Содержание

Введение

1. Теоретические сведения технических средств управления

1.1 Понятие технических средств управления

1.2 Понятие технических средств составления и изготовления документов и их классификация

1.2.1 Пишущая машинка

1.2.2 Принтеры

1.2.3 Сканер

1.2.4 Диктофонная техника

2. Анализ технических средств управления

2.1 Характеристика дизайнерской студии "Акур Дизайн Студия"

2.2 Анализ технических средств, используемых на предприятии

3. Мероприятия по совершенствованию технических средств в дизайнерской студии "Акур Дизайн Студия"

Заключение

Введение

Технические средства управления - аппаратура приема и обработки информации, техника умственного труда, она жизненно необходима всем, кто работает с информацией. Чем совершеннее эта техника и чем лучше руководитель умеет ею пользоваться, тем эффективнее технология управления, организация управленческого труда и сам процесс управления. Эффективность применения комплекса технических средств (КТС) управления зависит от нескольких условий. Во-первых, от возможностей и качества самой компьютерной техники и средств телекоммуникаций. Во-вторых, от совершенства программного обеспечения и, наконец, от профессиональной подготовленности пользователей этих программных средств и КТС.

Автоматизация является одним из важнейших факторов роста производительности труда и повышения качества выпускаемой продукции. Непременным условием ускорения темпов роста автоматизации является развитие и совершенствование ее технических средств, к которым относятся все устройства, входящие в систему управления и предназначенные для получения информации, ее передачи, хранения и преобразования, а также для осуществления управляющих воздействий на объект управления.

Средства составления и изготовления информации настолько разнообразны и стремительно развиваются, и совершенствуются и при этом недостаточно изучены, что позволяет проанализировать их с точки зрения науки и технических средств и спрогнозировать их дальнейшее перспективное развитие.

Роль технических средств управления во всех сферах производства позволяет ускорить процесс деятельности на предприятии, усовершенствовать работу, что и подтверждает актуальность выбранной темы.

Целью данной курсовой является нахождение проблемных мест технических средств управления и их совершенствование.

Исходя из заданной цели, определяются следующие задачи:

• Охарактеризовать компьютер Intel Pentium MMX 166 MHz c операционной системой Vista Business, принтер Hewlett-Packard HP LaserJet P1505n, сканер Hewlett - Packard HP ScanJet G 2410 USMB 2.0.

• Проанализировать надежность и эффективность технических средств составления и изготовления документов в дизайнерской студии.

• Предложить мероприятия по совершенствованию технических средств составления и изготовления документов в дизайнерской студии.

1. Теоретические сведения технических средств управления

1.1 Понятие технических средств управления

Технические средства управления - неотъемлемая часть технического оборудования любого предприятия. Слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала.

Для использования новых технических средств и технологий приспособлены делопроизводственные процессы, т.к. для создания и обработки документов используются стандартные операции. Достаточно четко можно представить и структуру документов большинства организаций. Для документирования определенных управленческих действий используются стандартные виды и разновидности документов. Стандартная структура формуляра и текста управленческих документов. Кроме того, значительная часть управленческих операций (в частности, все делопроизводственные операции) носит формально-логический характер, т.е. сравнительно легко поддается расчленению на более простые операции.

Итак, в настоящее время имеют место, с одной стороны, насущная необходимость использования современной техники и технологии в управленческих процессах, с другой - объективные предпосылки для их реализации.

На сегодняшний день материальной базой для внедрения новых управленческих технологий является современный офис. Современная концепция офисной деятельности сформировалась относительно недавно - к началу 80-х гг. ХХ в. До этого речь шла только о конторской деятельности, а ее оптимизация связывалась с механизацией, а затем и автоматизацией ряда вспомогательных, большей частью рутинных управленческих операций (в первую очередь делопроизводственных).

Бурное развитие техники, программного обеспечения, средств коммуникации привело к изменению основного содержания офисной деятельности. В настоящее время в ее основу положено широкое использование компьютерных информационных технологий и современных технических средств. Богатейший опыт высокоразвитых стран и российский опыт последних лет наглядно свидетельствуют: офисная деятельность (т.е. управленческая деятельность, основанная на использовании современных технологий, оснащенная современными средствами оргтехники) способствует повышению производительности управленческого труда, качества принимаемых решений, улучшению управляемости и прогнозируемости бизнеса. Наличие у фирмы современного офиса является наглядным подтверждением ее респектабельности и надежности.

