1 (Документооборот), страница 4

• по учету труда и его оплаты;

• учету основных средств и нематериальных активов;

• учету материалов;

• учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов;

• учету работ в капитальном строительстве;

• учету работы строительных машин и механизмов;

• учету работ в автомобильном транспорте;

• учету результатов инвентаризации;

• учету кассовых операций;

• учету торговых операций;

• учету сельскохозяйственной продукции и сырья.

Применение унифицированных форм первичной учетной документации регламентируется "Положением по ведению бухгалтерского учета и от­четности в Российской Федерации", утвержденным Минфином Российской Федерации от 29 июля 1998 г. № 34н.

Госкомстат России по мере необходимости вносит изменения и дополнения в унифицированные формы первичной учетной документации, а также обеспечивает дальнейшую разработку унифицированных форм первичной учетной документации, утверждая их по согласованию с Минфином России Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти.

Формы унифицированных документов приспособлены для ведения хо­зяйственного учета в условиях механизированной обработки учетных дан­ных, а также для обработки вручную, они удовлетворяют требованиям стан­дартов на унифицированные системы документации: ГОСТ 6.10.1-80, ГОСТ 6.10.2-83, ГОСТ 6.20.1-75, ГОСТ 6.20.2-75.

В формах исключены дублирующие реквизиты, зоны расположения показателей, подлежащих машинной обработке, очерчены утолщенными линиями, используются форматы бланков по ГОСТ 9327-60 - A3 (297 х 420); А4 (210 х 297); А5 (148x210).

Каждой из форм присвоено кодовое обозначение по Общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД).

При заполнении заголовочной и оформляющей части документов в строках, определяющих состав комиссии, обязательно указываются должности, фамилии и инициалы членов комиссии. В оформляющей части всех документов опреде­лены места для подписей материально ответственных и должностных лиц.

Краткими указаниями по заполнению и применению отдельных форм первичных учетных документов предусматривается примерное количество выписываемых документов.

Внедрение в организациях на территории Российской Федерации уни­фицированных форм первичной учетной документации, как элемент учетной политики, производится с начала финансового года.

1. Внесение изменений в унифицированные формы первичной учетной документации

В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме (форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, ор­ганизация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. В обязательном порядке при этом должны быть оставлены без изменений все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм пер­вичной учетной документации, а также соблюдены требования стандартов к их структуре и оформлению.

Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допус­кается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим ор­ганизационно-распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм пер­вичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменять­ся. При тиражировании бланков документов по усмотрению пользователей допускается изменять следующие характеристики форм документов:

• формат (разрешается использовать форматы A3, А4, А5 по ГОСТ 9327-60);

• размеры заголовочной, табличной и оформляющей частей;

• ширину граф;

• состав реквизитов и показателей постоянного наполнения;

• состав вспомогательных реквизитов.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая, свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Рациональная организация документооборота — это одно из основ­ных условий правильной постановки бухгалтерского учета.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Установление того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата.

Для каждого вида или рода документов (требований, накладных, счетов и т.д.) разрабатывается особая схема документооборота в форме графика движения документов. В этом графике указываются, через какие инстанции (рабочие места) и в какой последователь­ности проходит документ, и какие при этом совершаются в каждой инстанции процессы по обработке документа и бухгалтерским за­писям на его основе.

Правильно организованный документооборот должен удовлет­ворять двум главнейшим условиям:

Во-первых, для каждого документа устанавливается кратчай­ший путь прохождения, т.е. минимальное количество отдельных инстанций (рабочих мест), через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов.

Во-вторых, для каждого документа определяется минимальный срок прохождения, ограниченный пределами времени, необходимого для выполнения работы с документом на каждой инстанции (со­ставление, оформление, обработка, учетные записи и т.п.).

ЛИТЕРАТУРА

• Основы бухгалтерского учета – М., Издательство «Зенит». 1992 – 204 с.

• Положение «О документах и документообороте в бухгалтерском учете» N 105 от 29 июля 1983 г.

• Кудрявцев В.А. и др. "Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 1998

• Государственная система документационного обеспечения управления: основные положения. М., 1996.

• Ожегов С. И. и Шведова Н. Ю. Толковый словарь русского языка. М., 1994.

• Документационное обеспечение деятельности организации. Барановский В.П. Учебное пособие. – М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Изд.-во Экмос, 1999г.

• Основные нормативные акты по бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности (с комментариями).- М.:ООО «НИТАР АЛЬЯНС», 2001. – 272 с.

• Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 года №129-Ф3

• Кудряев В. А. Организация работы с документами. М., 1998.

• Радченко А. И. Основы государственного и муниципального управления. Ростов н/Д., 1997.

• Организация работы с документами. Инфра М.,1998 г.

• Бабаев Ю. А. Теория Бухгалтерского учета. М., 1999

• Пошерстник Е.Б., Пошерстник Н.В. Документооборот в бухгалтерском учете. – СПб.: - Издательский Торговый Дом «Герда», 2000, 320 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ №1

По оформлению расчетных взаимоотношений с партнерами по возникшим обстоятельствам

Приложение №2

1 См. Приложение №2

2 См. Приложение №3