185670 (Планування та підготовка ділових поїздок)

Размещено на http://www.allbest.ru

Зміст

Вступ

1. Планування та підготовка ділових поїздок

1.1 Питання, на які треба звернути увагу при підготовці поїздки

1.2 Багаж, який полегшить вашу поїздку

2. Етикет у дорозі

2.1 Що робити, коли в дорозі виникають проблеми?

3. Готуємося до відрядження за кордон

4. Вдале завершення ділової поїздки

5. У вас у гостях діловий партнер-співвітчизник

6. Як вдало прийняти зарубіжного гостя

Висновок

Література

Вступ

Тема курсової роботи «Ділові поїздки» з дисципліни «Діловий етикет».

Є величезна кількість причин для ділових поїздок бізнесмена. Можливо, ваша посада і робота також потребують частих відряджень. Якою б не була причина поїздки, для того, щоб вона пройшла вдало, перед від'їздом ви повинні мати відповіді на такі питання:

1. Чому я їду?

Вам необхідно чітко усвідомлювати цілі вашого відрядження. Завдання, поставлені перед вами, мають бути відомі також тим особам, які зустрічатимуть Вас і працюватимуть з вами під час відрядження. Розуміння очікуваних результатів допоможе всім відчувати себе комфортно і впевнено, зосередитися на підготовці до майбутньої роботи, що у свою чергу, безумовно, стане запорукою ефективного використання робочого часу.

2.3 ким мені необхідно зустрітися, кому треба передзвонити під час поїздки?

"Звалитися на голову" комусь із ваших партнерів чи клієнтів, приїхавши без попередження, — відверта грубість. Такого роду поїздка-експромт може бути (і швидше за все виявиться) мало або абсолютно неефективною. Адже доклавши певних зусиль для того, щоб дістатися до місця призначення, ви можете з'ясувати, що потрібна вам людина буде відсутньою протягом наступного тижня. Хороші манери вимагають заздалегідь попередити про свої плани щодо поїздки, а також максимально наблизити свій графік до графіка сторони, що приймає, зробивши його найзручнішим для господарів.

3.Що мені необхідно взяти з собою?

Значення, "вартість", ефективність ваших зустрічей під час відрядження можуть бути значною мірою знижені, якщо ви не будете мати необхідних матеріалів та документів. Якщо ви заздалегідь поставите собі таке питання, це допоможе вам не тільки не забути потрібні папери та інші матеріали, але й перевірити, наскільки вони готові.

4. Яким буде наступний після поїздки крок?

Ваше відрядження може бути лише одним кроком по довгій дорозі, якою прямує ваша фірма/компанія до поставлених цілей. Якщо ви будете знати кінцеву мету, вам буде легше уникнути зупинок та обходів.

Куди б не була ваша ділова поїздка — у місто, до якого можна дістатися за 20 хвилин, чи на Гаваї, кожну хвилину вашого відрядження ви представляєте свою компанію, і тому ваша поведінка, поводження мають величезне значення. До того ж, чим більше часу ви проводите у поїздках, за межами офісу, тим більше ви демонструєте і підтверджуєте свою здатність самостійно виконувати поставлені завдання, приймати необхідні рішення та робити логічні висновки.

Мета роботи – відповісти на ці питання.

1. Планування та підготовка ділових поїздок

Якщо ви часто подорожуєте, то, очевидно, як і всі, хто багато їздить, вже прийшли до висновку про те, що найважливішим у дорозі є самозабезпеченість та максимальне дотримання усталеного щоденного режиму.

Заздалегідь плануйте свою поїздку і при цьому намагайтеся максимально дотримуватися звичного та зручного для вас режиму, повсякденного ритму. Це значною мірою допоможе вам краще пристосуватися до незвичних, нових умов, людей та оточення.

Починайте планувати свою поїздку, як тільки будуть остаточно визначені її дати. Не варто чекати якихось особливих умов, зразу приступайте до замовлення квитків та місця у готелі: з часом їх навряд чи стане більше, а вартість, якщо і зменшиться, то ненабагато.

Зробивши це, приступайте до складання списку інформації, необхідної для успішного проходження вашого відрядження. У цьому списку мають бути:

- Інформація про ваш політ до місця призначення: номер рейсу; час і місце відльоту та прибуття; назва авіакомпанії та відповідні телефонні номери.

- Інформація про необхідний вам наземний транспорт: назва агенції, де ви орендували/замовили машину; підтвердження вашого замовлення.

- Назва готелю, у якому ви будете проживати, його адреса, телефонні номери, а також номер вашого замовлення.

- Час і місця запланованих на період відрядження зустрічей (якщо можливо, з відповідними телефонними номерами).

- Ім'я господаря (імена господарів), номери його (їхніх) телефонів та факсів, а також, за наявності, електронна(і) адреса(и).

