Таким образом, в современных трактовках информация выступает как совокупность знаний, сведений и связей между ними. Превращение информации в ресурс, наряду с энергетическими, финансовыми и др., позволяет определить ее как непосредственный продукт интеллектуальной деятельности наиболее квалифицированной и творчески активной части населения¹⁸.

Информация – это единственный вид ресурсов, который не только не истощается, но и увеличивается, качественно совершенствуется и вместе с тем содействует наиболее рациональному и эффективному использованию всех остальных ресурсов, их сбережению, а в ряде случаев расширению и созданию новых. Информация также обладает свойством самоотражения и способностью переноса знаний из среды для решения в реализацию задач хозяйственной деятельности и управления.

На мировом рынке информации принято различать следующие основные сектора, которые также характерны и для России: сектор деловой информации; сектор информации для специалистов; сектор массовой, потребительской информации¹⁹. Предприятию нужна информация из всех 3-х секторов, но успех его деятельности определяется своевременным использованием деловой информации.

1.3 Содержание труда руководителя организации в управлении коммуникативными процессами

Теоретический подход в рассмотрении труда руководителей необходимо сопроводить примером, наглядно характеризующим изменений содержания работы. Один из руководителей среднего звена управления так описывает осознание своего управленческого опыта, взвешивая свои успехи и неудачи: «...Когда я был мастером, то мне казалось, что главное для руководителя — добиваться успеха любой ценой. Когда я стал старшим мастером участка, то стал понимать, что успех обеспечивается совместными усилиями. Но только тогда, когда я стал заместителем начальника цеха, я понял: чтобы добиться успеха, важно скоординировать и сбалансировать все задания» ²⁰.

Заместители начальников цеха выполняют, как правило, «буферные функции», смягчая управленческую позицию руководителя в его ориентации «дело — люди». Опрос на одном из предприятий выявил интересную картину включенности руководителей производственных подразделений в коммуникации²¹ (см. таблицу 2).

Таблица 2. Ориентация коммуникаций (в %)

Эта слабость обнаруживает себя чаще всего в межличностном взаимодействии работников, когда спонтанно образуемые коммуникации развертываются как их персонификация. В практике управления психологами зафиксировано четыре вида их проявления. Они таковы: развивающий вид коммуникаций («Мы вместе уже можем многое»; «Мы вместе можем все, что потребуется»); контролирующий («Я должен так организовать людей...»); уступчивый («Вы должны организовать так...»; «Ты, а не я должен за это браться...»); отстраненный («Пусть они и организовывают...»; «Я хочу остаться в стороне от этой затеи...»; «Это их проблемы, а не мои»). Реально в управлении приходится работать с кросс-коммуникациями.

Формирование «коммуникативного пространства» является главным продуктом организационной деятельности руководителя, которому важно постоянно совершенствовать систему обратных связей с работниками. «Коммуникативное пространство» руководителя включает в себя технологические «состыковки» рабочих мест, организационную структуру функционального управления и межличностное взаимодействие работников внутри подразделений и между ними.

Рассмотрение особенности работы руководителя в коммуникационном процессе очень важно, но для эффективной организации труда необходимо выяснить, чем занимается руководитель в течение рабочего дня. Как уже было отмечено выше рабочий день руководителя не лимитирован и разнообразен. Если представить в общем виде, то можно сказать, что успешный руководитель в течение своего рабочего дня выполняет следующие виды работ (по данным разных источников)²²:

1. Запланированные заседания, встречи - 60 - 65% ;

2. Разговоры по телефону- 3 - 6%;

3. Работа с документами - 17 - 22%;

4. Поездки, осмотры - 3 - 7%;

5. Незапланированные встречи - 7%;

6. Отдых - 2%;

7. Потери времени - 2%.

