- квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих;

- матрица распределения функций управления между структурными подразделениями;

- положение о структурном подразделении;

- нормативы трудоемкости решения задач управления, при отсутствии нормативов трудоемкости – материалы экспертного опроса специалистов о затратах труда и сроках решения задач управления [1].

1. Разделы: «Права», «Ответственность»

Раздел «Права» охватывает перечень полномочий, которыми наделяется работник, в связи с исполнением трудовых обязанностей. Права характеризуют возможность использования различных ресурсов (трудовых, финансовых, материальных, технических, энергетических) для решения задач управления. Права реализуются по принципу единоначалия руководителем предприятия, который их может делегировать своим заместителям и специалистам.

Права устанавливают перечень полномочий работника, обеспечивающих реализацию возложенных на него функциональных обязанностей. Исходными данными для их разработки являются: Гражданский кодекс РФ; КЗоТ РФ; типовые правила внутреннего трудового распорядка; Философия предприятия; положение о структурном подразделении; типовые (примерные) положения и должностные инструкции.

Раздел «Ответственность» предусматривает меры юридической ответственности за несоблюдение требований должностной инструкции, установленные трудовым законодательством. Исходные данные для разработки являются: Гражданский кодекс РФ, КЗоТ РФ, устав предприятия, философия предприятия, положение об оплате труда, типовые правила внутреннего трудового распорядка, типовые (примерные) должностные инструкции, матрица распределения функций управления, положения о структурных подразделениях.

Качество выполнения функциональных обязанностей определяется по результатам деятельности структурного подразделения в целом с учетом конкретного вклада работника в общую работу.

Оценка своевременности и качества выполнения функциональных обязанностей производиться руководителем работника с применением в случае необходимости следующих форм воздействия:

- мер административного воздействия, применяемых администрацией организации в соответствии с гражданским кодексом РФ, КЗоТ РФ, философией предприятия и типовыми правилами внутреннего трудового распорядка;

- мер материального воздействия, основной формой которых является изменение должностного оклада и депремирование, т.е. полное или частичное лишение премии в соответствии с действующим положением об оплате труда [1].

1. Разделы «Взаимоотношения» и «Поощрения»

Раздел «Взаимоотношения» (связи по должности)» устанавливает субординацию, подчинение, взаимозаменяемость и, как правило, содержит:

- перечень структурных подразделений и (или) отдельных должностей, которые непосредственно подчинены работнику в связи с его должностью (трудовой функцией) или которым он обязан подчинятся по работе;

- условия и порядок замещения временно отсутствующего работника. В этом разделе могут быть указаны иные дополнительные положения, уточняющие положение работника, занимающего указанную должность, регламентирующие его деятельность.

В разделе «Поощрения» указываются формы морального и материального поощрения за своевременное и качественное выполнение функциональных обязанностей и отсутствие нарушений трудовой дисциплины:

а) Формы морального поощрения: объявить благодарность, наградить Почетной грамотой, занести на Доску почета, представить к правительственной награде.

б) Формы материального поощрения: увеличить гарантированную оплату, увеличить должностной оклад, изменить вознаграждение за результат, выдать премию, наградить ценным подарком, предоставить бесплатную путевку, предоставить беспроцентный кредит на покупку дорогостоящего товара и др.

в) Оценка эффективности работы конкретного работника осуществляется по результатам выполнения показателей, закрепленных за структурным подразделением. Оценку конкретного вклада работника определяет руководитель подразделения, а последнего директор предприятия [1].

Глава 2. Анализ должностных инструкций на примере организационно- контрольного отдела администрации центрального района г. Новосибирска

Основной задачей администрации является решение вопросов местного значения, выполнение решений городского Совета, постановлений и распоряжений мэра на территории района города с целью обеспечения жизнедеятельности населения и социально-экономического развития района.

Администрация района города Новосибирска является территориальным органом мэрии Новосибирска.

Схема структуры администрации Центрального района города Новосибирска показана в Приложении 4

В состав Администрации Новосибирска входят следующие отделы:

Отдел энергетики, инженерных коммуникаций и транспорта

Отдел благоустройства и озеленения

Отдел по жилищным вопросам

Отдел архитектуры и строительства

Отдел – районная административно-техническая инспекция

Отдел образования

Отдел здравоохранения

Отдел социальной поддержки населения

Отдел пособий и компенсационных выплат

Отдел по культуре и делам молодёжи

Отдел по физической культуре и спорту

Отдел опеки и попечительства

Отдел экономического развития и трудовых отношений

Отдел торговли и защиты прав потребителей

Отдел земельных и имущественных отношений

Организационно-контрольный отдел

Хозяйственный отдел

Отдел информатизации и связи

Отдел бухгалтерского учета

Юридический отдел.

