Протягом місяця з журналу реєстрації господарських операцій зроблені кореспонденції рахунків (бухгалтерські проводки) переносять на відкриті на підставі балансу синтетичні та аналітичні рахунки. Наприкінці місяця за кожним синтетичним та аналітичним рахунком вираховують обороти за дебетом і кредитом і виводять кінцеве сальдо (залишок на кінець місяця).

Дані синтетичних і аналітичних рахунків узагальнюють за допомогою оборотних відомостей, які складають окремо за синтетичними й аналітичними рахунками.

Технологія бухгалтерського узагальнення поточних облікових даних розглянемо на спрощеному прикладі (додаток 1).

За даними балансу відкриємо відповідні синтетичні рахунки і запишемо на них початкове сальдо. Сума початкових сальдо всіх активних рахунків буде дорівнювати сумі початкових сальдо всіх пасивних рахунків, що випливає із суми балансу 580 000 грн.

Протягом місяця на підприємстві мали місце такі господарські операції.

Операція 1. Отримано в касу з поточного рахунка в банку готівку для виплати заробітної плати на суму 40 000 грн. Бухгалтерська проводка буде такою:

Д-т "Каса"

К-т "Рахунки в банку" 40 000 грн

Операція 2. Виплачено заробітну плату працівникам підприємства на суму 40 000 грн.

Бухгалтерська проводка буде такою:

Д-т "Розрахунки з оплати праці"

К-т "Каса" 40 000 грн

Операція 3. Від постачальників надійшла сировина на суму 110 000 грн.

Бухгалтерська проводка буде такою:

Д-т "Виробничі запаси"

К-т "Розрахунки з постачальниками

і підрядниками" 110 000 грн

Операція 4. За рахунок наданого кредиту підприємство сплатило постачальникам за сировину на суму 60 000 грн. Бухгалтерська проводка буде такою:

Д-т "Розрахунки з постачальниками

і підрядниками"

К-т "Короткострокові позики" 60 000 грн

Операція 5. Придбано у постачальника станки та обладнання на суму 50 000 грн.

Бухгалтерська проводка буде такою:

Д-т "Основні засоби"

К-т "Розрахунки з постачальниками

і підрядниками" 50 000 грн

Операція 6. Витрачено на виробництво продукції сировину на суму 120 000 грн.

Бухгалтерська проводка буде такою:

Д-т "Виробництво"

К-т "Виробничі запаси" 120 000 грн

Операція 7. За рішенням власників частину прибутку в сумі 55 000 грн використано для поповнення статутного капіталу. Бухгалтерська проводка буде такою:

Д-т "Нерозподілений прибуток"

К-т "Статутний капітал" 55 000 грн

Операція 8. З поточного рахунку в банку перераховано постачальникам 50 000 грн, частково банку за отриманий кредит 30 000 грн. Бухгалтерська проводка буде такою (грн):

Д-т "Розрахунки з постачальниками

і підрядниками" 50 000 грн

Д-т "Короткострокові позики" 30 000 грн

К-т "Рахунки в банку" 80 000 грн

Зміст господарських операцій та кореспонденції рахунків відобразимо у поточному Журналі операцій за звітний період (додаток 2).

Поточне узагальнення змін, що відбуваються у складі господарських засобів і їх джерел, здійснюють за допомогою оборотних відомостей. Оборотні відомості є способом, узагальнення оборотів і залишків за звітний період (місяць), а також засобом взаємозв'язку між балансом, і рахунками, що має важливе значення для контролю правильності облікових записів.

Оборотні відомості складають як за синтетичними, так і за аналітичними рахунками. У них відображають обороти за дебетом і кредитом рахунків, а також залишки (сальдо) на початок і кінець звітного періоду (місяця).

Оборотна відомість за синтетичними рахунками будується у вигляді багатографної таблиці за контокорентною формою, яка включає послідовно: назву синтетичних рахунків, початкове сальдо за дебетом або кредитом, обороти за місяць за дебетом і кредитом, а також кінцеве сальдо за дебетом або кредитом. За кожною графою оборотної відомості показують підсумки.

За даними нашого прикладу складемо оборотну відомість за синтетичними рахунками (додаток 3).

Як бачимо, оборотна відомість узагальнює дані поточного синтетичного обліку, даючи інформацію про зміни господарських засобів та їх джерел за звітний період, а також їх стан на початок і кінець звітного періоду.

Якщо правильно записані початкові сальдо (залишки) на рахунках, рознесені всі кореспонденції за рахунками (бухгалтерські проводки), підраховані обороти та виведені кінцеві залишки (сальдо), то в оборотній відомості мають місце три пари рівностей.

Рівність підсумків першої пари граф зумовлена рівністю підсумків активу і пасиву балансу, який є підставою для запису на синтетичних рахунках початкового сальдо.

Рівність підсумків другої пари граф зумовлена подвійним записом операцій, згідно з якими кожна господарська операція в одній і тій же сумі відображається за дебетом і кредитом різних рахунків.

