104119 (Розробка системи менеджменту в організації ЗАТ М’ясокомбінат "Смак"), страница 7

Саме тому ефективність управління підприємствами й організаціями не в останню чергу залежить від коректного рішення задач оперативного і якісного формування електронних документів, контролю їхнього виконання, а також продуманої організації їхнього збереження, пошуку і використання. Потреба в ефективному керуванні електронними документами і призвела до створення систем електронного документообігу (CЕД).

Документи які надходитимуть на підприємство у паперовому вигляду будуть перетворюватись у електронний формат і вноситись до системи. Також при співпраці з партнерами комбінат буде віддавати перевагу тим у яких організована електронна система обігу документів.

Розглядаючи комунікаційний процес на прикладі м’ясокомбінату можна виділити наступні види комунікацій з їх конкретизацією:

1. Зовнішні комунікації:

   • Одержання макроекономічної інформації: стан ринку м’ясопродуктів, темпи розвитку сільського господарства і зокрема тваринництва, зміни у законодавстві України і ін..

   • Комунікації з партнерами: отримання замовлень від покупців, аналіз прас-листів постачальників, оформлення накладних, складання замовлень на постачання продукції

   • Пошук працівників: перегляд резюме працівників, представлення інформації про підприємство і вільні вакансії

2. Внутрішні комунікації:

   • ияв владних повноважень управлінців різних рівнів через усні та письмові накази і розпорядження

   • Заяви працівників, укладання договорів з профспілковими організаціями

   • Подання бригадирами звітів про обсяги виготовленої продукції

   • Документальне оформлення результатів технічного огляду обладнання

На шляху комунікаційного процесу виникає багато перешкод, які спричинюють викривлення інформації чи зменшення швидкості її надходження. Для усунення перешкод можна застосувати наступні заходи:

1. Керівник може підвищити ефективність міжособових обмінів, проясняючи ідеї до того, як повідомляти їх, враховуючи можливі відмінності - семантики і сприйняття, - подаючи значення мови поз, жестів і інтонацій, використовуючи емпатію і заохочуючи формування оберненого зв’язку.

2. Обмін інформацією в організації можна покращити, створивши системи оберненого зв’язку, регулюючи інформаційні потоки, здійснюючи управлінські дії, що сприяли б формуванню вхідних і бокових гілок інформаційного обміну, розвертаючи системи збору пропозицій, друкуючи матеріали інформаційного характеру для використання всередині організації і застосовуючи досягнення сучасної інформаційної технології

3. Правильний вибір засобів комунікацій

4. Вдосконалення між особових стосунків у колективі

5. Використання доступної та зрозумілої мови, а при потребі частих повторів

Отже розглянувши комунікаційний процес на підприємстві можна зробити висновки що на м'ясокомбінаті він організований добре, забезпечені основні вимоги до комунікаційного процесу, проводяться заходи по усуненню перешкод у комунікації. Децентралізована управлінська структура сприяє підвищенню ефективності внутрішніх комунікацій.

Розділ 7 Організація управлінської праці

Під організацією управлінської праці розуміють порядок , правила службової поведінки в апараті управління, спрямовані на виконання поточних і перспективних завдань керівниками, фахівцями і іншими працівниками управління відповідно до діючих посадових інструкцій і положень про структурні підрозділи.

Організація праці в апараті управління ґрунтується на розробці комплексу регламентів, які визначають місце і роль кожного структурного підрозділу апарату управління і кожного працівника в системі управління, порядок взаємозв’язків між ними, норми взаємовідносин усередині апарату управління, форми впливу на діяльність об’єкта управління, способи контактів з навколишнім середовищем.

7.1 Організація робочого місця працівників апарату управління

Вимоги до організації робочих місць можна згрупувати таким чином: інформаційні, економічні, енергомічні, гігієнічні, естетичні, технічні, організаційні[14].

Інформаційні вимоги охоплюють комплекс заходів з інформаційного забезпечення робочого місця. До них відносять: визначення обсягів і структури інформації, яка надходить на робоче місце, обробляється на ньому, створюється і передається на інші робочі місця; проектування інформаційних потоків, у систему яких включене робоче місце та ін.

Інформація, яка концентрується на певному робочому місці, повинна відповідати загальним принципам наукової організації управлінської інформації та бути достатньою для виконання службових обов’язків працівником.

