Так, коллегиальная деятельность учредителей предприятия фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора - в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий - в актах; производственно-хозяйственная деятельность - в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д.

Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.

Документы предприятия, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность, относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы. Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур, в результате чего кадровая документация либо ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований КЗОТ и Инструкции по ведению трудовых книжек, либо не ведется вообще.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия и должны быть знакомы с Основами законодательства России об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. В соответствии с действующим законодательством по архивному делу органы управления на местах принимают меры по улучшению работы с документацией на предприятиях.

Таким образом, знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предпринимателю работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решение задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Алексенцев А.И. Подготовка и издание конфиденциальных доку­ментов на бумажных носителях//Секретарское дело, 1999, № 3.

2. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практичес­кое пособие с образцами документов. — М.: Бизнес-школа, 2000, 224 с.

3. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000, 187 с.

4. Быкова Т.А., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб.-метод. посо­бие. - М.: МИФИ, 1996, 68 с.

5. Быкова Т.А., Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний и собраний (практическое пособие). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000, 76 с.

6. Володин В.В, Ермолаева А.А. Организация делопроизводства в органах представительной и исполнительной власти. – Саратов, 2001.

7. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998, с.3.

8. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.,1997, с. 2 – 3. С изменениями № 1, утвержденными постановлением Госстандартом России от 21.01.2000 № 9-ст «О принятии и введение в действие изменения ГОСТ Р».

9. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузне­цова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Ли­хачев. — М.: Экономика, 1991, 271 с.

10. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 208 с.

11. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспече­ние управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 818 с.

12. Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления. Учебно-справочное пособие. — М.: ИМПЭ, 1998, 96 с.

13. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд. 8-е, испр. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 288 с.

14. Ларин М.В. Управление документацией и новые информацион­ные технологии. — М.: Научная книга, 1998, 137 с.

15. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, "Альфа", 2002.

16. Организация работы с документами: Учеб. /В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло и др. - Гос. Акад. упр. им. Ор­джоникидзе. - М.: Инфра-М, 1998, 572 с.

17. Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требо­вания к документам: Учеб. пособие. — М.: Изд-во «Юридический колледж МГУ», 1994, 85 с.

18. РахманинЛ.В. Стилистика деловой речи и редактирование слу­жебных документов. — М.: Высшая школа, 1988, 239 с.

19. СанкинаЛ.В., ВяловаЛ.М., Шатина Н.В. Современные правила оформления управленческих документов. — М.: УИЦ при Госу­дарственной налоговой инспекции по г. Москве, 1998, 91с.

20. Составление и оформление служебных документов. Практиче­ское пособие для коммерческих фирм, общественных организа­ций и государственных структур./Под ред. проф. Т.В. Кузнецо­вой, изд. 2-е. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999, 224с.

21. Справочник по деловой переписке. — М.: Межрегионсервис, 1996, 362 с.

22. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. — М.: ПРИОР, 1999, 144с.

23. Тейлор Клэр. Основы делопроизводства в современном бизнесе: Пер. с англ. — М.: СолСистем; Финансы и статистика, 1997, 176 с.

24. Чуковенков А.Ю., ЯнковаяВ.Ф. Оформление документов. Коммен­тарий к ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документа­ции. Унифицированная система организационно-распорядитель­ной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Дело, 1999, 232 с.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1

Примерный перечень документов,

на которых проставляется гриф утверждения

Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, _апитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).

Инструкции (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).

Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).

Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других организаций, с указанием сроков хранения _атериалов и т.д.).

Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.).

Положения (проведения работ и мероприятий, командировки и т.д.).

Программы (проведения работ и мероприятий, командировок т.д.).

Расценки на производство работ.

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.).

Стандарты (государственные, отраслевые, технические условия).

Структура и штатная численность.

Тарифные ставки.

Уставы организации.

Формы унифицированных документов.

Штатные расписания и изменения к ним.

Приложение 2

Примерный перечень документов,

на которых ставится печать

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).

Архивные справки.

Архивные копии.

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работы и т.д.).

Заключения и отзывы.

Заявления (на аккредитив; об отказе от акцента и т.д.).

Исполнительные листы.

Командировочные удостоверения.

Нормы расхода.

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).

Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.).

Положения об организациях.

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.).

Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк).

Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.).

Соглашения.

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использование бюджетных ассигнований на заработную плату; о начисленной и причитающейся заработной плате и т.д.).

Спецификация (изделий, продукции и т.д.).

Титульные списки.

Удостоверения.

Уставы организаций.

Штатные расписания.

АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО УТВЕРЖДАЮ

«ФАКЕЛ» Начальник АХО

ДОЛЖНОСТНАЯ подп. Б. П. Раков

ИНСТРУКЦИЯ 00.00.00.

1. №

Машинистка машинописного бюро

1. Общая часть

1.1. Осуществляет перепечатку служебных документов с оригиналами, снятие

копий для структурных подразделений.

1.2. На должность принимаются лица, имеющие среднее образование и специальное образование по специальности «Машинопись».

1.3. Подчиняется завмашбюро.

2. Обязанности

2.1. Оперативно и качественно выполнять работу.

2.2. Соблюдает требования стандартов на ОРД.

2.3. Приводит в порядок рабочее место по окончании рабочего дня.

3. Права.

3.1. требует своевременного обеспечения предметами, необходимыми для работы.

Заведующий канцелярии подпись И. И. Иванов

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела

организации труда

Н. Н. Левцов

00.00.00

Министерство образования УТВЕРЖДАЮ

Директор техникума

ТЕХНИКУМ

ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО И.О.Фамилия

ТРАНСПОРТА 07.11.02.

ПОЛОЖЕНИЕ

1. №15

Астрахань

Инициативные группы По экономии тепла

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. В группу входят: инженер – технолог, старший мастер котельной, мастер депо.

2. Оперативное руководство осуществляет начальник технического отдела.

1. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

   1. Обеспечение четкого контроля за расходованием тепла.

   2. Выявление резервов экономии тепла.

2. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ РАБОТА

   1. Проводить ежемесячный осмотр тепловых сетей.

   2. Акты с предложениями и замечаниями направлять технического отдела.

Главный механик подпись Ф. В. Нарумов

СОГЛАСОВАНО

Заместитель директора

техникума по АХЧ

подпись О. А. Волков

00.00.00

ООО «ФАКЕЛ» УТВЕРЖДАЮ

штат в количестве _________

единиц с месячным фондом

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ заработной платы

____________ рублей

1. № 00

Руководитель предприятия

Астрахань Подпись Расшифровка

Аппарата предприятия 00.00.0000 подписи

На _________ год Печать

Заместитель руководителя

предприятия Подпись Расшифровка подписи

(или: Руководитель структурного

подразделения)