Buch (Документальное оформление и аналитический учет поступления и выбытия основных средств), страница 5

Акт на списание основных средств оформляется так: см.Приложение 6

5.3. Акт на списание автотранспортных средств

(форма N ОС-4а)

Для акта на списание автотранспортных средств предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а.

Применяется для оформления списания автотранспортных средств.

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается членами комиссии, назначенной руководителем организации, утверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным. Первый экземпляр, с документом, подтверждающим снятие с учета в ГАИ, передается в бухгалтерию, второй - остается у лица, ответственного за сохранность автотранспортных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания.

Затраты по списанию, а также стоимость материальных ценностей, поступивших от разборки автотранспортных средств, отражают в разделе "Справка о затратах, связанных со списанием автотранспортных средств и о поступлении материальных ценностей от их списания".

В графе 8 "Сумма начисленной амортизации, руб.коп." отражают сумму амортизации, начисленной по автотранспортному средству на момент его выбытия.

В разделе "Подлежат оприходованию следующие основные детали и узлы" указывают номенклатурные номера, количество и стоимость материальных ценностей, оставшихся после списания автотранспортного средства.

Эти же данные отражают в последнем разделе акта - "Справка о затратах, связанных со списанием основных средств, и о поступлении материальных ценностей от их списания" (графы 5-9). Также в этом разделе акта указывают сумму всех расходов по списанию автотранспорта (графы 1-4).

Акт подписывают все члены комиссии и главный бухгалтер. Руководитель организации должен утвердить акт.

Как заполнить акт на списание автотранспортных средств, покажет пример.

Пример

30 октября 2002 года в ЗАО "Актив" было принято решение о списании автомобиля ВАЗ-2101 (двигатель N 678ДХ970665, шасси N 797890, государственный номерной знак Н789АХ, технический паспорт N 456789, инвентарный номер 278, заводской номер 90887).

Автомобиль пострадал в дорожно-транспортном происшествии.

По заключению комиссии автомобиль восстановлению не подлежит и должен быть списан с баланса организации.

Пробег автомобиля с начала эксплуатации составил 420 000 км. После последнего капитального ремонта пробег автомобиля составил 150 000 км.

Первоначальная стоимость автомобиля - 30 000 руб. На момент списания на автомобиль была начислена амортизация в сумме 30 000 руб. Таким образом, автомобиль числился в бухгалтерском учете по нулевой стоимости.

Демонтаж автомобиля осуществляли рабочие ремонтного цеха. За эту работу им было начислено 1000 руб.

В результате демонтажа были оприходованы:

аккумулятор;

металлолом.

Акт на списание автотранспортных средств оформляется так: см.Приложение 7

Детали, узлы и агрегаты разобранного и демонтированного оборудования, пригодные для ремонта других объектов основных средств, а также другие материалы приходуются как лом или утиль по рыночной стоимости, а непригодные детали и материалы приходуются как вторичное сырье и отражаются по дебету счета учета материалов в корреспонденции со счетом учета финансовых результатов.

На основании оформленных актов на списание основных средств или на списание автотранспортных средств, переданных бухгалтерской службе организации, в инвентарной карточке (инвентарной книге) производится отметка о выбытии объекта. Соответствующие записи о выбытии объекта основных средств производятся в документе, открываемом по месту его нахождения.

Инвентарные карточки по выбывшим объектам основных средств хранятся в течение срока, определяемого руководителем организации.

Ликвидация отдельных частей, входящих в состав объекта, имеющих разный срок полезного использования и учитывающихся как самостоятельные инвентарные объекты, оформляется в порядке, изложенном выше.

Безвозмездная передача объектов основных средств, осуществляемая по договору дарения, и передача организацией основных средств в собственность другого юридического или физического лица в обмен на другой товар, совершаемая по договору мены, оформляется актом (накладной) приемки-передачи основных средств (форма N ОС-1).

На основании акта бухгалтерская служба организации производит соответствующую запись в инвентарной карточке переданного объекта и прилагает указанную карточку к акту (накладной) приемки-передачи основных средств. Об изъятии карточки на выбывший объект делается отметка в документе, открываемом по местонахождению объекта (инвентарной книге).

Списание стоимости указанных основных средств производится на основании акта (накладной) приемки-передачи с приложением договора дарения и письменного сообщения (авизо) принимающей организации о принятии к бухгалтерскому учету этого объекта или договора мены.

Перемещение объектов основных средств между структурными подразделениями организации оформляется актом (накладной) приемки-передачи основных средств (форма N ОС-1). Возврат арендуемого объекта основных средств арендодателю оформляется актом (накладной) приемки-передачи (форма N ОС-1), на основании которого бухгалтерская служба арендатора снимает возвращенный объект с забалансового учета.

5.4. Акт приемки-передачи оборудования в монтаж (форма N ОС-15)

Акт составляют, если оборудование передается для монтажа подрядной организации. Для акта предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а.

Акт составляют в 2 экземплярах:

• первый экземпляр передают в бухгалтерию;

• второй экземпляр - организации-подрядчику.

Акт подписывают работник, сдавший оборудование для монтажа, представитель подрядной организации и работник подрядной организации, ответственный за сохранность оборудования.

Бухгалтер должен заполнить в акте графу "Корреспондирующий счет" и сделать проводку:

Дебет 08 Кредит 07

- объект основных средств передан подрядной организации для монтажа.

Пример

22 июля 2002 года ЗАО "Актив" приобрело у ООО "Пассив" деревообрабатывающий станок (паспорт N 53872017, гарантийный талон N 12037).