Глава 2. Анализ коммуникативных процессов предприятия в решении организационных задач

2.1 Функции и задачи Мурманского Облсовпрофа, определяющие особенности коммуникаций

Выявление групп показателей коммуникаций организации является необходимой процедурой рационального управления. Эта деятельность проходит ряд взаимосвязанных этапов²³. Сначала проводится исследование основных функций, затем внешней и внутренней среды организации, потом определяются основные точки взаимодействия.

В социальной организации, центром которой является человек, объективно выполняется ряд общих и особенных законов и принципов, которые представляют единое целое в мире организаций. Каждое предприятие – это маленькое общество со своим населением и территорией, экономикой и целями, материальными ценностями и финансами, коммуникацией и иерархией. Оно имеет свою историю, культуру, технологию и персонал.

Профессиональные организации (профсоюзы) представляют права и интересы наемных работников на рынке труда.

Выделяются три группы профсоюзов:

1. группа, состоящая из крупнейшей организации ФНПР (Федерация независимых профессиональных организаций) и ряда отраслевых профсоюзов;

2. группа, объединяющая работников без представителей администрации;

3. организации, называющие себя профсоюзами альтернативного сектора экономики, нового бизнеса, по сути являющиеся корпоративными организациями.

Мурманский Областной Совет Профессиональных Союзов («ОБЛСОВПРОФ») расположен по адресу г. Мурманск, пр.Ленина, д.12.

Мурманский Облсовпроф осуществляет работу и оказывает услуги в целях защиты трудовых прав и интересов граждан в сферах образования, здравоохранения, управления социальными вопросами жизнедеятельности, регулирования социально-трудовых отношений.

Деятельность Мурманского Облсовпрофа регулируется Уставом организации.

В соответствии со ст. 58 Трудового кодекса РФ, Мурманский Облсовпроф имеет право на контроль за соблюдением работодателями трудового законодательства и иных нормативно-правовых актов, содержащих нормы трудового права.

Основными задачами деятельности Мурманского Областного Совета профессиональных союзов являются:

Мурманский Облсовпроф осуществляет контроль над состоянием медицинского обслуживания промышленных рабочих, заболеваемостью и организацией профилактических медицинских осмотров рабочих-профвредников; информационное и консультационное обслуживание и иную деятельность, связанную с государственным контролем социальной защиты охраны труда и здоровья трудящихся.

Формальная организационная структура Облсовпрофа является традиционной линейной организацией, где подразделения специализируются на ведении дел по определенным направлениям.

Председатель Облсовпрофа по принципу единоначалия организует работу отделов, несет персональную ответственность за ее результаты, состояние трудовой, производственной, финансовой, договорной дисциплины, выступает от имени Совета, осуществляет иные функции в соответствии с постановлениями и распоряжениями Губернатора области, постановлениями и распоряжениями Правительства области и РФ в целом.

Также в обязанности председателя Облсовпрофа входит утверждение структуры и штатного расписания предприятия в пределах установленной численности и фонда оплаты труда работников.

Председатель Облсовпрофа утверждает смету расходов на содержание предприятия в пределах утвержденных на соответствующий период ассигнований, предусмотренных в бюджете. Утверждает положения о структурных подразделениях предприятия, принимает на работу и увольняет в установленном порядке работников.

Особенности организационной структуры определены тем, что Облсовпроф является организацией, где линейно-функциональная структура определена не только выполняемыми функциями, но и технологией документирования деятельности, когда учетная и техническая документация строго регламентирована и является основным «продуктом» производства. Высокая напряженность труда оставляет мало времени на неформальные коммуникации, поэтому в большинстве случаев неформальное общение идет вне предприятия на личном уровне.

В рамках компетенции Мурманского областного совета профсоюзов находится согласование внутреннего распорядка и режима работы, распределение материальной помощи, путевок среди льготных категорий населения, работа с семьями, имеющими детей, органами здравоохранения и образования, иными организациями социальной сферы.

