101471 (Особенности создания информационного обеспечения систем организационного управления), страница 3

Распространение информации необходимо для ее много­кратного использования. Оно осуществляется различными спо­собами (создание специальных информационных систем, обу­чение, обмен опытом, средства массовой информации, публи­кации и т. д.).

Использование информации происходит в сфере производ­ства и управления. Его результатом являются либо принимае­мые решения, либо производимые продукты и услуги.

Выработанная системой информация должна быть отраже­на на материальном носителе и должна храниться в течение определенного периода времени или "цикла жизни". В связи с этим можно выделить следующие операции:

- Хранение. Информация появляется в результате наблюде­ния и регистрации некоторого явления. Прежде чем она может быть обработана или использована, она должна хра­ниться в какой-либо памяти на материальном носителе.

- Преобразование информации. Хранящаяся информация может быть преобразована в некоторую, более удобную форму для хранения, передачи, обработки, восприятия.

- Передача. Информация непрерывно передается в простран­стве от источника к запоминающему устройству, на обра­ботку, пользователю для принятия решений и т. д.

- Сортировка, синтез, обработка. Обычно информация по­ступает в случайном порядке. Для уменьшения времени по­иска требуемой информации, ее обработки требуется пред­варительная сортировка по заданным признакам. Нередко требуется объединить, агрегировать ряд отдельных инфор­мационных элементов для получения полного сообщения. Количественную информацию приходится обрабатывать в целях изменения ее формы или выявления значений, решая уравнения или применяя формульные выражения.

- Использование. После преобразования информации в удобную для использования форму она воспроизводится в виде, необходимом для принятия решений.

- Оценка. Значение информации зависит от потребности в ней, достоверности, надежности и своевременности. Мас­сивы информации должны систематически пересматривать­ся с целью устранения устаревших бесполезных .данных.

- Уничтожение информации может осуществляться после ее многократного использования либо при отнесении ее к классу устаревшей. Уничтожение информации является концом цикла ее жизни.

Рассмотрим некоторые наиболее важные характерные осо­бенности информации для человеко-машинных систем органи­зационного управления.

Целевое назначение. Информация имеет определенную цель в момент передачи ее для использования, в противном случае это просто шумы. Одна и та же информация может иметь многоцелевое назначение. Создание новых концепций, установление проблем, решение проблем, принятие решений, планирование, оперативное управление, контроль, поиск - яв­ляются основными целями информации в человеко-машинных системах.

Способ и Формат. Основными способами выдачи информа­ции в человеко-машинных системах является визуальный и звуковой. Формат также является общей характеристикой для человека и машины. Люди получают большую часть информа­ции в виде документов определенной формы. Широкое распро­странение получили средства удаленного доступа к ЭВМ.

Под документом понимают семантическую информацию, зафиксированную на любом носителе (кроме памяти человека и ЭВМ) и на любом языке с целью использования в системе управления.

Носитель информации - это любая стабильная материаль­ная среда, на которой фиксируется информация. Документ мо­жет подвергаться записи, преобразованию, передаче, хранению, сбору, поиску, чтению, использованию. В существующих сис­темах управления в основном используют бумажные документы.

Избыточность. Понятие избыточности имеет важное значе­ние при построении систем. В такой системе, где стоимость ошибки в результате неправильного преобразования команд или выхода из строя какого-либо элемента может иметь крити­ческое значение, должно быть предусмотрено создание значи­тельной избыточности информации.

Увеличение избыточности приводит к увеличению объема сообщения (без увеличения его информативности), а следова­тельно, к увеличению времени доставки и ее удорожанию. По­вышение достоверности обнаружением и исправлением ошибок может быть достигнуто, если избыточность вводить в информа­цию путем передачи значений дополнительных признаков, свя­занных с теми, значения которых необходимо передать.

Быстродействие. Скорость передачи и приема информации. определяется временем, необходимым для понимания ситуации на объекте. Скорость работы устройства системы может изме­ряться количеством данных, обрабатываемых или передаваемых

в единицу времени. В системах управления экономическими объектами передача информации может осуществляться с не­большой скоростью, ограниченной пропускной способностью человека. Высокая скорость передачи информации представля­ет интерес для систем, действующих в реальном времени.

Периодичность. Периодичность или частота передачи ин­формации связана с необходимостью принятия решений. На уровнях оперативного управления поступление информации требуется с периодичностью, соответсвующей происходящим реальным событиям. Периодичность передачи или поступления информации оказывает существенное влияние на ее ценность. Редкие сообщения могут потерять всякую ценность и не нести никакой информации. Слишком частое поступление информа­ции может оказаться помехой, отвлекающей внимание и вызы­вающей перегрузку человека, воспринимающего эту информацию.

Детерминистический или вероятностный характер инфор­мации. Информация о прошлом является детерминистической. Информация же о будущем всегда содержит элемент неопреде­ленности. Зачастую некоторая информация считается опреде­ленной в том смысле, что считает бесспорным существование некоторого значения той или иной величины (например нормы расхода материалов и т. д.). Однако в этом случае также имеет­ся неопределенность, просто вероятность изменения этой вели­чины в будущем достаточно мала.

Затраты. Как вещество и энергия, информация характери­зуется затратами на ее получение. Затраты на информацию оп­ределяются тем общественно полезным трудом, который затра­чивается на сбор, хранение, обработку и поиск информации. Они обычно довольно существенны. Поэтому прежде чем пы­таться получить какую-либо информацию, нужно сравнить ее ценность с затратами на получение.

