175672 (Анализ работы и рабочего место), страница 6

Нельзя сказать, что показатель К_р близок к единице. Можно сделать вывод, что руководителю необходимо более тщательно планировать свое время и следовать намеченному плану.

Общая оценка степени рациональности использования специалистом времени может быть представлена показателем, рассчитанным как произведение коэффициента экстенсивности (К_э) и коэффициента рациональности (К_р). В данном случае этот показатель

равен:

Максимальная величина данного коэффициента при условии соблюдения режима труда и отдыха, установленного в организации, и стопроцентного следования плану равна 0,83. Фактическое значение данного коэффициента ниже нормативного, следовательно, руководитель нерационально использует рабочее время, в первую очередь не выполняя намеченный план.

Поскольку в план были включены не все выполненные работы, то расчитаем коэффициент, характеризующий затраты времени на выполнение работ, не включенных в план (К_НП) и коэффициент, показывающий уровень затрат времени на выполнение работ, включенных в план (К_ВП).

К_НП = НП= НП/Ф – П = 620/(5400-850)=0,136

К_{ВП =} 1 - К_НП = 1 – 0,136 = 0,864

Коэффициент, характеризующий затраты времени на выполнение работ, не включенных в план (К_НП) не велик, что говорит о том, что основная часть выполненных руководителем работ была включена в план.

Проанализируем затраты времени на выполнение работ, нашедших свое отражение в плане. В соответствии с принятой классификацией они распадаются на подготовительно-заключительной время, время оперативной (основной) работы и время обслуживания рабочего места. Затраты на подготовительно-заключительное время по оценке самого руководителя составляют около 2% от общего фонда времени, что соответствует нормативу, установленному в организации.

Время обслуживания рабочего места (ВОРМ), включающее затраты на наведение порядка на рабочем месте перед и после работы в структуре затрат времени составит:

Таким образом время обслуживания рабочего места составят 1,1% от общего фонда времени, что соответствует нормативу времени, отведенному на выполнение данных работ.

Время на выполнение оперативной работы (ВОР) – это все затраты времени, приходящиеся на выполнение работы, обусловленной должностной инструкцией (1933 минут) и общественной работы (30 минут).

Время на выполнение оперативной работы составляет 72,7% от общего фонда времени.

Исходя из полученных данных можно сделать вывод, что структура затрат рабочего времени специалиста достаточно рациональна.

Проанализируем затраты времени на выполнение работ, включенных в состав оперативной. По одной из принятых классификаций эти затраты делятся на время организационно-административной работы (КОА), время творческой работы (КТ), время формально-логической работы (КФЛ) и время исполнительской (технической) работы (КИ). По оценкам самого руководителя время его организационно-административной работы составляет около 53% (КОА = 1035/1963=0,527), время творческой работы – 12% (КТ =235/1963= 0,12), время формально-логической работы – 23% (КФЛ =454/1963= 0,231), а время исполнительской работы составляет примерно 13% всего времени оперативной работы (КИ =255/1963= 0,13).

Как мы видим, время на организационно-административную преобладает во времени всей оперативной работы, что является закономерным для руководителя. К сожалению, время творческой работы составляет достаточно малую часть в оперативном времени, что можно считать «минусом» в работе руководителя.

В целях проведения детального изучения труда и анализа структуры затрат рабочего времени в течение каждого дня исследуемого периода необходимо дать оценку каждой выполненной работы по следующим критериям:

1. необходимость выполнения работы;

2. оправданы ли затраты времени на ее выполнение;

3. целесообразность выполнения работы;

4. сознательно ли определен временной интервал для ее выполнения.

По данным критериям проанализируем каждую из работ соответствующего дня периода наблюдения. В процессе анализа определяется соответствует ли данная работа критерию или нет, в зависимости от этого формулируется ответ «да» или «нет».

По каждому их критериев определяется продолжительность работ, по которым получен ответ «нет», и общая продолжительность работ соответствующего дня.

Проводятся расчеты по следующим соотношениям:

где – суммарная продолжительность совокупности работ к-го дня наблюдений, по которым получен ответ «нет» при анализе по j-му критерию (j=14), мин.;

ПД_К – суммарная продолжительность работ к-го дня периода наблюдений, мин.

Если в результате анализа окажется, что более чем на 10% деятельность являлась необязательной, то можно сделать вывод о том, что специалист имеет больше проблемы с установлением приоритетов в своей повседневной работе.

Если по второму критерию фактические затраты времени отличаются от плановых более, чем на 10%, то будем считать затраты на выполнение такой работы не оправданными.

Если более чем в 10% случаев расход времени был велик, то особое внимание следует обратить на вопросы организации труда (технические приемы, самодисциплина и т.п.).

Если более чем в 10% случаев исполнение работ было нецелесообразным, то внимание специалиста должно быть обращено на проблему планирования затрат времени в течение рабочего дня.

Если более чем в 10% случаев момент исполнения работы был определен случайно, то специалист испытывает трудности с составлением планов дня.

Результаты анализа приведены в таблице 8:

Таблица 8

Оценка затрат времени

Т.к. затраты времени на нерегламентированные перерывы не являются необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в плане, имеем отрицательные оценки по всем четырем критериям данного вида работ.

В план не вошли затраты времени руководителя на:

• Разбор конфликтов (с клиентами, между сотрудниками)

• Посещение различных учреждений по деловым вопросам.

Соответственно по этим видам затрат мы имеем отрицательную оценку по IV критерию.

А на следующие виды работ фактическое время их исполнения превысило плановое, и по этим видам работ по II критерию имеем отрицательную оценку:

Таблица 9

Фактическое превышение времени над плановым

Тогда коэффициенты соответствующих критериев будут равны:

I = 100/2700 = 0,037 или 3,7%

II = (270+120+70+340+140+90+215+255+160+135+100)/2700 = 0,66 или 66%

III = 100/2700 = 0,037 или 3,7%

IV = (85+20)/2700 = 0,039 или 3,9%

Т.к. значения коэффициентов I, III, IV меньше 10%, следовательно, работа данного дня была обязательной, целесообразной с сознательно определенным временным интервалом. Но значение II коэффициента превысило 10%, то можно говорить, что руководитель неверно определил затраты времени на выполнение некоторых работ или же эти затраты невозможно было предусмотреть, или же нашему руководителю необходимо уделить внимание вопросам организации труда (техническим приемам, самодисциплине, реальной оценке продолжительности той или иной работы).