Работники предприятия в целом позитивно принимают миссию организации, которая предполагает качественное и своевременное обеспечение населения и органов власти необходимой, документально подтвержденной информацией о соблюдении организациями и предприятиями вопросов охраны труда и обеспечения безопасности жизнедеятельности. Традиции отношения с населением основаны на нормах этики и делового сотрудничества. К внутренним традициям предприятия следует отнести характер отношений сотрудников, которые подразумевают неконфликтность, взаимопомощь и взаимозаменяемость. Облсовпроф имеет достаточно устойчивый деловой имидж.

Коммуникации внутри организации имеют канал формального протекания (документооборот, практика ведения совещаний), а также неформальные каналы, обозначенные межличностным общением и нефиксируемым деловым общением в горизонтальных направлениях между подразделениями.

К внешним коммуникациям следует отнести работу с населением, органами муниципальной власти и отделениями «Облсовпрофа» в других городах Мурманской области, Российской трехсторонней комиссией по регулированию социально-трудовых отношений, Комитетом по труду, занятости и миграции населения, органами Госсанэпиднадзора, предприятиями и объединениями, общественными организациями, средствами массовой информации. Эти коммуникации в большой мере ограничены исполнением функциональных обязанностей предприятия.

2.2 Анализ системы и пути оптимизации документооборота предприятия

Документооборот организации является одним из ведущих показателей формальных коммуникаций. Анализ схемы документооборота позволяет не только сделать вывод о присущих ему характеристиках, но и определить качества самой организации, а также степень комфортности работ для сотрудников.

Документ во всех его проявлениях – явление социальное; его появление положило начало развитию цивилизации, он сопровождает человека на всех этапах его жизни и деятельности. Но во все периоды и во всех ситуациях документы имеют основные, общие для всех функции, которые вызвали появление документов и остаются главными до настоящего времени²⁴:

• фиксация, сохранение и многократное транслирование зафиксированной информации во времени и на расстояние (например, пересылка по почте или сохранение в течение столетий в архиве для передачи информации потомкам)

• материализация, осуществление каких-либо действий, процессов, которые находят выражение только в документе(например, объявление благодарности)

• средство доказательства наличия того или иного действия, события (например, свидетельство о рождении, справка об уплаченных налогах).

Все другие функции являются вторичными и реализуются особенно в разных условиях существования документа. Главное заключается в том, что каждый документ по природе своей полифункционален, и для документоведения важно установление базовых функций и обеспечение возможности их реализации путем выработки соответствующих делопроизводственных правил.

С точки зрения коммуникационных свойств документ представляет собой информацию, заключенную в типизированный или формализованный жанровый формат, содержащий обязательные реквизиты и правила расположения текста. Он может нести в себе не только сведения о сложившейся ситуации и происшедших событиях (учетная сфера и аудит), но и о развертывающихся процессах (мониторинг и консалтинг), а также о предвидении того, что только планируется и ожидается (проектная документация и экспертиза). Так осуществляется адресная передача информации, полномочий, прав и обязанностей, гарантий и инструкций, распоряжений и отчетов, писем и ответов на них. Без нее невозможны координация деятельности и управление, принятие полномочными лицами оптимальных решений и неустанный контроль над их исполнением, своевременное отслеживание социальных процессов и состояний.

Документооборот предприятия является наиболее важной составной частью управленческой деятельности, организует большинство процессов взаимодействия между подразделениями и учреждениями, находящимися в Мурманске, различных городах Мурманской области и за ее пределами.

Совещания как коммуникативная технология принятия организационных решений проводятся в традиционной форме и имеют определенные ресурсы по повышению эффективности в плане организации и предварительном решении вопросов, требующих экспертных оценок. Работа с внешними участниками коммуникаций (руководящие органы, посетители, партнеры, средства массовой информации) достаточно эффективны и имеют потенциал улучшения при выделении справочно-информационной работы в отдельное направление.

Таким образом, управленческие действия председателя дополняются коллективными заседаниями (совещаниями), на которых решаются повседневные вопросы и проблемы.