Стоимость станка - 50 500 руб. Станок требует специальной установки. Монтаж станка осуществляет подрядная организация ООО "Монтаж".

Акт о передаче оборудования в монтаж будет оформлен так: см.Приложение 8

6. Инвентаризация основных средств, документальное оформление

6.1. Порядок проведения инвентаризации

С целью проверки полноты и достоверности бухгалтерских данных по основным средствам, соответствия записей бухгалтерского учета реальному положению дел регулярно производится инвентаризация основных средств, в ходе которой производится их физический пересчет (проверка их наличия и состояния), данные инвентарных карточек или записи в инвентарной книге суммарно сверяются с данными синтетического учета, проверяются учетные записи по движению основных средств и начислению по ним амортизации, проверяется соответствие учетной оценки объектов требованиям нормативных документов по бухгалтерскому учету и внутренних нормативных документов организации, анализируются события в жизни организации для выявления объектов основных средств, подлежащих отражению в бухгалтерском учете и финансовой отчетности, либо подлежащие списанию с бухгалтерского учета.

Порядок проведения инвентаризации основных средств и оформления ее результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Минфином России от от 13.06.95 №49.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель. Однако есть случаи, когда проведение инвентаризации обязательно.Так, в обязательном порядке инвентаризация проводится:

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

• при смене материально ответственных лиц;

• если были выявлены факты хищения основных средств;

• если основные средства были частично или полностью уничтожены из-за стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций.

Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя. В состав комиссии, как правило, включают представителей администрации предприятия, работников бухгалтерии и других специалистов, способных оценить состояние основных средств (например, инженеров, техников и т.д.).

Перед началом инвентаризации работники, ответственные за сохранность ценностей, дают расписки в том, что все поступившие основные средства оприходованы, выбывшие - списаны, а все первичные документы по ним сданы в бухгалтерию.

На последней странице формы перед подписью председателя комиссии даны две свободные строки для записи последних номеров документов в случае движения основных средств во время инвентаризации. В описи комиссия заполняет графу о фактическом наличии инвентарных объектов. При выявлении объектов по которым отсутствуют данные, характеризующие их, комиссия должна включить недостающие сведения в инвентаризационную опись. На основные средства, принятые в аренду, опись составляется отдельно, они составляются отдельно по каждому арендодателю. В ней, кроме общих сведений, указывают арендодателя и срок аренды. Один экземпляр инвентаризационной описи высылают в адрес арендодателя. Объекты, сданные в аренду, вносятся в отдельную инвентаризационную опись после уточнения с арендатором. После оформления в установленном порядке опись передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости .

Если при инвентаризации выявлены недостачи или неучтенные основные средства, комиссия должна потребовать от материально ответственного лица письменное объяснение, которое позволит установить порядок регулирования расхождений данных инвентаризации и бухгалтерского учета

Результаты инвентаризации отражают в описи основных средств (форма N ИНВ-1). Если же данные описи или акта отличаются от данных бухгалтерского учета (например, выявлены недостачи или излишки механизмов и оборудования), бухгалтер составляет сличительную ведомость результатов инвентаризации основных средств (форма N ИНВ-18).

6.2. Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации

(форма N ИНВ-22)

Для приказа о проведении инвентаризации предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88.

Этим приказом руководитель организации назначает членов инвентаризационной комиссии, определяет виды имущества, которое будет инвентаризироваться (основные средства, нематериальные активы, денежные средства и т.д.), даты начала и окончания проведения инвентаризации.

Приказ составляют в одном экземпляре и передают председателю инвентаризационной комиссии для ознакомления.

Вот образец приказа о проведении инвентаризации: см.Приложение 9

6.3. Инвентаризационная опись основных средств (форма N ИНВ-1)

Для инвентаризационной описи предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88.

По основным средствам производственного и непроизводственного назначения составляют отдельные описи.

Опись составляют в 2 экземплярах:

• один экземпляр передают в бухгалтерию для составления сличительной ведомости;

• второй экземпляр остается у работника, ответственного за сохранность основных средств.

При инвентаризации арендованных основных средств опись составляют в 3 экземплярах. Третий экземпляр передают арендодателю.

На основные средства, принятые в аренду, опись составляется в трех экземплярах отдельно по каждому арендодателю с указанием срока аренды. Один экземпляр инвентаризационной описи высылают в адрес арендодателя.

Графа 9 "Номер паспорта" заполняется на основные средства, содержащие драгоценные металлы и камни.

В описи ответственное лицо комиссии заполняет графу 10 о фактическом наличии объектов. При выявлении объектов, которые не отражены в учете, а также объектов, по которым отсутствуют данные, характеризующие их, ответственные лица комиссии должны включить в инвентаризационную опись недостающие сведения и технические показатели по этим объектам. По решению инвентаризационной комиссии эти объекты должны быть оприходованы. В этом случае их первоначальную стоимость определяют с учетом рыночных цен, а сумму износа определяют по техническому состоянию объектов с обязательным оформлением соответствующих актов.

Если в результате инвентаризации выявлены неучтенные основные средства, то в графе 11 "Фактическое наличие"/"Стоимость, руб.коп." указывают их рыночную стоимость.

Инвентаризационную опись подписывают все члены инвентаризационной комиссии и работники, ответственные за сохранность основных средств.

Бухгалтер должен проверить правильность всех расчетов, указанных в инвентаризационной описи, и подписать ее последний лист.