99665 (Автоматизация управления производством), страница 2

Региональное государственное предприятие по использованию воздушного пространства, управлению воздушным движением, радиотехническому обеспечению полетов и связи «Волгааэронавигация», создано в соответствии с Постановлением Совета Министров – Правительства РФ от 30.04.94 года № 403 «О модернизации единой системы организации воздушного движения в стране» и приказом Министра транспорта РФ от 28.12.92 года № 101.

РГП «Волгааэронавигация» является органом управления в области использования воздушного пространства, осуществляющим координирование, обеспечение, непосредственное управление воздушным движением и радиотехническое обеспечение полетов и связи в зоне ответственности Приволжского Межрегионального транспортного управления.

• Предметом основной деятельности РГП «Волгааэронавигация» в части вопросов, предусмотренных действующим воздушным законодательством, является организация и обеспечение воздушного движения и радиотехническое обеспечение полетов.

РГП "Волгааэронавигация" является одним из ведущих в системе воздушного транспорта в России. Зона обслуживания полетов составляет 1,8 млн. кв. км, протяженность воздушных трасс – 5760 км, из которых 2178 – международные. Деятельность РГП "Волгааэронавигация" по вопросам использования воздушного пространства и управления воздушным движением осуществляется в границах зон, районов управления воздушным движением и в пределах компетенции, установленных действующим воздушным законодательством для гражданских секторов центров единой системы управления воздушным движением и других структурных подразделений службы движения гражданской авиации, входящих в его состав.

Производственная база предприятия формируется на основе государственной собственности, объекты которой в установленном порядке передаются предприятию в хозяйственное ведение. Предприятие является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетный, валютный и иные счета в банках, печать, угловой штамп и фирменный бланк со своим наименованием. Предприятие действует в соответствии с принципами хозяйственного расчета, самоокупаемости и самофинансирования на основе хозяйственных договоров и контрактов с пользователями воздушного пространства и иными потребителями работ и услуг.

РГП "Волгааэронавигация" функционирует в системе Государственной службы Гражданской авиации России (ГС ГА РФ). Непосредственной вышестоящей организацией для РГП "Волгааэронавигация" является Федеральное Унитарное предприятие «Государственная корпорация по обеспечению воздушного движения РФ» (ФУП «ГК по ОВД РФ»). Контролирующим органом в части соблюдения норм и правил обеспечения воздушного движения является Приволжское Межрегиональное транспортное управление ГС ГА РФ (ПМТУ ГС ГА РФ).

На рынке своих услуг РГП "Волгааэронавигация" занимает в Поволжском регионе монопольное положение. Конкуренции нет, и не может быть, так как данная деятельность жестко регламентирована и контролируется государством.

РГП "Волгааэронавигация" включает головное предприятие и три филиала: Саратовский, Балаковский, Чебоксарский. В настоящее время предприятие переживает процесс реорганизации, которая завершится тем, что в его состав войдут еще несколько филиалов в Поволжском регионе (Пензенский, Нижегородский, Оренбургский, Ульяновский).

2.2. Информационные технологии, используемые на предприятии.

Информационная система предприятия состоит из информационных систем его структурных подразделений, то есть в каждом отделе, в каждой службе предприятия функционирует система сбора, обработки и производства информации, включающая в себя средства ее сбора, передачи, обработки и хранения, а также персонал, осуществляющий эти действия с информацией.

Основной деятельностью каждого работника административно-управленческого аппарата является работа с информацией. В организации используются как автоматизированные, так и неавтоматизированные способы работы с информацией.

В АУП установлено 40 ПЭВМ, соединенных в локальную сеть по типологии «Звезда», как самой защищенной от сбоев и полного выхода сети из работы и имеющей максимальную пропускную способность.

Рисунок 1. Типология «Звезда»

Операционная система, управляющая сетью - Novell NetWare 4.02, как ОС, дающая возможность присоединения любых компьютеров. Объединение осуществляется по принципу «клиент-сервер». Сервер базы данных представлен компьютером Pentium 120/40/4.2G.

