Во многих фирмах принято совместно отмечать юбилейные дни организации, общепринятые праздники, устраивать спортивные дни или корпоративные вечеринки, вплоть до коллективных выездов в дома отдыха. Это прекрасный повод, чтобы расслабиться, почувствовать себя царицей бала, красавицей, душой компании. К сожалению, секретарь и здесь должен быть начеку. Лишняя рюмка, пылкие, восхищенные взгляды сотрудников могут вскружить голову молодой девушке и заставить ее забыть о профессиональной этике [4].

Профессия секретаря, пожалуй, самая близкая к профессии актера. Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что он всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Улыбка, приятный голос, легкая походка, уверенные жесты и доброжелательность независимо от настроения создают особую атмосферу в офисе. Основы секретарского дела можно освоит за сравнительно короткий период времени, а настоящее мастерство, как и в любой профессии, приходит с годами. Хороший секретарь – это, прежде всего, профессионал. Методом проб и ошибок, с приобретением необходимых наработок, постоянно повышая свой профессиональный уровень, секретарь начинает чувствовать тонкости своего дела. Это позволяет ему свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, уметь хранить конфиденциальные сведения и быть при этом самым информированным и общительным человеком [5;10].

Расскажем о взаимоотношения секретаря в коллективе на примере нашего образовательного учреждения.

Секретарь в коллективе – свой человек. У нее доброжелательные отношения с сотрудниками, но они не любят часто к ней обращаться, так как не всегда их просьбы, хотя они касаются рабочих моментов, выполняются в срок. Например, педагог собирается на соревнования с группой детей. Для этого ему надо выписать командировочное удостоверение, напечатать приказ на выезд и провести инструктаж с детьми. Он составляет список ребят, проводит с ними инструктаж и обращается к секретарю за остальными документами. Здесь начинаются проволочки: «Мне сейчас некогда», «А когда это надо, а то у меня много работы». Затем, напечатав документы, секретарь не может найти руководителя, чтобы поставить его подпись. В итоге работнику самому приходится идти за подписью директора. То есть здесь присутствует некоторая леность секретаря и нежелание исполнять свои прямые обязанности.

Зная такое отношение секретаря к поручениям, некоторые сотрудники обращаются напрямую к руководителю, тем самым отнимая его время, или заместителю руководителя, тоже отвлекая ее от выполнения своих обязанностей. Можно сказать, что профессиональные отношения секретаря в коллективе не очень сложились, а вне работы – это достаточно добрый и положительный человек.

§7 Виртуальный офис

Виртуальный офис - это полноценное рабочее пространство для общения, совместной работы, хранения контента и управления бизнесом. Как правило, в виртуальном офисе сотрудники ежедневно проводят значительное время [13].

В некоторых случаях в качестве виртуального офиса может использоваться система управления проектами, органайзер, crm система, система управления контентом. Все зависит от специфики бизнеса. Например, если бизнес в основном связан с продажами, то разумно в качестве виртуального офиса использовать crm-систему (которая содержит органайзер, почту и другие инструменты совместной работы).

Как правило, виртуальный офис включает в себя:

- средства коммуникаций (e-mail, мессенджер, вэб-конференции);

- органайзер с календарем;

- хранилище файлов;

- редакторы документов;

- базу контактов;

- блог или форум;

- панель администрирования и разграничения прав доступа (важно для бизнеса).

Могут присутствовать дополнительные возможности:

- возможность использования офиса на своем корпоративном домене;

- интеграция с публичным сайтом компании (например, для легкой публикации контента);

- интеграция с электронным магазином;

- интеграция с helpdesk, финансовой системой ...;

- возможность предоставления ограниченного доступа в офис клиентам и партнерам.

При выборе виртуального офиса (как и других бизнес-приложений), важно обращать внимание на следующие вещи:

- надежность провайдера;

- защита информации (безопасная передача данных (SSL), создание резервных копий);

- быстродействие (как правило, это наиболее важный фактор для эффективности бизнес-приложения);

- возможности настройки под Ваши задачи.

