145452 (Документування управлінської діяльності митних органів та участь в ній юридичних служб), страница 2

для службового користування (ДСК) – документи, що містять конфіденційну інформацію;

секретні – містять таємну інформацію.

За юридичною силою визначають документи, що:

мають юридичну силу (готуються в установленому законом порядку за всіма правилами, чинні документи);

не мають юридичної сили (ще не набули, не можуть мати, втратили юридичну чинність).

За послідовністю створення розрізняють:

оригінал – примірник службового документа, що перший або єдиний набуває чинності;

копію – документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа і в окремих випадках – деяких його зовнішніх ознак;

витяг (зі службового документа) – засвідчена копія частини тексту службового документа;

дублікат оригіналу (службового документа) – повторно оформлений службовий документ замість втраченого чи пошкодженого оригіналу, що має таку саму юридичну силу.

За строками зберігання виокремлюють документи:

постійного зберігання;

тимчасового зберігання;

тривалого зберігання.

За належністю до сфер життя суспільства документи поділяють на:

офіційного походження – створюються організацією чи службовою особою й оформлюються в установленому порядку;

особового походження, що посвідчують особу власника, його права, обов'язки, службовий або соціальний стан, а також можуть містити біографічні і (або) інші відомості про нього;

особистий документ – документ, який створено фізичною особою поза службовою діяльністю або який містився в її приватному зібранні.

Залежно від призначення розрізняють документи:

індивідуальні – створюють в кожному окремому випадку для розв'язання конкретної управлінської ситуації;

типові – відображають однорідні питання й складаються за однаковими зразками (типові листи, типові інструкції, типові положення і т. ін.).

Відповідно до Порядку роботи з наказами в митних органах України, затверджений НДМСУ від 20.09.01 №622 Наказ – це основний розпорядчий документ органу митної служби.

У митній службі відповідно до змісту накази поділяються на такі види:

– з основної діяльності (з питань утворення, ліквідації, перейменування, реорганізації митного органу чи структурного підрозділу; перерозподілу та зміни зони його діяльності; затвердження положень, інструкцій, правил, структури та внесення змін до них; фінансово-господарської діяльності тощо);

– кадрові (з питань призначення на посаду, переміщення, звільнення з посади; нагородження працівників або застосування заохочення, стягнення чи заходів дисциплінарного впливу до них);

– про надання відпусток;

– про відрядження.

Окремо слід звернути увагу на те, що до форм документального фіксування роботи в митних органах також належать службові та доповідні записки.

Доповідна записка – документ, що містить інформацію керівництву митного органу з певними висновками (при потребі).

Службова записка – документ, що містить не тільки інформацію про певні факти, висновки, але й пропозиції працівника.

Службова й доповідна записки, адресовані керівництву митного органу, подаються для реєстрації до загального відділу з підписом і погодженням безпосереднього керівника й заступника керівника митного органу (згідно з розподілом обов’язків).

Процес диференціації документів, що циркулюють в митних органах, багатоаспектний і є предметом дослідження загального та управлінського документознавства. Мною ж виокремлено лише деякі аспекти класифікації документів, що мають практичне спрямування.

2. Роль і місце юридичної служби у процесі документування управлінської діяльності митної служби

Митна справа є складовою зовнішньополітичної та зовнішньоекономічної діяльності України, а митні органи є своєрідною «візитною карткою» нашої держави, індикатором дотримання Україною взятих на себе зобов'язань.

Враховуючи постійно зростаюче спрямування України на інтеграцію у світове співтовариство, з метою формування та укріплення її позитивного іміджу, одним із основних принципів митного регулювання стаття 4 Митного кодексу України визначає принцип законності та принцип дотримання прав та охоронюваних законом інтересів фізичних та юридичних осіб.

Тому природним виглядає створення та функціонування в структурі Держмитслужби України, регіональних митниць та митниць юридичних підрозділів, які здійснюють організацію правової роботи, спрямованої на правильне застосування, неухильне додержання та запобігання невиконанню вимог актів законодавства, інших нормативних документів митними органами, а також їх керівниками та працівниками під час виконання покладених на них завдань і функціональних обов'язків.

