110470 (Классификация архивных документов и дел в архивном фонде РФ), страница 2

Самым ярким примером являются фонды канцелярии наместника Кавказского и дипломатической канцелярии наместника Кавказского (Центральный государственный исторический архив Грузии, г. Тбилиси), которые содержат документы по истории народов Грузии, Армении, Азербайджана, но хранятся в центре бывшего наместничества - г. Тбилиси, а не разделены по архивам этих государств. В настоящее время архивисты склоняются к тому, что дробление и перемещение территориальных комплексов нежелательно. Поэтому при создании нового архива новой административно-территориальной единицы в него должны поступать только фондовых органов власти и управления.

Принадлежность документов к определенным отраслям государственной и общественной деятельности. Этот признак классификации документов был определяющим в построении Государственного архивного фонда В настоящее время тематический, или отраслевой, принцип создания архивов обусловлен тем, что работа с документами определенной тематики требует специальной подготовки архивистов.

Практически отраслевой принцип классификации реализуется при создании архивов литературы и искусства, военно-исторических, и народного хозяйства, а также многочисленных архивов общественных движений (бывшие центральные и местные партийные архивы). Но эти архивы сложились скорее исторически, нежели были созданы специально в соответствии с данным признаком. Принадлежность документов к составу документации данного фондообразователя. Научной основой классификации документов по этому признаку являются следующие принципы: происхождения, т. е. классификация документов по исторически сложившимся комплексам (фондам); логический (тематический), т.е. по тематическим рубрикам. Принцип происхождения учитывается и при классификации документов по архивам. На этом уровне он понимается как принцип недробимости (неделимости) архивного фонда, т. е. документы одного архивного фонда не подлежат разделению по разным архивохранилищам.

Способ и техника закрепления информации, этот признак классификации документов предполагает создание архивов кино-, фото-, фоно- и видеодокументов, а также архивов научно-технической документации: Российского государственного архива фонодокументов, Российского государственного архива кинофотодокументов, Российского государственного научно-технического архива и др. Создание подобных архивов вызвано необходимостью, во-первых, особого режима хранения документов на специальных носителях (пленочных, магнитных, оптических), а во-вторых, оборудования для воспроизведения этих документов в читальном зале. Вместе с тем, выделение из состава фонда комплекса научно-технической документации или фотодокументов может привести к дроблению фонда.

Классификация архивных документов и дел в Архивном фонде Российской Федерации. В начале 90-х гг. ХХ в., после распада СССР, возникло новое государство - Российская Федерация с новой экономической основой, когда признаются и защищаются равным образом частная, государственная, муниципальная и иные формы собственности. Изменения, происшедшие в стране, коснулись и архивной сферы. Государственный архивный фонд СССР был переименован в Архивный фонд Российской Федерации. Но изменилось не только название, но и сама организация документов и дел Архивного фонда Российской Федерации, которая осуществляется теперь по следующим признакам

1) по формам собственности: архивные фонды и архивные документы государственной части АФРФ; архивные фонды и архивные документы, отнесенные к федеральной собственности и находящиеся в исключительном ведении РФ; архивные фонды и архивные документы, находящиеся в ведении муниципальных органов; архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ

2) по видам носителей, способам и технике закрепления информации: архивные письменные и графические документы на бумажных носителях; кино-, фото-, фонодокументы, видеофонограммы, машинописные электронные) документы;

3) по срокам хранения: архивные фонды и архивные документы, находящиеся на постоянном хранении в архивах; архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном хранении в течение установленных сроков в ведомственных архивах; архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном и депозитарном хранении в ведомственных архивах и отраслевых фондах;

Архивные фонды и архивные документы негосударственной части архивного фонда РФ, находящиеся на временном и депозитном хранении в государственных архивах.

Все названные выше признаки можно применять только в совокупности, формальное следование одному из них может привести к дроблению исторически сложившихся комплексов фондов. Например, условно разделительной датой между документами Русского архива древних актов (РГ АДА) в Москве и Российским Государственным историческим архивом (РГИА) в Санкт-Петербурге считается 1801 г. Здесь действует принцип разделения материалов по эпохам феодализма (РГАДА) и капитализма (РГИА), вместе с тем четверть материалов РГ АДА составляют материалы Межевого ведомства (Межевой архив), охватывающие период с середины XVIII в. до ХХ в. С другой стороны, в РГИА. Если буквально следовать принципу разделения материалов по эпохам, то эти комплексы должны быть разделены пополам: все материалы до 1801 г. отправлены в Московский РГАДА), а после 1801 г. - в Санкт-Петербург (в РГИА), поскольку и Межевой архив, и фонд Синода представляют собой исторически сложившиеся комплексы, согласно принципу недробимости они хранятся целостно в одном хранилище.

Как видно из приведенной классификации, в основе современной организации документов и дел лежит деление АФ РФ на государственную и негосударственную части, что было закреплено в «Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» от 23 августа 1993 г.

Государственную часть Архивною фонда РФ составляют архивныe фонды и архивные документы: государственных учреждений, организаций, предприятий и государственных институтов, действовавших на территории России на всем протяжении ее истории. а также учреждений религиозных конфессий до момента отделения церкви от государства; органов государственной власти. местного самоуправления, прокуратуры, государственных учреждений, организаций, предпpиятий, действующих на территории РФ; государственных учреждений, воинских частей, находящихся и (или) находившихся за границей; предприятий, организаций или объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности; органов, учреждений, организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ; других общественных организаций и объединений, образовавшихся при осуществлении их деятельности до момента регистрации в соответствии с законом РФ об общественных организациях, принятые в учреждения Федеральной архивной службы России; юридических и физических лиц. поступившие на законных основаниях в собственность государства, в том числе из-за рубежа, а также копии архивных документов на правах подлинников и на законных основаниях, поступившие В собственность государства.

