185202 (Деловое общение), страница 2
Описание файла
Документ из архива "Деловое общение", который расположен в категории "". Всё это находится в предмете "этика" из , которые можно найти в файловом архиве . Не смотря на прямую связь этого архива с , его также можно найти и в других разделах. Архив можно найти в разделе "курсовые/домашние работы", в предмете "этика" в общих файлах.
Онлайн просмотр документа "185202"
Текст 2 страницы из документа "185202"
Основные задачи, которые можно решить с помощью деловых совещаний:
-
Развитие и укрепление политики предприятия, и проведение ее в жизнь.
-
Интеграция мероприятий всех отделов и служб с учетом общих целей фирмы.
-
Выявление и расчет коллективных результатов.
Коллективное решение проблем учетом обучающего эффекта.
1.5 Классификация деловых совещаний
Деловые совещания представляют собой вид организации труда. Существует определенная классификация совещаний, которая зависит от следующих основных признаков:
-
По назначению:
-
вырабатывающие и принимающие решения;
-
разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;
-
подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям;
-
оперативные (диспетчерские).
-
По периодичности (частоте) проведения:
-
разовые;
-
регулярные;
-
периодические;
-
По количеству участников:
-
узкий состав (до пяти человек);
-
расширенные (до двадцати человек);
-
представительные (свыше двадцати человек).
-
По степени стабильности состава участников совещания:
-
с фиксированным составом;
-
с приглашенными по списку, составленному для каждого совещания;
-
комбинированные.
-
По принадлежности:
-
общественных организаций;
-
административные
-
научные и научно-технические;
-
объединенные.
-
научные
1.6 Планирование проведения совещаний
Таблица 1 - Технология организации и проведения делового совещания
Этапы | Элементы |
1. Подготовка. |
|
2. Проведение. | Продолжительность совещания.
|
3. Подведение итогов и принятия решения. | Выводы:
|
4. Контроль над выполнением решения. | Способы выработки решения.
|
Проведение совещаний имеет четыре этапа:
Подготовка совещания. Совещание начинается с определения тщательности его проведения. Совещания проводятся, когда есть необходимость в обмене информацией, выявление мнений и альтернатив, анализе сложных (нестандартных) ситуаций. На этом этапе менеджер должен все проанализировать, все альтернативы этой формы работы. Это могут быть решения вышестоящего руководства, возможность решения вопроса по телефону, возможность объединения с другими (плановыми) совещаниями. В случае менеджер убедится в полезности совещания, то его можно проводить. Следующий элемент данного этапа это определение повестки дня. Здесь нужно определить: содержание обсуждаемых проблем и главную тему совещания, которая должна характеризовать его сущность.
При формировании повестки дня, как показывает практика, допускаются многочисленные ошибки со стороны менеджеров – организаторов совещаний.
Выделяют шесть групп ошибок:
-
Отсутствует главная тема совещания;
-
При наличии нескольких тем совещания нет обеспечения их точного разграничения и соответствующего аналитического обсуждения;
-
Участникам предварительно не разъяснена суть обсуждаемой проблемы;
-
В повестку дня включены вопросы разного объема и разнообразного содержания, поэтому есть угроза, что совещание может превратиться в обсуждение или в ссору между отдельными участниками или группами;
-
На совещании обсуждаются проблемы и вопросы, которые можно решить в рабочем порядке;
-
Не удается придерживаться повестки дня. Участники отступают от нее и рассматривают стихийно возникшие побочные темы или какую-либо проблему, которая существует на данном предприятии постоянно.
Состав участников. Менеджер должен очень внимательно подойти к формированию списка состава участников, подумать как о количественном, так и качественном составе.
Количественный состав. Оптимальным считается такое количество участников совещания, которое совпадает с количеством работников, активно участвующих в обсуждении вопроса. При этом основным критерием является компетентность в вопросах повестки дня. Самой распространенной ошибкой является приглашение наибольшего количества участников, которое может уместиться в зале заседаний, то есть массовое приглашение.
Качественный состав. К участию в совещании должны привлекаться только те должностные лица, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме.
