16529 (Инвентаризация как способ первичного наблюдения), страница 2

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

при смене руководителя организации и (или) материально ответственных лиц;

при выявлении фактов хищения и (или) порчи имущества;

в случае возникновения непреодолимой силы, т.е. чрезвычайных и не предотвратимых при данных условиях обстоятельств;

в иных случаях, предусмотренных законодательством республики.

При проведении инвентаризации организациям необходимо руководствоваться Методическими указаниями Минфина от 5.12.1995г. № 54.,-

С этой целью в организации должна создаваться постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации необходимо формировать рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии у субъекта хозяйствования ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных, комиссий утверждает руководитель предприятия. Документ об их составе (приказ, постановление, распоряжение) необходимо зарегистрировать в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации предприятия, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.), можно включать представителей службы внутреннего аудита, независимых аудиторских организаций.

До начала проверки фактического наличия имущества комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на (дата)", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Сведения о фактическом наличии имущества и реально учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в 2 экземплярах. Примерные формы описей и актов приведены в приложениях № № 6 - 18 к вышеназванным Методическим указаниям № 54.

Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) их части. Вес (или объем) навалочных материалов допускается определять на основании обмеров и технических расчетов.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут, раздельно один из членов инвентаризационной комиссий и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагаются к описи.

Фактическое наличие имущества проверяется при обязательном участии материально ответственных лиц.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости оттого, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) показаны данные ценности.

Ошибки исправляются во всех экземплярах описей путем зачеркивания, неправильных записей и проставления над ними, правильных. Коррективы должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

Не допускается оставлять в описях незаполненные строки, на последних страницах такие строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана и отметка о проверке цен, таксировки и подсчёта итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце инвентаризации последние дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии. к членам, комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший его расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если инвентаризация проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится проверка.

В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Данная комиссия проверяет указанные факты и в случае их подтверждения исправляет выявленные ошибки.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация. Результаты таких контрольных проверок оформляются актом (приложение 3 к Методическим указаниям) и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (приложение 4 к Методическим указаниям).

В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации. Распоряжение об инвентаризации вручается председателю инвентаризационной комиссии непосредственно перед ее началом. Инвентаризация ценностей должна начинаться в строго установленное в распоряжении время.

3. Особенности инвентаризации основных средств

До начала инвентаризации основных средств комиссии рекомендуется проверить наличие:

инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

технических паспортов или другой технической документации;

документов на объекты, сданные или принятые предприятием в аренду и на хранение.

В ходе проверки комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

При выявлении неучтенных объектов, а также объектов, по которым в регистрах бухучета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели. Например, по зданиям указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общая полезная площадь), число этажей (без подвалов, полуподвалов и т.д.), год постройки и др.; по каналам - протяженность, глубину и ширину (по дну и поверхности), искусственные сооружения, материалы крепления дна и откосов и т.п.

Оцениваются выявленные неучтенные объекты с учетом рыночных цен, а износ определяется по действительному техническому состоянию.

Если основное средство подверглось восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то оно вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухучете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

Основные средства, которые в момент инвентаризации находятся вне места нахождения предприятий (железнодорожный подвижной состав, автомашины; отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование и т.п.), инвентаризируются до момента временного их выбытия.

На объекты, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.).

3.1 Товарно-материальные ценности

Инвентаризация товарно-материальных ценностей, как правило, должна проводиться в порядке расположения их в данном помещении. При хранении ценностей в разных изолированных помещениях, у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки вход в помещение не допускается (например, опломбируется) и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Комиссия в присутствии материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие ТМЦ путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи, данные об остатках со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

ТМЦ, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Они заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации". В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма; Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка "после инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую записаны данные ценности.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера в процессе инвентаризации ТМЦ могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Они также заносятся в отдельную опись под наименованием Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации". Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.

На счетах учета товарно-материальных ценностей, не находящихся в момент Инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц (в пути, товары отгруженные и др.), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами: по находящимся в пути - расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами, по отгруженным - копиями предъявленных покупателям документов (платежных поручений, векселей и т.д.), по просроченным оплатой документам - с обязательным подтверждением учреждением банка; по находящимся на складах сторонних организаций - сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.:

Описи составляются отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.

3.2 Отдельные предметы в составе оборотных средств

Отдельные предметы в составе оборотных средств, находящиеся в эксплуатации, инвентаризируются по местам их нахождения и материально ответственным лицам, на хранении у которых они находятся.

Проверка проводится путем осмотра каждого предмета. В описи они заносятся по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухучете.

При инвентаризации предметов в составе оборотных средств, выданных в индивидуальное пользование работникам, допускается составление групповых инвентаризационных описей с указанием в них ответственных за эти предметы лиц, на которых открыты личные карточки, с распиской их в описи.

Предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт, должны записываться в опись на основании ведомостей, накладных или квитанций организаций, осуществляющих эти услуги.

Предметы, пришедшие в негодность и не списанные, в инвентаризационную опись не включаются, а на них составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования их в хозяйственных целях.