102277 (Рух кадрів на підприємстві), страница 2

- зменшити число компенсаційних виплат співробітникам, що звільняються;

- зберегти позитивний імідж компанії;

- залишитися в хороших стосунках із співробітником, що звільняється.

1.5. Визначення ефекту від здійснення розроблених заходів, вдосконалення процедури звільнення, подолання зайвого рівня текучості

Нарешті, при розробці програми усунення зайвої текучості необхідно буде також провести порівняльний аналіз витрат на проведення названих заходів і втрат із-за зайвого рівня текучості. Керівництву підприємства в даному випадку слід поступити так само, як і з фінансуванням любимо-іншої бізнес-ідеї - якщо витрати на вирішення проблеми перевищать економічний ефект від зниження текучості, можливий пошук інших, "дешевших" варіантів вдосконалення роботи з персоналом.

2. Посадові обов'язки начальника відділу кадрів

Функціональний менеджер або начальник відділу кадрів очолює роботу по комплектуванню підприємства кадрами робочих необхідних професій, що служать, спеціальностей і кваліфікації відповідно до цілей, стратегії і профілю підприємства, зовнішніх і внутрішніх умов його діяльності, що змінюються, формуванню і веденню банку даних про кількісний і якісний склад кадрів, їх розвитку і русі.

Організовує розробку прогнозів, визначення поточної і перспективної потреби в кадрах і джерел її задоволення на основі вивчення ринку праці, встановлення прямих зв'язків з учбовими закладами і службами зайнятості, контактів з підприємствами аналогічного профілю, інформування працівників усередині підприємства про наявні вакансії, використання засобів масової інформації для приміщення оголошень про найм працівників.

Бере участь в розробці кадрової політики і кадрової стратегії підприємства.

Здійснює роботу по підбору, відбору і розставлянню кадрів на основі оцінки їх кваліфікації, особистих і ділових якостей, контролює правильність використання працівників в підрозділах підприємства.

Забезпечує прийом, розміщення і розставляння молодих фахівців і молодих робітників відповідно до отриманої в учбовому закладі професії і спеціальності, спільно з керівниками підрозділів організовує проведення їх стажування і роботи по адаптації до виробничої діяльності.

Здійснює планомірну роботу із створення резерву для висунення на основі таких організаційних форм, як планерування ділової кар'єри, підготовка кандидатів на висунення по індивідуальних планах, ротаційне пересування керівників і фахівців, навчання на спеціальних курсах, стажування на відповідних посадах.

Організовує проведення атестації працівників підприємства, її методичне і інформаційне забезпечення, бере участь в аналізі результатів атестації, розробці заходів щодо реалізації вирішень атестаційних комісій, визначає круг фахівців, що підлягають повторній атестації.

Бере участь в розробці систем комплексної оцінки працівників і результатів їх діяльності, службово-професійного просування персоналу, підготовці пропозицій по вдосконаленню проведення атестації.

Організовує своєчасне оформлення прийому, перекладу і звільнення працівників відповідно до трудового законодавства, положень, інструкцій і наказів керівника підприємства, облік особового складу, видачу довідок про справжню і минулу трудову діяльність працівників, зберігання і заповнення трудових книжок і ведення встановленої документації по кадрах, а також підготовку матеріалів для представлення персоналу до заохочень і нагороджень.

Забезпечує підготовку документів по пенсійному страхуванню, а також документів, необхідних для призначення пенсій працівникам підприємства і їх сім'ям, а також вистава їх в орган соціального забезпечення.

Проводить роботу по оновленню науково-методичного забезпечення кадрової роботи, її матеріально-технічної і інформаційної бази, впровадженню сучасних методів управління кадрами з використанням автоматизованих підсистем "асові-кадри" і автоматизованих робочих місць працівників кадрових служб, створенню банку даних про персонал підприємства, його своєчасному поповненню, оперативному представленню необхідній інформації користувачам.

Здійснює методичне керівництво і координацію діяльності фахівців і інспекторів по кадрах підрозділів підприємства, контролює виконання керівниками підрозділів законодавчих актів і постанов уряду, постанов, наказів і розпоряджень керівника підприємства по питаннях кадрової політики і роботи з персоналом.