Ценность информации. Под ценностью информации или ее потребительской стоимостью понимается тот материальный эффект, который дает использование данной информации. С этой точки зрения, можно считать, что ценность информации определяется характером объекта и истинностью сообщений. В значительной степени ценность информации зависит от спосо­ба и скорости ее передачи, периодичности, детерминистиче­ского и стохастического характера, достоверности, надежности, старения и прочих факторов.

Ценность информации для принятия решений определяет­ся, в основном, ценностью самого решения, для принятия ко­торого используется информация, определяемой ожидаемыми

результатами его реализации и степенью влияния информации на принимаемое решение. Изменение ценности информации во времени может происходить скачком— когда существует кри­тический срок принятия решений, для которых она предназна­чена, либо постепенно.

Зависимость между объемом сообщений и ценностью ин­формации обычно имеет нелинейный характер - ценность воз­растает медленнее, чем объем. Ценность информации может быть отрицательной для пользователя (случаи дезинформации, целенаправленной или случайной). При этом необходимо отме­тить, что конкретный ответ на вопрос о ценности информации в реальных условиях производства может быть слишком слож­ным и дорогостоящим.

Если система формирования сообщений и доставки ин­формации будет идеальной с точки зрения достоверности и других факторов, ценность информации будет определяться только функцией ее старения, которая в разнотипных системах имеет различный вид.

Надежность и достоверность. Достоверность информации характеризует, в какой степени эта информация отражает то, что она должна отражать. Надежность характеризует, скорее, технические возможности средств передачи и обработки ин­формации. Информация может быть надежно переданной и обработанной, но исходно недостоверной и наоборот.

Статичность и динамичность. Информация, которая не ме­няется во времени, называется статичной. Примером статичной информации являются постоянные данные типа таблиц физи­ческих констант, справочников, расписаний и пр. Информаци­ей с динамическими характеристиками являются меняющиеся во времени данные, например оперативные данные о ходе про­изводственного процесса.

Информация, необходимая для эффективного управления, должна удовлетворять ряду требований. Среди основных отме­тим следующие: информация должна быть целевой, необходи­мой и достаточной, надежной и достоверной, своевременной и должна быть представлена в виде, удобном для дальнейшего использования.

На эффективность передачи, усвоения и использования информации влияют различные факторы, в частности языко­вые, географические, исторические, социально-политические, гносеологические, ведомственные, экономические, термино­логические, технические. Так, например, полнота и достовер­ность информации в общем случае обратно пропорциональна расстоянию между объектом и субъектом информационного взаимодействия и временному интервалу, разделяющему то или иное событие и сообщение о нем.

Анализ происходящих в мире социально-экономических процессов показывает, что информация стала основным пред­метом труда для значительной части трудящихся самых различ­ных областей деятельности (ученые и специалисты, служащие, руководители, госаппарат, конструкторы и т. д.).

Кроме того, происходят существенные качественные пере­мены в характере работы людей, для которых основным пред­метом труда являются материальные объекты. Информация для них - основной источник роста производительности труда.

Указанные обстоятельства обусловливают повышенное вни­мание к вопросам разработки и использования информацион­ного обеспечения в системах организационного управления.

2. Особенности использования информации о состоянии внешней среды и управляемого объекта в организационных системах управления с обратной связью

Система организационного управления может быть опреде­лена с точки зрения описания элементов и свойств управляю­щей подсистемы, входных и выходных данных. Однако систе­мы являются динамичными, и изменения в них совершенно неизбежны. В динамической системе необходимо периодически или непрерывно пересматривать множество ее составляющих для внесения необходимых корректив в соответствии с измене­ниями окружающей среды или самого объекта.

Так, в системе промышленного предприятия необходимо постоянно следить за тем, является ли выпускаемая продукция приемлемой для потребителя. Элементами системы, которые позволяют поддерживать систему в состоянии равновесия, яв­ляются управляющее устройство и обратная связь. Управление на основе информации, строящейся по принципу обратной связи, представляет собой основную и важнейшую характерную особенность всех систем и имеет существенное значение для построения управленческой информационной системы. Управ­ление и обратная связь сопутствуют друг другу.

Необходимость обратной информационной связи в системе управления обычно иллюстрируется на примере движения ав­томобиля. Это сложная система, состоящая из автомобиля, до­роги с препятствиями и дорожных знаков. В нормальной си­туации водитель получает всю необходимую ему информацию об окружающей обстановке (дорожные знаки, реальная ситуа­ция, правила уличного движения) и состоянии объекта управ­ления - автомобиля (различные приборы и индикаторы), вос­принимает ее с помощью органов чувств, перерабатывает ее и выдает соответствующие управляющие воздействия, которые им же реализуются соответсвующими поворотами рулевого ко­леса, нажатием различных педалей, кнопок и т. д.

Однако такая идеальная ситуация бывает далеко не всегда. Управление движением может осуществляться в условиях не­полной информации об окружающей среде и объекте управле­ния. Например, такая ситуация может встретиться в условиях плохой видимости, при движении в густом тумане, в ночное время с подсевшими аккумуляторами, при неисправных инди­каторах уровня бензина или масла. В таких ситуациях эффек­тивность функционирования системы будет намного ниже, чем в условиях полной информации, так как скорость движения будет ограничена пределами видимости, а контроль уровня бен­зина необходимо обеспечивать методами, реализация которых требует остановки.