20812-1 (История официально-делового стиля и жанры деловой речи), страница 4

1. По функциональному признаку деловые письма делятся на:

• требующие обязательного письма-ответа

• и не требующие такового.

2. По виду деловые письма могут строиться как:

• инициативные коммерческие письма (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация)

• письмо-просьба

• письмо-приглашение

• письмо-подтверждение

• письмо-извещение

• письмо-напоминание

• письмо-предупреждение

• письмо-декларация (заявление)

• письмо-распоряжение

• письмо-отказ

• сопроводительное письмо

• гарантийное письмо

• информационное письмо

3. По признаку адресата деловые письма делятся на:

• обычные, то есть письма, которые направляются в один адрес;

• циркулярные - письма, которые направляются из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций (организаций).

4. По форме отправления можно выделить, наряду с традиционным почтовым отправлением:

• электронную почту,

• факсимильную связь,

• телетайпную и телеграфную связь.

При этом электронная и факсимильная связь используется для решения оперативных вопросов.

5. По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные и нерегламентированные.

• Регламентированные письма составляются по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т.д.). Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных текстов или текстов, составленных из стандартных синтаксических конструкций.

• К таким стандартным конструкциям относятся формулировки, указывающие:

  • на причину обращения:

  • В связи с неполучением счета-фактуры...

  • Ввиду задержки получения груза...

  • на ссылки:

  • Ссылаясь на Ваш запрос от...

  • Согласно протоколу о взаимных поставках ...

  • на цель:

  • В целях скорейшего решения вопроса ...

  • В ответ на Ваш запрос ...

Регламентированные письма имеют четкую структуру, как правило, состоящую из двух частей: в первой, вводной части, излагаются причины, указываются цели отправителя и приводятся ссылки, на основании которых делаются заявления, осуществляются речевые действия, представляющие вторую, основную часть письма:

Просим прислать образцы товаров и прайс-лист…

Просим рассмотреть наше предложение…

• Нерегламентированные письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста. Он, как правило, включает элементы повествования (историю вопроса), этикетную рамку и обязательный элемент делового письма - речевое действие:

  • этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, желаем успехов, приносим извинения и т.п.;

  • сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем и т.п.;

  • подтверждения: подтверждаем;

  • заявления: заявляем, объявляем;

  • требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;

  • обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;

  • напоминания: напоминаем;

  • предложения: предлагаем

Как видно из примеров, эти глаголы-перформативы употребляются в основном в форме 1-го лица единственного и множественного числа, реже - в форме 3-го лица единственного числа.

В отличие от регламентированных деловых писем нерегламентированные деловые письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы.

Однако было бы неверно полагать, что язык нерегламентированных писем вовсе не содержит элементов стандартизации. Стандартные словосочетания (термины, номенклатурные знаки*, устойчивые обороты) используются и в нерегламентированных письмах. К ним относятся инструктивные письма, письма-объяснения, рекомендации, письма-презентации, письма-объявления, предложение-представление и т.п.

Реклама является органичной и неотъемлемой частью коммерческих отношений, поэтому она соседствует с деловыми предложениями, освещает этапы становления и деятельности фирмы, организации, учреждения. Перечисленные выше виды рекламных деловых писем (письма-презентации, письма-объявления, предложения-представления) сочетают элементы делового сообщения и рекламы, являясь сегодня массовыми видами деловой корреспонденции. Особенностью языка этого вида корреспонденции является сочетание черт делового и публицистического стилей: языковый стандарт, шаблон, с одной стороны, и экспрессия - с другой.

Вообще же язык нерегламентированных писем отличается от языка регламентированных писем включением значительного пласта общелитературной лексики, большей вариативностью синтаксических конструкций высказывания, т.е. большей свободой в реализации замысла. Общими чертами языка регламентированной и нерегламентированной деловой корреспонденции являются официальность общения, тенденция к стандартизации речевых средств. Стремление создать благоприятный фон общения определяет универсальность использования этикетных средств. Этикет делового письма - это не только этикетные формулы. Он начинается с адресования и включает весь содержательный аспект письма.

В заключение нужно заметить, что деловая переписка сегодня носит более личный и динамичный характер, чем десять-пятнадцать лет назад. Поэтому владение этим жанром деловой письменности входит в число приоритетных профессиональных навыков менеджера, руководителя. Умение четко изложить суть вопроса, положение дел, однозначно сформулировать предложение, просьбу, требование, убедительно обосновать свои выводы не приходит само собой. Искусство составлять деловые письма требует практики и знания арсенала речевых средств, накопленных за тысячелетие языком деловой письменности.

Виды деловых писем

Письмо-напоминание направляют тогда, когда не удается с помощью переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться принятия нужного решения. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: 1) напоминания о необходимости ответа на запрос; 2) напоминания о выполнении принятых решений, договоренностей и указания мер, которые будут предприняты в случае их невыполнения.

Помета "вторично", помещаемая на поле письма, указывает на то, что это напоминание.

