153395 (Документальное оформление взаимоотношений клиента с отелем)

35

Зміст

I Характеристика діяльності готелю та особливості ведення документації в готелі.

1. Характеристика служби прийому та розміщення

2. Основні види документів ,що використовуються при поселенні в готель

   1. Основні документи, що використовуються при поселенні в готель

   2. Правила оформлення документів

3. Виписка з номера,та документи ,що потрібні для цього

4. Види розрахунків з проживаючими

II Аналіз діяльності готелю «Thyssen House»

2.1. Характеристика діяльності готелю «Thyssen House»

2.2. Аналіз стану діяльності даного підприємства

2.2.1. Аналіз трудових ресурсів

2.2.2. Аналіз основних засобів туристичної фірми

2.2.3. Аналіз витрат, прибутку і рентабельності туристичної фірми

2.2.4. Аналіз фінансового стану туристичної фірми

ІІІ. Шляхи вдосконалення розвитку документального оформлення клієнтів з готелем «Thyssen House»

Висновок

Література

Додатки

Вступ

Для написання своєї курсової роботи я обрала тему «Документальне оформлення взаємин клієнта з готелем», оскільки ведення документації та правильність її оформлення в готелі є важливим етапом у діяльності готелю.

Метою моєї курсової роботи є: вивчення діяльності готелю та всіх його служб, які беруть безпосередню участь в обслуговуванні не лише туристів, а й людей , які прибули в країну з діловою метою, ведення документації та правильність її оформлення під час поселення та виписки клієнта з готелю,правильне ведення фінансової документації готелю.

Основними завданнями моєї курсової роботи є:

1. Дати загальну характеристику діяльності готелю;

2. Охарактеризувати діяльність служби прийому та обслуговування ;

3. Поселення клієнта в номер та документація, яка використовується при здійсненні даної операції;

4. Здійснення виписки клієнта з номера та правильне оформлення фінансової операції;

5. Дати характеристику діяльності готелю «Thyssen House»;

6. Зробити аналіз щодо економічної сторони готелю …

У курсовій роботі наведено процес роботи готелю , в тому числі ,яким чином здійснюється прийом та обслуговування ; детально розписано те, яким чином здійснюється прийом заявок на обслуговування клієнтів та , їх обробка ; основні види документів, що використовуються в готелі , в тому числі ті, які використовуються при поселенні, виписці клієнта готелю. Також детально описано операцію «Виписка з номера і оплата рахунку», тобто яким чином здійснюється дана процедура, які документи при цьому оформлюються та за які основні чи додаткові послуги повинен сплатити клієнт гроші. У першій частині моєї курсової роботи наведено яким чином здійснюється оформлення та ведення фінансової документації , яка відображає весь рух даного підприємства.

У другій частині, до вашої уваги загальна характеристика діяльності готелю «Thyssen House». Вказано,хто являється засновником даного підприємства , які послуги воно може надавати (як основні, так і додаткові), які служби складають основу даного готелю,вказано їхні посадові обов’язки. Також вказано на що має право дане підприємство як в межах України,так і на території інших держав. Більш детально показана робота служби прийому та обслуговування. Вказано те ,яким чином вони здійснюють формальний збір заявок на поселення ,які операції перед реєструванням повинна пройти заявка , яким чином здійснюється процес поселення та виселення клієнтів в готелі. Також у другій частині своєї курсової роботи я провела економічний аналіз господарської діяльності підприємства , який показаний у вигляді розрахункових таблиць, за допомогою яких можна зробити висновок про доходи вище вказаного підприємства.

У третій частині роботи представлено основні шляхи вдосконалення діяльності готелю, завдяки яким можна сказати, що діяльність не лише окремих служб готелю, але й його самого повинна знаходитися на найвищому рівні розвитку. Завдяки добре підібраному персоналу, які складають служби готелю і здійснюють обслуговування клієнтів, можливе швидке, якісне та добре функціональне оброблення заявок, які надійшли у готель для того, щоб забронювати там номер. Також персонал готелю складає перше враження клієнта про готель і про те, як і на якому рівні буде здійснене обслуговування в даному готелі.

Отже, добросовісне відношення персоналу до своїх обов’язків,ведення документації та правильність її оформлення взаємин клієнта з готелем забезпечить відмінну функціональність готелю.

