104695 (Документи в інформаційно-аналітичній діяльності), страница 3

- за методом бібліографування (вибіркові, реєстраційні, сигнальні, анотовані, реферовані, оглядові);

- за часом виходу в світ (поточні, ретроспективні, перспективні);

- за ознакою приналежності (видавничі, книготорговельні, бібліотечні);

- за формою організації матеріалу (бібліографічний покажчик, бібліографічний список, бібліографічний огляд, бібліографічний бюлетень, бібліографічний журнал, допоміжний покажчик до видання).

Реферування — процес аналітико-синтетичної переробки інформації, яка міститься в первинному документі, для вилучення з нього найважливіших за змістом відомостей (основних положень, фактичних даних, результатів, висновків) і створення на цій основі вторинного документа — реферативного [18].

Реферативний документ — це документ, що містить стислий виклад змісту первинного документа (основних ідей, методів і результатів місця дослідження, часу і його проведення і т. ін.). Його основу становить реферат — короткий виклад змісту першоджерела (книг, статей, доповідей) з певної теми, без додаткової інтерпретації або критичних зауважень автора реферата [18].

Реферат — це семантично адекватний, обмежений малим обсягом і, водночас, якомога повніший виклад основного змісту первинного документа, що має постійну структуру і призначений для виконання багатьох функцій у використанні його споживачами різних категорій [29].

Основними функціями рефератів є: інформаційна, пошукова, довідкова, сигнальна, адресна, комунікативна. Реферативні документи зараховують до вторинних фактографічних документів (довідки, таблиці, статті, реферати, реферативні огляди і т. ін.), основною функцією яких є орієнтація споживачів у документному потоці, скорочення фізичного обсягу первинних документів при збереженні їхнього основного змісту.

Реферати використовують в усіх сферах інформаційної діяльності.

Реферативні документи (дають характеристику первинного документу у вигляді реферату) поділяють на різновиди за такими ознаками [28]:

- за цільовим призначенням (загальні і спеціалізовані);

- за належністю до певної галузі знання (реферати із суспільних, гуманітарних, природничих, точних, технічних і прикладних наук, з економіки);

- за способом характеристики первинного документа (реферати-конспекти, в яких послідовно викладають в узагальненому вигляді зміст усього первинного документа, а також проблемно-орієнтовані реферати, що акцентують увагу споживача на окремих темах або проблемах первинного документа);

- за обсягом та глибиною згортання (короткі, обсяг яких обмежений 850 друкованими знаками, і розширені, обсяг яких може становити 10—15 % обсягу первинного документа);

- за кількістю джерел реферування (монографічні, складені на один первинний документ, реферати-фрагменти, складені на окрему частину первинного документа, його розділ, підрозділ, параграф, оглядові або зведені, групові реферати);

- за формою викладу (текстові, анкетні (позиційні), табличні, телеграфного стилю, схематичні, ілюстровані, змішані);

- за методом викладу (реферати-екстракти, перефразовані, аспектні, які створюють на основі формалізованих методик);

- за способом підготовки (інтелектуальні, складені на основі інтуїтивних уявлень про значимість змісту первинного документа, а також автоматизовані);

- за авторським виконанням (авторські або автореферати і неавторські або ті, які склала інша особа (референт-аналітик)).

Серед основних видів реферативних документів розрізняють: реферативний журнал, реферативний збірник, експрес-інформацію, інформаційний листок.

Реферативну інформацію також містять реферативні видання.

Реферативне видання – це інформаційне видання, яке має упорядковану сукупність бібліографічних записів, які включають в себе реферати [27].

Завдання реферативного видання – адекватне викладення суті первинного документа, рекомендація нової, цінної і корисної документної інформації для її оптимального використання у всіх сферах людської діяльності. Реферативне видання – носій реферативної інформації (конкретні дані, факти) [29].

Реферативне видання відрізняється від бібліографічного видання значно більшою повнотою даних про первинний документ. В склад цього тексту, окрім бібліографічного опису, входить реферат – коротке викладення змісту документа або його частки, яка включає основні фактичні дані і висновки, які необхідні для початкового ознайомлення з документом.

Оглядовий документ — це інформаційний документ, який містить один або кілька оглядів. Він відображає зміст основних первинних документів з певної проблеми (теми, питання), оцінку їх на основі їхньої аналітично-синтетичної обробки. Його основу становить огляд [19].

Огляд — це текст, який містить концентровану інформацію, отриману в результаті відбору, аналізу, систематизації і логічного узагальнення відомостей з великої кількості першоджерел з певної теми за певний проміжок часу [26].