Назначение дня и времени проведения совещания. Для проведения совещания отводится один определенный день в неделю. Это позволяет его участникам правильно спланировать свое рабочее время и надлежащим образом подготовиться к совещанию. Совещания лучше проводить во второй половине дня, по теории биоритмов известно, что у человека в течение рабочего дня есть два пика повышенной работоспособности: первый с 11 до 12 часов и второй – между 16 и 18 часами. Совещания удобней всего проводить в конце рабочего дня или в конце рабочей недели, так как будет намного лучше.
Основные ошибки, допускаемые при проведении совещаний:
-
не регламентируется его продолжительность;
-
не соблюдается установленная продолжительность;
-
слишком большая продолжительность;
-
не делаются перерывы;
-
не ограничивается время на доклады и выступления;
-
участники не умеют кратко и ясно излагать свои мысли.
Местом для проведения значительной части (более 70%) деловых совещаний является кабинет руководителя организации. В настоящее время на предприятиях есть специально оборудованные для совещаний помещения. Существуют определенные требования к оснащению таких помещений. Например, такое помещение должно иметь хорошую звукоизоляцию, нормальную температуру и влажность воздуха, вентиляцию, удобную для работы мебель и оргтехнику.
Подготовка участников совещания. Менеджер – организатор совещаний должен заблаговременно ознакомить всех участников с повесткой дня и необходимыми материалами. Каждый участник должен заранее знать тематику и задачи совещания. В этом и состоит залог эффективного проведения совещания, так как все его участники будут надлежащим образом к нему подготовлены.
-
Проведение совещания. Время на проведение совещания составляет 40-45 минут. Во время проведения совещания должны даваться несколько минут для отдыха, где-то 10-15 минут. Спустя 50 минут у участников совещания начинает ослабляться внимание, проявляется усталость, утомление. После 90 минут работы внимание и интерес к обсуждаемым проблемам падают. Данный этап специалисты называют периодом отрицательной активности. Оптимальная продолжительность совещания не должна превышать 1 часа.
Регламент – это порядок ведения заседания, собрания, совещания. Произошло это слово (от лат. regula – что означает правило). Кроме вышеназванного, это слово имеет еще значения: устав, свод правил, порядок работы учреждения. В случае, если регламент до начала совещания не установлен, существует опасность возникновения неделовой обстановки на самом заседании.
Протокол совещания - это первичный, официальный документ, составленный по определенной форме и содержащий запись выступлений участников совещания, собрания, заседания и принятые ими решения. На основании данного документа руководство имеет право требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий. Собрание назначает или выбирает секретаря, который фиксирует в протоколе по поручению собрания наиболее важные моменты:
-
Достижение цели совещания;
-
Решение;
-
Исполнители задания и сроки.
Далее ниже приводятся те позиции, которые должны быть отражены в протоколе делового совещания:
-
Дата и место проведения;
-
Номер протокола;
-
Краткое содержание обсуждаемого вопроса;
-
Присутствовали;
-
Отсутствовали, причины отсутствия;
-
Копии (фамилия тех, кому предназначены);
-
Повестка дня по пунктам;
-
Тема по пункту повестки дня;
-
Обсудили (кто выпустил);
-
Постановили (сообщается, что именно);
-
Выполнения решения возложено на (фамилия);
-
Сроки исполнения (дата).
-
Подведение итогов и принятие решения. Обычно решения на деловом совещании принимаются всеми вместе. Эффективность этого решения зависит от того, насколько каждому участнику совещания удалось включить свои идеи и соображения в общее решение. Подводятся итоги совещания и делаются выводы. Определяются и те, кто и в какие сроки должны выполнить определенный объем работ. Определяются сотрудники, которые будут выполнять задания. Сроки, в течение которых должны быть выполнены задания. Формы подведения итогов совещания (рассылка протокола или его части, выписка из протокола). Принятие решения о широте информирования. Его может принимать весь коллектив или отдельная его часть, отдельное подразделение.
Решения могут вырабатываться двумя способами:
-
Специально избранная комиссия по подготовке решения заранее составляет его проект. Проект зачитывается. Участники совещания вносят свои корректировки и принимают его по результатам голосования.
-
Председатель собрания подводит итоги обсуждение и формирует решение.
Контроль над выполнением решения. На этом этапе совещания, определяются лица, которые будут осуществлять контроль. Потому что без претворения решения в жизнь и контроля над этим процессом любое деловое совещание становится бессмысленным.