Сервер, кроме своего прямого назначения обработки и хранения информации, решает задачу маршрутизации и транспортировки информации. В качестве сетевых аппаратных средств используются следующие сетевые адаптерные карты: NE-1000; NE-2000; SMC8634; SMC8834.

Сетевые протоколы – IEEE 802.2, IEEE 802.3 CSMA/CD

Транспортный протокол – IPX/SPX - для NetWare сервера.

Основные прикладные программные средства, используемые в организации – стандартный пакет Microsoft Office, для функционирования электронной почты в пределах локальной сети на всех компьютерах используется программа Microsoft Exchange.

Кроме этого установлены сетевые версии программ «1С: Бухгалтерия», «1С: Кадры», «Консультант +», АРМ телеграфиста «Поток 5».

Установлен доступ к Internet, для обслуживания электронной почты по глобальной сети используется программа Microsoft Outlook Extress .

В дипломной работе рассматривается, анализируется и проектируется система мероприятий по повышению эффективности функционирования информационной системы административно-управленческого аппарата предприятия путем обеспечения эффективного документооборота (в части, касающейся регистрации документов, контроля их исполнения, информационно-справочной работы).

2.3. Система документооборота, принятая на предприятии

Документооборот – система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля их исполнения и защиты от несанкционированного доступа.

Система документооборота играет существенную роль в функционировании информационной среды, которая должна обеспечивать получение нужной информации для нужного человека в нужное время.

Рано пришедшая информация может затеряться, а поздно пришедшая уже не имеет потребительной стоимости. Заниматься вопросами управления механизмом документооборота должен специалист по организации управления, знакомый с основами информатики.

Основная работа по обеспечению документооборота в РГП "Волгааэронавигация" выполняется канцелярией.

Производственные функции канцелярии: регистрация документов; контроль исполнения документов; печать документов; подача телеграмм; прием телеграмм; выполнение копировальных работ; архивирование документов; доставка документов.

Функции управления канцелярией: прогнозирование, планирование, организация, учет, контроль, анализ, регулирование.

Объекты управления: производственная деятельность отдела; состояние и движение оборудования; состояние и движение материалов.

В своей деятельности работники канцелярии руководствуются должностными инструкциями, приказами, распоряжениями Генерального директора, распоряжениями заведующего канцелярией, Положением о канцелярии.

Типы документов, используемых в работе предприятия.

Рассмотрим основные типы документов, используемые в работе предприятия с их характеристиками. Типов документов много, но с точки зрения канцелярии основных видов документов бывает всего 3.

1. Входящие – документы, поступившие из внешней среды, регламентирующие деятельность, поступающие из Министерства Транспорта, Госкорпорации по ОВД, налоговых органов, органов санэпиднадзора, инспекции по труду, Межрегионального транспортного управления. Это постановления Правительства РФ, указы Президента обязательные к исполнению (их пересылает Госкорпорация по ОВД). Это также документы, поступающие из филиалов предприятия (в основном отчетность), счета кредиторов, письма различных организаций, контакты которых с РГП "Волгааэронавигация" носят нерегулярный, разовый характер; корреспонденция различных государственных органов (милиция, таможня, медсанчасть), договоры, рекламные предложения.

Большинство входящих документов порождают соответствующие исходящие, причем в четко установленные сроки. Сроки устанавливаются либо нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе (рисунок 2).

1. Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом предприятия на соответствующие входящие документы. Это отчеты, справки, предоставляемые в вышестоящие и контролирующие органы, документы бухгалтерской отчетности. Все они сопровождаются сопроводительными письмами. Некоторые исходящие документы готовятся на основе внутренних документов предприятия. К исходящим также относятся различные запросы в сторонние организации (рисунок 3).

2. Внутренние.

Данные документы используются для организации работы предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние документы. В основном это приказы и распоряжения Генерального директора предприятия, служебные записки заместителей Генерального директора, начальников отделов и служб предприятия друг к другу и к Генеральному директору, объяснительные записки работников, заявления работников на предоставление ссуды, отпусков, материальной помощи. Также через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие исходящие.

По правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию – это направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию.

Все документы, проходящие через канцелярию, обладают уникальным регистрационным номером. Любая бумага, не имеющая регистрационного номера - это просто бумага, а не документ.

Структуру входящих и исходящих документов по контрагенту в среднем за 2007 год отражает таблица 1:

Таблица 1

Структура входящих и исходящих документов по контрагенту

за 2007 год.

Входящие	Исходящие
30% поступает из вышестоящих и контролирующих органов	30% - счета, выставленные пользователям услуг (аэронавигационное обслуживание)
40% поступает от филиалов	30% - корреспонденция в адрес вышестоящих и контролирующих органов различного содержания
30% - прочая корреспонденция	30% - корреспонденция в адрес филиалов
	10% - переписка с прочими организациями, имеющая случайный характер

Отчетность о проделанной работе канцелярии.

Основным результатом работы канцелярии являются отчеты, которые она предоставляет руководству предприятия о потоке документов на предприятии. Отчеты делятся на две группы:

• Оперативные. Они выводятся еженедельно. Их основное назначение – получить объективную картину о прохождении информации для оперативного управления. Основное их содержание – список работы, которые должны быть завершены в ближайшее время. Отчеты бывают сводными и индивидуальными.

Индивидуальные отчеты представляют собой сводку работ, находящихся в компетенции конкретного должностного лица. Сводный отчет – это список работ, находящихся в стадии завершения на заданный период времени. Сводные отчеты поступают к руководству предприятия для общего контроля процессов делопроизводства. Индивидуальные отчеты поступают непосредственно к исполнителю или контролирующим лицам. Типичные примеры таких отчетов: «Завершающиеся работы по исполнителям», «Сводный отчет по подразделениям предприятия», «Сводный отчет по контрагентам».

• Аналитические. Они служат для анализа общей картины документооборота на предприятии. На предприятии практикуются квартальные, полугодовые и годовые аналитические отчеты. Примеры таких отчетов: «Исполненные документы по исполнителям», «Исполненные документы по контрагентам», «Исполненные документы по номенклатуре».

Глава 3

3.1. Методы автоматизации управленческой деятельности.

Основными фазами жизни неструктурированной информации в офисе являются:

• ввод информации в систему,

• хранение, навигация, поиск и фильтрация документов,

• коллективная работа с документами,

• вывод информации из системы.

Существуют различные способы ввода информации в систему. Это сканирование документов и сохранение их в виде графических образов. В системах первого поколения графические образы введенных документов идентифицируются с помощью ключевых слов для последующего поиска необходимой информации (например: система SoftSolutions). Оптическое распознавания символов OCR (Optical Character Recognition). После сканирования и ввода документа в систему его графический образ «переводится» в текст, затем следует исправление ошибок распознавания.

При ручном вводе однотипных документов используются электронные формы, которые обеспечивают структуризацию документа путем выделения частей текста и добавления полей, что позволяет упростить заполнение документов и выполнить необходимые вычисления. Информация в офис может поступать и путем импорта файлов с магнитных носителей или по телекоммуникациям (факсы, сообщения электронной почты).

Ввод информации сопровождается классификацией документов путем задания атрибутов и ключевых слов, аннотированием их содержания. Для ускорения последующего контекстного поиска производится полнотекстовое индексирование документов.

Документы могут храниться просто в файловой системе, и при этом система каталогов служит средством группирования и навигации в хранилище документов. В современных ОС типа есть возможность задания длинных имен каталогов и файлов в качестве названий папок и документов, а также имеются соответствующие средства поиска файлов по их параметрам.

Ряд систем, основанных на электронной почте, хранят документы в почтовых ящиках в виде почтовых сообщений с присоединенными файлами. Навигация в хранилище упрощается с помощью вложенных папок личного и коллективного пользования. В таких системах поиск и фильтрация ограничены лишь отбором и сортировкой документов по атрибутам и тексту почтового сообщения.