110470 (Классификация архивных документов и дел в архивном фонде РФ), страница 4
Описание файла
Документ из архива "Классификация архивных документов и дел в архивном фонде РФ", который расположен в категории "". Всё это находится в предмете "остальные рефераты" из , которые можно найти в файловом архиве . Не смотря на прямую связь этого архива с , его также можно найти и в других разделах. Архив можно найти в разделе "курсовые/домашние работы", в предмете "остальные рефераты" в общих файлах.
Онлайн просмотр документа "110470"
Текст 4 страницы из документа "110470"
Номера описям структурных подразделений присваивает архив организации.
По согласованию с архивом на обложках дел проставляют мягким, черным графитным карандашом номера дел (томов, частей) по описи.
ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ
В архив, как правило, передают дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и дела по личному составу. Передачу дел производят только по описям. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) хранят в структурных подразделениях или централизованно службой делопроизводства в специально выделенном помещении. В архив их передают в исключительных случаях и только в соответствии с решением руководителя организации. Передают такие дела по описям или номенклатуре дел.
Дела постоянного хранения передают в архив, как правило, через год после окончания дел в делопроизводстве. Передачу дел осуществляют по графику, который составляет заведующий архивом (ответственный за архив). График согласовывают с руководителями подразделений, передающих дела в архив, и затем представляют на утверждение руководителю организации.
В период подготовки дел для передачи в архив проверяют правильность их оформления, а также соответствие дел, включенных в опись, номенклатуре дел. Недостатки в оформлении и формировании дел устраняют. На отсутствующие дела составляют справку, в которой излагают причины отсутствия дел (переданы в другое подразделение, находятся у руководителя организации, предусмотрены по номенклатуре, но не были заведены и т.п.).
Дела доставляют в архив увязанными в связки. Если вместе с делами передаются регистрационно-контрольные картотеки, то заголовок каждой картотеки включают в опись.
Прием каждого дела производят поединично в присутствии работника структурного подразделения. Напротив описательной статьи каждого дела в обоих экземплярах описи делают отметку о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указывают количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дату приема-передачи дел. Там же сотрудники архива и лицо, передающее дела, ставят свои подписи.
При передаче особо ценных дел проверяют количество листов в делах (т.е. дела принимают полистно).
ФОНДИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДЕЛ В ПРЕДЕЛАХ ФОНДА
В архиве организации документы группируются по фондам. Этот вид работы называют фондированием·. В ходе фондирования в архивах уточняют \ (определяют) фондовую принадлежность документов, формируют фонд, определяют хронологические границы самого фонда и документов фонда. Фонд является основной учетной единицей документов архива и не подлежит дроблению.
Комплекс документов, образующихся в деятельности одной организации, независимо от того, является она юридическим лицом или нет, составляет документальный фонд организации".
Часть документального фонда, которая имеет научное, историческое, социально-культурное, политическое, а также практическое значение, составляет архивный документальный фонд организации. Каждому фонду, поступившему в архив, присваивают название и номер. Номер фонда присваивают каждому вновь поступившему фонду в порядке поступления. Документы постоянного хранения таких организаций входят (или передаются) в состав Архивного фонда российской Федерации. Решение о принадлежности архивного фонда организации к составу государственного Архивного фонда РФ принимают территориальные экспертно проверочные методические комиссии, функционирующие при территориальных архивных организациях. Например, в Санкт-Петербурге это Центральная экспертно-проверочная методическая комиссия (ЦЭПМК) при Архивном управлении Санкт-Петербурга и Ленинградской области. Организация, образующая в процессе своей деятельности документальный (архивный) фонд, называется фондообразователем. Названием фонда служит точное официальное название фондообразователя. В настоящее время в связи с появлением новых форм собственности, когда на базе государственных предприятий возникли акционерные общества, одним из наиболее типичных случаев является хранение в архивах современных акционерных обществ фонда(ов) государственной организации предшественника и второго фонда, принадлежащего существующему ныне акционерному обществу.