Економічні вимоги передбачають таку організацію робочого місця в апараті, управління, при якій витрати на утримання робочого місця мінімальні, проте достатні для його функціонування. Доцільно також перевірити робоче місце за критерієм оптимальності: ефект від діяльності працівника на робочому місці повинен перевищувати витрати на утримання робочого місця і працівника.

Ергономічні вимоги вивчаються та формулюються новою галуззю науки, з’явилася порівняно недавно у зв’язку з новими вимогами виробництва та управління – ергономікою.

Якщо менеджер на своєму робочому місці приймає відвідувачів і своїх працівників з службових і особистих питань, одержує і передає конфіденційну інформацію, проводить наради і бесіди, то він повинен, як правило, займати окреме приміщення (кабінет чи офіс). Під кабінет рекомендуються кімнати прямокутної форми зі співвідношенням сторін від 1:1 до 1:1,5 (не більш 1:2), із природним освітленням. Мінімальна висота кімнати — 3,25 м, а мінімальна ширина — 2,5 м. Площа кабінету визначається функціями менеджера, його положенням і може коливатися в межах від 12 до 40 м[14].

Однак ці загальні норми площі робочих місць службовців можуть служити лише орієнтиром при організації і плануванні робочих місць, тому що вони не враховують усієї розмаїтості умов праці різних професій, що служать. Тому набагато зручніше використовувати для визначення необхідної площі робочого місця в кожному конкретному випадку сумарний метод розрахунку, в якому окремо враховується площа кожної з перерахованих вище трьох частин робочого місця:

П_заг=П+По+Ппр

де Пзаг —уся площа робочого місця; П —площа, необхідна для роботи і пересування співробітника; По — площа, яку займає обладнання; Ппр — площа проходів.

При такому методі підрахунку можна врахувати також необхідну площу для відвідувачів, а в деяких випадках для устаткування, використовуваного колективно. При використанні сумарного способу розрахунок ведеться відповідно до нормативів на окремі елементи робочого місця.

Площа, яку займають меблі й обладнання, розрахувати просто: кожний із предметів устаткування має визначені габарити. Однак габарити ці встановлюються не довільно, вони підлеглі вимогам ергономіки, і насамперед антропометрії. Людина, сидячи за робочим столом, кульманом чи пультом управління може охопити лише визначений робочий простір, обмежений відстанню його витягнутих рук. Цей простір називають максимальною робочою сферою досяжності, і складає воно 65-70 см у довжину (при витягнутих уперед руках) і 150-160 см у ширину (при розведених у сторони руках). Виходячи з цих вимірів, конструюються в даний час стандартні письмові столи для більшості службовців — 750 х 1500 мм. Столи з більшою поверхнею (до 1000 х 2000 мм) призначаються для керівників, які проводять наради з одним — трьома відвідувачами, що розташовуються за цим же столом.

Якщо робочу сферу менеджера потрібно ще збільшити, це досягається за рахунок повороту його на обертовому стільці вправо чи вліво. Відповідно до такої можливості конструюються напівкруглі пульти ЕОМ, диспетчерські пульти.

Гігієнічні вимоги – це вимоги до освітлення робочих місць, повітрообміну, температурного режиму, вологості, шуму та інших факторів середовища, які впливають на здоров’я і працездатність людини. Оскільки ці вимоги відносять у цілому до виробничого середовища працівників апарату управління, а не тільки до окремого робочого місця, то вони розглядаються далі окремо.

Естетичні вимоги. Продуктивність праці людини значною мірою залежить від елементів зовнішнього оформлення середовища, в якому вона працює. Отже, такі елементи естетичного оформлення виробничого середовища, як зовнішній вигляд приміщення і знарядь праці, їх кольорова гама, наявність квітів в інтер’єрі та ін. також потрібно враховувати при організації робочого місця.

Технічні вимоги. Для будь-якої праці, в тому числі для праці службовця, насамперед необхідний певний простір. Це площа, на якій встановлюють необхідні меблі та устаткування, яку займає сам працівник. а також площа проходів до столу, устаткування, іншого робочого місця та ін.