Мета оглядового видання – збирання і аналіз великої кількості документів, переробка їх в єдиний компактний документ. За характером інформації ОВ найбільш повно відображає зміст первинних документів, відрізняється науковою глибиною їх переробки. Резельтатом переробки є висновки і практичні рекомендації, зроблені на базі аналізу змісту первинних документів, критична оцінка їх актуальності перспективності.

Оглядовий документ як вторинний (інформаційний) документ має певні специфічні риси:

1) це інформаційна модель стану, тенденцій розвитку та шляхів вирішення проблеми;

2) це узагальнена характеристика кількох чи сукупності документів. Оглядові документи класифікують за різними ознаками.

За глибиною згортання інформації розрізняють аналітичні огляди (які містять аргументовану оцінку інформації, рекомендації з її використання, висновки тут являються результатом змістового, фактографічного аналізу об’єднання великої кількості первинних документів і тому несуть в собі нові науково значущі фактори і ідеї відносно даної проблеми) і реферативні огляди (представляють собою характеристику питань, які розглядаються в первинних документах, без їх критичної оцінки). Крім того, готують бібліографічні огляди, які містять характеристики первинних документів як джерел інформації, що з’явились за певний час або об'єднані якоюсь спільною ознакою. Другий та третій види оглядів часто називаються інформаційними оглядами [29].

Прогнозний огляд аналіз інформації, яка відображає характер змін стану досліджуваного об'єкта (його структури, найважливіших показників і чинників, що визначають його розвиток), з метою виявлення закономірностей розвитку об'єкта, необхідних для проведення робіт з прогнозування. Цей огляд базується на аналізі первинних документів глибокої ретроспективи.

Прогнозний огляд складають для інформування про перспективи розвитку об'єкта на 5—10 років уперед і передбачають аналіз:

— підстави для створення вторинного документа;

— стану і структури об'єкта прогнозування, сукупності параметрів, які визначають науковий (технічний) рівень і перспективність його розвитку;

— вивчення опублікованих і неопублікованих вітчизняних та зарубіжних прогнозів й оцінок авторитетних учених та організацій, проблем, тенденцій і перспектив розвитку певної галузі;

— розвитку фундаментальних і прикладних досліджень, результати яких можуть вплинути на усунення причин, що стримують вирішення проблеми;

— підготовленості сфери до використання нових наукових ідей, принципів, матеріалів, процесів і т. iн. [15].

Прогнозний огляд має таку структуру: вступ (підстави для складання огляду), аналітична частина (стан об'єкта, тенденції і прогноз розвитку), висновки, пропозиції.

За цільовим призначенням та методикою створення розрізняють такі види оглядових документів: експрес-інформація, бібліографічний огляд, реферативний огляд, огляд обґрунтування, щорічний огляд, щорічна доповідь, оглядова довідка тощо.

Інформаційний огляд посідає провідне місце в системі інформаційних документів. Його особливістю є те, що інформаційний огляд складають шляхом логічної обробки документної інформації з метою одержання вихідного знання про стан, розвиток і можливі шляхи вирішення проблеми. Отже, підготовка оглядової інформації — це не стільки опис, узагальнення документної інформації, скільки аналіз стану та розвитку проблеми на основі використання різноманітних джерел інформації.

Інформаційна характеристика проблеми має бути всебічною і повною. Тому, створюючи оглядові документи, враховують як опубліковані, так і неопубліковані документи, оскільки інформаційний огляд має не лише відповідати запитам споживача інформації, а й надавати максимум потрібної інформації. Відбираючи інформацію, враховують різні погляди на можливість вирішення проблеми. Логічність викладу інформації в оглядовому документі має поєднуватися зі змістовою характеристикою відібраних документів. У зв'язку з цим референтаналітик має володіти темою огляду, мати так званий апріорний запас знань з теми.

Складаючи огляд, застосовують методи, властиві процесам підготовки інших документів: інформаційний аналіз, абстрагування, синтез, узагальнення тощо. Саме створюючи оглядові документи, передбачають як критичну оцінку наявної інформації, так і використання елементів наукового дослідження цієї інформації для одержання вихідного знання про стан і тенденції розвитку проблеми.

Оглядова інформація — це систематизована узагальнена інформація про стан об'єкта (предмета, питання). Під станом об'єкта розуміють його науковий або технічний рівень, організаційно-економічну ситуацію і тенденції розвитку [29].

Оглядова інформація виконує підсумкову, інтеграційну, концентраційну, оціночну, орієнтовну та евристичну функції. Поряд з бібліографічною, фактографічною і концептографічною оглядова інформація відіграє суттєву роль у розвитку будь-якої сфери людської діяльності.

