154469 (Особенности управления гостиничным предприятием), страница 5

2.5. Shelter – система управления гостиницей

Существует множество систем управлений гостиницами. Одна из многих – это Shelter. О ней я и хочу рассказать поподробнее.

UCS Shelter - это новая система управления гостиницами, позволяющая автоматизировать такие процессы как бронирование, поселение, выселение, работа со счетами гостей и т.д.

Система решает следующие крупные задачи:

• автоматизация служб бронирования и размещения,

• управление ресурсами гостиницы,

• поддержка единой системы безналичных платежей для гостей и клиентов,

• автоматизация текущей деятельности,

• ведение базы данных гостей,

• многофакторный анализ деятельности гостиницы,

• взаимодействие с другими системами.

Система UCS Shelter поддерживает иерархические счета (фолио) с возможностью задания ограничений на транзакции и трансферты, с занесением сумм, как по факту оказания услуги, так и автоматически, продажу услуг сложными пакетами с возможностью многоступенчатого пересчета фактической стоимости, тарифы и тариф-контракты, ведение истории гостя и истории расчетов с клиентами, открытое, групповое, специальное резервирование, по типу номера или по номеру.
Система UCS Shelter состоит набора модулей и ядра, обеспечивающего их интеграцию и разграничение пользовательских полномочий. Такое решение позволяет собирать автоматизированные рабочие места с нужной функциональностью, расширять и заменять функции без перекомпиляции системы. Этими рабочими местами могут, например, быть:

1. Портье

• информация о предстоящих заездах и выездах;

• информация о наличии мест в гостинице;

• информация о состоянии счетов гостей;

• ввод данных о заездах (check-in, check-out);

• размещение гостей;

• текущая работа с клиентом (внесение информации о пользовании услугами, переселение из номера в номер);

• резервирование (индивидуальное, служебное);

• информация о текущей загрузке и количестве брони на будущие периоды;

• информация о количестве и типе заказываемых номеров, о времени прибытия и отъезда гостей;

• информация о внесении депозитов за бронь;

• работа со счетами гостей и клиентов;

• внесение информации об оказанных услугах и платежах по ним на счета гостей;

• печать и выставление счетов клиентам;

• создание мастер-фолио;

• информация обо всех платежах и услугах;

• печать дневных отчетов;

• доступ к архиву счетов;

• возможность ввода услуги страхования гостей, с выдачей страхового полиса;

• при установке системы в гостиничных предприятиях, оказывающих санаторные услуги, возможно ведение истории болезни гостя;

• для иностранных гостей предусмотрена услуга регистрации и паспортно-визового контроля.

2. Отдел бронирования

• резервирование (индивидуальное, групповое, служебное) по типу комнаты или по комнате, отмена резервирования

• печать подтверждений по брони;

• информация о внесении депозитов за бронь;

• анализ текущей и ожидаемой загрузки

• просмотр истории гостя

3. Бухгалтерия, участок работы со счетами гостей и клиентов

• разнесение безналичных платежей по счетам гостей и клиентов

• анализ расчетов с компаниями и турагенствами;

• выставление счетов к оплате

• получение отчетов о финансовой деятельности гостиницы

• доступ к архиву счетов

4. Офис руководителя хозяйственной службы отеля (housekeeping)

• управление службами сервиса гостиницы;

• контроль состояния номерного фонда;

• информация о санитарном состоянии номеров;

• управление службой горничных;

• организация бюро находок;

• получение отчетов о работе сервисных служб;

• ведение справочника номеров и индивидуальных особенностей комнат;

• анализ текущего состояния номеров;

• управление статусом номера (чистый, грязный, неисправен, вне продажи);

• прочие отметки (смена полотенец, белья, халата, требуемый вид уборки или ремонта и пр.).

5. Офис программиста

• управление интерфейсом с системой R-Keeper

• управление интерфейсом с телефонной станцией

• информация о совершенных звонках и их стоимости, об открытии/закрытии определенного класса телефонного доступа в номере (должно поддерживаться телефонной станцией)

• управление интерфейсом с кабельным телевидением

• информация о сеансах просмотра платного телевидения

• настройка под любую телефонную станцию любой емкости;

• поддержка архивов всех произведенных телефонных переговоров;

• настройка прейскурантов на различные внешние линии;

• управление телефонной стацией: подключение телефона при въезде гостя и отключение при выезде;

• подготовка отчетно-финансовых документов для бухгалтерии.

6. Офис финансового директора

• ведение справочников предоставляемых услуг;

• определение пакетов услуг;

• определение типов, стоимости и индивидуальных особенностей номеров;

• определение тарифов и возможность их связи с временными периодами;

• определение типов и категорий гостей;

• получение текущих отчётов, в том числе: оборотно-сальдовый баланс; оборотно-сальдовый баланс по фолио; обороты по операциям; книга регистрации счетов-фолио с расшифровкой; обороты по операциям с расшифровкой; список транзакций за любой период; загруженность номерного фонда за период; отчет по группам (организациям); отчет по тарифам; изменение расценок на те или иные гостиничные услуги;

• управление пакетами услуг и их тарифами;

• управление справочником типов номеров;

• получение отчетов всех видов и т.д.
  
  
  

7. Касса

• расчет с гостями за предоставленные услуги по проживанию;

• полный расчет за услуги, предоставленные гостю за весь период проживания;

• расчет с гостями за дополнительные услуги;

• прием оплаты за услуги, предоставляемые гостиницей не только гостям, но и посторонним людям;

• возврат денег;

• все расчеты с гостями производятся с выдачей фискального документа.

