Отфильтрованная (и в случае необходимости - агрегиро­ванная) информация может быть подвергнута операции сжатия. Операция сжатия или свертывания информации предпола­гает, что в результате некоторого преобразования какому-либо сообщению ставится в соответствие более короткое сообщение. Существо всякого сжатия информации заключается в устране­нии избыточности, которая имеется в исходном сообщении.

Изучение различных языков методами теории вероятностей показало, что все европейские языки, в том числе и русский, обладают большой избыточностью - до 50 - 80%. Эта избыточ­ность является естественным приспособлением языка с точки зрения обеспечения его помехоустойчивости."

Способы сжатия информации можно классифицировать следующим образом.

А. По типу элемента информации, над которым выполняет­ся операция сжатия: побуквенное, пословное, словосочетания, фразы, тексты.

Б. По характеру операции сжатия информации:

при побуквенном сжатии сообщений —

1) оптимальное неравномерное кодирование символов ал­фавита;

2) укорочение допустимой для данного алфавита длины ко­довой комбинации символа;

при пословном сжатии слов, словосочетаний и фраз —

1) аббревиатура (условные сокращения);

2) устранение некоторых символов в сообщении на естест­венном языке;

3) постановка в соответствие данному сообщению более короткого;

4) вычисление идентификатора или адреса исходного сооб­щения по его исходной записи при сжатии текстов или представлению:

- более плотная упаковка информации, записанной в памяти;

- библиографическое описание;

- аннотирование;

- реферирование;

- индексирование.

В. По характеру взаимосвязи элементов информации в процессе сжатия: автономное, с учетом взаимосвязи информа­ционных элементов.

Важное значение имеет достоверность информации. В сис­теме должны быть предусмотрены специальные меры контроля достоверности входной и выходной информации, а также от­сутствия искажений при ее передаче и обработке.

Таким образом, информационное обеспечение представляет руководителям информацию, требующуюся для организации производственного процесса. Но для того чтобы организовать этот процесс оптимальным образом, информация должна умело использоваться в системах управления.

Целесообразность, ценность, полезность или существен­ность информации учитываются в ее семантике. При использо­вании информации в системах управления ее полезность оце­нивается по тому эффекту, который она оказывает на результа­ты управления.

В ряде случаев решающим фактором при проектировании информационного обеспечения являются временные характе­ристики представления выходной информации пользователям. Иногда существуют критические сроки, по истечении которых сведения полностью теряют какую-либо ценность. Влияние изменения ценности информации во времени особенно сильно сказывается при решении задач оперативного управления. В сис­темах оперативного управления для повышения ценности по­ступающей информации и уровня управляемости производст­венными процессами стремятся сократить длительность пере­дачи и первичной обработки информации.

Система информационного обеспечения должна обладать гибкостью, т. е. возможностью перестройки информационных потоков в соответствии с требованиями системы управления.

Существующие системы управления, функционируя доста­точно долгое время и приспосабливаясь к случайным воздейст­виям, в большинстве случаев обеспечивают устойчивую работу за счет систематического создания новых, более эффективных алгоритмов контроля и управления, создание которых не могло быть предусмотрено при разработке данной системы управле­ния. Этими алгоритмами предусматривается формирование но­вых информационных потоков.

Новые информационные потоки создаются также при из­менении целей и критериев функционирования системы управ­ления, ее структуры, перераспределении функций по уровням и узлам системы, внедрении новых технических средств и даже при замене одного сотрудника другим в организационной структуре системы управления. Однако старые, ранее устано­вившиеся информационные потоки при этом часто продолжа-

ют функционировать, что порождает дублирование и использо­вание лишь части необходимой информации и снижает эконо­мическую эффективность работы системы.

Анализ ряда систем показывает, что информационная сис­тема гораздо более консервативна, медленнее перестраивается, чем система управления. Когда-то введенные формы докумен­тов, каналы передачи информации отмирают с трудом, через продолжительное время после того как в них исчезает необхо­димость. Следует также отметить еще одно неприятное свойст­во информационных систем - их способность к накоплению, аккумулированию этих отмирающих, неиспользуемых потоков данных.

Вновь созданный орган управления, наоборот, обычно до­вольно долго не может наладить систему сбора необходимой информации. Свойства консервативности информационных потоков и аккумулирования неиспользуемых данных в функ­ционирующих системах управления всегда следует учитывать при их анализе и при проектировании автоматизированных систем обработки данных. Если организация стремится выпол­нить свои цели при изменяющихся условиях, она должна над­лежащим образом реагировать на непредвиденные ситуации. Медлительность, с которой организации реагируют на измене­ние условий их функционирования, является самым убедитель­ным доводом в пользу долгосрочного планирования деятельно­сти таких организаций, а следовательно, и функционирования в них соответствующих информационных потоков.

6. Возможности использования новых информационных технологий в системах организационного управления

Современные информационные технологии (ИТ) опреде­ляются как непрерывные процессы обработки, хранения, пере­дачи и отображения информации, направленные на эффектив­ное использование информационных ресурсов, средств ВТ и передачи данных при управлении системами различного класса и назначения. ИТ существенно увеличивают степень автомати­зации всех информационных процессов, всех стадий формиро­вания результирующих данных (информационных продуктов), что является предпосылкой ускорения темпов научно-техни­ческого прогресса, повышения производительности и эффек­тивности управленческого труда.

Основу современных информационных технологий состав­ляют четыре технических достижения:

1. Появление новых машиночитаемых носителей (магнитные ленты, магнитные диски, сдвиговые регистры, оптические диски).

