102796 (Техника ведения деловых переговоров), страница 4

Умение задавать вопросы, на которые вашему деловому партнеру будет интересно отвечать, можно считать большим и полезным искусством. Поощряя собеседника к рассказу о себе, о своих достижениях можно завоевать его расположение [23].

Правило пятое: говорите о том, что интересует вашего собеседника.

К каждой деловой встрече необходимо основательно готовиться. Читая деловую прессу, расспрашивая общих знакомых, необходимо определить те вопросы, которые больше всего интересуют вашего будущего собеседника. Затем необходимо пополнить собственные знания по этим вопросам.

Самый верный путь к сердцу человека – это беседа с ним о том, что он ценит превыше всего. Такой подход непременно облегчит налаживание деловых контактов.

Правило шестое: внушайте собеседнику сознание его значимости и делайте это искренне!

Д. Карнеги возводит шестое правило в важнейший закон человеческого поведения. Следуя ему, человек ограждает себя от многих бед, приобретает множество друзей и чувство морального удовлетворения. Как только этот закон нарушается, человек встречается с трудностями.

Глубочайшим свойством людей можно считать страстное стремление быть оцененными по достоинству. В Библии сказано: «Во всем, как хотите, чтобы с вами поступали люди, так поступайте и вы с ними». Человеку не нужна дешевая, неискренняя лесть, но он страстно желает реальной оценки своих достоинств. Важно следовать этому золотому правилу и давать другим то, что мы хотели бы получить от них [23].

Итак, умение общаться с деловым партнером, понимание психологии другого человека, интересов другой организации можно считать одним из определяющих факторов в процессе ведения деловых переговоров. Вопросы психологии делового общения образно и убедительно сформулировал американский ученый Д. Карнеги в своих правилах.

Итак, как уже отмечалось, переговоры – это вид совместной с партнером деятельности, как правило, направленной на решение проблемы. В процессе переговоров можно выделить три основные стадии: подготовка к переговорам, процесс их ведения, анализ результатов переговоров и выполнение достигнутых договоренностей. Также можно выделить четыре основных способа подачи позиции, которые могут быть использованы участниками переговоров при их ведении: открытые позиции; закрытые позиции; подчеркивание общности в позициях; подчеркивание различий в позициях.

Переговоры являются неотъемлемой частью деловых контактов. Американские специалисты считают переговоры «острием экономических отношений». Помимо хорошего знания предмета обсуждения необходимо владеть техникой ведения переговоров, получить определенную профессиональную подготовку.

В отличие от зарубежных коллег, для российских предпринимателей это совершенно новая область деятельности. Отсюда и соответствующее отношение к переговорам. В одних случаях – это просто растерянность, в других – наши предприниматели прибегают к методам, усвоенным при командно-административной системе.

2. Особенности ведения деловых переговоров на примере ООО «Сибстрой»

2.1 Общая характеристика ООО «Сибстрой»

ООО «Сибстрой» является торгово-производственным предприятием. Фирма занимается покупкой комплектующих для деревянных дверей, сборкой дверей, их продажей и установкой. ООО «Сибстрой» занимается оптово-розничной торговлей дверьми с 2000 года.

Основными факторами, определяющими данное направление деятельности, являются:

• рост темпов строительства (жилого, промышленного);

• использование натурального материала (дерево) как экологически чистого, престижного, эстетически привлекательного.

Деревянные двери находят широкое применение в строительстве и ремонте объектов различного назначения: квартиры, дома, коттеджи, жилые и административные здания.

Продукция ООО «Сибстрой» характеризуется:

– высоким уровнем экологичности материалов и готовой продукции;

– прочностью, долговечностью, длительным сроком службы;

– легкостью сборки;

– легкостью монтажа, не требующего применения сложного специального оборудования;

– наличием сертификатов качества, гарантий.

Организационная структура предприятия позволяет вести как оптово-розничную торговлю, так и выполнение заказов по образцам и каталогам – это индивидуальные дизайнерские разработки [15].