Забезпечує соціальні гарантії трудящих в області зайнятості, дотримання порядку працевлаштування і перенавчання працівників, що вивільняються, надання ним встановлених пільг і компенсацій.

Проводить систематичний аналіз кадрової роботи на підприємстві, розробляє пропозиції по її поліпшенню.

Організовує табельний облік, складання і виконання графіків відпусток, контроль за станом трудової дисципліни в підрозділах підприємства і дотриманням працівниками правил внутрішнього трудового розпорядку, аналіз причин текучості, розробляє заходи щодо зміцнення трудової дисципліни, зниження текучості кадрів, втрат робочого часу, контролює їх виконання.

Забезпечує складання встановленої звітності по обліку особового складу і роботі з кадрами. Керує працівниками відділу.

Повинен знати:

• законодавчі і нормативні правові акти, методичні матеріали по управлінню персоналом;

• трудове законодавство;

• структуру і штати підприємства, його профіль, спеціалізацію і перспективи розвитку;

• кадрову політику і стратегію підприємства;

• порядок складання прогнозів, визначення перспективної і поточної потреби в кадрах;

• джерела забезпечення підприємства кадрами; стан ринку праці;

• системи і методи оцінки персоналу;

• методи аналізу профессионально-квалификационной структури кадрів;

• порядок оформлення, ведення і зберігання документації, пов'язаної з кадрами і їх рухом;

• порядок формування і ведення банку даних про персонал підприємства;

• організацію табельного обліку;

• методи обліку руху кадрів, порядок складання встановленої звітності;

• можливості використання сучасних інформаційних технологій в роботі кадрових служб;

• передовий вітчизняний і зарубіжний досвід роботи з персоналом;

• основи соціології, психології і організації праці;

• основи професіографії;

• основи роботи профорієнтації;

• основи економіки, організації виробництва і управління;

• засоби обчислювальної техніки, комунікацій і зв'язку;

• правила і норми охорони праці.

3. Склад документів кадрової служби по руху персоналу

Серед завдань, що вирішуються кадровою службою, найбільш традиційною представляється документування трудових правовідносин. В процесі їх виникнення і встановлення виникає значний об'єм всіляких документів. Найбільша частина документів кадрової служби пов'язана з рухом кадрів.

Документування руху кадрів - невід'ємний обов'язок будь-якої організації (підприємства, установи), незалежно від масштабів його діяльності і організаційно-правової форми. Як було сказане вищим, під рухом кадрів розуміють:

прийом на роботу;

переведення на інший роботові;

звільнення;

надання відпусток;

відряджання.

При оформленні будь-якій з названих процедур працівник пише заяву (або начальник структурного підрозділу складає доповідну записку), які є підставою для видання розпорядливого документа. Керівник організації видає наказ. Крім того, прийом на роботу може супроводитися укладенням трудового договору (контракту), заповненням працівником анкети (особистого аркуша по обліку кадрів), складанням працівником кадрової служби особистої картки (форма Т-2). При переведенні на інший роботові працівника використовується такий документ, як вистава. Оформлення чергових відпусток пов'язане із складанням кадровою службою графіка відпусток. При здійсненні працівником вчинків, пов'язаних з невиконанням або неналежним виконанням своїх обов'язків, порушенням трудової дисципліни, він пише пояснювальну записку або відділ кадрів фіксує порушення складанням акту. Навіть таке не найповніше перерахування видів документів, що створюються кадровою службою, свідчить про їх різноманіття.

Склад документів кадрової служби в реальності значно ширший, оскільки спілкування з будь-якою сторонньою організацією неодмінно оформляється листами, а, наприклад, проведення атестації персоналу супроводиться заповненням цілого ряду документів: протоколу засідання атестаційної комісії, атестаційного аркуша, висновків керівників структурних підрозділів. Крім того, складаються такі організаційні документи, як положення про відділ кадрів, посадові інструкції її співробітникам.

Кваліфіковане ведення документації по особовому складу належить до необхідних професійних навиків працівника кадрової служби, при цьому документування будь-яких процедур повинне проводиться з дотриманням встановлених загальнодержавних правил оформлення документів. Необхідність документування по певних правилах встановлена законодавчо.

