ВВЕДЕНИЕ

Настоящий документ содержит "Техническое задание" по разра­ботке автоматизированной системы управления отдела материально-технического снабжения (АСУ ОМТС I) ЗАО «Миргородский завод минеральных вод».

Основанием для разработки АСУ ОМТС I является договор между Донецким государственным институтом искусственного интеллекта и ЗАО «Миргородский завод минеральных вод».

СОДЕРЖАНИЕ

I. ХАРАКТЕРИСТИКА ОБЪЕКТА УПРАВЛЕНИЯ.

1.1. Объект управления.

1.2. Существующая схема функционирования

1.2.1. Схема оприходования сырья и основных материалов....

1.2.2. Схема отпуска сырья и основных материалов.

1.2.3. Виды отчетности.

2. НАЗНАЧЕНИЕ АСУ ОМТС I.

2.1« Уточнение целей создания АСУ.

2.2. Общая структура системы управления.

2.3. Состав автоматизируемых функций.

3. ТРЕБОВАНИЯ К КАЧЕСТВУ ВЫПОЛНЕНИЯ ФУНКЦИЙ АСУ ОМТС .

3.1. Требования к качеству выполнения функций подсистемы "Учет поступления материала и учет оплаты".

3.2. Требования к качеству выполнения функций подсистемы "Учет и организация расхода сырья и материалов".

3.3. Требования к качеству выполнения функций подсистемы "Нормирование отчетной документации".

4. ТРЕБОВАНИИ К ВИДАМ ОБЕСПЕЧЕНИЯ СИСТЕМЫ.

4.1. Требования к техническому обеспечению.

4.2. Требования к информационному обеспечению.

4.3. Требования к программному обеспечению.

4.4. Требования к организационному обеспечению.

5. ТРЕБОВАНИИ К СОСТАВУ И СОДЕРЖАНИЮ РАБОТ ПО ПОДГОТОВКЕ ОБЪЕКТА К ВВОДУ СИСТЕМЫ АСУ ОМТС .

6. СТАДИИ СОЗДАНИЯ «ПОРЯДОК КОНТРОЛЯ И ПРИЕМКИ СИСТЕМЫ АСУ ОМГС

I. ХАРАКТЕРИСТИКА. ОБЪЕКТА УПРАВЛЕНИЯ

1.1 Объект управления

Объектом управления разрабатываемой системы управления АСУ ОМТС является отдел материально-технического снабжения, склад сырья (химические препараты, артезианский источник, препараты полной минерализации), склад основных материалов производственной деятельности. Разработка задач по учёту движения материалов должна решаться с учётом взаимосвязи перечисленных выше подразделений с бухгалтерией.

Поступление продукции на склады сырья и основных материалов характеризуется большими объёмами поступлений, неравномерностью их распределения по времени, несовершенной схемой оприходования сырья и части материалов (задержки при транспортных перевозках, копирование информации по нескольким документам), трудностями, связанными с размещением, хранением сырья и материалов, Всё это обуславливает актуальность разрабатываемой АСУ ОМТС.

Создаваемая система управления может являться подсистемой заводской АСУ и по отношению к последней является системой нижнего уровня.

1.2.Существующая схема функционирования ОМТС

Реализует учёт, оприходование и распределение сырья и материалов.

Рассмотрим общую структуру ОМТС,

Отдел ОМТС содержит следующие штатные единицы:

1) начальник отдела ОМТС;

2) зам. начальника отдела;

3) ответственный за сырье;

4) ответственный за химические препараты и минерализацию;

1.2.1 Схема оприходывания сырья и основных материалов

Материалы, которые проходят через службу МТС поступают на 3 склада (см. рис 1)

На основании договора, заключенного между Дон ГИИИ и и ЗАО «Миргородский завод минеральных вод» АСУ предполагает автоматизацию функций учёта "Склада сырья" основными пользователями которой являются:

- начальник отдела МТС;

- замначальника отдела;

- ответственный за сырьё.

К сырью относятся следующие материалы: кальций, магний, натрий, сульфат, хлорид, фторид,HCO3,минерализованные вещества.

Сырьё поступает от поставщиков тремя видами транспорта: железнодорожным, автомобильным и канальным путем.

Вода из артезианского источника поступает по канальным путям, химические препараты поступают автомобильным путем, минерализованные вещества поступают железнодорожным путем.

Каждая партия сырья поступает с "Товарно-транспортной накладной", в которой указывается организация-поставщик, через кого доставлен груз, наименование товара, единицы измерения, цена и количество (вес).

Товарно-транспортная накладная оформляется поставщиком, передается в транспортный отдел (на основании чего проверяется соответствие фактических параметров, указанным в накладной) и затем передаётся кладовщику на склад сырья.

