110470 (Классификация архивных документов и дел в архивном фонде РФ), страница 3

Если в государственном архиве приходится выполнять большой объем работ по фондированию, значит образовался значительный массив россматериалов из разных фондов, разрозненных и неописанных. Образование россыпи может вызываться чрезвычайными обстоятельствами:

• стихийными бедствиями и пожарами;

• войной, эвакуацией, вывозом документов захватчиками и последующей реституцией;

• военными действиями вследствие социальных потрясений, переворотов;

• реформами госаппарата, органов власти и управления.

Предварительные этапы работы по фондированию. Перед тем как приступить к выполнению работ по фондированию, необходимо изучить историю фондообразователя, познакомиться с законодательными актами, ведомственными изданиями, источниками и литературой, отражающими историю фондообразователя, задачами и функциями, возложенными на него, определить масштаб деятельности фондообразователя, т. е. кому он подчинялся и какую имел структуру, уяснить функции учреждения в различные ери оды его деятельности. Важное значение имеет определение связей с другими учреждениями.

Следует также ознакомиться с основными видами документов фондообразователя (постановлениями, приказами, протоколами, планами, отчетами, штатными расписаниями и др.), в которых содержатся основные сведения о времени возникновения фондообразователя, его компетенции, структуре и ее изменениях, функциях структурных частей, времени, причинах ликвидации фондообразователя.

По выясненным данным составляется историческая справка. Кроме названных выше данных о фондообразователе в исторической справке нужно раскрыть систему организации документов в делопроизводстве фондообразователя. Эту систему можно выявить по номенклатурам дел, старым описям, классификаторам, элементам описания на обложках.

Далее в исторической справке следует изложить сведения по

истории фонда, выяснить:

• когда поступил фонд на хранение;

• степень его сохранности;

• объем фонда;

• крайние даты документов.

В исторической справке нужно раскрыть состав, содержание и значение документов для научного и практического использования. К исторической справке необходимо приложить графическую схему структуры фондообразователя, список источников и литературы, использованных при написании справки.

Определение границ архивного фонда. Далеко не из любого документального Фонда может быть сформирован архивный. При определении фондообразователя следует учитывать юридическую самостоятельность учреждения, признаками которой являются:

• наличие правового акта об образовании учреждения (акт, устав, указ, декрет, закон, положение);

• самостоятельный баланс, смета, счет в банке; штатное расписание;

• самостоятельное ведение делопроизводства (бланк, гербовая печать и др.).

Вместе с тем, самостоятельное структурное подразделение также может быть фондообразователем, если его документы образуют обособленный исторически значимый комплекс.

В Основных правилах работы государственных архивов 1984 г. даны правила определения границ фонда в случае реорганизации, эвакуации учреждения и др.

Однако для материалов новейшего времени (периода 90-х гг. хх в.) задача определения границ архивных фондов является весьма актуальной, потому что часто возникает вопрос, присоединить ли новые поступления к уже существующему фонду или создать новый архивный фонд? В этом случае следует учитывать коренные изменения в жизни государства и общества.

Документы, как правило, сами несут дополнительные сведения об их принадлежности к определенному архивному фонду. В современном государственном делопроизводстве эти сведения могут быть отражены на обложке дела, где указывается официально принятое полное, а в скобках - сокращенное название учреждения-фондообразователя и название структурной части учреждения, в деятельности которого возникли документы.

Если этих сведений нет на обложке или они вызывают сомнение, а также если делу «не повезло» и оно утратило обложку совсем, то фондовая принадлежность устанавливается на основании изучения содержащихся в деле документов.

Все документы по месту их составления обычно подразделяются на входящие, внутренние и исходящие.

Фондовая принадлежность входящих документов (полученных фондообразователем) устанавливается по названию учреждения-получателя, которое можно узнать по адресату, оттиску штампа регистрации входящих документов, тексту (содержанию) документа, резолюциям, пометам.

Фондовая принадлежность внутренних документов (приказов, протоколов, отчетов, докладных записок и др.), отражающих внутреннюю деятельность учреждения, определяется по названию учреждения, которое указано в документе: в заголовке, в тексте, а также по подписям должностных лиц.

Фондовая принадлежность оттисков (копий) исходящих документов определяется по названию учреждения-автора, которое может быть указано рядом с подписью должностного лица в конце документа и в оттиске регистрационного штампа, а также по содержанию документов и делопроизводственным номерам.

Фондообразователем входящих документов является адресат, а внутренних и исходящих - автор.

Указанные выше признаки фондовой принадлежности называются прямыми признаками, так как они имеют обязательные элементы, в которых содержится название фондообразователя.

Фондовая принадлежность отдельных, разрозненных дел и документов при отсутствии прямых признаков устанавливается по косвенным признакам: содержанию, резолюциям, особенностям почерка, бумаги, чернил и т. п. Иногда эти косвенные признаки могут быть решающими.

При определении фондовой принадлежности надо запомнить:

1) в документации учреждений, подвергавшихся реорганизации или переименованию, могут встречаться старые наименования;

2) учреждения-преемники могут продолжать какое-то время пользоваться печатями, штампами и бланками своих предшественников;

3) в одном деле могут встречаться документы, образовавшиеся в деятельности нескольких учреждений.

ЦЕЛИ, ЗАДАЧИ, ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ

Документационное обеспечение управления организации выполняет специальное структурное подразделение. Возможное название специального структурного подразделения ДОУ:

• управление делами;

• общий отдел;

• канцелярия;

• секретариат.