Система поддерживает иерархические счета (фолио) с возможностью задания ограничений на транзакции и трансферы, с занесением сумм, как по факту оказания услуги, так и автоматически, продажу услуг сложными пакетами с возможностью многоступенчатого пересчета фактической стоимости, тарифы и тариф-контракты, ведение истории гостя и истории расчетов с клиентами, открытое, групповое, специальное резервирование, резервирование по заявке, по типу номера или по номеру и др. Информация о счетах ресторана, о совершенных звонках и просмотрах телевидения автоматически попадает в счёт гостя. [www.shelter.ru]

Подводя итог, следует сказать, что существует много систем управления гостиницей, самая распространенная была описана выше.

2.6. Концепции развития и управление гостиницей

(компания «Бекар»)

Следует, на примере управляющей компании «Бекар» рассмотреть их план совместной работы по разработке концепции развития и управления гостиницей.

Специалисты и консультанты управляющей компании «Бекар» принимали участие в разработке проектов реконструкции и строительства гостиниц в Санкт-Петербурге, Москве, Томске, Новосибирске, Самаре, Ялте и других городах России и СНГ. Специалисты «Бекара» имеет опыт управления гостиницами: ими был спроектирован, построен и эксплуатировался в течение 2-х лет лидер продаж Петербурга – отель «Достоевский». Специалисты «Бекара» имеют опыт работы с иностранными и российскими архитекторами по организации совместного проектирования, иностранными и российскими подрядчиками, международными управляющими компаниями, обладаем профессиональными знаниями в реализации проектов гостиниц, различной сложности.

Проект гостиницы может быть успешным, только если он основывается на правильной концепции, если гостиница привлекательна для клиентов и отвечает их требованиям, а стиль гостиницы соответствует цене предлагаемого продукта.
«Бекар» предлагает следующий план совместной работы по разработке концепции развития и управления гостиницей:

1. Видение будущей гостиницы

На этом этапе работ обсуждаются следующие вопросы:

1. Какую категорию клиентов: бизнесменов или туристов, мы пытаемся привлечь в гостиницу?

2. Какое качество и стандарты обслуживания отвечают требованиям основных клиентов гостиницы?

3. Будет ли гостиница соответствовать ожиданиям клиента? Понравится ли ему проживание в гостинице? Не пострадает ли его имидж после пребывания в этой гостинице? Захочет ли он вернуться в нашу гостиницу?

4. Будут ли будущие гостиницы-конкуренты считать нашу гостиницу «легко преодолимым» препятствием или им придется приложить значительные усилия для создания конкурентоспособного продукта?

5. С кем мы будем конкурировать сейчас и в будущем: с российскими или международными гостиничными компаниями?

6. Какой прогноз финансового результата реализации той или иной альтернативы предпочтительнее?

7. Прединвестиционная оценка проекта гостиницы

Первоначальная оценка проекта гостиницы будет основываться на следующих вопросах:

1. Экспертной оценке предпроектных предложений строительства гостиницы;

2. Предварительное технико-экономическое обоснование проекта гостиницы;

3. Основные выводы и предложения по проекту гостиницы.

Проведенная работа поможет вам утвердить концепции будущей гостиницы, обозначит цели и задачи для достижения видения вашей гостиницы. Рекомендации «Бекара» по планировочным решениям помогут вам:

1. Реализовать международные стандарты, отвечающие требованиям клиентов гостиницы;

2. Проанализировать преимущества и недостатки ваших конкурентов;

3. Оценить финансовые перспективы проекта гостиницы.

Прогнозирование будет базироваться на Международной системе счетов для гостиниц.

• Техническое сопровождение строительства гостиницы

Техническое сопровождение строительства гостиницы предполагает:

1. Помощь в подготовке резюме проекта гостиницы и первоначального плана издержек строительства гостиницы;

2. Помощь в определении сферы обязанностей команды проектировщиков и консультантов; предоставление типовых договоров "Бекара";

3. Координация и интеграция информации, предоставленной сторонними экспертами;

4. Предоставление технических условий "Бекара" по строительству гостиниц (проект гостиницы, строительство гостиницы, оборудование);

5. Помощь в определении и выборе гостиничной мебели и гостиничного (или торгового) оборудования, а также специального оборудования;

6. Консультации в рамках технической помощи на разных этапах реализации проекта гостиницы;

7. Рекомендации по материально-техническому снабжению проекта гостиницы, предложение кандидатур подрядчиков и поставщиков, утвержденных «Бекаром";

8. Посещения строительной площадки для утверждения образца комнаты и выработки рекомендаций по поводу ведения работ до их окончания.

1. Управление гостиницей

Работы по управлению гостиницей предполагают:

1. Обеспечение эксплуатации гостиницы;

2. Обеспечение заявленных стандартов и качества услуг, сохранения исторических традиций и международного имиджа гостиницы;

3. Осуществление маркетинговых исследований в целях изучения изменения спроса на услуги гостиниц;

4. Интеграция гостиницы в глобальные сети резервирования и справочную систему для максимально полного представления гостиницы на российском и международном уровнях;

5. Управление персоналом гостиницы

[Журнал «Вояж-Отдых», страницы: 13,14]

Делая выводы можно сказать, что управление гостиницей очень сложное дело, и для того, чтобы бизнес был успешным недостаточно знать классификаций гостиниц. Нужны знания гостиничной индустрии, менеджмента управления, менеджмента туризма и многое другое.