Социальный рейтинг интернет-приложений в категории «Виртуальный офис»:

1. Google Apps

Решение, объединяющее популярные сервисы гугла: электронную почту, систему редактирования документов, мощный календарь, мессенджер и систему управления контентом. Можно использовать на своем корпоративном домене.

1. Central Desktop

Позволяет создать несколько приватных или публичных рабочих секций различных форматов: система управления проектом, вики (очень мощный сервис), базы данных, корпоративный блог или форум. Хорошо продумано разграничение прав доступа, поддерживаются форматы документов .doc и .xls Хорошо интегрируется с email-клиентами.

1. Zimbra Collaboration Suite содержит email, адресную книгу, мессенджер, календарь, органайзер, продвинутую вики и файлохранилище. Zimbra является инсталлируемой open source системой, т.е. ее нужно устанавливать на свой сервер. Имеет дескопный, мобильный и вэб-клиент (на аяксе). Сервис принадлежит Yahoo!

2. WebEx Connect

SaaS система для коммуникаций и совместной работы. Позволяет создавать рабочие пространства с хранилищем документов, календарем (интегрированным с Outlook), форумом, вики, закладками, RSS. Встроен мессенджер и вэб-конференции. Позволяет создавать бизнес-мэшапы и корпоративные порталы.

1. Zoho Business включает набор интегрированных бизнес-приложений от Zoho, систему администрирования юзеров и резервного копирования данных. Содержит все необходимое для работы с офисными документами, а также средства общения в режиме реального времени.

2. Webex WebOffice

Функциональные возможности включают: задачи, календарь, форум, контакты, документы (файлы), закладки, конструктор баз данных, учет затрат, опросы, E-mail. Разумеется, в офис интегрирован сервис для полноценных вэб-конференций от Webex. Много возможностей настройки.

1. Microsoft Office Groove

Office Groove - это десктоп-программа, которая создает виртуальную рабочую среду посредством синхронизации файлов, физически находящихся на компьютерах пользователей. Содержит мессенджер, форум, календарь, органайзер. Интегрирован с MS Sharepoint.

1. Microsoft Office Live

Объединяет услуги Web-хостинга с рабочим пространством для совместной работы над документами и задачами. Разумеется, сервис тесно интегрирован с офисными приложениями майкрософта.

1. LongJump Office Space Позволяет совместно работать над задачами и проектами. Содержит рабочий стол с виджетами, календарь, органайзер, хранилище файлов, форум, фотогалерею, систему управления проектами, отчеты. Интегрируется с Outlook и с другими приложениями платформы LongJump.

2. BlueTieВэб-сервис с rich-интерфесом. Можно использовать на собственном домене. Содержит E-mail, мессенджер, групповой календарь, органайзер, базу контактов, хранилище файлов, панель управления пользователями. Интегрируется с Outlook, поддерживает доступ с мобильных устройств [13].

Создав электронный офис, Вы можете оперативно реагировать на изменение вашего расписания или графика работы вашей компании посредством оперативного изменения настроек на вашей личной странице абонента. Вы сможете отсеивать ненужные звонки в неудобное для вас время. У вас появится возможность анализировать поступающие звонки с помощью статистики.

Мобильный офис - это целый комплекс услуг необходимых для организации и функционирования офиса, а именно:

• Квалифицированные операторы будут принимать все Ваши звонки на многоканальный номер 24 часа в сутки;

• Они будут отправлять Вашим клиентам коммерческие предложения факсы и e-mail;

• Курьерская служба будет доставлять Вам любую документацию;

• А также вы всегда можете получать любую справочную информацию и бронировать билеты.

А также Вы экономите:

• На аренде офисных площадей, время на подбор кадров и их обучение, на зарплатах и налогах;

• Квалифицированные операторы-консультанты, в отличие от секретаря, никогда не болеют, не просят прибавки к зарплате, не уходят в отпуск, а только работают, и работают - круглосуточно;

• Выезды курьера включены в пакет услуг, так что Вам нет необходимости брать человека в штат компании.

Вы сами можете находиться где угодно - дома, на даче, в дороге, в офисе другой компании, и при этом управлять Вашим бизнесом - из любой точки земного шара! Сотрудники Вашего «Мобильного офиса» примут, передадут или найдут необходимую информацию, доставят документы, отсекут нежелательные звонки, забронируют билеты, закажут доставку цветов, и многое другое.

