15747 (Особенности бухучета в бюджетных организациях), страница 2

Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности в которой они совершаются. Это обеспечивает сплошной, непрерывный учет всех объектов учета; юридическое обоснование бухгалтерских записей, которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу; использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организации; контроль за сохранностью собственности, так как документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности; укрепление законности, поскольку документы служат основными источниками сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после окончания операции. В учреждениях все бухгалтерские документы, связанные с исполнением смет расходов по бюджету, специальным и другим внебюджетным средством, подписываются руководителем организации или его заместителем и главным бухгалтером или его заместителем.

Своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленном порядке и сроке для отражения в бухгалтерском учете производится в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Документы следуют составлять на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов, причем в некоторых документах, например, приходных и расходных кассовых ордерах, исправления делать не разрешается. Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергают бухгалтерской обработке, под которой понимают расценку, группировку и разметку. Пройдя обработку, документация группируется по периодам – месяц, квартал, год и формируется в дела, содержащие обычно до 250 листов.

Согласно первичных документов производится запись операции на счетах. Записать операцию на счетах – это значит отразить её содержание в бухгалтерских книгах, карточках или свободных листах, являющихся учетными регистрами.

В бухгалтерских книгах все страницы пронумерованы и заключены в переплет. На последней странице указывается общее число пронумерованных страниц за подписью главного бухгалтера. Книги применяются для синтетического и аналитического учета.

Карточки из плотной бумаги или не плотного картона не скрепляются между собой. Их хранят в специальных ящиках – картотеках. Карточки (кроме карточек по основным средствам) регистрируются в реестре карточек (ф.279), который ведется для каждого счета отдельно. Карточки для учета основных средств регистрируются в описи инвентарных карточек по учету основных средств (Ф.ОС – 10).

Свободные листы (ведомости) отличаются от карточек тем, что они изготавливаются из менее плотной бумаги, имеют большой формат. Хранят их в особых папках – регистраторах; заводятся они как правило на месяц или квартал.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней отчетности является коммерческой тайной.

Для учреждений непроизводственной сферой наиболее характерно ведение бухгалтерского учета по мемориально – ордерной и журнально - ордерной формам учета. В связи с этим, нами были изучены особенности каждой из названных форм.

1. Мемориально – ордерная форма бухгалтерского учета

Мемориально – ордерная форма бухгалтерского учета определяется следующими признаками: количеством, структурой и внешним видом учетных регистров, последовательностью связей между документами и регистрами, а также между самими регистрами и способом записи в них, то есть использованием тех или иных технических средств. Бухгалтерский учет исполнения смет расходов осуществляется по мемориально – ордерной форме бухгалтерского учета в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете.

Состав учетных регистров и последовательность записи в них при мемориально – ордерной форме учета представлены на рисунке 1.

ПЕРВИЧНЫЕ И СВОДНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

КАССОВАЯ КНИГА

МЕМОРИАЛЬНЫЕ ОРДЕРА

РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ЖУРНАЛ

ГЛАВНАЯ КНИГА

РЕГИСТРЫ АНАЛИТИЧЕСКОГО УЧЕТА

ОБОРОТНАЯ ВЕДОМОСТЬ ПО СИНТЕТИЧЕСКИМ СЧЕТАМ

ОБОРОТНАЯ ВЕДОМОСТЬ ПО АНАЛИТИЧЕСКИМ СЧЕТАМ

БУХГАЛТЕРСКИЙ БАЛАНС И ДРУГИЕ ОТЧЁТНЫЕ ФОРМЫ

У словные обозначения: запись

сверка записи

Рис. 1. Мемориально – ордерная форма бухгалтерского учета.

При мемориально – ордерной форме учета проверенные и принятые к учету документы систематизируются по датам совершения операций и оформляются мемориальными ордерами – накопительными ведомостями, которым присваиваются следующие постоянные номера:

мемориальный ордер 1- накопительная ведомость по кассовым операциям (Ф.381);

мемориальный ордер 2 – накопительная ведомость по движению средств на бюджетных текущих счетах (Ф.381);

мемориальный ордер 3 – накопительная ведомость по движению средств на текущих счетах по внебюджетным средствам (Ф381);

мемориальный ордер 4 – накопительная ведомость по расчетам чеками из лимитированных книжек (Ф.323);

мемориальный ордер 5 – свод расчетных ведомостей по заработной плате и стипендиям (Ф.405);

мемориальный ордер 6 – накопительная ведомость по расчетам с разными учреждениями и организациями (Ф.408);

мемориальный ордер 7 – накопительная ведомость по расчетам в порядке плановых платежей (Ф.408);

мемориальный ордер 8 – накопительная ведомость по расчетам с подотчетными лицами (Ф.386);