В организациях, где объем документов невелик, работу с документами выполняет секретарь. Структура службы ДОУ и задачи соответствуют технологической цепочке операций, проводимых с документами (от приема до сдачи документов в архив организации).

Цели службы ДОУ:

• организация работы;

• руководство документационным потоком;

• координация видов работ с документами;

• контроль за последовательностью работы с документами;

• организация работ по документационному обеспечению управления.

Задачи службы ДОУ:

• совершенствование форм и методов работы с документами;

• обеспечение единого порядка документирования;

• обеспечение единого порядка работы с документами;

• контроль за исполнением документов;

• хранение документов;

• унификация форм документов;

• сокращение по возможности документооборота;

• методическая работа по совершенствованию Документационного обеспечения в организации;

• внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной техники.

Классификация документов - деление документов на классы по наибо­лее общим признакам сходства и различия. Существуют различные системы документирования.

Системы документирования:

• административная;

• статистическая;

• коммерческая и др.

Предметом нашего изучения является административная система

документирования.

Административная система документирования по видам документов делится на:

1. Организационно-распорядительную (ОРД)1.1. Положения

1.2. Уставы

1.3. Инструкции

1.4. Приказы

1.5. Решения

1.6. Протоколы

1. Справочно-информационную

2.1.Письма.

2.2. Телеграммы

2.3. Телефонограммы

2.4. Докладные записки

2.5. Справки

2.6. Акты

1. По личному составу

3.1. Приказы

3.2. Личные дела

3.3. Заявления

3.4. Трудовые книжки

3.5. Характеристики.

3.6. Договоры и т.д.

Цель классификации документов:

1. Повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанностей исполнителей, четкого распределения информации.

2. Экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата (предметно-тематическоro каталога).

Значение классификации документов:

• обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве;

• повышение оперативности работы с ними.

Для классификации документов в пределах одного учреждения составляют классификационные схемы-классификаторы. Они бывают двух типов: структурные и проuзводственно-отраслевые. В классификаторе структурного типа документацию делят на части в соответствии со структурными подразделениями. Рубриками являются названия cтpyктypныx подразделений, а статьями - названия видов документов.

Если в организации нет четкого деления на структурные подразделения, то наиболее удобным является классификатор производственно-отраслевого типа. Классификаторы составляют на основе положения об учреждении и его структурных подразделениях, а также должностных инструкций. При составлении классификатора могут быть использованы номенклатуры дел, перечни документов с указанием сроков хранения, описи дел постоянного и временного хранения. Пользуясь классификатором, можно установить, какие документы создаются в учреждении для осуществления его функций.

УНИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Одним из наиболее эффективных направлений совершенствования документов является их стандартизация, Т.е. унификация.

Унификация документов - установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.

Унификация видов и разновидностей документов проведена на основе классификации участков, вопросов деятельности учреждения и создания классификатора управленческой документации.

Направлением унификации является создание трафаретных текстов.

Это целесообразно делать для групп документов, оформляющих идентичные действия. Часть реквизитов печатают типографским способом (постоянные реквизиты), для переменных - оставляют свободные строки. Трафареты определяют состав информации документов, ее последовательность и закрепляют устойчивые словесные формулировки. Трафаретные тексты документов оформляют в учреждении в виде сборника.

Содержание документов определяется составом и значением входящих в НИХ показателей и реквизитов. Последние могут быть разными, но это не исключает возможности предъявлять к ним общие требования. Кроме того, большинство показателей и реквизитов даже в различных документах бывают одинаковыми.

Широкое распространение получили анкеты, например, «опросный лист для получения сведений». Наиболее известны кадровые анкеты. Путем анкетирования можно собирать любые сведения. В УСОРД дана первая попытка в анкетной форме представить модели приказов (по приему, переводу, увольнению работников организации) и докладных записок.

СТРУКТУРА И ОБЪЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Документооборот - это «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

Движение документов в организации не может быть случайным, хаотичным. Оно должно быть управляемым, регламентированным технологической схемой движения документов по установленным пунктам обработки. Быстрота перемещения между пунктами, оперативность выполнения операций с документами свидетельствуют о степени совершенства технологической схемы.

Документооборот должен отвечать ряду требований, обязательных для всех организаций.

Требования предъявляемые к документообороту:

• прямоточность движения документов (документ кратчайшим путем попадает к исполнителю, возвратные перемещения документов исключены);

• распределение документов между руководителями и специалистами согласно их функциональным обязанностям;

• оперативное перемещение документов;

• единообразие маршрута движения документов и технических операций с ними, однократность каждой операции.

Движение документов во всех случаях отражает организационную структуру аппарата управления и характер распределения обязанностей между его составными частями. Совершенствование документооборота тесно связано с совершенствованием структуры управления.

Документооборот состоит из следующих потоков:

• поступающих (входящих) документов (документы вышестоящих органов управления, подведомственных организаций, неподчиненных учреждений, представлены постановлениями, решениями, приказами, указаниями, инструктивными письмами, запросами, отчетами, справками, письмами, актами и заявлениями граждан);

• отправляемых (исходящих) документов (передают информацию вышестоящим или нижестоящим организациям, не подчиненным учреждениям, общественным организациям и отдельным гражданам, в

Составляют опись в двух экземплярах: один остается в структурном подразделении, второй - вместе с делами передают в архив организации.