104714 (Эффективность информационного производства), страница 9

Организационными мерами, обеспечивающими кооперацию отделов библиотеки, являются разработка документов, регламентирующих деятельность отделов по различным направлениям, и единое планирование совместно выполняемых работ. Выполнение той или иной функции в рамках исключительно одного структурного подразделения, ответственного за данное направление работы, делает работу односторонней, не учитывающей возможности и потребности других структурных подразделений.

В своей практической деятельности библиотека реализует ряд комплексных программ, к которым, в частности, относятся: формирование единого библиотечного фонда; библиотечно-библиографическое обслуживание; построение единой системы справочно-библиографи-ческого аппарата; методическое обеспечение деятельности библиотеки; повышение квалификации библиотечных кадров и др. Особенность комплексных программ заключается в том, что они реализуются совместными усилиями практически всех структурных подразделений библиотеки, подчиненных одной цели и использующих общие методы и средства для осуществления таких программ.

В то же время можно выделить структурное подразделение (отдел, сектор), для которого одно из направлений деятельности является главным и которое, следовательно, должно выступать ведущим и в разработке комплексной программы, и в ее реализации. В программе учитываются как общие, выполняемые во взаимодействии с другими отделами технологические процессы, так и функции каждого в отдельности структурного подразделения.

Разработка комплексных программ деятельности библиотеки позволяет рассматривать план работы библиотечного учреждения не как совокупность планов его структурных подразделений (как это обычно трактуется в библиотечной литературе), а как совокупность комплексных программ деятельности библиотеки. Участие структурных подразделений и отдельных исполнителей в подготовке таких программ выражается в разработке собственных проектных предложений к программе.

Централизация и кооперация позволяют повысить качество выполнения технологических процессов, эффективно использовать все библиотечные ресурсы.

3.8 Нормирование библиотечных процессов. Использование норм в работе библиотек

Для рационализации библиотечной технологии большое значение имеют разработка и применение научно обоснованных норм труда. Нормирование является одним из условий повышения производительности труда, эффективного использования библиотечных ресурсов, так как определяет научно обоснованные затраты труда на выполнение определенного технологического процесса или операции.

Нормирование помогает выявить потери и нерациональные затраты рабочего времени, определить необходимый штат для конкретного структурного подразделения в соответствии с объемом возложенных на него работ и затрат времени на их проведение; правильно решать вопросы разделения труда между сотрудниками и структурными подразделениями; составить научно обоснованный план работы библиотеки или структурного подразделения; объективно оценить работу отдельного сотрудника, отдела, филиала библиотеки.

Планирование на основе норм позволяет обоснованно рассчитывать штаты структурных подразделений в соответствии с объемом планируемых работ и необходимым временем на их реализацию; четко определять не только содержание, но и объем производственных заданий для каждого сотрудника и структурного подразделения.

В основе нормирования лежит изучение затрат рабочего времени, которое включает в себя:

— время на подготовительную работу, затрачиваемое на подготовку рабочего места, материалов и оборудования, необходимых для выполнения основной работы;

— время на основную работу, затрачиваемое непосредственно на осуществление технологической операции;

— время на работы, не предусмотренные плановым заданием (случайные, непредвиденные);

— время на заключительную работу, необходимое для приведения в порядок рабочего места, обработки данных текущего статистического учета, записей в дневнике работы;

— время на повышение квалификации, необходимое для изучения профессиональной литературы, участия в научно-практических конференциях, семинарах, курсах;

— время на организационно-административную работу, затрачиваемое на организацию производственных циклов и управление технологическими процессами.

В основе расчета всех затрат труда лежит норма времени, которая представляет собой регламентированную величину, показывающую, какое количество времени необходимо для выполнения конкретной технологической операции.

Норма выработки является производной от нормы времени и показывает объем работы по конкретной операции, который должен быть выполнен за единицу времени (как правило, за час).

Нормы могут быть укрупненными (суммарными), то есть на весь технологический процесс, и расчлененными, то есть на каждую технологическую операцию. Очевидно, что в тех случаях, когда весь технологический процесс осуществляется одним сотрудником, применяется укрупненная норма, а когда этот процесс разделен по операциям между несколькими сотрудниками, для определения затрат рабочего времени каждого из них применяются расчлененные нормы.

Следует также выделить типовые нормы и опытные нормы, которые разрабатываются непосредственно в библиотеке с учетом практики ее работы. Межотраслевые нормы разрабатываются централизованно на однотипные работы, выполняемые в различных библиотеках при относительно одинаковых организационно-технологических условиях, поэтому они отличаются высокой степенью обоснованности и обеспечивают определенное единство в определении меры труда для библиотекарей, работающих в разных библиотеках. В настоящее время действуют Межотраслевые нормы времени на работы, выполняемые в библиотеках, утвержденные Министерством труда и социального развития РФ в 1997 году. Применение межотраслевых норм значительно упрощает нормировочную работу в библиотеках, освобождая их от необходимости самостоятельной разработки норм, что, однако, не исключает проверки выполнения единых норм в условиях конкретной библиотеки.

Руководство библиотеки и ее структурных подразделений должно регулярно сравнивать результаты затрат рабочего времени на те или иные библиотечные процессы и операции с существующими межотраслевыми нормами. Для этого каждый библиотекарь, каждое структурное подразделение должны вести ежедневный систематический учет объема выполненной работы и затраченного времени, что позволит выявить расхождения между фактическими затратами рабочего времени и предусмотренными нормами. В случае таких расхождений необходимо анализировать причины перевыполнения или невыполнения норм и принимать меры по ликвидации перекосов. Однако следует учитывать, что типовые нормы отражают усредненный уровень библиотечной работы и на практике могут как перевыполняться, так и не выполняться. Поэтому в условиях конкретной библиотеки должны применяться нормы, установленные на основе анализа выполнения типовых норм.