- Інформація щодо організації харчування (за наявності такої).

- Заплановані вечірні світські заходи.

- Інформація про ваш зворотний шлях: номер рейсу; час і місце відльоту та прибуття; назва авіакомпанії та відповідні номери.

Склавши такий список, зробіть його копії, одну віддайте своєму помічнику/секретарю або начальнику, іншу — комусь із членів вашої сім'ї або другу. Викладена інформація допоможе за необхідності зв'язатися з вами у будь-який час, а також бути у курсі можливих непередбачених змін у ваших планах (затримка літака, переселення в інший номер чи готель і т. ін.).

1.1 Питання, на які треба звернути увагу при підготовці поїздки

- При підготовці своєї поїздки не забувайте про можливу різницю у часі і з її урахуванням вказуйте час у списку необхідної інформації. При нетривалій поїздці різниця у часі може бути не такою помітною. Не виключено, що ви зможете досить легко прилаштуватися й організувати свій робочий графік без переведення "внутрішнього годинника" на новий режим. Наприклад, у тому випадку, коли різниця в часі "з'їла" кілька робочих годин, ви можете наздогнати час, якщо проведете необхідну зустріч під час робочого сніданку, який збігатиметься J вашими звичними годинами перебування в офісі. Якщо ж на новому місці ви "отримали" додаткові години, вам вдасться продовжити робочий день, домовившись про ще одну, не заплановану раніше, зустріч. При цьому ви все одно зможете повернутися у готель для вечері.

При тривалих поїздках намагайтеся приїхати за день-два наперед для того, щоб мати змогу адаптуватися до змін у часі.

- Плануючи свою поїздку, корисно переговорити з колегами з вашої фірми, які вже були у подібному відрядженні, і отримати від них рекомендації та поради. Задавайте їм усі можливі (і неможливі) питання, чим більше ви дізнаєтесь до початку подорожі, тим легшою вона буде. Такими запитаннями можуть бути: чи довгий перехід від одного входу до іншого в аеропорту, де ви матимете пересадку? Чи є якась особлива, необхідна вам інформація про місто, регіон, куди ви їдете? Які поради можуть вам дати колеги щодо правильної, відповідної поведінки з особами, які працюватимуть з вами? Які правила щодо одягу існують в компанії, куди ви їдете?

- Завжди враховуйте можливі затримки, зміни у ваших планах. Літак (чи поїзд) може запізнитися, замовлений автомобіль може прийти невчасно. Дуже важливо прорахувати, передбачити небажані ситуації, що можуть виникнути під час відрядження, та мати альтернативний варіант дій. Завжди майте при собі контактний телефон вашого ділового партнера, його фірми. Готуючись до польоту, не забудьте на всякий випадок покласти у ваш ручний багаж додаткову готівку та зміну одягу.

- Підтверджуючи ваше замовлення номера у готелі, запитайте про можливість попереднього резервування місць у ресторані на всі важливі ланчі та обіди, на які ви плануєте запросити ваших партнерів чи клієнтів. Вибирайте готель, розташований недалеко від компанії, фірми, установи, до якої ви приїхали, а не поблизу аеропорту.

Якщо ви плануєте використовувати готель як свій тимчасовий офіс, перед тим, як робити замовлення, з'ясуйте, чи наявні підходящі номери: вам необхідно мати як мінімум двокімнатний номер. Цей аспект набирає особливо важливого значення у тому випадку, коли ви маєте намір проводити зустрічі у готелі.

У разі відсутності належних, необхідного розміру та планування номерів, вам, можливо, доведеться використати для проведення бесід як своєрідний, "сурогатний" офіс кав'ярню чи хол готелю, що, звичайно, буде менш зручним та ефективним. Запитайте про наявність у готелі бізнес-центру або невеликого залу для переговорів, такий варіант був би для вас найбільш підходящим і задовольняючим необхідні умови.

Ніколи не плануйте проведення ділових зустрічей у своєму номері, якщо він однокімнатний: у кращому випадку це може викликати відчуття дискомфорту у присутніх, у гіршому — вас можуть звинуватити у намірах, яких ви не мали.

- Переконайтеся, що ви маєте усі матеріали, необхідні вам під час відрядження. Складіть список таких документів та зберіть їх в окремий файл, папку або портфель.

- Потурбуйтеся про те, щоб під час поїздки ваша основна робота не стояла на місці, а, за можливості, виконувалася іншими співробітниками. Якщо ваші обов'язки тимчасово будуть передані комусь із колег, надайте цій особі максимально широку інформацію про ваш проект. Це, безумовно, допоможе цьому співробітнику при виконанні додаткової роботи і ще раз підтвердить вашу репутацію як справжнього професіонала, який думає про колег та інтереси справи.