Эта отрасль считается довольно перспективной, и те предприниматели, которые сделали ставку на строительство, довольно рано поняли, какие выгоды они могут получить и своевременно заняли основные ниши в этом сегменте, рынок еще до сих пор ненасыщен, и можно с уверенностью сказать, что если политическая и экономическая ситуация в стране и в регионе будет стабильной и хотя бы такой же благоприятной, как и сейчас, торговля на рынке стройматериалов будет прибыльным бизнесом еще долгое время.

В данный момент ООО «Сибстрой» занимается торговлей деревянными дверьми производства Польши с сопутствующими комплектующими. И, несмотря на постепенное наполнение рынка этими товарами, двери этого предприятия имеют более качественные параметры и небольшой ценовой запас, что делает их конкурентоспособными на местном рынке.

Иерархия управления в ООО «Сибстрой» организована от высшего руководства (Директор), через менеджеров по продажам (ими являются продавцы-консультанты), которые управляют рабочими (низшее звено). Такая схема образует линейный аппарат управления. Если рассматривать сеть с точки зрения функций, то налицо такие составляющие, как администрирование в лице директора, кадры (работа с ними частично лежит на бухгалтере), производство (в цехах) и сбыт продукции (в магазине).

В сети ответственность распределена в соответствии с уровнем полномочий работника. Самую высокую ответственность имеет Директор. Меньшую – менеджеры, самая низкая ответственность лежит на монтажниках, сборщиках и шоферах. Они отвечают лишь за непосредственное качественное исполнение конкретной работы. Подбор кадров проводится тщательно, кандидаты пишут резюме, проходят стажировку, все имеют квалификацию, проходят испытательный срок. Цель такой тщательной работы – организовать качественную бесперебойную работу сети. Магазин поддерживает долгосрочные связи со своими клиентами и уже приобрел известность, благодаря качеству исполнения заказов, недорогим ценам, многолетней гарантии (на двери она устанавливается на срок 10 лет) и сервису (в него входят бесплатные замеры и доставка по городу и установка) [15].

Рассмотрим деятельность фабрики «Ронковски», основного партнера ООО «Сибстрой»

Фабрика дверей «Ронковски» – это стабильное предприятие, успешно работающее на польском рынке деревообработки и строительства с 1998 года. Ее основатель и нынешний директор Карел Ронковски, в свое время окончил строительный институт. Он освоил производство сосновых дверей и за несколько лет приобрел известность среди других производителей дверей. Предприятие заключило контракт на поставку сосновых брусьев польского производства с местным деревообрабатывающим заводом. Сейчас у фабрики есть стабильная база клиентов. Кроме многочисленных частных покупателей, фирма сотрудничает с крупными строительными предприятиями. Так, межкомнатные двери производства фабрики «Ронковски» можно увидеть во многих офисах на территории Польши и в некоторых офисах и домах Германии. Сотрудничество с русскими фирмами Карел Ронковски считает взаимовыгодным, т. к. российские покупатели, он уверен, будут рады приобрести высококачественные недорогие сосновые двери для своих квартир, а фабрика, приветствует расширение рынка сбыта своего товара в другие страны. «Ронковски» отвечает за качество и широкий ассортимент своей продукции, удостоверяя, что товар соответствует всем гигиеническим и санитарным требованиям, а также предоставляет гарантию безотказной службы на 10 лет.

2.2 Анализ ведения деловых переговоров на примере ООО «Сибстрой»

От уровня организации деловых переговоров во многом зависит успех в достижении поставленных целей, впечатление о серьезности фирмы, т.е. ее серьезности в деловых кругах.

Для ведения переговоров в ООО «Сибстрой» сформирована протокольная группа из 2–3 сотрудников. Для деловой встречи выделяется специальное просторное, хорошо обставленное помещение с большим, овальным столом. Рядом с переговорным находится отдельное помещение с холодильником для напитков и электроприборами для приготовления чая и кофе. Для протокольного приема гостей в рабочих кабинетах установлен угловой диван с низким столиком.