Рівність підсумків третьої пари граф зумовлена двома попередніми рівностями: якщо початкові залишки (сальдо) на синтетичних рахунках рівні між собою (баланс початковий), а також рівні суми оборотів за дебетом і кредитом (оборотний баланс), то і залишки (сальдо) на кінець звітного періоду в підсумку мають бути рівні між собою (кінцевий баланс).

Порушення цих рівностей свідчить про помилки, допущені в облікових записах або при складанні оборотної відомості. Типовими помилками при цьому можуть бути:

- неуважність при записі (відображенні) сум бухгалтерської проводки на рахунках;

- арифметичні помилки при підрахунку оборотів і виведенні сальдо за кожним рахунком;

- неуважність при перенесенні записів із синтетичних рахунків (суми сальдо й оборотів) до оборотної відомості;

- арифметичні помилки при підрахунку підсумків відповідних граф оборотної відомості.

Повноту облікових записів на синтетичних рахунках перевіряють шляхом порівняння підсумків дебетових і кредитових оборотів в оборотній відомості з підсумками Журналу реєстрації за звітний період. При повному відображенні всіх господарських операцій підсумок Журналу реєстрації (хронологічний облік) має дорівнювати підсумку оборотів за дебетом і кредитом оборотної відомості (систематичний облік).

Оборотну відомість за синтетичними рахунками використовують для складання бухгалтерського балансу і заповнення форми фінансової звітності. Крім того, оборотна відомість є важливим джерелом інформації для оцінювання й економічного аналізу руху активів і пасивів підприємства. Так, за даними оборотної відомості можна визначити структуру активів і пасивів та зрушення, що відбувалися у звітному періоді, розрахувати показники (коефіцієнти) руху активів та пасивів, інтенсивність їх змін, провести порівняльний аналіз динаміки фінансового стану та ліквідності активів підприємства.

Отже, оборотна відомість за синтетичними рахунками є способом узагальнення даних поточного бухгалтерського обліку з метою перевірки повноти і правильності облікових записів і характеристики руху засобів та їхніх джерел за звітний період.

Розглянута оборотна відомість дає загальну інформацію про стан та рух господарських засобів і їх джерел, але недостатньо розкриває економічний зміст оборотів, їх структуру як за активами, так і за джерелами. Більш ефективною в цьому відношенні є шахова оборотна відомість.

Шахову оборотну відомість будують за принципом шахової дошки.

Всі рахунки в ній записують двічі в одній і тій же послідовності: по вертикалі й горизонталі, за дебетом і за кредитом. Сума в клітинці шахової оборотної відомості показує, який рахунок дебетується, а який кредитується. Обороти за кожним рахунком деталізуються відповідно до кореспонденції. Це порівняно з простою оборотною відомістю дає ширшу картину змін господарських засобів та процесів, що відбулися. У шаховій оборотній відомості можуть бути наведені залишки (сальдо) на початок і кінець місяця, що істотно поліпшує її обліково-аналітичні можливості.

Шаховий принцип побудови записів широко використовують при побудові облікових регістрів, зокрема при журнально-ордерній формі рахівництва. Використання шахової оборотної відомості в практиці бухгалтерського обліку залежить від рівня автоматизації обліково-аналітичних робіт. За великої кількості рахунків і господарських операцій при ручній обробці даних вона стає громіздкою, погіршуються її наочність і аналітичність. Істотно поліпшуються якість і аналітичність шахової оборотної відомості при застосуванні ПЕОМ.

Оборотні відомості за аналітичними рахунками складають для узагальнення інформації в розрізі синтетичного рахунка.

У зв'язку з тим, що одні аналітичні рахунки ведуть лише у грошовому вимірнику, а інші в натуральному та грошовому, то за цією ознакою оборотні відомості поділяють на два види:

- оборотні відомості контокорентної форми;

- оборотні відомості кількісно-сумової форми.

Оборотні відомості контокорентної форми ведуть за аналітичними рахунками розрахунків і джерел засобів оскільки аналітичний облік, як і синтетичний, тут здійснюється у грошовому вимірнику.

Оборотні відомості кількісно-сумової форми ведуть за аналітичними рахунками товарно-матеріальних цінностей, оскільки тут використовують натуральний і грошовий вимірники. Тому в цих оборотних відомостях передбачені графи для запису кількості, ціни і вартості матеріальних цінностей.

Порядок складання оборотних відомостей за аналітичними рахунками в грошовому вимірнику розглянемо на прикладі синтетичного рахунка "Розрахунки з покупцями та замовниками".

5. Характеристика вихідних документів обліку

Вихідна облікова інформація в умовах застосування формується в реальному масштабі часу, тобто спостерігається зближення процесів формування, відображення і використання вихідної інформації. Вихідною інформацією бухгалтерського обліку є обліково-звітні показники, необхідні для контролю і аналізу виробничо-господарської діяльності підприємства, підготовки управлінських рішень та інформації, яка використовується з метою підтвердження вірогідності облікової інформації та аналізу. До вихідної облікової інформації також відносять інформацію, призначену для використання в подальших облікових циклах. За призначенням вихідні форми документів поділяють на основні і допоміжні.