мемориальный ордер 9 – накопительная ведомость по выбытию и перемещению основных средств (Ф.438);

мемориальный ордер 10 – накопительная ведомость по выбытию и перемещению материальных и быстроизнашивающихся предметов (Ф.438);

мемориальный ордер 11 – свод накопительных ведомостей по приходу продуктов питания (Ф.398);

мемориальный ордер 12 - свод накопительных ведомостей по расходу продуктов питания (Ф.411);

мемориальный ордер 13 – накопительная ведомость по расходу материалов (Ф.396);

мемориальный ордер 14 – накопительная ведомость начисления доходов по специальным средствам (Ф.409);

мемориальный ордер 15 – свод ведомостей по расчетам с родителями за содержание детей (Ф.406);

По остальным операциям составляются отдельные мемориальные ордера ф.274, которые нумеруются начиная с 16 за каждый месяц в отдельности.

Мемориальные ордера подписываются главным бухгалтером или его заместителем и исполнителем, все мемориальные ордера регистрируются в книге «Журнал - главная» (ф.308). Учет в книге «Журнал - главная», как правило, ведется по субсчетам, а по решению главного бухгалтера может вестись по счетам.

Книга «Журнал - главная» открывается записями сумм остатков на начало года в соответствии с заключительным балансом за истекший год. Записи в ней производятся по мере составления мемориальных ордеров и накопительных ведомостей – один раз в месяц. Сумма мемориального ордера записывается сначала в графу «Сумма по ордеру», а затем в дебет и кредит соответствующих субсчетов. Сумма оборотов за месяц по всем субсчетам как по дебету, так и по кредиту должна быть равна итогу графы «Сумма по ордеру». Второй строкой после оборотов за месяц выводится остаток на начало следующего месяца по каждому субсчету.

Аналитический учет ведется в учетных регистрах (в книгах, карточках, накопительных ведомостях, машинограммах и др.). Порядок записей в регистрах учета изложен в соответствующих разделах Инструкции №107. Формы регистров приведены в альбоме форм бухгалтерской документации для учреждений и организаций, состоящих на бюджете.

Мемориально – ордерная форма учета отличается строгой последовательностью учетного процесса, простотой и доступностью учетной техники, при ней широко используются стандартные формы аналитических регистров, счетные машины.

Недостатками мемориально – ордерной формы учета являются:

трудоемкость учета, отрыв аналитического учета от синтетического, громоздкость аналитического учета, формы регистров порой не содержат показателей, необходимых для контроля, анализа хозяйственной деятельности и составления отчетности.

В настоящее время в связи с автоматизацией бухгалтерского учета бюджетные организации чаще используют журнально – ордерную форму учета.

1. Журнально – ордерная форма бухгалтерского учета

Основными особенностями журнально – ордерной формы учета являются:

-применение для учета хозяйственных операций журналов – ордеров, запись в которых ведется только по кредитовому признаку;

-совмещение в ряде журналов – ордеров синтетического и аналитического учета;

-отражение в журналах – ордерах хозяйственных операций в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления отчетности;

-сокращение количества записей, благодаря рациональному построению журналов – ордеров и Главной книги.

Журналы – ордера представляют собой свободные листы большого формата со значительным количеством реквизитов и запись в них производят ежедневно либо с первичных документов, либо с вспомогательных ведомостей, которые служат для накапливания и группировки данных первичных документов.

В журналы – ордера производятся только кредитовые записи того синтетического счета, операции которого учитываются в данном журнале. Операции, по которым счета дебетуются, будут записаны в Главную книгу. Тем самым исключается дублирование оборотов по корреспондирующим счетам. Месячные итоги каждого журнала – ордера показывают общую сумму кредитового оборота счета, операции которого учитываются в данном журнале, и суммы дебетовых оборотов каждого корреспондирующего с ним счета.

В ряде журналов – ордеров синтетический учет совмещается с аналитическим. Для сверки правильности записей в журналах – ордерах общий итог по кредиту счета подсчитывают и записывают его в журнал непосредственно из документов. Полученный итог с выведенными в отдельных графах журнала итогами по дебетуемым счетам. Такая сверка делает излишним составление оборотных ведомостей по журналу, в которых синтетический учет совмещается с аналитическим.

Проверенные месячные итоги журналов – ордеров записывают в Главную книгу. Для проверки правильности записей в главной книге подсчитывают суммы оборотов и сальдо по всем счетам.

Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть равны.

Бухгалтерский баланс и другие формы отчетности составляются по данным Главной книги, журналов – ордеров и вспомогательных к ним ведомостей. Общая схема записей при журнально – ордерной учета приведена на рисунке 2.