ОIIPЕДЕЛЕНИЕ (УТОЧНЕНИЕ) ФОНДОВОЙ IIPИНАДЛЕЖНОСТИ ДОКУМЕНТОВ, ФОРМИРОВАНИЕ ФОНДА
Для того чтобы определить или уточнить принадлежность документов к данному фонду, необходимо изучить документы организации и определить их принадлежность к составу документации данной организации.
Входящие документы относят к фонду той организации, которой они получены. Их фондовую принадлежность определяют:
-
по названию адресата;
-
по отметке о регистрации (оттиску штампа для регистрации входящих документов);
-
по содержанию документа, которое отражает функции и характер деятельности фондообразователя;
-
по резолюциям, содержащим фамилии руководителей данной организации и т.д.
Копии (отпуски) исходящих документов относят к фонду той организации, в которой они составлены. их принадлежность к фонду определяют:
-
по подписи руководителя;
-
по визам;
-
по содержанию документа.
Документы внутреннего обращения относят к фонду той организации, которая является автором этих документов, их принадлежность определяют:
-
по названию организации - автора документа, которое указано на общем бланке;
-
по подписи руководителя;
-
по визам;
-
по содержанию документа.
При определении фондовой принадлежности дел и документов следует руководствоваться определенными правилами. Один и тот же фонд составляют документы, накопившиеся до и после:
-
реорганизации (преобразования), которая не привела к коренному изменению деятельности, а вызвала только частичное изменение ее задач, функций и т.д.;
-
изменения подчиненности, структуры, штатов, печати и т.д.;
-
полного или частичного изменения названия в результате реорганизации, присвоения ей почетного имени, награждения орденом и т.д.;
-
изменения территориальных границ деятельности организации;
-
перемещения организации из одного района в другой;
-
изменения административно-территориального деления;
-
временного прекращения деятельности организации и восстановления своих функций.
При ликвидации организации законченные делопроизводством дела включают в состав фонда ликвидируемой организации, не законченные делопроизводством дела входят в состав фонда организации-преемника.
Дела, производство которых велось последовательно в двух или более организациях, включают в состав фонда той организации, в которой они закончены делопроизводством.
Личные дела, переданные в другие организации в связи с переводом сотрудников, включают в состав фонда той организации, в которую переведены сотрудники.
Ошибочно включенные в фонд дела изымают и присоединяют к тому фонду, к которому они относятся.
СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДЕЛ В ПРЕДЕЛАХ ФОНДА
После определения фондовой принадлежности документов в архиве дела группируют и располагают в пределах фонда.
За единицу систематизации (классификации) и учетную единицу управленческой документации (ОРД бухгалтерской и пр.) принимают дело - физически обособленный отдельный документ (устав, отчет и т.п.) или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку (приказы, переписка ит.п.).
Систематизацию дел в пределах фонда осуществляют постоянно не только в архиве, но и непосредственно в текущем делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и подготовке дел к передаче в архив.
Систематизация дел обычно соответствует схеме систематизации, по которой построена номенклатура дел организации, и зависит от объема
Как правило, дела распределяют внутри фонда с учетом следующих классификационных признаков:
-
структурного (в соответствии со структурной схемой организации);
-
хронологического (по периодам, датам, к которым относятся документы);
-
функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (если в организации отсутствует структурное деление либо если объем образующихся дел невелик);
-
номинального (по видам и разновидностям документов, включенных в дело, по родам дел);
-
корреспондентского (исходя из названий корреспондентов или фамилий лиц, с которыми велась переписка);
-
географического (исходя из географических названий) и т.д.
Дела часто группируют последовательно по нескольким признакам, применение которых в данном фонде наиболее целесообразно.
При выборе схемы систематизации дел необходимо учитывать делопроизводственную смысловую связь между делами фонда организации. Схема систематизации должна быть наиболее удобной для последующего поиска информации по находящимся в делах документам.
Наиболее приемлемыми и широко применяемыми в настоящее время в архивной практике являются хронологически-структурная и хронологически функциональная схемы систематизации дел.