- Перед від'їздом подумайте над тим, як можна максимально ефективно використати час відрядження. Чи зможете ви в дорозі попрацювати над паперами або ж почитати цікавий журнал, книжку, які ви давно збиралися прочитати? Чи є у місті, країні, куди ви збираєтеся інші ділові партнери, з якими ви можете зустрітися під час обіду і переговорити про питання, що вас цікавлять? Розглядайте ваше відрядження як можливість більше дізнатися і про бізнес, і про місце, де ви будете жити. Можливо, в цей час буде проходити цікавий семінар, виставка, пов'язані з вашою сферою діяльності; можливо, вам пощастить потрапити на концерт відомих артистів, які приїхали на гастролі, або ж побувати в музеї, експозиції якого широковідомі.

- У вашому діловому щоденнику поруч з переліком запланованих зустрічей та інших заходів залиште вільне місце для того, щоб заносити деталі, замітки, конкретні дані, які вам допоможуть при складанні звіту після повернення додому та при подальшій роботі над проектом. (Не забудьте, що листи-подяки, матеріали, обіцяні вами діловому партнеру, а також перелік питань, які виникли у процесі обговорення результатів вашої поїздки, мають бути відправлені не пізніше семи днів після вашого повернення.)

- Тверезо оцініть можливості вашого гаманця, як і визначений вашою фірмою бюджет для відрядження, до початку поїздки. Чітко визначте, що дозволяють ваші фінанси і на що ви можете розраховувати. Дізнайтеся точно, скільки і на що ви можете витрачати із грошей компанії і за що ви повинні сплачувати із власної кишені. Знаючи свої фінансові можливості (якими б вони не були), ви будете почувати себе впевненіше, тому що зможете застерегти себе від непродуманих витрат.

- Приготуйте підходящий подарунок для вашого ділового партнера, який, можливо, не є обов'язковим, але за наявності, безумовно, стане дружнім жестом щодо вашого колеги. До того ж, завжди є час та обставини, за яких вручення подарунка є вчасним та підходящим. Очевидно, що перед тим, як думати про подарунок, необхідно чітко знати існуючі відповідні правила компанії, фірми чи установи, до якої ви їдете. Особливо і насамперед це стосується подарунків вашому клієнту або бізнесмену, у якого ваша фірма планує купити певний товар. Якщо ви знаєте людину, якій плануєте зробити подарунок (наявність дітей, смаки, хобі і т. ін.), вам буде легше зробити правильний вибір. Діловий етикет не визначає точного часу вручення подарунка. Ви можете це зробити на початку візиту — як вираження подяки наперед, або ж у кінці — як знак оцінки гостинності з боку господарів. Якщо корпоративна політика вашої фірми дозволяє, ви можете, для вираження вашої вдячності, запросити вашого господаря/господарів на обід, спортивні змагання чи на масове видовище (не забудьте дізнатися про відповідні правила та обмеження, що існують в компанії, куди ви їдете, щоб не поставити хазяїв у незручне становище).

ділова поїздка відрядження етикет

1.2 Багаж, який полегшить вашу поїздку

Збираючи речі для відрядження, виходьте із простого правила: брати те, що необхідне, і залишати вдома все інше. Очевидно, що крім потрібних матеріалів, документів, мобільного телефону та персонального комп'ютера вам необхідно взяти одяг та всі речі, необхідні для догляду за собою.

Зрозуміло, нікому не хочеться обтяжувати себе зайвим багажем.

Для того, щоб вирішити, що складати, вам необхідно знати:

1. Якою буде (очікується; як правило, буває у цей час) погода там, куди ви їдете.

Знайти відповідь допоможуть не тільки телебачення та газети, а й Інтернет. Дізнайтеся про погоду не тільки у місці призначення, а й у пунктах зупинок, пересадок на той випадок, якщо вам доведеться затриматися там.

2. Що ви будете робити, у яких заходах вам доведеться/ви плануєте брати участь.

Чим конкретніші ваші плани, тим легше ви можете підготуватися, підібравши відповідний, необхідний одяг. Чи запланований обід з представниками фірми, до якої ви їдете? Чи доведеться вам багато ходити? Чи збирається ви відпочивати у бадейні, займатися у тренажерному залі готелю?

Ті, хто часто подорожує, як правило, мають список основних речей, які постійно є в їхньому багажі. Так само відпрацьований і порядок пакування речей, який визначає, що складається у валізу, а що у ручний багаж. Досвід багатьох бізнесменів, яким доводиться часто подорожувати, свідчить, що у сумці чи невеликій валізі, яку ви берете з собою у салон літака, варто мати:

- необхідні документи: паспорт (з візою за потреби), імена та контактні номери ваших ділових партнерів, квитки;

- гроші та дорожні чеки;

- робочі матеріали та документи, бізнес-картки;

- наочні матеріали для виступу: слайди, фотографії і т. ін.;

- ліки, якими ви користуєтесь;

- коштовні речі;