2. Развитие средств связи, обеспечивающих доставку инфор­мации практически в любую точку земного шара без суще­ственных ограничений во времени, широкий охват населе­ния средствами связи (радиовещание, телевидение, сети передачи данных, спутниковая связь, телефонная сеть).

3. Возможность автоматизированной обработки информации в местах ее возникновения с помощью персональной ЭВМ.

4. Возможности удаленного доступа и обработки информа­ции, хранящейся в распределенных базах и банках данных.

ИТ развивались в процессе целенаправленной интеграции средств хранения, обработки, передачи и представления ин­формации в комплексные системы, обеспечивающие циркуля­цию требуемых потоков данных в рамках определенных органи­зационных систем.

Основной целью применения современных ИТ являются создание и использование активных информационных ресур­сов, которые представляют собой ту часть потенциальных ин­формационных ресурсов, которую составляет информация, дос­тупная для автоматизированного поиска, хранения и обработ­ки, т. е. формализованные и записанные на машинном носите­ле знания и навыки, документы и т. д.

Основными составными элементами ИТ являются:

- ввод и преобразование информации в реальном масштабе времени;

- ввод и обработка изображений;

- обработка сигнальной информации в местах ее зарождения;

- обработка речевой информации;

- активный диалог ЭВМ с пользователем в процессе авто­формализации знаний;

- имитационное моделирование функционирования органи­зационных систем;

- хранение больших и сверхбольших массивов данных;

- сетевой обмен информацией (ведение диалога, осуществле­ние видео- и телекоммуникаций, электронная почта, видео­текст, телетекст, электронная конференция, электронная книга, электронная торговля и т. д.);

- мультипроцессорная обработка данных в распределенных системах;

- оперативное распространение информации по локальным и региональным вычислительным сетям;

- обеспечение безбумажного документооборота в организаци­ях и учреждениях. Основными средствами реализации ИТ являются:

- быстродействующие мини- и микроЭВМ (ПЭВМ), мощные многопроцессорные вычислительные системы, файл-серве­ры и др.;

- высокоэффективные средства ввода и отображения инфор­мации в удобном для восприятия человеком виде (новью виды дисплеев, устройств ввода и вывода информации);

- помехоустойчивые надежные средства коммуникаций (сис­темы передачи данных), обеспечивающие сетевые режимы обработки и передачи информации со скоростями 10 - 100 Мбт/с и более;

- системы автоматизации разработки программного и информа­ционного обеспечения информационно-управляющих систем;

- системы управления распределенными банками данных и знаний;

- высокоскоростные печатающие устройства с памятью,

факсимильная техника, средства оргтехники, средства

сопряжения технических устройств различных типов,

средства преобразования кодов и др.

Мини- и микроЭВМ позволяют все большему числу поль­зователей вести децентрализованную обработку непосредствен­но у источника данных, без передачи их большой ЭВМ. Вместе с тем объединение ЭВМ в сети (локальные и региональные) позволяет пользователям сочетать преимущества автономной распределенной обработки информации с возможностями ин­дивидуального доступа к общим информационным ресурсам отдела, фирмы, района и т. д.

Технические средства "электронной почты" и вычислитель­ных систем создали предпосылки внедрения в организацион­ных системах так называемой "безбумажной" технологии, при которой части информационных потоков и массивов (файлов) переносятся на бумажный носитель лишь в строго регламенти­рованных случаях, связанных в основном с подготовкой и представлением подразделениями и организацией в целом официальных итоговых отчетов.

Современный этап автоматизированной обработки данных в организационных системах характеризуется переходом от централизованной обработки информации к распределенной (децентрализованной) на основе широкого применения персо­нальных ЭВМ (ПЭВМ) и использования "интеллектуальных" средств взаимодействия с информационными ресурсами систе­мы. Ввод и обработка информации на рабочем месте сотрудни­ка (руководителя и специалиста) с использованием ПЭВМ по­зволяет повысить качество, точность, своевременность и акту­альность подготавливаемых документов и увеличить скорость их подготовки.

Основными элементами современного "электронного" уч­реждения являются автоматизированные рабочие места (АРМы) пользователей, системы редактирования текстов, базы данных и средства управления ими (СУБД), информационно-вычис­лительные сети, электронная почта, система проведения телесо­вещаний, а также средства печати и копирования документов.

Центральным звеном являются АРМы различных классов, на базе которых формируются локальные вычислительные сети (ЛВС) подразделений и распределенная вычислительная сеть учреждения. Укрупненная конфигурация технических средств АРМа приведена на рис. 5, а схема взаимодействия АРМов -на рис. 6.

Производительность труда при использовании АРМов на рутинных операциях, применяемых при подготовке и передаче документов (написание, редактирование, формирование, пере­сылка), увеличивается в несколько раз за счет применения спе­циального программного обеспечения (редакторов текстов, па­кетов программ ведения документов и картотек, "рабочего сто­ла", электронных таблиц и т. д.).

Общими функциями пользователей - сотрудников - реали­зуемыми на АРМе соответствующего типа являются:

- подготовка документов, содержащих текстовые, табличные и графические фрагменты на основе анализа доступной информации;

- хранение и поиск информации;

- прием/передача документов (иди их фрагментов) внутри учреждения и за его пределы;

- обеспечение режима использования и надежного хранения

документов.

Каждый пользователь системы - это служащий с набором своих должностных функций "в проекции" на определенную предметную область (экономика, металлургия, маркетинг, сбыт и т. д.). Всякий раз, реализуя должностную обязанность, поль­зователь "играет" определенную роль - начальника сектора, эксперта по ценам мирового рынка, председателя профбюро подразделения, специалиста по вопросам реконструкции про­мышленных предприятий и т. д.

Аппарат факсимильной связи

ПЭВМ

Память на гибких магнитных дисках

Принтер