Переговоры с Фабрикой дверей «Ронковски» назначены на 18 декабря 2009 года на 11.00.

В ООО «Сибстрой» переговоры с наиболее перспективными контрагентами о сотрудничестве возглавляет Генеральный директор, а также заключает наиболее существенные договоры, влияющие на решение стратегических задач. Директора фирм назначают лиц, ведущих конкретные переговоры. На имя сотрудника за подписью генерального директора оформляется доверенность с указанием полномочий.

Переговоры по заключению контракта на поставку товаров проводятся обычно как продолжение предварительной коммерческой переписки. Ответственный за ведение переговоров должен:

• подобрать участников переговоров;

• ознакомиться со справочными материалами на контрагента и необходимыми коммерческими документами;

• составить проекты коммерческих документов, которые предполагается подписать в результате переговоров.

В большинстве случаев ведется запись содержания переговоров. Работник, которому поручена запись переговоров, кратко отмечает основные позиции сторон, разногласия и договоренности.

Рассмотрим содержание деловых переговоров между представителями ООО «Сибстрой» и Фабрикой дверей «Ронковски».

Стороны приветствуют друг друга на польском языке. Считается хорошим тоном, когда представители стороны, приезжающей на деловые переговоры, может поздороваться и попрощаться с партнером на его родном языке, даже если не знает данный язык в совершенстве. Переговоры начинаются с представления менеджера ООО «Сибстрой» Полевой Веры Александровны менеджеру Фабрики дверей «Ронковски» Светлане Понковски. Полева В.А. при дельнейшем сотрудничестве будет являться представителем ООО «Сибстрой». Она будет вести переговоры и решать возникающие проблемы от лица фирмы.

Деловые переговоры проводятся на русском языке.

После предварительной договоренности по телефону, на переговорах уточняются наиболее важные пункты контракта.

Договор заключается на один год. По истечении данного срока договор может быть заключен повторно. Покупатель (ООО «Сибстрой») будет получать товар партиями, 1 раз в месяц. На каждую партию дверей составляется счет-фактура, а которой указана дата поставки, вид продукции, ее количество и цена поставки. Стороны приходят к договоренности, что первая партия товара будет составлять 53 двери на сумму 5278 USD с учетом скидки 3%.

Контракт заключается на общую сумму 100000 USD. Поставка товара будет проходить на условиях Exworks. Риск потерь и страхование груза ООО «Сибстрой» берет на себя.

Польской стороной предоставляется сертификат качества продукции. После обсуждения данных пунктов, происходит подписание контракта генеральным директором ООО «Сибстрой» Гунихиной И.А. и менеджером Фабрики дверей «Ронковски» Светланой Ронковски.

Затем Светлана Ронковски предлагает российской стороне пройти в производственный цех, чтобы ознакомиться с процессом производства деревянных дверей на данном предприятии.

На основании вышеизложенного, разработаем следующие рекомендации для эффективного ведения деловых переговоров в любой сфере деятельности.

1. Заранее напишите план переговоров, обработайте наиболее важные формулировки.

2. Применяйте положения психологии о периодическом воздействии на партнера в ходе беседы, а именно:

– неблагоприятные моменты и факты чередовать с благоприятными

– начало и конец – только положительные фразы.

3. Помните постоянно о движущих мотивах партнера:

– его ожиданиях;

– преимуществах, которых он добивается посредством этих переговоров;

– его позиции;

– его желании самоутвердиться;

– его чувстве справедливости;

– его самолюбии.

4. Избегайте задавать вопросы, на которые партнер может ответить «Нет», облегчайте ему «Да – ответ».

5. Повторяйте в ходе переговоров основные мысли вашего партнера, следите за своими мыслями и высказываниями, не повторяйтесь.

6. Избегайте отклонений от предмета переговоров и превосходной степени сравнения.