175194 (Антикризисные инструменты: управление ассортиментом и складскими запасами), страница 3

Задача 5: Не допустить утечки информации о поставщиках при сокращении персонала.

Риски: Кража информации о поставщиках.

Данные для правильного решения: База данных поставщиков с разграничением прав доступа.

4.4 Задачи и инструменты управления персоналом

Периоды экономических потрясений, как правило, сопровождаются существенными изменениями на рынке труда. Одни предприятия находят возможность предоставить рынку новые кадровые ресурсы, другие предприятия находятся в поиске ресурсов, способных качественно улучшить показатели их работы. Что объединяет и тех, и других – так это экономически обоснованное желание, чтобы изменения в результате повысили эффективность работы персонала и отдачу на вложенные в работников средства. Эффективность реализации управленческих решений, направленных на достижение данных целей, в существенной степени зависит от использования ИТ.

Задача 1: Выявить неэффективные трудовые ресурсы для сокращения затрат на персонал.

Риски: "Под метелку" сократить полезных сотрудников, от которых зависит прибыльность компании.

Данные для правильного решения: Объективные измеримые показатели работы сотрудников

Задача 2: Оптимизировать систему мотивации персонала, завязать систему оплаты на ключевые показатели.

Риски: Не учесть возможные сценарии изменения ключевых показателей и их отражения в фонде оплаты труда.

Данные для правильного решения: Сценарии планов затрат на персонал с учетом различных вариантов развития экономики.

Задача 3: Выявить персонал, обучение которого позволит в условиях кризиса повысить эффективность работы компании.

Риски: Вложить средства в обучение и не получить улучшения показателей работы.

Данные для правильного решения: Динамика показателей работы сотрудника до и после обучения.

Задача 4: Изменить систему оплаты труда производственного персонала, оптимизировать нормативы расхода времени на выполнение производственных операций.

Риски: Ошибки чреваты сбоями в производстве, саботажем, забастовками.

Данные для правильного решения: Точные данные о количестве выполненных в производстве операций и актуальные нормативы по их исполнению, автоматический расчет сдельной зарплаты.

Задача 5: Иметь достаточные кадровые ресурсы для осуществления инвестиционных проектов.

Риски: Несогласованное между собой сокращение инвестиционных проектов и персонала может привести к невозможности выполнения тех проектов, которые решено продолжить или активизировать.

Данные для правильного решения: Портфель проектов, содержащий данные по задействованному персоналу.

Задача 6: Не допустить утечки информации при кадровых изменениях.

Риски: Передача информации конкурентам.

Данные для правильного решения: База данных персонала с распределением прав доступа

4.5 Задачи и инструменты управления материальными ресурсами

Важной задачей в условиях финансово-экономического кризиса является качественное управление материальными ресурсами на всех складах и в цеховых кладовых. Если до кризиса многие предприятия относились к ненормативным запасам, заделам и прочим неликвидам относительно спокойно – "себе дороже их отыскивать", то сейчас, когда деньги предприятиям нужны как воздух, а персонал зачастую простаивает, самое время навести порядок в материальных запасах и потоках предприятия, решив с помощью ИТ ряд задач.

Задача 1: Выявить для списания, реализации или использования в производстве невостребованные запчасти и материалы, цеховые заделы, неучтенные материальные ценности и другие неликвидные запасы.

Риски: Получение недостоверных данных, не учитывающих планы производства и перемещения ТМЦ между складами и цехами, происходившие в период инвентаризации.

Данные для правильного решения: Данные инвентаризации складов и незавершенного производства в сопоставлении с потребностями производства в соответствии с планами продаж, данные обо всех движениях ТМЦ.

Задача 2: Выявить источники добавочной стоимости материальных ресурсов и отказаться от многих из них.

Риски: Без всестороннего анализа добавочной стоимости можно принять ошибочные решения – сократить затраты на одном конце бизнес-процесса, увеличив их на другом.

Данные для правильного решения: Данные о себестоимости каждой партии материальных запасов и динамики изменения себестоимости по мере осуществления антикризисных изменений.

Задача 3: Оптимизировать затраты на складской персонал.

Риски: Если не обеспечить замену персонала оптимизированными складскими технологиями, можно получить комплекс проблем.

