145452 (Документування управлінської діяльності митних органів та участь в ній юридичних служб), страница 3

Помилки в створенні, зберіганні або застосуванні інформації можуть певним чином завдати шкоди приватним особам або організаціям.

Керівники інформацією і документацією знають, що інформація має життєвий цикл і може бути змінена або невірно розтлумачена на будь-якій стадії цього циклу. Тому керівники інформацією і документацією в цілях забезпечення повноти інформації проводять аналіз і виробляють рекомендації по відповідному створенню, зберіганню, розповсюдженню і використовуванню інформації та її документуванню.

2) Засуджують і перешкоджають неетичне і аморальне використання інформації.

При правильному використанні інформація є могутнім інструментом, який може рятувати життя, скидати корумповану владу. Отже, в процесі прийняття управлінського рішення і подальшого його документування необхідно зважати на вагомість цього рішення і передбачувані подальші наслідки останнього.

3) Підтримують відповідність прийнятого рішення, задокументованого відповідним чином вимогам законодавчих актів.

При управліннями відповідними процесами в межах державного органу необхідно, перш за все дотримуватись і не порушувати вимоги законодавства.

Саме закон є основою прийняття управлінського рішення. Відповідно, особи, які приймають відповідне рішення і ті, що фіксують його на матеріальних носіях повинні знати всі нормативні вимоги до оформлення письмової інформації в межах їх повноважень. Ці знання є відправною точкою для етичних основ діяльності тих, хто працює з інформацією і документацією.

4) Управлінське рішення має бути наукове обґрунтоване.

5) Управлінське рішення має бути ефективне і оптимальне.

2. Професійні принципи

Будучи відповідальними перед підлеглими і керівниками, а також перед своєю професією особи, що приймають управлінські рішення і відповідним чином їх документують:

1) в своїй професійній діяльності продовжують навчатися і самовдосконалюватись, щоб підвищувати якість прийнятого ними управлінського рішення.

Відповідна основна освіта – це найважливіший фактор підвищення рівня знань спеціаліста і збереження його компетентності в певній сфері. Навчання управління інформацією і документацією має бути безперервним, тобто продовжуватись в ході всієї кар’єри спеціаліста.

2) Свій досвід, освіченість, знання демонструють колегам, допомагають їм у оформленні відповідних рішень та виправляють помилки.

Применшення своїх здібностей може стати причиною звільнення. Перебільшення своїх здібностей також неетично і недопустимо.

3) Використовуючи ефективні принципи і практику документування управлінської діяльності, необхідно виконувати свої обов’язки на високому професійному рівні.

Одним із факторів, які відрізняють професіонала від інших працівників є його здатність відокремлювати професійні обов’язки від особистих почуттів і лояльності.

4) Не переслідують особисті інтереси, уникають отримання нелегальних доходів в процесі оформлення відповідного розпорядження та не надають незаконному рішення вигляду законного.

5) Зберігають конфіденційність певної інформації, яка документується.

6) Приймають участь у обміні знаннями і досвідом.

Отже, не можна назвати людину «професіоналом» тільки тому, що він належить до групи людей, чия діяльність має статус професії, і володіє навиками виконання своєї роботи. Справжній професіонал дотримує формальний етичний кодекс.

Дотримання етичних норм дозволяє людям однієї професії налагоджувати зв'язки, регулювати конфліктні ситуації, мати єдину систему професійних цінностей і соціальних зобов'язань в процесі документування управлінської діяльності.

3. Нормативне регулювання документування управлінської діяльності в митних органах

Нормативне регулювання документування управлінської діяльності в митних органах здійснюється на основі:

1. Конституція України.

2. Митний кодекс України №92-IV від 11.07.2002

3. Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» №1153 від 17.10.1997.

4. Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави» №1893 від 27.11.1998.

5. Порядок подання нормативно-правових актів на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України та проведення їх державної реєстрації, затверджений Наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2005 №34/5.

6. Наказ Державної митної служби України «Про затвердження інструкції з діловодства в митній службі України» №747 від 28.12.2002.

7. Наказ Державної митної служби України «Про затвердження Порядку роботи з наказами в митних органах України» №622 від 20.09.2001 р.

Наказ ДМСУ №747 від 28.12.2002 «Про затвердження інструкції з діловодства в митній службі України», визначає у другому розділі «Документування управлінської діяльності» поняття документування управлінської діяльності та порядок його здійснення.

Так, згідно інструкції, документування управлінської діяльності полягає у фіксації на паперових або магнітних носіях за встановленими правилами управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів у митних органах є потреба засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передання, зберігання й використання інформації протягом певного часу або постійно.

У митних органах визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування діяльності митних органів.

Управлінська діяльність митних органів здійснюється шляхом видання (створення) розпорядчих документів. Видання розпорядчих документів визначається законодавчими актами, положеннями (статутами) про митні органи. З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних відомств, можуть видаватися спільні розпорядчі документи.