Однак, в процесі реалізації покладених на юридичні підрозділи завдань, постає питання про їх роль і місце в структурі митних органів взагалі та в аспекті участі в процесі документування управлінської діяльності.

Центром юридичної діяльності всієї системи митних органів є Юридичний департамент Держмитслужби України, який здійснює методичне керівництво роботою юридичних підрозділів регіональних митниць, митниць, юридичних відділів в складі інших департаментів ДМСУ.

З огляду на чисельність завдань, виконання яких покладено на Юридичний департамент ДМСУ, я не намагаюся в межах даної курсової роботи окреслити всю масштабність його діяльності і прагну більше уваги приділити виявленню ролі юридичного відділу (сектору) регіональної митниці, митниці (далі – юридична служба) в процесі фіксації управлінських дій на відповідних матеріальних носіях за встановленими правилами в митних органах України.

Саме тому метою написання даного розділу є виявлення місця і ролі юридичної служби митного органу в світлі нещодавно прийнятого наказу Держмитслужби України від 14.02.06 №112 «Про затвердження Положення про юридичну службу регіональної митниці, митниці, спеціалізованої митної установи, організації» (далі – Положення про юридичну службу).

Слід відзначити, що оскільки всі аспекти діяльності митних органів врегульовані на законодавчому рівні, причому іноді досить суперечливо, юридичні підрозділи створені не тільки в структурі кожної регіональної митниці та митниці, але і в складі деяких Департаментів Держмитслужби України.

Провідну роль юридичних підрозділів в діяльності митних органів підтверджує той факт, що згідно Постанови Кабінету Міністрів України від 27.08.95 №690 «Про Загальне положення про юридичну службу міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, державного підприємства, установи, організації» та наказу ДМСУ від 14.02.06 №112 «Про затвердження Положення про юридичну службу регіональної митниці, митниці, спеціалізованої митної установи, організації» Юридичний департамент підпорядковується безпосередньо Голові Держмитслужби України або за рішенням Голови одному з його заступників. Юридичний підрозділ регіональної митниці, митниці підпорядковується безпосередньо начальнику регіональної митниці, митниці.

В процесі своєї діяльності юридична служба організує та забезпечує правильне застосування чинного законодавства у службовій, господарській та соціальній сферах діяльності митниці. У разі виявлення порушень закону подає начальнику митниці письмові пропозиції щодо їх усунення, а також консультує керівництво митниці з правових питань.

У Інструкції з діловодства в митній службі України у розділі «Погодження документів» п. 4.5.4 зазначається, що проекти нормативно-правових актів Держмитслужби України перевіряються працівниками Управління правової роботи в частині відповідності їх законодавству й візуються ними на зворотному боці останнього аркуша проекту акта, або на аркуші погодження. Проекти нормативно-правових актів митних органів перевіряються й візуються їх юридичними службами. При цьому видання зазначених актів без попередньої перевірки юридичним відділом не допускається.

Разом з відповідними структурними підрозділами юридична служба готує та вносить у встановленому порядку пропозиції про зміну чи скасування виданих митним органом актів нормативного та розпорядчого характеру, які втратили актуальність або суперечать вимогам законодавства.

Таким чином, слід відмітити важливу роль юридичної служби, зокрема, в організації митного контролю в зоні діяльності відповідного митного органу, оскільки всі технологічні схеми затверджуються наказами митниці, а тому перевіряються юридичною службою на предмет відповідності законодавству України.

Також юридична служба визначає необхідність подання виданих митницею актів нормативного та розпорядчого характеру на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України та відповідних обласних управлінь юстиції та забезпечує облік та зберігання актів законодавства та відомчих нормативно-правових актів, а також актів нормативного та розпорядчого характеру, виданих митницею, підтримує їх у контрольному стані.