2. Типы собеседников
Абстрактный собеседник – это тип людей, воображаемая психологическая модель, отражающая определенные характерные свойства, которые имеют значение для подготовки и проведения деловой беседы.
Для классификации типов деловых, но абстрактных собеседников используются следующие критерии:
-
компетентность, то есть обладание знаниями, позволяющими судить о предмете разговора, умение высказывать веское, авторитетное мнение по вопросу, обсуждаемому в ходе деловой беседы;
-
откровенность;
-
искренность;
-
владение приемами общения с другими участниками беседы;
-
заинтересованность в теме и успехе беседы.
Классификация абстрактных типов собеседников.
Вздорный человек (нигилист). Характеристика: часто выходит за рамки темы деловой беседы; в ходе деловой беседы нетерпелив, несдержан и возбужден; часто своей позицией и подходом неосознанно провоцирует собеседников на то, чтобы они не соглашались с его аргументами и выводами.
Рекомендации по общению во время беседы:
-
следует постараться обсудить с ним возможные споры моменты заранее, до начала групповой беседы;
-
не терять хладнокровия и уверенности в собственной компетентности;
-
стараться включать в формулировки решения его слова;
-
прежде чем отклонить его решение, предоставить другим собеседникам возможность опровергнуть его;
-
постараться установить с ним контакт, сделать его своим сторонником;
-
беседуя с ним с глазу на глаз, применять нерефлексивное слушание, чтобы понять истинные причины его негативной позиции;
-
в критический момент приостановить групповую беседу, чтобы дать ему остыть.
Позитивный человек. Характеристика: среди всех типов абстрактных собеседников этот самый приятный тип делового партнера. Всегда стремится к сотрудничеству при проведении дискуссии.
Рекомендации по общению во время беседы:
-
следует побуждать такого собеседника к активному участию в дискуссии;
-
нужно стараться, чтобы остальные участники беседы разделяли его позитивный подход к решению дискуссионных вопросов;
-
следует в критических ситуациях искать помощи и поддержки именно у него.
Всезнайка. Характеристика: труден в общении, всегда уверен в том, что знает все лучше других, любит навязывать свою точку зрения, обо всем имеет свое мнение, постоянно требует слова.
Рекомендации по общению во время беседы:
-
посадить его рядом с ведущим беседу;
-
время от времени напоминать ему, что другие тоже должны высказаться;
-
предоставить ему возможность резюмировать, формулировать промежуточные заключения;
-
иногда задавать ему сложные специальные вопросы, на которые в случае необходимости может ответить кто-нибудь из участников беседы.
Хладнокровный, неприступный. Характеристика: замкнутость, чувствует себя и держится отчужденно, не включается в деловую беседу, создавая впечатление у участников беседы, что это кажется ему недостойным его внимания и усилий.
Рекомендации по общению во время беседы:
-
любым способом заинтересовать его в участии в обсуждении проблемы;
Незаинтересованный. Характеристика: тема беседы такого собеседника не интересует. Он как бы «спит» во время беседы и безразличен к обсуждению.
Рекомендации по общению во время беседы:
-
следует задавать ему вопросы информативного характера, постепенно вовлекая его в беседу;
-
нужно, выясняя точку зрения такого собеседника, избегать вопросов, при ответе на которые можно ограничиться словами, да и нет;
-
следует задавать ему вопросы по теме разговора из той области, в которой он считает себя наиболее компетентным.
Важная птица. Характеристика: абсолютно не выносит критики – ни прямой, ни косвенной. Чувствует и ведет себя как личность, стоящая выше остальных.
Рекомендации по общению во время беседы:
-
нельзя позволять ему разыгрывать роль гостя;
-
следует время от времени просить высказываться по какому-либо вопросу всех собеседников поочередно;
-
не показывать свое раздражение по поводу манеры поведения такого собеседника;
-
следует до определенного момента соглашаться с таким собеседником, чтобы уменьшить его желание противоречить и подготовить его к контраргументации.
Болтун. Характеристика: часто бестактно и без видимой причины прерывает ход беседы, не обращает внимания на время, которое тратят все участники беседы на выслушивание его пространных высказываний.