20317-1 (Информационный менеджмент как процесс управления людьми, обладающими информацией), страница 3

Менеджеры на операционном уровне интересуются ежедневным выполнением различных задач в пределах их сфер ответственности. Они планируют, организуют и контролируют повседневную работу внутри организации.

Регистрация сделок и операций является основой для генерирования информации внутри организации. В прошлом такая регистрация проводилась на бумага, в главных книгах, на специальных картах. Как только в большинстве организаций получили распространение компьютеры, объемы накопления такой информации резко возросли.

По мере того как информация обрабатывается, менеджеры сталкиваются или испытывают необходимость в различных типах информации.

Первый тип информации является общим. Общая информация – это та информация, которая возникает случайно или в ответ на неспецифические запросы или поиски. Она отвечает на вопросы типа «Что вы хотите знать?» или «Есть ли что-нибудь интересующее?» Например, когда стратегические менеджеры исследуют окружающую среду, то они это делают для получения общей информации.

Поскольку общая информация является столь широкой, ее трудно определить заранее и сложно поддерживать в компьютерных системах. Общая информация больше используется на стратегическом уровне, чем на операционном. В силу ее определения, общая информация не используется на уровне совершения сделок.

Совершение сделок всецело сосредоточено на специфической информации, то есть на информации, которая удовлетворяет особым требованиям. Специфическая информация может быть запрошена, когда вы проверяете, какой баланс на вашем контрольном счете в автоматизированной кассовой машине. Специфическая информация может быть и незапрошенной, например, когда вы получаете уведомление, что стоимость пользования вашим телефоном увеличилась.

Стимулирующая информация подобна специфической информации в том, что она слишком специфична. Если специфическая информация просто делает получателя осведомленным в чем- либо, то стимулирующая требует действия. Требуемое действие является почти автоматическим, оно заранее запрограммировано. Стимулирующая информация может быть запрошенной или нет, и стимулированное действие может быть любого типа.

Исключительная информация является подобной стимулирующей в том смысле, что она стимулирует специфический тип действия, и из-за того, что запрашивается общим требованием, когда исключение происходит. Следует отметить, что ни стимулирующая, ни исключительная информация не требует комплексного решения.

Описанные выше четыре типа информации предполагают простой ответ от лиц, которых информируют. Общая и специфическая информация просто сообщает лицу то, что он или она не знали прежде.

Пятый тип информации – контрольная информация, которая необходима для отклонений от плана, причем когда эти коррективы не были заранее предусмотрены. Это качество отличает контрольную информацию от стимулирующей информации.

Шестым типом информации является информация для решения о распределении. Распределительная информация полезна для решений о том, как распределить людей, время, оборудование или деньги в соответствии с проектами. Когда у менеджера имеются данные о двух предполагаемых проектах, он должен решить, как распределить ресурсы, находящиеся в его распоряжении. Здесь он нуждается в данных, позволяющих ему получить информацию об относительных затратах и доходам по этим двум проектам.

2.3) Реализация основных функций менеджмента с точки зрения информационного менеджмента

Менеджеры, как мы уже отмечали, ответственны за планирование, организацию и контроль деятельности организации. Специфическая информация также используется для планирования, но характер ее использования противоположен характеру использования общей информации. На операционном уровне, бригады и контролеры получают массу отчетов и статистики об их операциях.

Распределительная информация также используется для планирования. На операционном уровне, как правило, большинство распределительных решений было сделано ранее. Распределительная информация используется наиболее широко на уровне подразделений/единиц. Например заводские менеджеры в «Дженерал Моторс» решают, сколько вкладывать в поддержание старой и сколько на покупку новой техники.

Направляющая информация используется в наименьшей степени для планирования на операционном уровне. Хотя возможности для принятия направляющих решений на операционном уровне ограничены, они все же существуют. Однако наиболее широко направляющая информация используется на стратегическом уровне.

Осуществление деятельности

Коль планы составляются, они должны выполнятся и это осуществление планов зависит больше всего от стимулирующей информации. Совершение сделок и операций интересуется стимулирующей информацией, а она в свою очередь, генерирует новую стимулирующую информацию, которая инициирует дальнейшее совершение сделок и другую деятельность. Цель совершения сделок и операций состоит в том, чтобы управлять специфическими данными, которые могут поддержать специфическую информацию. Например, когда клиент приходит в «Bank of Amerika» к банкомету и вставляет Visa-карту, передается стимулирующая информация. Банкомет и компьютер используют специфические данные, такие как расчетный номер потребителя и сумму наличных, требуемых в процессе операции. Компьютер затем посылает стимулирующую информацию клиенту в форме сообщения и указания ему взять из машины наличные деньги.

Деятельность по контролю

Поскольку планы выполняются, то процессы должны наблюдаться и когда это необходимо, корректироваться. Цель исключительной информации состоит в том, чтобы дать импульс корректирующему действию. Совершающиеся операции или сделки обычно являются источником данных, которые позволяют извлечь исключительную информацию и они генерируют такие данные довольно часто.

Исключительная информация требуется реже на уровне подразделений/единиц. Когда менеджер большого магазина получает ежемесячный бюджетный отчет, который уведомляет его о том, что он вышел за рамки бюджета, то он быстро прослеживает источник проблемы и предпринимает корректирующие действия. В силу того, что менеджеры на стратегическом уровне связаны с планами и действиями, требующими длительного времени для их завершения, исключения на этом уровне случаются менее часто.

Многие отклонения от плана не ожидаются. Использование контрольной информации прежде всего вызвано необходимостью реагировать на неожиданные проблемы. Контрольная информация используется часто на уровне подразделений/единиц. На операционном уровне контрольная информация используется менее часто и преимущественно в ответ на проблемы.