2.1 Анализ Общего положения

В общих положениях Организационно-контрольного отдела полностью указывается функция управления, которую реализует отдел в соответствии с матрицей распределения функций между остальными отделами Администрации, т.е. Организационно-контрольный отдел является структурным подразделением администрации Центрального района, входящим в структуру управления заместителя главы администрации по организационной работе.

Также указан перечень основных нормативных актов, положений и инструкций, которыми должен руководствоваться отдел при выполнении своих обязанностей, это:

Конституция Российской Федерации,

законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации и Новосибирской области,

Устав города Новосибирска,

Положение об администрации района,

решения городского Совета,

постановления и распоряжения мэра,

приказы главы администрации.

Однако мы видим, что не указана основная цель данного отдела, которая должна определять вектор развития и направление его работы.

2.2 Анализ Основных задач отдела

В данном разделе описываются основные обязанности отдела. Мы видим полный перечень задач, поставленных перед отделом, таких как:

- организационное обеспечение:

- деятельности администрации района,

- подготовки и проведения муниципальных выборов и местного референдума в соответствии с действующим законодательством,

- реализации кадровой политики, прохождения муниципальной службы, формирования и подготовки резерва кадров,

- системы документооборота администрации района и ее совершенствование,

- взаимодействия администрации района со средствами массовой информации.

Совершенствование системы работы по приему граждан главой администрации, его заместителями, руководителями структурных подразделений администрации района, с письменными и устными обращениями граждан.

Обеспечение в пределах компетенции контроля исполнения правовых актов, поручений, резолюций и принятие своевременных мер по их выполнению в установленные сроки.

Создание условий для хранения архивных документов и обеспечения их учета и сохранности.

Содействие созданию и развитию территориального общественного самоуправления и иных форм участия населения в осуществлении местного самоуправления.

Оказание содействия в проведении Всероссийской переписи населения в соответствии с законодательством.

Организация работы с наказами избирателей.

Задачи, описанные в положении, полностью соответствуют действительным задачам, выполняемым отделом на практике.

2.3 Анализ Основных функций отдела

Следует отметить, что данный раздел содержит большое количество функций Организационно-контрольного отдела, некоторые из которых на практике очень редко применяются, либо не выполняются, согласно инструкции, это такие функции, как:

- Обеспечение выполнения регламента администрации,

- Организация оперативного рассмотрения, осуществление контроля исполнения в установленный срок:

- письменных и устных обращений граждан, организаций; обращений депутатов всех уровней, наказов избирателей;

- критических материалов в адрес администрации, опубликованных в средствах массовой информации, обращений граждан, поступающих на интернет-сайт мэрии;

- разработка и совершенствование системы работы по приему граждан главой администрации, его заместителями, руководителями структурных подразделений администрации.

Подготовка главе администрации оперативной и аналитической информации, предложений о совершенствовании работы подразделений администрации на основе обобщения и анализа обращений, поступающих от граждан.

На практике никакого наблюдения за соблюдением регламента не ведётся, рассмотрение некоторых письменных и устных обращений граждан, организаций также не ведётся. Очень часто критические материалы в адрес администрации, опубликованные в средствах массовой информации, рассматриваются отделом с большим опозданием, совершенствование системы работы по приему граждан главой администрации, его заместителями, руководителями структурных подразделений администрации отсутствует, с поправкой на нехватку времени.

Что касается предложений о совершенствовании работы подразделений администрации на основе обобщения и анализа обращений, поступающих от граждан – то, в связи с отсутствием анализа или несвоевременного анализа этих обращений данный пункт следует исключить из функций, либо направить все возможные силы на устранение данного пробела.

Также следует отметить функции, выполняемые регулярно и должным образом. Это такие функции, как:

Организация работы по:

- Разработке регламента администрации.

- Проведению коллегий, аппаратных совещаний, Координационного совета по общественной безопасности, совещаний при главе администрации.

Подготовка, анализ и контроль своевременного выполнения мероприятий в соответствии с утвержденными ежеквартальными планами.

Разработка и внедрение мероприятий по рациональному осуществлению делопроизводства и документационного обеспечения деятельности администрации. Осуществление контроля в структурных подразделениях администрации порядка ведения делопроизводства.

Осуществление работы по:

- регистрации предложений по наказам;

- формированию сводного перечня предложений по наказам;

- подготовке мотивированного заключения об одобрении предложения по наказу и включении его в качестве наказа либо о его отклонении с указанием причины;

- предварительному рассмотрению мотивированных заключений об одобрении (отклонении) предложений по наказам с участием депутатов городского Совета;

- контролю за выполнением наказов избирателей.

Формирование дел в соответствии с номенклатурой и передача их в архив.

Создание условий для хранения архивных документов и обеспечение их учета и сохранности.