Підставами для видання розпорядчих документів у митних органах є:

1) Конституція та закони України, постанови Верховної Ради України, укази й розпорядження Президента України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України, накази Державної митної служби України, рішення колегії Держмитслужби України;

2) провадження митним органом виконавчої та розпорядчої діяльності з метою виконання покладених на нього завдань і функцій;

3) потреба в нормативно-правовому регулюванні діяльності митного органу.

Розпорядчі документи, що надходять до митного органу з митних органів вищого рівня, доводяться до його структурних підрозділів. Митний орган має право розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня до своїх структурних підрозділів і підпорядкованих митних органів разом із супровідним листом або за резолюцією керівника.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів митних органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменувань цих документів, дат, номерів і заголовків.

Хід обговорення питань і рішення, що приймаються колегіальними органами, на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформлюються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань, та зберігаються в діловодній службі, за винятком протоколів засідань колегії Держмитслужби України, які зберігаються в секретаря колегії.

Якщо засідання стенографується, то зміст виступів до протоколу не заноситься. Розшифрована, оформлена й підписана стенографісткою стенограма додається до протоколу.

Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, то після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються, підписуються секретарем колегії та додаються до протоколу.

Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців, управлінь Держмитслужби України, а також митних органів та інших організацій шляхом надсилання їм цих рішень.

Рішення колегії Держмитслужби України вводяться в дію наказами Держмитслужби.

Митний орган під час здійснення оперативних зв’язків зі своїми структурними підрозділами, іншими організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.

Як правило, листи складаються, якщо неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз’яснення, вказівки (особисто або телефоном), провести інструктування тощо.

Якщо службовий документ потребує негайного виконання, то передання тексту може здійснюватися електронною поштою, телефоном або телефаксом, з відповідною відміткою на оригіналі документа про спосіб, дату й час передання та прийняття інформації, особу, що передала (прийняла) інформацію.

4. Особливості та порядок подання нормативно-правових актів на державну реєстрацію

Відповідно до Наказу ДМСУ від 08.07.2003 №441 «Про затвердження Методичних рекомендацій про порядок підготовки, подання на державну реєстрацію, скасування, обліку та зберігання нормативно-правових актів митних органів України»

Державна митна служба України як спеціально вповноважений центральний орган виконавчої влади в галузі митної справи та митні органи мають право видавати нормативно-правові акти, що підлягають державній реєстрації, вносити до них зміни у випадках та з питань, передбачених законодавством України.

Нормативно-правовий акт (далі – нормативний акт) – офіційний письмовий документ, прийнятий чи виданий уповноваженим на це суб’єктом нормотворення у визначеній законодавством формі та за встановленою законодавством процедурою, який спрямовано на регулювання суспільних відносин, містить нормативні приписи, розрахований на багаторазове застосування й дія якого не вичерпується одноразовим виконанням.

Нормативний акт повинен відповідати принципам верховенства права, законності, прийматися вповноваженим на те суб’єктом у визначеній законодавством формі та за встановленою законодавством процедурою й правилами нормотворчої техніки, не може суперечити актам вищої юридичної сили, повинен офіційно доводитися до відома населення в установленому законом порядку.

При розробленні нормативного акта слід виходити з потреби правового регулювання управлінської діяльності митного органу.

Нормативний акт митного органу є обов’язковим для виконання на відповідній території фізичними та юридичними особами, на яких поширюється його дія.

Нормативні акти митних органів приймаються на основі й на виконання Конституції України, законів України та регулюють суспільні відносини у сферах державного управління, віднесених Конституцією й законами України до відання митних органів.

Нормативний акт може складатися з розпорядчого документа (наказу Державної митної служби України, митного органу) і нормативного акта (положення, інструкції тощо), який він затверджує та який має однакову з ним юридичну силу.

Положення – звід правових норм, який визначає порядок організації та діяльності митних органів.

Порядок – нормативний акт, що визначає спосіб виконання, метод здійснення чого-небудь юридичними та фізичними особами.

Інструкція – нормативний акт, який детально визначає зміст і методичні питання правового регулювання в певній сфері суспільних відносин.

Правила – нормативний акт, що конкретизує норми права загального характеру з метою регулювання поведінки суб’єктів правовідносин у певних галузях і вирішує процедурні питання.

Рекомендації – нормативний акт, що містить вказівки або настанови щодо дій юридичних та фізичних осіб.

Наказ – це основний нормативний акт, який є одночасно розпорядчим документом і видається суб’єктом нормотворення в процесі здійснення ним виконавчо-розпорядчої діяльності з метою виконання покладених на нього завдань відповідно до наданої компетенції.

Організація роботи над проектом нормативного акта

Підготовка проекту нормативного акта (далі – проект)

покладається на підрозділ, до компетенції якого належать основні питання, що регулюються цим актом.

У разі потреби до розроблення проекту можуть залучатися кваліфіковані спеціалісти-практики.

Юридична служба митного органу подає необхідну допомогу структурним підрозділам з правових питань, що виникають при підготовці проекту, а за дорученням керівництва бере участь в опрацюванні питань, що входять до компетенції юридичної служби.