104119 (Розробка системи менеджменту в організації ЗАТ М’ясокомбінат "Смак"), страница 8

Як джерела місцевого освітлення рекомендується застосовувати пересувні лампи, що повертаються, на гнучкому шлангу чи на спеціальних шарнірах. Потужність ламп повинна бути не менш 60 Вт. М'яке, несліпуче світло повинно падати на робоче місце ліворуч.

Несприятливий вплив на роботу менеджерів роблять шумові перешкоди. Вони стомлюють центральну нервову систему, знижують увагу і працездатність. Нормальними умовами праці вважаються такі, при яких рівень шуму не перевищує 50 децибел. Для порівняння вкажемо, що в звичайній житловій кімнаті рівень шуму складає 40 децибел, у будинку на вулиці з напруженим рухом при закритому вікні — 60, а при відкритому — 70, у будинку біля аеропорту — 100. Літак при зльоті утворить шум у 120 децибел.

7.3 Механізація і автоматизація управлінської праці

Дедалі зростаючі масштаби суспільного виробництва, наявність підприємств різноманітних форм власності, поглиблення спеціалізації та розширення кооперації виробництва різко збільшують обсяг управлінської інформації, ускладнюють функції управління та збільшують обсяги управлінських робіт. Для виконання дедалі зростаючих обсягів цих робіт без збільшення чисельності працівників апарату управління необхідне значне підвищення ефективності праці цієї категорії працівників. Вирішити проблему можна лише впровадженням методів наукової організації праці, широкою механізацією і автоматизацією робіт, виконуваних управлінським персоналом. Причому останній фактор відіграє вирішальну роль у підвищенні ефективності праці управлінських працівників.

Механізація і автоматизація управлінської праці здійснюється у двох напрямках. Перший, - впровадження сучасної обчислювальної техніки, другий – впровадження засобів оргтехніки та оперативної поліграфії. Найбільший ефект досягається при спільному застосуванні засобів обчислювальної техніки та оргтехніки.

Найважливішим елементом устаткування робочого місця менеджера є засоби адміністративного зв'язку і сигналізації. До них відносяться телефонна апаратура, візуальні й акустичні засоби пошуку і виклику. Сучасне телефонне устаткування, крім традиційного телефонного апарату, може містити ряд спеціальних пристосувань — автовідповідач, телефонний підсилювач, концентратори, автонабирач номера та ін.

Телефонна техніка для менеджерів постійно удосконалюється. Робочі місця менеджерів можуть обладнатися комутаторами оперативного (директорського) зв'язку. Усе ширше застосовуються радіотелефони. Для зв'язку керівників із секретарями й окремими працівниками використовуються гучномовні телефонні пристрої. Терміновий виклик менеджерів чи підлеглих можна здійснювати за допомогою безпровідних пошуково-викличних систем сигналізації.

У кабінетах секретарів менеджерів вищого рівня може бути встановлена апаратура факсимільного зв'язку. Вона забезпечує повну автоматизацію процесів прийому і передачі інформації і діє цілодобово, тобто і при відсутності абонента. З її допомогою (використовуючи спеціальний пристрій, що кодує — МОДЕМ) можна передавати будь-яку документальну інформацію (схеми, графіки, фотографії та ін.) з високою надійністю й оперативністю. Машинописний текст на листі стандартного формату А4 (297 х 210 мм) передається по факсу протягом 10— 180 с .

До засобів складання і копіювання текстових документів відносяться комп'ютер, диктофон, машини й автомати, що пишуть. На друкарських машинах і автоматах менеджери, як правило, безпосередньо не працюють, але трапляються виключення. Найбільш перспективним засобом складання і копіювання текстових документів вважається персональна ЕОМ (ПЕОМ).

Диктофон є різновидом магнітофона, призначеного для запису усного мовлення і його наступного відтворення для використання надалі. Його застосовують:

• для підготовки листів, розпоряджень, наказів, доповідей, довідок, доповідних і пояснювальних записок;

• запису заміток, нагадувань, резолюцій, указівок, запитів у процесі оперативної діяльності менеджера;

• фіксації пропозицій, думок і думок з метою запам'ятовування і подальшого передруку і використання;

• запису ходу нарад, збір, тексту виступів, доповідей, прийнятих рішень тощо.