Компьютерные системы информационного менеджмента

Из выше перечисленного, очевидно, что люди используют информацию в организациях очень часто. Но без достаточного компьютерного обеспечения этот процесс был бы не возможен. В этой главе рассматриваются четыре типа систем информационного менеджмента, система совершения сделок и операций, управленческие информационные системы, системы поддержки решений и системы, базирующиеся на знаниях.

Системы совершения сделок и операций

Ежедневные операции генерируют много данных и системы совершения сделок и операций делают необходимой базовую обработку этих данных в организациях. Хотя такие системы не оказывают большой помощи в принятии операционных, плановых или контрольных решений, они преобразуют постоянно увеличивающуюся массу необходимых операций и сделок в управляемую задачу. Кроме того, они в значительной степени обеспечивают необходимыми данными системы, которые непосредственно поддерживают операционные, плановые и контрольные решения.

Одно время канцелярский персонал регулярно регистрировал эти сделки и операции в бухгалтерских документах. Поскольку эта работа была утомительной и сопровождалась ошибками, но оставалась необходимой для продвижения вперед, она стала одним из первых направлений коммерческого применения компьютеров. Типовые системы совершения сделок и операций ведут общий бух.учет.

Системы совершения сделок и операций построены на стандартной модели, схема которой приведена ниже. Когда операция или сделка совершается, она должна быть «схвачена» и подготовлена к обработке. Фиксация операции и ее подготовка к обработке составляют первую часть модели.

Вторая часть модели состоит в утверждении сделки или операции.

Третья часть модели состоит в регистрации и записи сделки или операции.

Четвертая часть сделки – создание отчетов.

Управленческие информационные системы

Термином «управленческие информационные системы» иногда определяли все типы управленческих систем, но в этом разделе мы используем его, чтобы показать специфический тип информационной системы. Управленческая информационная система является интегрированной отчетной системой, специально предназначенной для помощи менеджерам в планировании, осуществлении и контроле деятельности организации. Она подготавливает отчеты на основе данных, полученных из многих систем совершения операций и возможно из окружения организации. УИС обычно предназначается для концентрации отобранных данных из систем совершения сделок и операций и внешних источников, чтобы сделать эти данные более подходящими для информационных менеджеров.

Управленческие информационные системы имеют тенденцию к тому, чтобы ограничиваться «только чтением» данных, которыми нельзя манипулировать. Например, менеджер не может использовать УИС, чтобы получить запроектированные цифры доходов и потерь или чтобы найти различные решения, основанные на разных объемах продаж. Это ограничение не отменяет ценность УИС. Поскольку менеджеры испытывают потребность в периодической информации, УИС является важным инструментом для обеспечения регулярных отчетов, которые повышают эффективность управленческого планирования и контроля.

Система поддержки решений

Многие проблемы, с которыми сталкиваются менеджеры, не ожидаются и не продумываются, поэтому УИС не подходят для решения таких проблем. В силу этого, многие системы, которые однажды были названы УИС, превратились в системы поддержки решений.

СПР – это компьютерные системы, которые помогают принятию решений, связанных с неструктурированными проблемами, путем взаимодействия с данными и аналитическими моделями. СПР сфокусированы на решениях; делают упор на гибкость, адаптивность и быстроту ответа; контролируются пользователем и могут применены к различным стилям принятия решений.

Системы базирующиеся на знаниях и экспертные системы

Некоторые системы, базирующиеся на знаниях, называются экспертными системами, когда стандарт для их выполнения должен определяться специалистом.

Эти системы предназначены поддерживать мастерство.в настоящее время системы, базирующиеся на знаниях, являются мощными, но ограниченными инструментами, которые предназначены для контрольных, распределительных и направляющих решений.

Каждый из четырех типов информационных систем, рассмотренных нами, подходит для специфической цели. Ни один из них не пригоден для всех типов информации, используемых на всех уровнях менеджмента.

3)Использование функций и методов информационного менеджмента в практике управления

3.1) Практика информационного менеджмента в издательстве ЗАО «Коммерсант»

Сегодня можно сказать, «Коммерсант» был первым по-настоящему рыночным изданием, развивавшем активную экспансию на рынке СМИ.

Десять лет назад вышел нулевой (пилотный) номер тогда еще еженедельной газеты «Коммерсант». А с 8 января 1990 года газета стала выходить в регулярном режиме. К чему это привело, знают сегодня не только сотни тысяч читателей изданий с логотипом «Ъ», но и сотни тысяч читателей других газет и журналов, возникших за последнее десятилетие. Новые технологии издательского дома «Коммерсант» оказали влияние на весь рынок российской прессы, а команды коммерсантовской школы сегодня участвуют в производстве большинства популярных российских СМИ.

«Коммерсант», как известно, произошел из кооператива «Факт». Это был один из самых первых кооперативов в стране – зарегистрированный 15 июня 1988 года, вскоре после выхода закона о кооперации. Основатель «Факта» Владимир Яковлев работал тогда корреспондентом в журнале «Огонек». В те времена бытовала фраза: «Кто владеет информацией – владеет миром». Но мало кто знал, где эту информацию взять и кому и почем ее потом можно предложить. У Яковлева возникла идея создать информационную службу для поддержки первых кооперативов. Эдакую телефонную справочную, которая давала интересующимся телефоны кооперативов, а также издавала справочную литературу, нормативные акты и документы, оказывала юридическую поддержку и консультировала.

Владимир Яковлев привлек к делу серьезных профессионалов, которые наладили правовую защиту первых кооперативов. Этим «Факт» заработал большой авторитет в кооперативных кругах, и вскоре Яковлев вошел в актив, образованный из лидеров кооперативного движения. На базе этого актива был создан сначала московский, а затем и всесоюзный союз кооперативов.