Данные для правильного решения: Данные из информационной системы, оптимизирующей складское хранение и высвобождающей ресурсы.

Задача 4: Использовать освободившиеся в ходе оптимизации складов помещения для предоставления услуг ответственного хранения и получения дохода с них.

Риски: Без ИТ оказание услуг ответственного хранения может существенно увеличить затраты на ручной контроль за товарно-материальными ценностями и персоналом.

Данные для правильного решения: Данные из автоматизированной системы учета услуг ответственного хранения.

Задача 5: Оптимизировать потоки материалов на предприятии.

Риски: Без системы сквозного планирования продаж – производства - снабжения оптимизация может стоить дороже, чем полученная в результате экономия, так как при каждом существенном изменении планов нужно вновь "вручную" оптимизировать материальные потоки.

Данные для правильного решения: Данные о потребностях в материальных ресурсах на всех участках, согласованные по времени с планами производства и снабжения.

4.6 Задачи и инструменты управления финансами

Кризис начался с банковско-финансового сектора и ударил в первую очередь по ликвидности финансовых компаний, доступности и стоимости привлечения заемного капитала. В этих условиях для предприятий стало особенно важно считать деньги, снижать затраты, прогнозировать различные сценарии развития событий и строить в соответствии с ними финансовые планы.

Задача 1: Быстро получать оперативную информацию по финансовым показателям.

Риски: При ускоренной подготовке данных разными подразделениями в ручном режиме и при лоскутной автоматизации неизбежны ошибки, которые могут привести к неправильным решениям.

Данные для правильного решения: Данные непосредственно из комплексной учетно-управленческой системы.

Задача 2: Не допускать кассовых разрывов, планировать поступления и расходы.

Риски: Не оплатить вовремя поставку материалов – сорвать выполнение плана, не выплатить вовремя задолженность – поставить под вопрос новые кредиты, не предоставить покупателю рассрочку на 3 дня, имея такую возможность – потерять покупателя и т.д.

Данные для правильного решения: Прогнозные данные о поступлениях и расходах на каждый день, план-фактные сравнения, учет отклонений.

Задача 3: Оптимизировать дебиторскую задолженность. Классифицировать должников, определить для каждого из них политику взыскания долгов. Ряд покупателей в период кризиса заинтересованы в отсрочке платежа, и для предприятия важно принимать обоснованные решения по предоставлению им кредитных линий.

Риски: Задержки платежей, потери денег, потери клиентов, судебные издержки и др.

Данные для правильного решения: Данные о текущей задолженности, включая срок просроченной задолженности; история отношений с клиентом, объем и регулярность осуществляемых им закупок; доля покупателя в структуре доходов и структуре валовой прибыли; количество нарушений условий оплаты в прошлые периоды.

Задача 4: Оперативно отслеживать структуру оборотных средств.

Риски: Если отслеживать структуру оборотных средств по итогам периода, можно пропустить изменения, начавшиеся в начале месяца и угрожающие созданием дефицита денежных средств.

Данные для правильного решения: Оперативные данные из учетной системы о структуре оборотных средств.

Задача 5: Анализировать доходность по видам деятельности, подразделениям, проектам.

Риски: Если при сокращении затрат или персонала не отслеживать структуру доходности в нескольких разрезах, есть риск "зарезать курицу несущую золотые яйца".

Данные для правильного решения: Данные о доходности, маржинальной прибыли, выработке на 1 сотрудника в различных разрезах структуры и бизнес процессов предприятия.

Задача 6: Оптимизировать затраты, выявив все источники их снижения

Риски: Если не иметь детальные данные о структуре затрат и их взаимосвязях, есть риск принятия неправильных решений

Данные для правильного решения: Достоверные данные о структуре затрат в различных разрезах по периодам

Задача 7: Планировать деятельность по нескольким сценариям развития в зависимости от длительности кризиса, степени его проникновения в отрасль, влияния на курсы валют.

Риски: В условиях постоянных изменений бюджетирование без качественной автоматизации превращается в монстра из тысяч слабосвязанных таблиц, не позволяющего быть уверенным в достоверности планов и принятии правильных решений.