Використання диктофонів приводить до значної економії часу — до 20 %, підвищення продуктивності праці друкарки на 25-45%, збільшення обсягу робіт, що виконуються, на 40-50% у порівнянні з обсягами при ручному записі .

Як засоби збереження і пошуку документів, що знаходяться в кабінеті менеджера, можуть використовуватися: устаткування для картотек (адресних, контрольних і інших довідкових — вертикальних, плоских, підвісних, поворотних, настільних, пересувних), бокси для документів, папки-реєстратори та ін. Для виконання технічних операцій з обробки документів застосовують пристосування для скріплення і склеювання, ручні й електричні зшивачі.

У кабінетах менеджерів, що керують виконанням технічних функцій управління виробництвом (головний інженер чи технічний директор підприємства, головні фахівці та ін.), можуть знаходитися біля засобів для виконання креслярських робіт: креслярський верстат, пристосування, інструменти і пристрої для креслення.

Кабінети менеджерів, у яких розглядаються проекти, проводяться наради з демонстрацією зображень, зафіксованих на фото- і кіноплівці, можуть оснащуватися засобами відображення аудіовізуальної інформації — екраном, проекційною апаратурою, планшетами для планування.

Робоче місце менеджера повинно бути укомплектоване також необхідними засобами настільної оргтехніки і канцелярських приладів. До них відносяться: картотечні шухляди, лотки для документів і канцприладдя, електронний годинник, мікрокалькулятор, лічильно-довідкові лінійки, різнобарвні рейтери, фломастери, лінійки, ножиці, стрічка, що склеює, скріпки, папір для заміток і записів, картки, зшивачі з затисками тошо.

Прогресивним напрямом удосконалення організації праці робітників різних категорій є створення автоматизованих робочих місць (АРМ) фахівців, утому числі й менеджерів. Основою АРМ є ПЕОМ. Робоче місце обладнується набором засобів збору, збереження і передачі інформації: дисплеєм, терміналом, копіювальною машиною, засобами зв'язку і швидкісним друком, інтерфейсним устаткуванням для включення терміналу в локальну мережу, що забезпечує вихід на спеціалізовані бази даних. Технічні засоби АРМ не тільки збирають і зберігають інформацію, але й аналізують її, обробляють, класифікують, підготовляють проекти оптимальних рішень. У цілому АРМ полегшують працю менеджера, підвищують його ефективність, піднімають менеджмент на більш високий інтелектуальний рівень.

7.4 Витрати на управління підприємством та ефективність управління

«Ефект» і «ефективність» — різні поняття. Економічний ефект — це результат праці людини в процесі виробництва матеріальних благ (кількість випущеної продукції на ділянці, заводі, приріст знову створеної вартості в народному господарстві).

Але ефект сам по собі недостатньо характеризує діяльність людини. Для більш повної її характеристики важливо знати, з якими витратами отриманий цей ефект, тобто в що обійшовся результат. Однакові витрати праці можуть дати різний ефект, і навпаки, той самий ефект може бути досягнутий різними витратами праці. Ціль суспільного виробництва - одержання більшого ефекту з найменшими трудовими, матеріальними і грошовими витратами. Тому необхідно отриманий результат порівняти з тими витратами, за допомогою яких він отриманий, тобто віднести ефект до витрат, зіставити одну абсолютну величину — ефект з іншою абсолютною величиною - витрати. Таке зіставлення дає відносну величину - ефективність.

Управлінська праця відноситься до найбільш складних видів людської діяльності, і її оцінка не завжди може бути зроблена прямим шляхом через відсутність формалізованих результатів, кількісної оцінки окремих видів виконуваної роботи. Тому для виміру її ефективності часто застосовуються непрямі методи.

На практиці при оцінці ефективності праці працівників управління широко застосовуване поняття «економічна ефективність управлінської праці» є більш вузьким поняттям, тому що являє собою тільки економію живої й уречевленої праці, яка одержується в сфері управління матеріальним виробництвом за рахунок оптимізації і раціоналізації управлінської діяльності.