Найбільш ефективним способом створення раціональних норм документування є уніфікація і стандартизація документів.

Уніфікація в документоведенні розглядається як скорочення вихідної кількості форм документів і приведення їх до одноманітних правил оформлення.

Стандартизація - це процес встановлення і вживання стандартів, під якими розуміється зразок, еталон, модель, що приймаються за початкових для зіставлення з ними інших подібних об'єктів. Стандарт як нормативно-технічний документ встановлює комплекс норм, правив, вимог до об'єкту стандартизації і затверджується компетентним органом. Вживання стандартів сприяє поліпшенню якості створюваного виробу (документа).

Стандартизація - складний процес, до складу якого входять такі елементи, як типізація і уніфікація. Це методи стандартизації, які можуть здійснюватися і як самостійні види роботи.

Система документації - сукупність документів, взаємозв'язаних по ознаках походження, призначення, вигляду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення . Система документації складається в процесі реалізації в органах влади і управління, в установах, організаціях і підприємствах тієї або іншої управлінської функції; склад документів, які в неї входять, призначений для документування певних видів діяльності, наприклад планерування, фінансування, обліку. Системи документації класифікують по галузях діяльності і окрім типових систем документації виділяють також системи документації по охороні здоров'я, освіті (загальному і спеціальному), нотаріальні, судові і ін.

Уніфікована система документації (УСД) створюється по єдиних правилах і вимогах і повинна містити інформацію, необхідну для управління в певній сфері діяльності.

Зазвичай вона складається з одного-двох державних стандартів, сукупності загальноросійських уніфікованих форм, що взаємопов'язали, забезпечують документоване представлення даних в певних видах господарської діяльності, засобів їх ведення, нормативних і методичних документів по їх розробці, веденню і вживанню. Безпосередніми розробниками конкретних форм документів і систем документації є міністерства (відомства), що здійснюють координацію тієї або іншої галузі діяльності.

Особливість документів по особовому складу - їх одночасна уніфікація у складі двох уніфікованих систем документації: організаційно-розпорядливою і первинною обліковою. Наказ по особовому складу можна розглядати як документ розпорядливої дії, підтверджуючої наявність юридичного факту виникнення (зміни, припинення і ін.) трудового договору. Проте цей же наказ реєструє факт виникнення (розірвання) трудових правовідносин, і в цьому випадку він є первинним обліковим документом, підставою, що служить, для створення інших облікових документів. Оскільки єдиного відомства, яке координувало б кадрову діяльність, ніколи не існувало, те відомство, що здійснює уніфікацію організаційно-розпорядливої документації, підготувало систему документації по особовому складу, а органи статистики - форми документів по обліку особового складу. Перша система використовувалася в органах влади і управління, друга - в організаціях будівництва і промисловості. На сьогоднішній день ця що історично склалися особливість зберігається: одна частина установ і організацій веде облік особового складу в текстових формах документів, а інша - в табличних. Тому працівник кадрової служби повинен знати вимоги, що діють, до оформлення кадрових документів і уміти використовувати їх в практичній діяльності.

Порядок оформлення документів, що входять в систему организаційно­розпорядчої документації, вимоги до бланків і текстів визначений . По вимогах, закладених в цьому стандарті, розробляються текстові бланки документів, складаються накази про прийом, переклад, звільнення і ін., а також протоколи, листи, доповідні і пояснювальні записки. Окрім державного стандарту, до складу уніфікованої системи організаційно-розпорядливої документації входить альбом уніфікованих форм документів, що створений в розвиток вимог стандарту і містить конкретні форми документів (структура і штатна чисельність, штатний розклад, графік відпусток і ін.). Альбом містить приклади оформлення всіх кадрових документів, а для складних і об'ємних документів (положення, посадова інструкція) не лише склад і розташування обов'язкових реквізитів, але і обов'язкову структуру тексту.

Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях встановлює значення трудової книжки як основного документа про трудову діяльність працівника, закріплює порядок її оформлення, видачі, обліку і ведення, правила видачі вкладиша і дубліката трудової книжки. Інструкція відноситься до тих нормативних актів, які повною мірою регламентують порядок здобуття і ведення трудової книжки, і є незамінним довідковим посібником в діяльності фахівця кадрової служби.