Ежедневно, по мере поступления сырья вместе с товарно-транспортной накладной, кладовщик составляет "Приходный ордер" и ведет "Книгу прибытия сырья". «Приходный ордер» составляется в 3-х экз. кладовщиком на складе и передается следующим образом: один экз.— остается на складе, один - передаётся в ОМТС ответственному за сырьё, один - передаётся в бухгалтерию бухгалтеру ответственному за поступление сырья.

На складе кладовщиком поступившее сырьё регистрируется в "Книге прибытия сырья" Образец структуры записи "Книги прибытия сырья".

В случае несоответствия фактических параметров, указанных в накладной кладовщик отражает эту информацию в "Приходном ордере". На основании фактических параметров, указанных в "Приходном ордере" инженером, ответственным за сырьё, передаются сведения бухгалтеру, ответственному за оприходование сырья либо об отказе оплаты за недостачу, либо о дополнительной выписке счета на оплату за излишки поступившего сырья.

Кладовщиком на складе на основании "Товарно-транспортной накладной" ведётся "Карточка складского учёта" на каждый вид сырья.

Вследствие большого объёма поступающего сырья и в целях уменьшения погрузочно-разгрузочных работ сырьё разгружают в химико-сберегающиеся баки, а также в водо-сберегающиеся баки В ОМТС сотрудник, отвечающий за сырьё, фикси­рует поступление сырья в "Книге учёта и поступления сырья с раз­бивкой по поставщику" для учёта и управления сырьём.

Структура записи этой книги представляет собой выборку из "Книги прибытия сырья" за исключением граф "Роспись зав. складом".

"Приёмо-сдаточный акт по воде, химическим и минерализованным препаратам" составляется поставщиком и передаётся в Транспортный отдел. В дальнейшем оприходование сырья оформляется вышеуказанными документами.

К основным материалам относятся материалы необходимые для полного технологического процесса основных производств завода. Их спецификация отражена в "Книге учета основных материалов", которая находится на складе сырья.

Основные материалы поступают на завод в основном канальным и автомобильным путем и фиксируются на складе сырья. Схема их оприходования аналогична схеме оприходования сырья, с той лишь разницей, что по ним не ведется журнал в ОМТС по поставщикам.

1.2.2 Схема отпуска сырья и основных материалов

Сырьё и материалы могут отпускаться со склада на заводские нужды, т.е. отпуск сырья и материалов внутри завода и на сторону оформляется следующими документами:

- "требование";

- "накладная на отпуск материалов на сторону". "Требование" составляется материально - ответственным лицом из цеха-потребителя в 5 экз. и передается ответственному за сырье и в ОМТС, который подтверждает в "Требовании" строку "затребовано", если сырье имеется на складе в достаточном количестве. В противном случае "Требование" не регистрируется и ликвидируется или считается недействительным. Действительное "Требование" из ОМТС передается ответственным за сырьё и на склад кладовщику, который заполняет строки "отпущено" и "цена". И затем 5 экз. "Требования" распреде­ляются следующим образом:

2 экз. передаются кладовщиком в бухгалтерию, где проставляется строка "сумма"; I экз. остаётся на складе, на основании которого заполняется "Карточка складского учёта" (колонка -"расход"); I экз. остаётся в цехе потребителей; I экз. передается в ОМТС для оперативного учёта реализации требований в течении месяца.

1.2.3. Виды отчётности

Ежедневно в ОМТС должны поступать сведения из бухгалтерии об оплате сырья поставщикам. ОМТС производит сверку приходного ордера со счетом об оплате по следующим реквизитам:

-наименование поставщика;

-номер товарно-транспортной накладной;

-наименование сырья;

-количество;

-цена.

Ежемесячно кладовщики складов согласно "Карточек складского учёта" подают в ОМТС сведения об остатках сырья и материалов на складе в виде документа.

На основании формы сотрудник ОМТС ответственный за сырьё и основные материалы готовит ежеквартально необходимые материалы для формы "Отчёт об остатках, поступлении и расходе сырья и материалов в производственно - эксплуатационной деятельности". После выдачи необходимой информации по другим материалам, осуществляющейся другими сотрудниками ОМТС, зам. начальника отдела составляется полная форма отчёта.

Сотрудниками ОМТС аналогично готовится полугодовая и годовая формы. Используя эти материалы, Бухгалтерия выдает годовую "Собирательную ведомость" по каждому складу.

2. НАЗНАЧЕНИЕ АСУ ОМТС I

2.1.Уточнение целей создания АСУ

Основные цели создания АСУ (ЮС):

- сокращение производственных затрат на фиксирование информации в многочисленных документах;

- повышение эффективности и оперативности служб отдела МТС;

- автоматизация поиска и выдачи сопроводительной документации;

- улучшение качества учёта и контроля финансовых операций за счёт создания связи ОМТС - Бухгалтерия;

- повышение культуры производства за счёт сокращения доли ручного труда.

Критериями оценки достижения целей создания АСУ являются уровень автоматизации, время безаварийной работы системы и время получения оперативных решений, сокращение потерь сырья и основных материалов за счёт своевременного учёта и оприходования на складах и в бухгалтерии.