Критерієм оцінки ефективності праці працівників апарату управління є також соціальна ефективність, що через відсутність кількісних вимірників визначається головним чином якісними показниками. Критерій же економічної ефективності управлінської праці дає можливість кількісно виміри™ ефективність праці в апараті управління. Тому він знайшов більше практичне застосування.

Для визначення ефективності праці управлінського персоналу необхідно встановити критерії і показники, за якими проводиться оцінка. Під критеріями розуміють найбільш загальну кількісну характеристику результатів управлінської праці. Окремі результати діяльності апарату управління є показниками управлінської праці. Вони носять підлеглий характер стосовно критерію і є основою при його визначенні. Таким чином, сукупність показників праці і буде виражати критерій оцінки.

Для визначення економічної ефективності управлінської праці використовуються різні способи: за показниками підприємства, організації і функціонуванню праці управлінського персоналу, обсягу переданої інформації; за якістю і швидкістю прийнятих рішень; за виконанням функцій управлінських ланок.

До показників, що характеризують працю в сфері управління, відносяться: зниження трудомісткості обробки управлінської інформації; скорочення управлінського персоналу, термінів обробки інформації; скорочення втрат робочого часу управлінського персоналу за рахунок поліпшення організації праці; механізації й автоматизації трудомістких операцій у сфері управління. Це показники, які кількісно вимірюються. Такі показники в сфері управління, як підвищення кваліфікації управлінського персоналу, якості роботи, поліпшення умов праці, обґрунтованість управлінських рішень, культура управління й інші, не вимірюються чи узагалі вимірюються неповно.

У сфері впливу управлінської праці на виробництво показники, які кількісно вимірювані, є: приріст прибутку; збільшення обсягів реалізації продукції; зростання продуктивності праці; зниження фондомісткості; збільшення фондовіддачі; прискорення оборотності оборотних коштів; збільшення рентабельності виробництва; зменшення невиробничих витрат; зниження трудомісткості продукції; зменшення обсягів незавершеного виробництва; зниження собівартості продукції; економія заробітної плати; зменшення втрат робочого часу; підвищення культури виробництва; підвищення рівня організаційної роботи; поліпшення умов праці; підвищення якості продукції; підвищення кваліфікації виробничого персоналу; зростання технічного рівня оснащення виробництва.

В результаті вдосконалення системи управління підприємства дістають економічний і соціальний ефект: збільшується обсяг і підвищується товарність виробництва, забезпечується ритмічна робота підприємств, досягається економія живої і уречевленої праці, підвищується якість продукції, полегшується і змінюється характер праці, зростає задоволеність працею, скорочується плинність кадрів. Проте не всі елементи економічного і соціального ефекту мають кількісний вираз. Це ускладнює оцінку ефективності управління. При цьому слід враховувати не тільки кількісні, а й якісні показники.

Хоча управлінська праця належить до продуктивної, але вона безпосередньо не створює певних матеріальних цінностей і бере участь у процесі виробництва опосередковано, забезпечуючи своєчасне і якісне виконання технологічний операцій. Тому правомірно визначати вплив певних змін в управлінні на кінцеві результати виробничо-фінансової діяльності підприємств. Тільки працю обмеженої кількості працівників у сфері управління можна оцінити за безпосередніми результатами їх роботи (облікові працівники, друкарки тощо).

Ефективність — це оціночний критерій діяльності колективу працівників у будь-якій сфері, включаючи управління. Тому забезпечення високої ефективності управління є складовою частиною загальної проблеми підвищення економічної ефективності сільськогосподарського виробництва. Визначають її на основі загальних методологічних принципів, прийнятих в економіці.

Існують різні підходи до визначення ефективності управління.

Розраховують синтетичні показники ефективності управління (коефіцієнт оперативності, надійності тощо).

Фактичні дані порівнюють з нормативними, плановими або з показниками за попередні роки (нормативи чисельності апарату управління, продуктивність, економічність управління тощо).

Застосовують емпіричні формули для розрахунку показників, що характеризують ефективність управління.