Российская Федерация Администрация г. Москвы Главное управление образования 117103, г. Москва, ул. Садовая-Ямская, 41 № 645 4.10.99 г.	Директору ТОО "Владос" Кузьмину Н.С.
Напоминаем, что в 1998 г. подписано соглашение между Главным управлением образования Администрации г. Москвы и Роскнигой. Поэтому оплачивать торговую наценку в размере 25% Главное управление образования не будет.
Начальник Главного управления образования	С.Н. Петрова

Ходатайство АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КАЛУГИ РОССИЯ, 243010, г. Калуга, ул. Куйбышева, 135 тел.: (346 2) 322 068 факс: (146 2) 332 635
17.11.99 г. №03-358 № _______	г. Самара, Волжский пр-т, 19 Председателю ликвидационной комиссии "Прима-банка" ТУЛИНУ П.Б.
Уважаемый Павел Борисович!
Прошу Вас оказать содействие в получении денежного вклада на сумму 2 млн. руб. пенсионерке, вдове участника Великой Отечественной войны. Абрамовой Лидии Алексеевне, проживающей по адресу: г. Калуга, ул. Советской Армии, 39-23. На иждивении у гражданки Абрамовой Л.А. находится престарелая мать в возрасте 87 лет, сама Абрамова Л.А. является инвалидом детства. Семья Абрамовой ЛА. действительно нуждается в помощи.
Первый заместитель главы администрации города	С.Н. Сидоренко

Информационное письмо. К информационным письмам относятся письма-извещения, письма-сообщения, письма-заявления, рекламно-информационные письма, например:

Российская Федерация Администрация г. Москвы ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ 117103, г.Москва, ул.Садовая-Ямская, 41 Телефон 132-11-07 № 5627 августа 1999 г.	Генеральному директору акционерного общества "Производственное объединение "Школьная книга" Буракову В.В. вх № 3 от 8.08.99 г. Копия: Начальнику комитета по экономике и финансам Горбунову А.В.
Уважаемый Вячеслав Викторович!
Сообщаю, что на 1 августа 1999 года из 800 миллионов кредита (распоряжение Главы администрации города Москвы № 722 от 30.12.98г.) Вами возвращено 321 541 (триста двадцать одна тысяча пятьсот сорок один) рубль. Из них на 231 019, (двести тридцать одну тысячу девятнадцать) рублей отгружено литературы Главному управлению образования:
1. Буквари по системе Занкова 2. Тезисы докладов 3. Информац.-методический сборник №21 4. -- \\ -- № 22 5. -- \\ -- № 23 6. Адресные папки 7. Метод. пособие по экономике Находятся в работе: 1. Уроки самоопределения. Метод, пособие 2. Основы физкультуры среднего школьника 3. Основы физкультуры старшего школьника	15500 экз.217 000 руб. 1000 экз.1 170 руб. 3000 экз.1 197 руб. 3000 экз.1 936 руб. 2000 экз.1 068 руб. 60 экз.819 руб. 5000 экз.7 827 руб. 2000 экз.5 762 руб. 10000 экз.41 878 руб. 10000 экз.42 881 руб.
На общую сумму 90 522 (девяносто тысяч пятьсот двадцать два) рубля. Также сообщаю, что у Вас в производственном отделе находятся 2 экземпляра рукописей, сданные 15 мая и 1 июня с.г., работы по которым до сих пор не начаты: 1. Памятники деревянного зодчества. 2. Основы маркетинга. Предлагаю Вам назначить дату, время и место встречи для согласования путей и сроков возврата оставшегося кредита в размере 478 458 (четырехсот семидесяти восьми тысячи четырехсот пятидесяти восьми) рублей.
И.о. начальника Главного управления образования Администрации г. Москвы	В.А. Поддубная

Письмо-приглашение. Письма-приглашения относятся к одному из самых массовых видов деловых почтовых отправлений. Необходимость в деловых контактах обусловливает адресацию приглашений одному, нескольким лицам от имени юридического лица или конкретного адресата (физического лица), представляющего ту или иную организацию. При необходимости приглашения большого количества людей используются тексты-трафареты с пробелами для фамилии, имени и отчества. Система факсовой связи сегодня облегчает задачи распространения корреспонденции.

Всероссийский научно-исследовательский институт машиностроения Адрес: ... Телефон: ... Факс: ...	Главному инженеру завода "Прогресс" канд. техн. наук Аристову А.В.
Приглашение Глубокоуважаемый Александр Васильевич!
16 апреля 2000 г. в 12 часов в конференц-зале нашего института состоится обсуждение проекта новой комплектации автомобилей ВАЗ-10. Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности, направляю Вам проект и прошу принять участие в его обсуждении. Если Вы не сможете принять участие в обсуждении, прошу направить Ваши замечания и предложения по адресу: ...
Председатель Ученого совета института Секретарь Ученого совета	П. Н. Сергеев А. Д. Сухов

Благодарственное письмо. Благодарственные письма все активнее входят в практику делового общения. Широкое использование этого жанра в западноевропейском менеджменте определяется не только стандартом поведения менеджера, но и принципом оптимизации деловых отношений партнеров. Благодарят за предложение, за своевременный ответ, за участие в мероприятии, за качественно выполненную работу.