Каждый проект виртуального офиса по-своему уникален и неповторим. Но он может быть неоценим для начинающего бизнесмен, а для солидной корпорации виртуального офиса недостаточно, чтобы «держать лицо» нужна «живая» приемная и квалифицированный секретарь.

Заключение

По мере того, как растет уровень топ-менеджеров, возрастают и требования к профессии секретаря. В девяностых годах, в соответствии с новыми требованиями, меняется учебный план в образовательных учреждениях, ориентированных на будущих секретарей.

Однако многие работающие секретари, имеющие профильное образование, отмечают, что даже новейшие учебные программы далеко не исчерпывают тот список знаний и умений, которые необходимы современному секретарю. В частности, практиками отмечается необходимость владения основами менеджмента, тайм-менеджмента и бизнес-психологии. Однако проблема в том, что в России очень мало образовательных семинаров по этим дисциплинам проводится именно для секретарей - чаще они бывают ориентированы на руководителей компаний.

В условиях жесткой конкуренции немногие руководители могут себе позволить выбирать секретаря только по внешним данным. Такие качества, как рост, возраст и «количество печатных знаков в минуту», все больше уступают место образованности, интеллекту, коммуникабельности и стажу работы. Сегодня во всех развитых странах при подготовке секретарей особое внимание уделяют расширению профессиональной эрудиции, кругозора, повышению способности решать разнообразные деловые задачи. Поэтому, секретарь должен повышать свою квалификацию постоянно: занимаясь самообразованием или учась на курсах.

Высокая планка требований и высокая оплата труда, соответствующая квалификации секретаря-референта, сделали эту профессию престижной и привлекательной. Но существуют и отрицательные моменты в этой профессии. Например, секретарь подвергается стрессовым ситуациям значительно чаще остальных сотрудников – это и нежелательные или навязчивые посетители, и несдержанность руководителя, и напряженный темп работы, и т.д. Кроме того, здесь имеется несколько вредных производственных факторов, например, работа на компьютере негативно сказывается на зрении, работа с оргтехникой подвергает дополнительному электромагнитному излучению и т.п.

Если вас не страшат эти нюансы, то можете смело работать секретарем. Но при этом надо помнить, что наше время не случайно называют временем информационного бума. Источником необходимых сведений являются не только журналы, газеты или книги, но и электронные базы данных, локальные и глобальные компьютерные сети, такие как Интернет. Важно, чтобы секретарь ориентировался в этом информационном море и знал, где искать нужную информацию.

Литература

1. Воржаева Н.В., Фролова И.М., Епифанцева Н.Л. Роль секретаря-референта в структуре документационного обеспечения управления. М.: Попурри, 2007 – 602 с.

2. ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Госстандарт России, 2003. – 17 с.

3. Домникова М.А., Привалова Е.Ю. Давайте познакомимся!// Секретарь-референт, 2006. №1. С. 34-38.

4. Домникова М.А., Привалова Е.Ю. Мои милые коллеги.// Секретарь-референт, 2004. №5. С.12-18.

5. Ишутина Е. Секретарь - доверенное лицо руководителя. М.: Деловая книга, 2005. – 458 с.

6. Липецкая В. Готовимся к деловой беседе. //Секретарь-референт, 2004. №10. С.78-81.

7. Несмеева А.Ф. Краткий курс корпоративного дарения. // Секретарь-референт, 2004. №12. С. 45-47.

8. Рогожин М.Е. Офис-мастер. М.: МЦФЭР, 2007. – 382 с.

9. Скриптунова Е., Зельцерман К. Организуем прием посетителей.// Секретарь-референт, 2006. №4. С.35-43.

10. Стенюков М.В. Секретарю-референту. Помощник руководителя. М.: А-Приор, 2007. – 256 с.

11. Стенюков М.В. Справочник. Помощник руководителя. М.: А-Приор, 2006. 302 с.

12. Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 г. №59-ФЗ.

13. http://www.livebusiness.ru/-виртуальный офис.

Приложение 1

форма № Т-1