Характеристика діяльності готелю та особливості ведення документації в готелі

Процес обслуговування гостей у готелях усіх категорій можна подати у вигляді таких етапів:

• попереднє замовлення місць у готелі (бронювання);

• прийом,реєстрація і розміщення гостей;

• надання додаткових послуг проживаючим;

• остаточний розрахунок і оформлення виїзду.

Попереднє замовлення місць ,реєстрація при поселенні ,розрахунок за проживання і надані послуги,оформлення виїзду здійснює служба прийому ата розміщення . До складу цієї служби входять черговий адміністратор, портьє, касир і паспортист. У багатьох готелях України ця служба має англійську назву «Reception»[9 , с 95].

Службу прийому часто називають «серцем» готелю.[6,с 235-236].З цією службою гість контактує найбільше , сюди ж він звертається за інформацією і послугами під час свого перебування в готелі. Враження ,отримані від цього знайомства, багато в чому формують відгуки гостей про якість обслуговування в готелі в цілому.

Відповідно до встановлених правил надання готельних послуг в Україні, готель має забезпечити цілодобове оформлення клієнтів, що прибувають в готель і виїжджають з нього.

До найважливіших функцій служби прийому відносяться вітання гостей і виконання необхідних формальностей при його розміщенні. Співробітник служби прийому (портьє) після швейцара, що стоїть біля входу, практично є першим працівником готелю, з яким контактує гість. Тому до служби прийому пред’являються такі вимоги :

• служба прийому повинна бути розташована в безпосередній близькості від входу в готель. У випадку великої площі готельного вестибюля динамічний характер інтер’єра повинен зорієнтувати гостя в напрямку розташування стійки реєстрації;

• стійка реєстрації повинна завжди бути чистою, без паперів і непотрібних предметів;

• співробітники служби прийому повинні мати бездоганний вигляд і відповідно поводитися.

При розміщенні варто ще раз погодити умови попереднього бронювання (категорію номера, наявність зручностей,вид оплати , ціну, термін перебування ,передбачувану дату виїзду…).

До функцій служби прийому і розрахункової частини відносяться також розподіл номерів і облік вільних місць у готелі,виписування рахунків і розрахунки з клієнтами.

Відразу ж після розміщення гостей у готелі розрахункова частина відкриває на його ім’я рахунок. Звичайно гість користується послугами різних служб готелю, пред’являючи візитну картку , або називаючи номер кімнати. Ці служби подають зведення про витрати гостей в розрахункову частину , що включає їх у загальний рахунок.

Одна з функцій служби прийому – ведення картотеки гостей. На кожного гостя після його перебування в готелі заповнюють спеціальну картку, в якій міститься інформація, зібрана з усіх служб готелю, що мали контакт з гостем. При повторному приїзді гостя ця інформація дає можливість персоналу значно підвищити якість обслуговування, дозволяє багато в чому передбачити переваги і побажання гостя. Подібна робота дуже важлива для цілей придбання постійних клієнтів та є додатковою рекламою готелю.

Основні документи, що використовуються при поселенні в готель

Відповідно до п. 2.1 Наказу №77/44, номер (місце) в готелі надається громадянам за наявності паспорта чи документа, що його замінює (військового квитка, прав водія), та заповненої анкети мешканця, форма якої подана нижче (додаток 1). Громадянин, який прибув до готелю, заповнює анкету мешканця в одному примірнику на підставі документа, що засвідчує особу, та передає портьє (адміністратору) разом з цим документом для реєстрації. Після реєстрації документ повертають власнику, а анкету заносять до картотеки.

Існують такі форми документів, що підтверджують взаємини клієнта з готелем :