	Г-ну П. Кутю Вице-президенту IАМТI
Уважаемый господин Кутю!
Благодарю Вас за участие в презентации Мастер- и Бизнес-планов Международного аэропорта Шереметьево II. Это событие стало очередным этапом на пути реконструкции аэропорта. Мы уверены, что при поддержке Правительства г. Москвы и заинтересованных лиц мы сможем обеспечить лидерство модернизации системы аэропортов России путем предоставления высококачественного обслуживания на коммерческой основе при соблюдении экологических требований и в соответствии с международными стандартами. Надеюсь, что наше дальнейшее сотрудничество будет взаимовыгодным.
С уважением,	В.Ф. Бобров

Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещании или условий осуществления сделки. Гарантироваться может плата за выполненную работу, сроки ее выполнения, качество выполненных работ, качество товара, сроки его поставки, оплата полученной продукции и т.п. Эти аспекты могут составить содержание целого письма или войти в текст письма в качестве его составляющей.

	Директору завода "Стандарт" 242730 г. Орел, ул. Кирова, д.24
Просим продать нашему предприятию ультразвуковой счетчик "Расход-7" для измерения расхода воды холодной питьевой. Оплату гарантируем с нашего р/счета № 425902 в Тушинском филиале ММКБ, МФОМ № 211059. Код С-6.
Директор Клязменского автотранспортного предприятия Главный бухгалтер	В.В. Серых М.И. Притула

Сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей, например, об отсылке контрактов, спецификаций, каталогов, образцов товара, грузов. Сопроводительные письма выполняют важную функцию контроля за прохождением документов, грузов, выполняя вместе с тем функцию ярлыка.

	Генеральному директору Мосдортранс г-ну Тазову А.Ф.
Уважаемый Александр Федорович,
Направляем Вам оформленный с нашей стороны договор на использование подъездного пути № 216д/97. Просим Вас в срок, предусмотренный законом, рассмотреть, подписать, скрепить печатью 1 экземпляр договора и протоколы разногласий к нему, если таковые возникнут, вернуть в наш адрес. В случае несогласия с пунктами договора представитель Вашей организации может решить спорные вопросы в отделе, коммерческих услуг ОАО "Международный аэропорт Самара". Надеемся на добрые и взаимовыгодные отношения.
Приложение: 5 лист.
С уважением, начальник отдела коммерческих услуг Тел. отдела коммерческих услуг: 227-48-17; 226-18-18	Л.Н. Камышева

Письмо-запрос - это коммерческий документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру) с просьбой дать подробную информацию о товаре и направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю).

Коммерческий запрос
443022 ПО "Экран" Самара, пр. Кирова. 24 03.03.99г. № 50-279/56 1	АО "Кельмекс"
О запросе предложения на запасные части Просим вас выслать о наш адрес предложение в 3 экземплярах на поставку запасных частей в соответствии с прилагаемой спецификацией. В предложении просим указать полное наименование, тип, технические характеристики, материал (где это необходимо), цену и массу по каждой позиции спецификации, а также возможные сроки и общий объем поставки в кубических метрах. Просим также указать отдельно стоимость упаковки и транспортировки. Просим, по возможности, сообщить более точную дату высылки вашего предложения в наш адрес. В случае, если Вы по каким-то причинам не сможете разработать предложение, мы будем признательны за Ваше сообщение об этом в минимальный срок обратной почтой. При ответе просим ссылаться на наш номер. Заранее благодарим.
Коммерческий директор	Л. Н. Шишаков

Коммерческое предложение (оферта) - это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Предложение о заключении сделки может быть направлено в ответ на запрос покупателя на основе твердой договоренности или и порядке инициативы. В предложении обычно указываются наименование и количество товара, услуг, условия платежа и другие условия сделки. Предложение такого типа аналогично тексту договора о купле-продаже, имеет юридическую силу и подлежит обязательному рассмотрению. Предложение может быть твердым и свободным. Если предложение делается только одному покупателю и указывается срок, и течение которого продавец считает себя связанным условиями предложения, оно считается твердым. Если срок действенности предложения отсутствует, или оно рассылается в несколько адресов, оно считается свободным.

ООО "ПОМАТУР" 0702.2000 г. № 21/ОР-ОЗ	Директору рекламной фирмы "Прайм-тайм"
Предложение о размещении рекламы Уважаемый господин директор!
Мы рады предложить вашей фирме заключить с нами договор о проведении рекламной компании для продвижения на рынке нашей новой книжной продукции: словарей, справочников, энциклопедий. Сроки проведения рекламной компании - I квартал 2001 года. Условия сделки - предварительная оплата в размере 50% от общей стоимости. Наш адрес: ...

Ответ па предложение (акцепт). В письме-ответе на предложение в случае принятия условий предложения адресант подтверждает его принятие, и тогда сделка считается заключенной. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта. Положительный ответ на коммерческое предложение называется акцептом, а лицо, принимающее предложение, - акцептантом. Если положительный ответ не исключает возражений по отдельным пунктам, между контрагентами завязывается переписка.