Вищеперелічені функції носять, якщо так можна висловитись, дещо «загальний» характер, адже результати такої роботи залишаються непомітними за умови вірних дій юридичної служби.

Слід відзначити, що юридична служба виконує і більш конкретні поточні завдання, від якості виконання яких залежить безперебійна робота митного органу.

Так, юридичний підрозділ бере участь в укладенні та контролі за виконанням господарських договорів (контрактів) з іншими підприємствами, установами та організаціями, дає правову оцінку їх проектам.

Природно, що в процесі здійснення пов'язаної, як правило, з обігом великих сум грошових коштів, зовнішньоекономічної діяльності суб'єктами ЗЕД з одного боку, та виконання функцій держави в галузі митної справи митними органами з іншого боку виникають спірні питання, вирішити які можуть тільки суди. Спірних ситуацій, пов'язаних із переміщенням через митний кордон України товарів та транспортних засобів, додає недосконалість українського законодавства.

Керівник діловодної служби за характером діяльності взаємодіє з юридичною службою митного органу – з правових питань, пов’язаних з підготовкою документів.

Таким чином, діяльність митного органу в сучасних умовах, коли на перший план виходить необхідність дотримуватись у правовому полі, а одним з головних принципів діяльності держави є принцип законності, неможливо уявити без юридичної підтримки з боку спеціалізованого в цій галузі підрозділу – юридичного, який займає в структурі такого органу провідне місце.

При цьому роль юридичної служби у діяльності митного органу неможливо переоцінити, адже поряд з виконанням функції охорони інтересів митниці, функції представництва митного органу в судах, юридична служба сприяє дотриманню законності як всередині митної установи, так і у взаємовідносинах останньої з суб'єктами ЗЕД.

2.1 Принципи документування управлінської діяльності

Співробітники різних організацій в своїй практичній діяльності можуть зіткнутися з суперечливими інтересами власників і користувачів інформації і документів, незаконними вимогами (наприклад, які порушують конфіденційність інформації). Для запобігання або врегулювання складних, конфліктних ситуацій призначені різні рекомендації по виконанню посадових і професійних обов'язків, що містять специфічні етичні принципи по роботі з інформацією і документами. Такі рекомендації розробляються міжнародними організаціями, органами влади, професійними об'єднаннями або будь-якими іншими організаціями.

Так, «Модельний кодекс поведінки для державних службовців» (Рекомендація Комітету міністрів Ради Європи №R (2000) 10, прийнята 11 травня 2000 року) зазначає такий принцип:

• Повністю усвідомлюючи наявність у нього права доступу до офіційної інформації, державний службовець зобов'язаний, дотримуючи необхідну конфіденційність, відповідно поводитися зі всією інформацією і всіма документами, одержаними при виконанні або у зв'язку з виконанням своїх службових обов'язків (стаття 11);

Професійна етика керівників документацією, працівників діловодних служб, інших інформаційних працівників є об'єктом особливої уваги відповідних професійних об'єднань, державних органів У професійних виданнях обговорюються етичні норми професій, кодекс честі працівників інформаційної сфери, їх положення в суспільстві і соціальний статус. Громадські організації керівників документацією і працівників діловодних служб в різних країнах розглядають етичні проблеми професійної поведінки і виробляють етичні кодекси.

Один з таких етичних кодексів професійної відповідальності розроблений Міжнародною асоціацією керівників документацією (АRМА International) – некомерційною організацією, об'єднуючою професіоналів у області управління інформацією і документацією. Основною діяльністю цієї організації є надання допомоги керівникам інформацією і документацією шляхом навчання і професійного розвитку.

Згідно з етичним кодексом, управляючі документацією повинні дотримуватися певних соціальних і професійних принципів в процесі документування управлінської діяльності.

1. Соціальні принципи.

Будучи відповідальними перед суспільством і колективом за прийняте управлінське рішення:

1) Підтримують створення, збереження і використовування точної інформації; підтримують розвиток систем управління інформацією, в яких пріоритетними є точність і повнота інформації.