Основні документи підпорядковані функціональній меті бухгалтерського обліку, контролю та аналізу і мають відповідати всім методологічним вимогам і правилам ведення реєстрів бухгалтерського обліку.

Допоміжні документи містять різноманітні разові і періодичні відомості, які використовуються лише з довідковою, інформаційною та аналітичною метою і не потрібні безпосередньо для здійснення конкретних управлінських рішень.

За змістом розрізняють такі документи: оборотна відомість; відомість руху коштів та їх джерел; інвентаризаційні відомості; групувально-аналітичні документи; відомість для управління підприємством і т. ін. Зміст вихідних документів має забезпечувати можливість перевірити правильність результатної інформації та її відповідність інформації первинних документів. Як правило, вихідна інформація використовується за запитом, і тому найбільш прийнятним способом її формування та відображення є фрагментарні документи і відеограми. Надання повним вихідним документам «без паперового» вигляду і задоволення поточних потреб обліку фрагментарними документами та відеограмами дасть основу для визначення повного комплексу документів — людиночитаної копії облікових реєстрів, яка має однакову юридичну силу з оригіналом. Склад показників відеограм має бути узгоджений з інформацією повних вихідних документів (облікових реєстрів), переведених до «безпаперового» вигляду. Інформація відеограм може бути виведена у вигляді фрагментарного документа і навпаки. Вихідна інформація обліку, контролю та аналізу, що подається у вигляді вихідних документів на машиночитаному носії, має бути оформлена так, аби забезпечувалася юридична сила цих документів, а також відповідність вимогам архівного зберігання, документальних ревізій та аналізу нарівні з традиційними документами бухгалтерського обліку, контролю та аналізу на паперових бланках.

Специфіка бухгалтерського обліку визначає його як систему суцільного, безперервного, взаємозв’язаного об’єктивного відображення фактів господарської діяльності.

Це висуває певні вимоги до використовуваної таким обліком вихідної інформації, а саме:

- вірогідність — безпомилкове формування облікової, контрольної і звітної інформації згідно з методологією бухгалтерського обліку та звітності;

- своєчасність, системність, взаємозв’язок інформації обліку, контролю та аналізу синтетичного і аналітичного обліку, облікової і звітної інформації;

- обґрунтованість — відповідність даним первинних документів, які відображають законно досконалі і правильно оформлені господарські операції;

- повнота — одержання всієї облікової та звітної інформації, необхідної для здійснення функцій бухгалтерського обліку в управлінні господарською діяльністю підприємства, юридична повноцінність інформації, яка формується.

Вихідний документ має містити інформацію, яка дасть змогу однозначно ідентифікувати підприємство, де створено документ (назва, номер і т. ін.), структурний підрозділ підприємства, якого стосується складений документ (для документів, що створюються за структурними підрозділами підприємства), звітний період, за який сформовано відбиту в документі результатну інформацію (або дата звітного періоду, на яку сформовано цю інформацію), відбиті в документі облікові та звітні показники, обсяг інформації документа (кількість рядків і стандартних сторінок), дату створення документа, особу, яка склала документ і відповідає за правильність його виготовлення. Вихідний документ на машиночитаному носії, якщо він підтримує «безпаперовий» вигляд певних реєстрів, є оригіналом, а інформація, яка відображається за потребою в людиночитаній формі, є його копією. Вихідні документи (оригінали, дублікати та копії) на машиночитаному носії підлягають авторизації. Для авторизації використовується код посадової особи, що відповідає за формування вихідних документів.

На етапі відображення даних для забезпечення юридичної повноцінності вихідної інформації документи, що мають юридичну силу і подані на машинних носіях, мають бути перетворені до людиночитаної форми. Передавання користувачеві має відбутися згідно зі встановленим технологічним порядком та відповідними правилами, що стосуються внесення змін до створеного документа; тиражування вихідної інформації з додержанням вимог щодо створення дублікатів і копій документів засобами обчислювальної техніки; забезпечення можливості ідентифікувати структурні підрозділи та осіб, які відповідають за вірогідність передавання даних по каналах зв’язку; наявності на вихідних документах обов’язкових реквізитів; забезпечення цілості вихідної інформації протягом установленого терміну за нормативами архівного зберігання.

Зазначені вимоги до вихідної інформації бухгалтерського обліку та аналізу підлягають в основному кількісному оцінюванню та конкретизації залежно від виду інформації. На відміну від цих вимог вказівка на важливість забезпечення максимально можливої вигоди використання вихідної інформації обліковим персоналом має інформаційний (і до того ж неоднозначний) характер, яким визначаються лише загальні напрямки та принципи організації відображення вихідної інформації в автоматизованій системі обліку, контролю та аналізу.