103684 (Методы совершенствования документирования управленческой деятельности), страница 5

Основные функции СЭД:

- Планирование и составление маршрутов движения документов;

- Контроль движения документов;

- Управление документооборотом и его регулирование.

Главное назначение всех функций в СЭД – организация хранения ЭД и работа с ними. Система автоматически отслеживает изменения, сроки исполнения, движения документов, контролирует их версии. Комплексная СЭД охватывает весь цикл делопроизводства организации – от постановки задачи на создание документа до его списания в архив. СЭД настраиваема на существующую организационно – штатную структуру и систему делопроизводства организации, а также интегрируема с существующими корпоративными системами.

Основные пользователи СЭД являются крупные организации и иные структуры, чья деятельность сопровождается большим объемом создаваемых, обрабатываемых и хранимых документов.

Несмотря на все достоинства, внедрение СЭД не всегда приводит к получению ожидаемого эффекта. Главная причина – огромное количество оперативной и справочной информации по-прежнему остается на бумажных носителях. Ручная обработка таких бумажных хранилищ становится узким звеном функционирования многих крупных организаций. Решением может стать применение технологии построения корпоративного электронного архива (КЭА). Это интегрированная система глобального масштаба, обеспечивающая эффективный доступ и хранение огромных объемов ЭД. При этом технология должна включать как средства создания или наполнения банка данных, так и обеспечения его должного функционирования и развития.

Техническая возможность реализации КЭА появилась относительно недавно. Это связано с появлением недорогих носителей, повышение эффективности высокоскоростных вычислительных систем и сетей, технологий индексирования сверхбольших массивов данных; внедрением средств искусственного интеллекта, позволяющих моделировать и анализировать большие объемы информации.

Для реализации КЭА организуют сеть, включающие рабочие станции и серверы ввода и обработки информации. Для ввода документов с бумажных носителей низкого качества используют промышленные сканеры потокового ввода. Система обеспечивает эффективное индексирование и полнотекстовый поиск, что относит ее к классу традиционных информационно-поисковых систем. Альтернативное направление базируется на принципе полнотекстового индексирования неструктурированных данных и включает контекстное, не зависящее от естественного языка, и контекстно-зависимое индексирование, позволяющее оптимизировать индексацию и поиск с учетом специфики морфологии и семантики естественного языка.

Ввиду высоких требований к скорости доступа к поисковому образу документа и его ценности, данные должны храниться в надежных высоко-скоростных системах архивирования, а графические образы документов – на носителях, характеризуемых длительностью использования[15, С. 16].

Можно сделать выводы, что носителем информации выступает документ на различных основах. Рост объемов информации и соответственно документов потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров – и самой информации.

Можно с уверенностью сказать, что на сегодняшний день электронные системы являются самым эффективным способом оптимизации и рационализации документооборота организаций, а, следовательно, и документирования их управленческой деятельности. Но нужно отметить, что применение СЭД не дает желаемого результата без использования унифицированных, стандартизированных форм документов и без КЭА – только сочетание всех концепций и направлений совершенствования дает наилучший результат.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В связи с развитием электронно-вычислительной техники и внедрением автоматизированных систем управления все более актуальным становится вопрос об эффективности документационного обеспечения управления.

Среди методов, направленных на совершенствование документооборота, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

Задача сокращения объема документооборота имеет два аспекта – сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода ресурсов на производство документов.

Существуют несколько эффективных способов оптимизации и рационализации документооборота – это применение электронных систем, СЭД и КЭА.

Данная курсовая работа представляла собой анализ проблем совершенствования документооборота и имела своей целью систематизацию, закрепление и расширение знаний о методах совершенствования документирования в управленческой деятельности.

Задачами курсовой работы являлись:

- изучение теоретических основ документирования управленческой деятельности;

- анализ проблем совершенствования документирования в управленческой деятельности;

- исследование методов совершенствования документирования в управленческой деятельности.

В первой части работы "Теоретические основы документирования управленческой деятельности" было рассмотрено становление документирования в России, совершенствование содержания и оформления документа, проанализированы основные правила организации документооборота на предприятии, проблема совершенствования документирования.

Во второй части "Методы совершенствования документирования" была раскрыта тема курсовой работы и исследованы методы совершенствования документирования.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРА

1. Басаков М.И. Делопроизводство: Конспект лекций. – Ростов н/Д., 2010. – 192 с.

2. Бондырева О.И. Документирование управленческой деятельности: курс лекций/ О.И. Бондырева. – М.: Высшая школа, ИНФРА – М., 2006. 474 с.

3. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/ Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2001. 359 с.

4. Делопроизводство: Учебник для вузов/ под общ. ред. Проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР., 2004.

5. Дёмин С.Н. Документационный менеджмент: учебное пособие для вузов/ С.Н. Дёмин – СПб.: Проспект, 2005. 347 с.

6. Закон "О техническом регулировании" от 27 декабря 2002 года//http://www.consultant.ru

7. Закон "О стандартизации" от 10 июня 1993 года// http://www.consultant.ru

8. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере (Компьютерные технологии в производстве). Под ред. С.Л. Кузнецова М.: Интел-Синтез, 1999. 276 с.

9. Ожегов С.И. Словарь русского языка/ Под ред. Н.Ю. Шведовой. 18-е изд., М.: Русский язык, 1987. 796 с.

10. Рубцов В.М. Государственное регулирование ДОУ/ В.М. Рубцов// Делопроизводство: информационно – аналитический журнал. – 2008. № 3. 11-16 с.

11. Советский Энциклопедический словарь/ Под ред. А.М. Прохорова. 4-е изд., испр. и доп. М.: Советская энциклопедия, 1990. 1632 с.

12. Степанов Е.А. Делопроизводство: образцы, документы, организация и технология работы/ Под ред. В.А. Кудрявцева. 2-е изд., испр. и доп. М.: Проспект, 2007. 455 с.

13. Федеральный Закон "Об информации, информационных технологиях и защите информации" от 27 июня 2006 года//http://www.consultant.ru

14. Федеральный Закон "Об электронной цифровой подписи" от 10 января 2002 года//http://www.consultant.ru

15. Фионова Л.Р. Современные технологии ДОУ – путь к повышению эффективности управления/ Л.Р. Фионова//Делопроизводство: информационно – аналитический журнал. – 2006. № 1. 16-20 с.

16. Электронная энциклопедия "Википедия"// http://ru.wikipedia.org