Кабінет менеджера рекомендується поділяти на три функціональні зони: робочу, нарад і відпочинку. Кожній з них повинна відповідати обстановка. У набір меблів робочої зони входять: двотумбовий стіл, підйомно-поворотне крісло, шафа для книг чи кабінетна стінка, стіл-приставка, бокс для документів, технічні засоби, які використовуються в процесі роботи. Бажано, щоб: письмовий стіл розташовувався перпендикулярно до вікна; світло з вікна падало ліворуч; письмовий стіл і крісло були вилучені від джерела тепла; вхідні двері знаходилися в полі зору. Меблі і технічні засоби треба розташовувати так, щоб можна було, не встаючи, дістати якнайбільше предметів[14].

Робоче місце в апаратурі управління повинно також відповідати організаційним вимогам, тобто потрібно визначити сферу компетенції працівника на певному робочому місці, його права, обов’язки, підпорядкованість, вертикальні і горизонтальні зв’язки з іншими робочими місцями, форми і методи стимулювання ефективної праці. Ці питання вирішують розробкою положень про структурні підрозділи апарату управління та посадових інструкцій працівників.

Положення про структурні підрозділи повинні містити чітко сформульовані завдання, функції та права кожної ланки з врахуванням специфічних умов організації їх діяльності, а також всього підприємства чи організації в цілому. При розробці положень враховують конкретні умови здійснення господарсько-фінансової діяльності, аналізують внутрішньо­господарські зв’язки, що склалися, відносити і організаційні форми; при цьому не можна обмежуватись відображенням існуючого, необхідно намагатися закріпити прогресивні тенденції удосконалення системи управління.

7.2 Забезпечення умов техніки безпеки та охорони праці

Меблі і все устаткування кабінету можуть бути різної конструкції, розмірів, форми і кольору. Але вони повинні відповідати санітарним нормам, розміщатися з урахуванням взаємозв'язків з підлеглими, послідовності робіт, що виконуються, бути підібраними зі смаком, забезпечувати комфортні умови праці, виключати втрати часу, зв'язані з нераціональним переміщенням.

Елементи обстановки кабінету повинні відповідати антропометричним даним менеджера і співробітників. Оптимальною висотою робочої поверхні столу вважається: при зрості до 160 см — 70 см, від 161 до 170 — 72, від 171 до 180 — 75, понад 180 — 78 см. Оптимальна висота сидіння в стільців і крісел складає: при зрості 161 — 170 см-45 см, 170— 180 — 47, понад 180 —49см.

Крісло менеджера повинне мати підйомно-поворотний механізм, напівтверду спинку і поручні. Поверхня меблів повинна бути твердою і гладкою. Матеріал покриття не повинен давати відблисків.

Стан умов праці на робочих місцях усіх працівників, у тому числі і менеджерів, регулюється законодавчими актами, нормативами і стандартами. Наприклад, у Кодексі законів про працю України адміністрація підприємств, установ, організацій зобов'язана забезпечити здоров'я і безпечні умови праці. У Сніп 2.09.04-87 "Адміністративні і побутові будинки" зазначені вимоги до адміністративних будинків. Загальна площа будинків визначається за Сніп 2.09.02-85.

Праця менеджера, пов'язана з передачею і переробкою великих масивів текстової, цифрової й графічної інформації, вимагає особливого режиму висвітлення. Заданими закордонних дослідників, за допомогою органів зору працівники управління одержують 83% інформації, тоді як через слух — 11%, запах — 3,5%, дотик-15%.

Раціональна освітленість робочого місця знижує стомлюваність і підвищує продуктивність праці.

Фізіологічним особливостям праці менеджера найбільшою мірою відповідає природне освітлення. Тому бажано, щоб кабінети менеджерів мали максимальну площу віконних прорізів. При орієнтації вікон на південну сторону на вікнах повинні бути світлорозсіюючі штори чи жалюзі.

Застосовуючи штучне освітлення, варто враховувати такі вимоги:

• достатність освітлення за рівнем і рівномірністю;

• правильний набір джерел;

• раціональний розподіл світла в приміщенні;

• відсутність прямих променів і відбитих відблисків;

• поєднання загальних і місцевих джерел світла.

Більш зручним вважається освітлення з використанням люмінесцентних ламп, їхнє світло близьке за спектром до сонячного. При їхньому використанні збільшується гострота зору, знижується стомлюваність, поліпшується настрій. При однаковій з лампами накалювання витраті електроенергії вони забезпечують збільшення освітленості в 2-2,5 раза, що робить їх економічно вигідними. Але є й недоліки: миготіння, тріск стартерів.