Отримання оглядової інформації базується на таких процесах обробки документальних джерел інформації: огляду становлять підготовчий, основний (аналітичний і синтетичний) і заключний етапи.

До підготовчого етапу складання бібліографічного огляду входять:

— вибір та вивчення теми;

— розробка плану-проспекту;

— виявлення документів з теми огляду.

Вибір теми визначається передовсім її актуальністю, науковим і практичним значенням, потребами споживачів, браком готової бібліографічної продукції з певної теми.

Розробка плану-проспекту необхідна для підготовки великих за обсягом і складних за структурою оглядів. План-проспект містить обґрунтування актуальності й новизни теми, визначення цільового і читацького призначення огляду, чітке формулювання теми огляду.

Виявлення документів з теми огляду передбачає визначення кола основних і додаткових джерел інформації. Основні джерела переглядають ретельніше, ніж додаткові. Бажано оптимально поєднувати джерела вторинної інформації (бібліографічні посібники, покажчики змісту) і первинної інформації (періодичні видання відповідної галузі чи теми, хрестоматії, антології, збірники, праці конференцій відповідного профілю і т. ін.). Результатом цієї діяльності є створення масиву бібліографічних записів з теми огляду — як початкової "синтезуючої" операції, що передує глибокому змістовому аналізу документів [41].

Основний етап складання бібліографічного огляду становлять два під етапи: аналітичний і синтетичний.

До аналітичного підетапи входить:

— відбір документів;

— аналіз документів.

До синтетичного підетапу входить:

— групування документів;

— характеристика документів.

Відбір документів — один з найважливіших процесів бібліографування. У процесі відбору здійснюють обмеження масиву документів, які включають в огляд відповідно до визначених якісних критеріїв.

Принципи відбору документів визначають відповідно до теми, цільового і читацького призначення огляду. Уточнюються тематичні межі огляду (чи буде охоплено всю тему, чи лише деякі її аспекти, чи включатимуть документи зі споріднених галузей знань; яким буде висвітлення теми — теоретичним, практичним, історичним і т. ін.), хронологічні межі, видовий склад і кількість документів. Якщо це рекомендаційний огляд, то кількість документів, як правило, обмежують (від трьох до десяти). До огляду слід включати лише цінні, якісні документи. Відбір визначає передовсім якість огляду. Саме на цьому етапі проводять змістовий і формальний аналіз документів, здійснюють оцінку їхньої наукової, соціальної і практичної значущості, роблять порівняльний аналіз наукової і художньої цінності близьких за тематикою документів, визначають відповідність їхнього рівня складності змісту і підготовленості споживачів [32]. Основними способами групування документів в огляді є змістовий або формальний. Змістове групування передбачає розподіл матеріалу за галузями, розділами наук, темами, аспектами, питаннями. Формальне групування передбачає розподіл документів за алфавітом авторів, назв, видами, жанрами документів, за місцем видання, хронологією, мовою, видавничою організацією. Як правило, документи групують за принципом "від загального — до часткового" або "від простого — до складного". Така побудова дає змогу конкретизувати зміст первинного документа, загострити увагу на певних аспектах теми, найважливіших і найперспективніших.

Характеристика кожного документа містить відомості про автора, вихідні дані, розглянуті питання. Оскільки головна мета огляду — формування інтересу споживачів до конкретних документів, інформація про них має рекомендаційний характер. Важливо відібрати найсуттєвіші відомості про кожний із документів, показати внутрішню логіку розкриття теми, зіставити видання різних авторів, підкреслити наукове або практичне значення відібраних документів. Огляд — це зв'язний виклад змісту первинних документів. У текстах "зв'язках" підкреслюють схожість між документами або, навпаки, різницю між ними (за масштабами та глибиною розкриття теми, за видами документів тощо), підкреслюють популярність автора, рівень достовірності даних, художнього вимислу тощо. Інколи поєднувальним текстом слугує сама характеристика (анотація), яку ще поділяють на дві частини: одна передує бібліографічному запису, а другу подають після нього. Не допускається переказ змісту первинного документа. У рекомендаційних бібліографічних оглядах групування матеріалу здійснюють від загального до часткового або від простого до складного. У науково-допоміжних оглядах застосовують складне групування матеріалу, що базується на поєднанні кількох варіантів: за розділами, підрозділами, а в межах підрозділів — за формальною ознакою (за алфавітом авторів, у прямій або зворотній хронології) [43].

Розділ 2. Практичне використання аналітичних документів