1-Г Анкета мешканця

2-Г Реєстраційна картка \Registration card

3-Г Візитна картка \ Hotel card

4-Г Рахунок/lnvoice

5-Г Журнал обліку громадян, які проживають у готелі

6-Г Журнал обліку іноземців, які проживають у готелі

7-Г Журнал реєстрації заявок на бронювання номерів

8-Г Касовий звіт

9-Г Відомості руху номерів у готелі

10- Журнал осіб, які проживають на поверсі

Готельний комплекс __Thyssen House____________

Форма N 1-г

Ідентифікаційний код ЄДРПОУ 85052370

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом Держбуду України

від 13 жовтня 2000 р. N 230

Код за ДКУД 223758

Готель _ Thyssen House ______________________

N ___Бірюзовий____________________

Прибув _15.10_______ Вибув 25.10_____________

Анкета проживаючого

Прізвище ___Дьякова _____________________

Ім'я ___Олеся__________________________

По батькові ___Ігорівна___________________

Прибув _15.10_______________________

Вибув _25.10________________________

Адреса постійного місця

проживання __м.Київ,вул. Червоноградська 15\45_______

Дата народження __23.10.1980_______________

Паспорт __СР 809983_____Київським МВС України__________

(коли і ким виданий)

______ Підпис ___Дьякова____________________

Готельний комплекс ___ Thyssen House ________ ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом Держбуду Код за ДКУД 223758 13.10.00 №230

Форма N 2-г

Ідентифікаційний код ЄДРПОУ 85052370

Код за ДКУД

Hotel ___ Thyssen House _________________

Готель

N ____ Діамнатовий ____________________

Date of arraval __7.04_________________

Прибув

Date of departure __12.04______________

Вибув

Registration card

Реєстраційна картка

Surname _Виноградова _____________________

Прізвище

N of registration __________________Реєстрація

Name ______Діана____________________Ім'я

Citizenship ____Росіянка___________ Громадянство

Date of birth __23.10.1979_________________Дата народження

N of the passport ___АВ______________N паспорта

N of the visa ____345___________________________________________________

N візи, тип та термін її дії

Residence address __м.Москва,пр.Карла Маркса9\90__________Місце проживання

__________________________________________________________________

Термін і мета перебування _Ділова зустріч 5.05________________

_Duration and purpose of stay

Signature ___ТV______________

Підпис

Готельний комплекс __ Thyssen House ____________

Форма N 3-г

Ідентифікаційний код ЄДРПОУ 85052370

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом Держбуду України

від 13 жовтня 2000 р. N 230

Код за ДКУД 223758

Візитна картка

Hotel card

Прізвище __Полунець Віталій Олександрович____________

Surname

N кімнати _____5_______________________________________

Room N

Термін проживання ___4.05-7.05_________________________________

Duration of stay

Готельний комплекс __ Thyssen House ____________

Форма N 4-г

Ідентифікаційний код ЄДРПОУ 85052370

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом Держбуду України

від 13 жовтня 2000 р. N 230

Код за ДКУД 223758

Hotel ________ Thyssen House __________________

Готель

Адреса __м.Луганськ,вул..Остапа Вересая 6\9____________

Address

Рахунок/Invoice N __5_______

«23» __жовтня________ 2008_ р.

П. І. Б. клієнта ___Квітень Світлана Ігорівна__________________

Name of client

Прибув ____23.10____________________

Arrive

N кімнати ____Бірюзовий_____________________

Room N

Вибув ___24.10______________________

Depart

N з/п 45

Послуга/Services додаткове місце

Вартість/Hotel charge 560 грн

Сума/Totally 1200 грн

Усього з ПДВ/Amount for payment incl. VAT 1270 грн.

Сума до сплати в грн./USD/Total in GRN/USD 1289 грн.

Касир/Cashier _______________________

Готельний комплекс __ Thyssen House ____________

Форма N 5-г

Ідентифікаційний код ЄДРПОУ 85052370

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом Держбуду України

від 13 жовтня 2000 р. N 230

Код за ДКУД 223758

Журнал обліку громадян, які проживають у готелі

N з/п

П. І. Б. Терентьєва Марина Ігорівна

Дата та час прибуття у готель 23.02, 15.45

N кімнати 232

Сплачено

з _23.02_____

по 27.02_____

Вид оплати готівка

Дата та час вибуття з готелю 27.02,17.00

Кількість днів перебування 5

Готельний комплекс __ Thyssen House ____________

Форма N 6-г

Ідентифікаційний код ЄДРПОУ 85052370

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом Держбуду України

від 13 жовтня 2000 р. N 230

Код за ДКУД 223758

Журнал обліку іноземців, які проживають у готелі

N з/п 24

Дата посе-

лення 12.06

П. І. Б. Бардаш Янек Янович

Дата народ-

ження 25.12.1980