Данные схемы систематизации являются основанием для внутренней организации документального фонда, Т.е. для составления следующих описей дел фонда:
-
описи дел постоянного хранения;
-
описи дел по личному составу;
-
описи дел временного хранения (свыше 10 лет).
При включении дел в описи необходимо учитывать основные правила распределения дел:
-
дела относят к тому году, в котором они начаты делопроизводством или в котором они поступили в организацию (структурное подразделение) для продолжения делопроизводством;
-
планы, сметы и документы к ним относят к тому году, на который они составлены;
-
отчеты и документы к отчетам относят к году, за который они составлены;
-
перспективные планы относят к начальному году, на который они составлены; при этом заголовок данного дела в описи повторяют в каждом годовом разделе, к которому относится данный план (вместо учетного номера данного дела по описи пишут - «б/N2», а в графе описи «Примечание» дают ссылку на учетный номер дела в разделе, относящемся к начальному году, на который план составлен);
-
отчеты по перспективным планам относят к последнему году отчетного периода; при этом в описи заголовок данного дела помещают в каждый годовой раздел, к которому относится данный отчет (вместо учетного номера по описи пишут - «б/N2», а в графе описи «Примечание» дают ссылку на учетный номер данного дела в разделе, относящемся к последнему году отчетного периода);
-
дела, начатые в одном подразделении и переданные в другое подразделение, относят к подразделению, в котором они были закончены;
-
если организация прекратила свое существование, то документы ликвидационной комиссии включают в состав фонда ликвидируемой организации;
-
в пределах года или определенного хронологического периода дела располагают по значимости структурных подразделений в соответствии со структурной схемой организации;
-
если в деятельности организации образуется незначительный объем дел, то в пределах хронологического периода дела располагают в соответствии с участками деятельности данной организации;
-
в пределах структурных подразделений дела располагают по участкам деятельности данного подразделения по степени значимости помещенных в них документов и логической взаимосвязи;
-
при наличии дел с одной и той же начальной датой первыми помещают те дела, которые имеют более ранние конечные даты документов.
В соответствии с принятой схемой систематизации все поступающие в архив документы размещают в хранилищах на стеллажах или в шкафах.
Административная система документирования по видам документов делится на:
1. Организационно-распорядительную (ОРД) 1.1. Положения
1.2. Уставы
1.3. Инструкции
1.4. Приказы
1.5. Решения
1.6. Протоколы
-
Справочно-информационную
2.1. Письма
2.2. Телеграммы
2.3. Телефонограммы
2.4. Докладные записки
2.5. Справки
2.6. Акты
-
По личному составу
3.1. Приказы
3.2. Личные дела
3.3. Заявления
3.4. Трудовые книжки
3.5. Характеристики
3.6. Договоры и т.д.
-
По видам
-
организационно–распорядительные
-
справочно–информационные
-
по личному составу
-
По форме индивидуальные типовые трафаретные
-
По содержанию простые сложные
-
По происхождению официальные личные
-
По месту происхождения внешние внутренние
-
По срокам хранения постоянно свыше 10 лет и до 10 лет
-
По гласности секретные (конфиденциальные) несекретные
-
По средствам фиксации рукописные машинописные графические звуковые кино фото фоно видео документы
-
По стадиям оригиналы черновики копии выписки
-
По срочности срочные несрочные
ВЫВОД
АФ РФ играет важную роль в нашей жизни. Так как при необходимости можно пойти в архив и тебе найдут любую интересующую информацию. Государственные архивы - учреждения, которые осуществляют собирание, хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего использования. Государственные архивы хранят постоянно (т. е. вечно) наиболее ценные архивные документы. Главная задача государственных архивов - служение исторической науке. Поэтому государственные архивы иногда называют историческими.
Ведомственные архивы - структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организyющиe их использование для информационного обеспечения их работы. Наиболее ценная часть документов архива по истечении срока хранения в ведомстве передается на постоянное хранение в государственный архив.