2.2. Общая структура системы управления

Исходя из раздела I "Характеристика объекта управления" в АСУ ОМТС I выделены три подсистемы:

- п./с "Учёт поступления материала и учёт оплаты";

- п./с "Учёт и организация расхода сырья и материалов";

- п./с "Формирование отчётной документации".

2.2.1. п./с "Учёт поступления" предназначена для автоматиза­ции оприходования сырья и материалов, оперативной сверке поступ­лений с бухгалтерскими счетами, подготовке информации для п./с "Учёт и реализация требований".

2.2.2. Подсистема "Учёт и организация расхода сырья и материалов" предназначена для автоматизации ежедневного учёта движения материалов внутри завода и отпуска материалов на сторону, своевременного оформления текущей документации и формирования необходимой информации для бухгалтерии.

2.2.3. Подсистема "Формирование отчётной документации" предназначена для выполнения информационной функции поиска и выдачи информации по базам данных АСУ ОМТС 1.

2.3. Состав автоматизируемых функций

Для достижения целей создания АСУ ОМТС I, перечисленных в п.2.1 выделены следующие основные функции:

2.3.1. Подсистема "Учёт поступления материала и учёт оплаты"

2.3.1.1. Организация ведения информационной базы по поступающим материалам.

2.3.1.2. Учет оплаты поступивших материалов с банковскими счетами.

2.3.1.3. Формирование "Приходного ордера".

2.3.2. Подсистема "Учёт и организация расхода сырья и материалов"

2.3.2.1. Учёт внутризаводского движения сырья и материалов.

2.3.2.2. Учёт движения сырья и материалов "на сторону".

2.3.3. Подсистема "Формирование отчётной документации"

2.3.3.1. Формирование "Протокола суточных поступлений".

2.3.3.2. Формирование "Протокола поступления за интервал времени по наименованию материала".

2.3.3.3. Формирование "Протокола поступления материала по поставщику за период".

2.3.3.4. Формирование формы М-19 (Месячных остатков сырья на складе).

2.3.3.5. Формирование документа на основе формы 3-СМ (квар­тальная отчётность).

2.3.3.6. Формирование документа на основе формы 15-СМ (годовая отчётность).

На рис.2.2. представлен состав автоматизируемых функций с разбивкой по подсистемам.

3. ТРЕБОВАНИЯ К КАЧЕСТВУ ВЫПОЛНЕНИЯ ФУНКЦИЙ АСУ ОМТС I

3.1. Требования к качеству выполнения функций подсистемы "Учёт поступления материала и учёт оплаты"

3.1.1. Реализация функции "Введение информационной базы" по поступлению материала должна осуществляться пользователем по мере поступления материала на склад завода

Фиксирование информации о поступлении материала и его оплате производится в режиме реального времени, поэтому функция "Введения информационной базы по поступлению материала" должна быть реализована в режиме реального времени. Вводимая информация должна проходить логический контроль в целях повышения достоверности вводимой информации и использовать справочники поставщиков и наименований материалов с их марками, ГОСТами и ТУ. Занесение информации из справочников должно быть реализовано в режиме иерархических меню в целях сокращения времени поиска, ввода и способствует унификации и повышению надёжности работы подсистемы.

Функциональная структура подсистемы позволяет наглядно представить взаимосвязь между функциями подсистемы и используемыми для их реализации информационными массивами.

3.1.2. Выполнение функции "Учёт оплаты поступивших материалов и счетов" реализуется пользователем ежедневно в начале рабочего дня либо по запросу дня фиксирования информации о поступивших счетах

Функция "Учёт оплаты поступивших материалов и счетов" реализуется в режиме запроса через БД бухгалтерии. Поэтому для ее реализации в сети КТС АСУ ОМТС I должен быть отработан межмашинный обмен информацией.

3.1.3. Функция "Формирование "Приходного ордера" выполняется пользователем после ввода информации о поступившем материале

Функция "Формирования "Приходного ордера" должна реализовать вывод документа на печать и накопление информации по нему на винчестере. Необходимо отработать передачу этой информации в БД бухгалтерии и реализовать ее связь по ключевым полям с информацией БД бухгалтерии.

Все основные информационные массивы должны быть размещены на жестких дисках в целях быстрого обращения и поиска. С учетом коэффициента надежности технических средств подсистемы необходимо производить своевременное создание архивных копий информации.

3.2. Требования к качеству выполнения функций подсистемы "Учет и организация расхода сырья и материалов"

Функции подсистемы должны реализовываться в реальном времени и базируются на задаче "Информирование о наличии материала". Реализация этой функции позволяет реализовать функции по учету движения материала как внутри завода, так и при отпуске материалов на сторону. Входной информацией для подсистемы является информация из подсистемы "Учет поступления материала и учет оплаты", а также документы "Требование" либо "Накладная на отпуск материалов на сторону".