Данные для правильного решения: Бюджеты движения денежных средств, доходов и расходов, разработанные для нескольких сценариев развития экономики, регулярные оперативные данные план-фактного анализа.

Задача 8: Оперативно контролировать финансовые показатели филиалов и дочерних обществ.

Риски: Если получать данные из филиалов и ДЗО один раз в месяц, через несколько дней после сведения баланса, есть огромный риск неправильно оценить скорость проникновения кризиса в регионы и ошибиться в планируемых поступлениях и затратах.

Данные для правильного решения: Оперативная (не реже 1 раза в день) информация по ключевым показателям, в том числе поступлениям и расходам.

Задача 9: Управлять платежами филиалов и ДЗО.

Риски: Как правило, качество управления в региональных отделениях ниже, чем в центральном аппарате, в таких условиях без централизации управления финансами есть риск не отследить существенные необоснованные в новых условиях расходы.

Данные для правильного решения: Система контроллинга, построенная на данных консолидации показателей, бюджетирования и установления лимитов.

Задача 10: Анализировать бизнес по стандартам международной отчетности, принимать более точные управленческие решения.

Риски: Без системы автоматизации составление отчетности МСФО путем трансформации данных бухгалтерского учета трудоемко, затратно, несет риски ошибок и нестыковок.

Данные для правильного решения: Автоматическая генерация основной части отчетности в соответствии с МСФО, синхронизация изменений в ходе подготовки регламентированной отчетности и отчетности МСФО.

4.7 Задачи и инструменты стратегического управления

В период экономических потрясений многие компании вынуждены пересматривать стратегию своего развития. Стратегические решения при этом в значительной степени опираются на оценки финансовых рисков и перспектив. В XXI веке информационные технологии существенно развились и являются полноценными инструментами для поддержки принятия решений по многим стратегическим вопросам, такие продукты принято относить к классам CPM (Corporate Performance Management -Управление эффективностью корпорации), BI (Business Intelligence - Бизнес-интеллект) и отчасти ERP II (Enterprise Resource & Relationship Processing - Управление ресурсами и внешними связями предприятия).

Задача 1: Осуществлять долгосрочное планирование стратегических целей, определять сценарии их достижения с учетом сценариев развития кризиса, контролировать показатели в ключевых точках.

Риски: Ошибка в планах, неучтенные факторы, непредусмотренные сценарии развития событий могут нанести бизнесу непоправимый урон.

Данные для правильного решения: Ключевые показатели текущей деятельности, прогнозы развития ключевых внешних факторов (спрос, конкуренция, доступность финансов, развитие технологий и др.), ключевые показатели через 1, 3 и 5 лет с учетом различных сценариев развития бизнеса.

Задача 2: Прозрачность ключевых показателей деятельности группы компаний.

Риски: Не видя истинную картину в многочисленных ДЗО, эффективность стратегического корпоративного управления существенно снижается.

Данные для правильного решения: Оперативные данные ключевых показатели из всех дочерних и зависимых обществ не позволят подтасовывать результаты в конце отчетного периода.

Задача 3: Прозрачность и инвестиционная привлекательность бизнеса.

Риски: На определенном этапе развития отсутствие прозрачности бизнеса несет в себе существенные риски замедления темпов развития вследствие сложности и высокой стоимости привлечение заемных средств.

Данные для правильного решения: Кредиторы должны видеть прозрачную для понимания структуру собственности и отчетность в соответствии с МСФО, заверенную ведущими аудиторами.

Задача 4: Оперативно оценивать перспективность сделок слияний, поглощений и стратегических партнерств.

Риски: Неправильное решение может нанести существенный урон бизнесу.

Данные для правильного решения: Сопоставление показателей планируемого к приобретению актива с показателями, имеющимися в интегрированных активах (при сопоставимости их видов деятельности).

Задача 5: Выявить непрофильные или неперспективные активы, произвести их оценку для принятия решения о продаже – задача, обратная вышеперечисленной.

Риски: Если есть ряд однотипных активов, от некоторых из которых нужно отказаться, не учитывая и не сравнивая ключевые показатели деятельности активов, можно избавиться от выгодного актива, оставив менее выгодный при их сопоставимой рыночной стоимости.

Данные для правильного решения: Детальные данные ключевых показателей в группе компаний с учетом потенциала развития.