Перевыполнение норм достигается за счет высокого профессионализма библиотекарей, перехода на новые автоматизированные технологии, использования различных средств механизации и оргтехники ит. п., что позволяет выполнять технологические операции быстрее и качественнее.

К причинам невыполнения межотраслевых норм следует отнести:

— низкий профессиональный уровень библиотекарей;

— недостатки в организации технологических процессов и операций;

— брак при выполнении отдельных процессов и операций;

— технологические условия, отличающиеся от типовых (например, нестандартные стеллажи, что не позволяет выполнить норму при расстановке книг).

Для установления норм, а также проверки их выполнения в библиотеке используются статистический и аналитический методы.

Важную роль в управлении библиотечными технологиями играет бюджет рабочего времени, который складывается из фонда рабочего времени и его расхода (использования).

Определение фонда рабочего времени и его расхода помогает не только правильно определить объемы работы библиотеки, но и равномерно распределить ее между структурными подразделениями и отдельными сотрудниками.

Фонд рабочего времени — это годовое число рабочих дней библиотеки, структурного подразделения, отдельного библиотекаря, исчисленное из общего числа дней в году за вычетом выходных и праздничных дней, отпусков, потерь по временной нетрудоспособности и т. п., и пересчитанное в количество годовых рабочих часов. Фонд рабочего времени в часах может быть рассчитан на квартал и месяц.

Расход рабочего времени исчисляется на основе норм библиотечного труда по каждому виду библиотечных работ, а также по библиотеке в целом, структурному подразделению, отдельному исполнителю.

Планирование расхода годового фонда рабочего времени начинается с составления перечня работ, которые будут проводиться библиотекой в течение года. По каждому виду работ определяются примерные количественные показатели, которые в дальнейшем в результате подсчета суммарных расходов времени и сопоставления с его фондом могут подвергаться корректировке.

После того как определены планируемый объем и перечень работ, с помощью норм производится подсчет количества рабочего времени, необходимого для выполнения как каждого вида, так и всего объема работ. Полученный результат сравнивается с фондом рабочего времени. При этом может обнаружиться, что количество часов, которое потребуется для выполнения намеченного объема работ, может быть больше или меньше годового фонда рабочего времени. В связи с этим планируемый объем работ следует привести в соответствие с фондом рабочего времени, для чего необходимо увеличить или уменьшить объем намеченных к выполнению работ; ввести новые процессы и операции или отказаться от первоначально запланированных; установить более прогрессивные нормы выработки; привлечь к этом работе дополнительно читательский актив ит. д.

На следующем этапе планирования проводится сопоставление фонда рабочего времени с запланированным его расходом по структурным подразделениям и принимаются соответствующие управленческие решения в целях равномерного распределения работ между отделами и филиалами. В структурном подразделении задача планирования состоит в определении расхода рабочего времени для каждого сотрудника.

Планирование по нормам в соответствии с фондом рабочего времени сделает план библиотеки реально выполнимым, улучшит организацию труда, поможет бороться с потерями рабочего времени. Научно обоснованные количественные показатели в отличие от тех, которые библиотеки обычно планируют «на глазок», без учета реальных возможностей, крайне необходимы.

Эффективное планирование не должно ограничиваться соответствием объема работ библиотеки фонду рабочего времени. Фонд рабочего времени и его расход должны не просто совпадать, нужно планировать такие работы, которые способствовали бы выполнению задач, стоящих перед библиотекой.

3.9 Организация рабочих мест и улучшение условий труда

Этот аспект управления библиотечными технологиями связан с рациональной организацией рабочих мест и созданием благоприятных условий труда.

Рабочее место библиотекаря — это участок его трудовой деятельности, оснащенный специальным оборудованием и приспособлениями, необходимыми для выполнения определенных технологических процессов и операций.

Организация рабочего места включает:

— оснащение необходимым оборудованием и инвентарем;

— наиболее целесообразное размещение оборудования и материалов на рабочем месте;

— создание безопасных и здоровых условий труда.

Организация рабочего места предполагает строгое соблюдение правил техники безопасности, противопожарных и санитарно-гигиенических норм, рациональное использование производственных площадей с учетом технологии выполняемых библиотечных процессов и операций.

Большое значение имеет оснащение рабочего места специальной мебелью и оборудованием, техническими средствами и средствами автоматизации, предметами оргтехники, средствами связи и т. д. Их рациональное размещение и использование оказывают непосредственное влияние на качество выполняемых процессов и операций.

Рабочее место библиотекаря может находиться как в служебно-про-изводственной, так и в читательской зоне. В последнем случае оно является рабочим местом не только библиотекаря, но и читателей. Таким рабочим местом может быть не только стол, за которым работает библиотекарь или читатель, но и библиотечный фонд (если к нему имеется открытый доступ), карточные каталоги, электронные поисковые системы библиотеки и т. п.

В настоящее время рабочие места библиотекарей оснащаются персональными компьютерами, таким образом, создаются автоматизированные рабочие места (АРМ). АРМ представляют собой совокупность технических и программных средств, предназначенных для выполнения определенных библиотечных технологических процессов и операций. Организация АРМ всецело зависит от выполняемых на рабочем месте технологических процессов и операций (АРМ комплектатора, каталогизатора, библиографа, методиста и т. д.).

Важно не просто оснастить рабочее место необходимыми средствами для выполнения технологических процессов и операций, но и оптимально разместить их, что позволило бы с наибольшей эффективностью выполнять эти процессы и операции исходя из возможностей рабочего места.

Планировка каждого рабочего места должна быть тщательно продумана.

3.10Организация работы в библиотеке в соответствии с НОТ