),

- о ходе исполнения документа,

- о приложениях к документу.

Оформление дел. Внутренняя опись

Под делом подразумевается совокупность документов, объединенных по номинальному (то есть по виду) или функциональному (по назначению) признаку и подшитых (сброшюрованных в твердый переплет) в обратном хронологическом порядке.

Обязательными реквизитами обложки дела являются:

- наименование организации (структурного подразделения),

- номер дела,

- номер тома (для многотомных дел),

- заголовок дела (название вида документов, название организации или подразделения либо сведения об адресате или корреспонденте документов, указание на краткое содержание документов),

- даты открытия и закрытия дела,

- указание о сроках хранения дела.

Внутренняя опись дела – формальный документ, предназначенный для учета подшитых в данный том дела материалов организации.

Документация оперативного контроля за состоянием документов организации

К документам оперативного контроля относятся: 1) справка о состоянии исполнения документов на испрашиваемую дату (составляются, как правило, по группам документов), 2) справка о состоянии поэтапного (текущего) исполнения срочных и особо важных документов (ведется на один документ, ведется с момента начала исполнения до его окончания, о текущем отставании от сроков делается письменная отметка в справке и доклад руководителю.

2.6 Планирующие документы

Программы и планы развития (деятельности) организации

Основополагающими планирующими документами для организации являются программы и планы.

Программа – документ стратегического планирования, определяющий общий характер развития организации, основные направления ее развития, а также перечень наименований и сроков выполнения важнейших мероприятий. Обязательные реквизиты программы: 1) гриф ограничения доступа к документу, 2) гриф утверждения, 3) печать, 4) название вида документа, 5) заголовок к тексту, 6) текст, 7) дата документа, 8) место составления (издания) документа, 9) отметка о наличии приложений, 10) подпись.

План – документ среднесрочного и краткосрочного планирования, определяющий полную последовательность выполнения одного из направлений программы, в виде развернутого перечня наименований мероприятий их выполнения. Обязательные реквизиты плана: 1) гриф ограничения доступа к документу, 2) гриф утверждения, 3) название вида документа, 4) заголовок к тексту, 5) текст, 6) отметка о наличии приложений, 7) подпись.

Плановые таблицы, графики

Плановая таблица – вспомогательный документ планирования, отражающий основные показатели текущей деятельности организации (производственной, финансово-экономической и т.д.) в своей совокупности за стандартный отрезок времени. Обязательные реквизиты: 1) гриф ограничения доступа к документу, 2) гриф утверждения, 3) название вида документа, 4) заголовок к тексту, 5) текст, 6) подпись.

График выполнения мероприятий

Вспомогательный документ планирования, отражающий, как правило, один (важнейший) показатель текущей деятельности одного подразделения организации (производственной, финансово-экономической и т.д.) за стандартный отрезок времени (обычно декаду или месяц). Обязательные реквизиты: 1) название вида документа, 2) заголовок к тексту, 3) текст (график с пояснениями и условными обозначениями), 4) подпись.

2.7 Отчетные документы

Отчеты

Отчет – документ, содержащий сведения о результатах деятельности организации за некий стандартный период времени и представляемый в орган административного управления в установленной форме и в предписанные сроки. Отчеты различают по месту обращения, по срокам представления, по характеру содержащихся в них сведений. Отчеты разрабатываются в виде текстовых, текстово-табличных, табличных документов, а также на формализованных бланках. Обязательные реквизиты: 1) название вида документа, 2) заголовок к тексту, 3)сведения об адресате, 4) текст, 5) отметка о наличии приложений, 6) подпись.

Докладные

Докладная характеризуется:

- небольшими сроками подготовки (1день или несколько часов),

- в подготовке участвуют 1-2 сотрудника,

- небольшой объем текста (2-3 страницы),

- высокой актуальностью излагаемой информации,

- адресована конкретному лицу.

Обязательные реквизиты: 1) название вида документа, 2) заголовок к тексту, 3)сведения об адресате (адресатах, если рассылаются копии), 4) текст, 5) отметка о наличии приложений, 6) подпись.

Сводки

Сводка – документ, содержащий статистическую информацию (до нескольких десятков показателей) по конкретному направлению деятельности организации. Реквизиты: 1) название вида документа, 2) заголовок к тексту, 3)сведения об адресате (адресатах, если рассылаются копии), 4) текст (излагается в упрощенном виде – в форме списка показателей), 5) отметка о наличии приложений, 6) подпись.

Акты

Акт – итоговый документ, предназначенный для подтверждения (констатации) и письменного юридического закрепления результатов неких событий, предварительно установленных фактов, совершения определенных действий и т.д. По назначению акты делятся на: 1)акты проверки (расследования, испытания), 2) приема и передачи (дел, оборудования, материальных и иных ценностей), 3) инвентаризации (ликвидации предприятия или учреждения), 4) несоответствия (списания, категорирования). Обязательные реквизиты: 1) гриф ограничения доступа к документу, 2) гриф утверждения, 3) печать, 4) наименование вида документа, 5) заголовок к тексту, 6) дата документа, 7) место составления (издания) документа, 8) текст, 9) отметка о наличии приложений, 10) подпись.

2.8 Документы по персоналу

Первичные документы трудоустройства

1) заявление о приеме на работу – пишется от руки в следующей форме:

- адресат (наименование должности, фамилия и инициалы руководителя организации),

- наименование вида документа,

- текст документа,

- подпись (лица, составившего заявление, с указанием даты написания, личной подписи и ее расшифровки).

- резолюция,

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

2) анкета – бланк с перечнем вопросов об основных биографических данных сотрудника, его образовании, предыдущей трудовой деятельности, семейном положении и т.д.

3) автобиография – оформленное на листе писчей бумаги формата А4 краткое жизнеописание с указанием основных персональных данных о ее составителе (и его ближайших родственниках), сведений об этапах учебно-трудовой деятельности кандидата и другую необходимую информацию, предоставление которой предусмотрено законом. Автобиография излагается в хронологическом порядке (вначале сведения о себе, затем – о ближайших родственниках, дополнительные сведения – в конце текста). Реквизиты: 1) наименование вида документа, 2) текст документа, 3) подпись.

Трудовой договор

Трудовой договор – это юридически оформленное письменное соглашение сторон (как правило, именуемых соответственно «работодатель» и «работник») о добровольном принятии на себя конкретных обязанностей, констатирующем готовность сторон выполнять взятые обязательства в течение некоторого периода времени на вполне определенных условиях. Типовой трудовой договор включает в себя:

- наименование документа,

- указание на место и дату заключения договора,

- преамбула договора (с указанием полного и условного наименования договаривающихся сторон),

- базовые условия (содержание, характер работы и требуемый уровень квалификации для ее выполнения),

- указание на тип договора (по основной работе или совместительству),

- указание на вид договора (срочный или бессрочный),

- срок действия договора (для срочного),

- продолжительность испытания,

- обязанности работника с указанием общих профессиональных обязанностей работника, чем они регламентируются,

- обязанности работодателя с указанием основных обязательств администрации по созданию и обеспечению нормальных условий труда, его оплаты и т.п.,

- сведения о предоставлении гарантий по защите трудовых прав работника,

- сведения об особенностях режима труда и отдыха,

- сведения о величине денежного вознаграждения, порядке его выплаты,

- сведения о порядке предоставления и продолжительности отпуска,

- прочие условия по данному договору,

- особые условия по данному договору (условия расторжения или пересмотра условий договора),

- условия прекращения действий договора,

- юридические адреса, прочие необходимые реквизиты договаривающихся сторон,

- подписи договаривающихся сторон,