Негосударственную часть Архивною Фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности: государственных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, религиозных объединений и организаций; негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, ак­ционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации; физических лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов и др.).

Для документов государственной и негосударственной частей АФ РФ могут применяться разные категории сроков хранения - постоянное, временное, постоянное в собственности государства, депозитарное.

Постоянное хранение - бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке или же архиве негосударственного учреждения.

Временное хранение - хранение документов АФ РФ до их передан на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной бы России (Росархив), которое осуществляют ведомственные

Ахивы органов государственной власти и управления государственных учреждений, организаций и предприятий, а также государственные отраслевые фонды. Муниципальные (районные и городские) архивы могут осуществлять временное хранение документов в учреждениях Росархива (это архивы с переменным составом документов); наконец, учреждения Росархива, государственные музеи библиотеки могут осуществлять временное хранение документов

Негосударственной части АФ РФ по договору с их собственником. обычно временное хранение осуществляется в интересах учреждений и ведомств, пока документы нужны для информационного, обеспеспечения работы данного учреждения. Сроки передачи документов на постоянное хранение строго ограничены законом.

Хранение в собственности государства - это хранение документов, находящихся в частной собственности, собственности общественных организаций, корпораций, акционерных обществ и д.р., которые на законном основании переданы в собственность учреждений Росархива, государственного музея и библиотеки.

Этим основанием, скорее всего, может быть договор дарения или купли-продажи, заключенный между собственником и государственным архивом, музеем или библиотекой, а также:

приобретение документов Росархива на аукционе или у торго­во-посреднической фирмы, организации, в том числе за рубежом; передача государству так называемых бесхозных материалов в том случае, если при ликвидации учреждения или организации у архива не оказалось законных «наследников»).

Депозитарное хранение документов - временное хранение документов Архивного фонда РФ в отраслевых архивных фондах в течение срока и на условиях, оговоренных в договоре с собственником документов. По истечении срока депозита, установленного в договоре, совсем не обязательно следует передача документов на постоянное хранение: это зависит от воли их собственника. Услуги по депозиту, как правило, оказываются государственными архивами за плату.

Возникает вопрос: откуда взялись отраслевые фонды, ведь в законе об архивах ясно сказано: «государственное хранение - государственным архивам, а также государственным музеям и библиотекам»? Oтраслевые фонды, по сути, представляют собой исторические архивы, сложившиеся при ведомствах, которые имеют право временного (в том числе депозитарного) хранения документов государственной части Архивного фонда РФ. При этом сроки, условия хранения документов в ведомстве закрепляются специальным соглашением между Росархивом и ведомством.

В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (2004 г.) Архивный фонд Российской Федерации состоит из архивных документов, относящихся к государственной собственности (ст. 7), муниципальной собственности (ст.

8), частной собственности (ст. 9).

При этом государственная собственность складывается из архивных документов, относящихся к федеральной собственности, и к собственности субъектов Российской Федерации. К муниципальной собственности относятся архивные документы органов местного самоуправления и муниципальных организаций. К частной собственности относятся архивные документы организаций, действующих на территории РФ и не являющихся государственными и муниципальными, а также документы, созданные гражданами или законно при обретенные ими.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ В ПРЕДЕЛАХ АРХИВОВ

Классификация документов в пределах архива предполагает их организацию по комплексам - фондам и коллекциям.

При классификации документов архива выбирают один из научных принципов классификации: принцип происхождения (организация документов по исторически сложившимся комплексам (фондам); логический (тематический) принцип классификации документов по тематическим и другим (искусственно созданным) группам (коллекциям).

В этом разделе рассмотрим вопрос организации дел в пределах архива с учетом принципа происхождения. В первую очередь остановимся на таких важнейших понятиях для архивоведения как архивный фонд и фондообразователь.

Архивным фондом организации или лица называется вся совокупность документов, образующихся в процессе деятельности какого-либо фондообразователя.

Фондообразователем называется учреждение или лицо, в деятельности которого отложился архивный фонд. Документальный фонд лица называют личным архивом. В соответствии (ГОСТ Р51141- 98 архивный фонд - это совокупность архивных документов, исторически и (или) логически связанных между собой

Виды и разновидности архивного фонда и приравненная к нем в качестве классификационной и учетной единицы.

Архивным фондом учреждения (организации) называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного учреждения (организации).

Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, авторскому, хронологическому и др.). В табл. 4 перечислены признаки, по которым создаются архивные коллекции.

Организация документов в пределах архивного фонда называется фондированием.

Фондирование складывается из следующих видов работ:

1) определение границ архивного фонда, в том числе определение юридической самостоятельности фондообразователя и хронологических рамок документов фонда;

2) определение фондовой принадлежности документов.

Архивные документы, сформированные в архивные фонды, объединенные архивные фонды и архивные коллекции, перефондированию не подлежат. Исключением являются грубые ошибки в фондировании.

Как было сказано ранее, пересистематизация материалов производится в редких случаях, особенно для фондов, уже введенных в научный оборот. Такой вид работы может встретиться в исторических архивах, сложившихся в XVIII-XIX вв., где фонды обрабатывались разными поколениями архивистов, которые руководство вались различными методическими принципами.