В нашей стране развитие офисной деятельности и ее теоретическое осмысление связано со становлением новых социально-экономических отношений. За последние годы в России образовалось множество новых фирм, больших и малых, ориентированных на работу в условиях рынка. Перед ними стоят проблемы обустройства своего офиса. Созданием современных офисов озаботились также государственные организации и предприятия.

1.2 Понятие технических средств составления и изготовления документов и их классификация

В сфере документационного обеспечения управления широкое распространение получили классификации технических средств по функциям, выполняемым ими по отношению к информации или носителю информации - документу. В качестве классификационных категорий используются группы технических средств, позволяющие оптимизировать какой-либо отдельный участок технологической цепочки управленческого процесса. Классификация по функциональному принципу связывает процедуры технологического процесса обработки документов в организации с техническими характеристиками и возможностями технических средств.

Классификация технических средств по признаку функциональности была предложена в начале 1970-х гг. ВНИИоргтехники. В Общесоюзный классификатор промышленной и сельскохозяйственной продукции (ОКП) был включен подкласс "Средства механизации и автоматизации управленческого и инженерно-технического труда". Подкласс включал следующие группы технических средств:

• Средства составления текстовых документов.

• Средства копирования и оперативного размножения документов.

• Средства обработки документов.

• Средства поиска, хранения и транспортирования документов.

• Мебель и оборудование, специализированные для служебных помещений.

• Средства сигнализации и информации конторские.

В 1975 г. коллективом специалистов под руководством Л.Н. Качалиной на основе классификации ВНИИоргтруда была предложена уточненная классификация, предполагающая деление средств оргтехники на 7 классов:

• Средства составления текстовой документации: пишущие машины различных классов, пишущие и наборно-пишущие автоматы, печатающие устройства автоматизированных систем управления, диктофонная техника, средства письма (различные по конструкции ручки, карандаши) и др.

• Средства размножения и копирования документов: разнообразные по форматам, габаритам, степени автоматизации и назначению машины и аппараты (светокопировальные,

• электрофотографические, термокопировальные, офсетной, трафаретной и гектографической печати и др.).

технический управление дизайнерская студия

• Средства обработки документов: оборудование и устройства фальцевальные, листоподборочные, режущие и окантовывающие, сшивающие и склеивающие, средства для нанесения защитных и декоративных покрытий на документы, номенклатурно-адресовальные, штемпельные устройства, бумагоуничтожающие машины и др.

• Средства хранения, поиска и транспортировки документов: хранилища различной емкости, назначения и степени механизации и автоматизации, боксы, шкафы, картотечное оборудование, средства микрофильмирования и поисковые системы, транспортирующие устройства и оборудование - электрическое, пневматическое, электромагнитное, контейнерное.

• Средства для чертежных работ и счетных операций.

• Средства сигнализации информации: поисково-вызывные устройства, табло, стенды.

• Мебель и оборудование для служебных помещений.

На принципах классификации ВНИИоргтехники основана и классификация, предложенная Г.И. Кошелевым. Он выделяет самостоятельную группу средств изготовления кинофотодокументов, вводит средства микрофильмирования самостоятельной подгруппой в группу средств копирования и оперативного размножения документов.

С конца 1980-х до середины 1990-х гг. в литературе преобладала классификация, предполагающая деление средств оргтехники на пять классов:

• Средства составления и изготовления документов.

• Средства копирования и оперативного тиражирования документов.

• Средства обработки документов.

• Средства хранения, транспортирования и поиска документов.

• Современные средства связи.

Приведенная классификация не в полной мере отражала многообразие технических средств управления: например, в ней не упоминались средства выполнения вычислительных операций, прежде всего персональные компьютеры, которые получали все более широкое распространение. Все вышеуказанные классификации основаны на принципе функциональности, который можно считать традиционным.

В настоящее время номенклатура технических средств управления претерпевает существенные изменения. На российском рынке появляется разнообразная офисная техника ведущих мировых фирм-производителей. Повышается скорость и качество работы, расширяются функции и сервисные возможности офисных аппаратов. Появились принципиально новые, экологически безопасные технологии, позволяющие использовать современные технические средства непосредственно в офисе, на рабочих местах сотрудников. Появляются мощные интегрированные системы, сочетающие различные технологии. Технические средства оснащаются процессорами, памятью. Появляется возможность их подключения к персональным компьютерам или включение в корпоративные вычислительные сети в качестве отдельных терминалов.

В связи с расширением и усложнением номенклатуры технических средств пользователи испытывают определенные затруднения при выборе технических средств и конкретных моделей офисных аппаратов для определенных управленческих, в первую очередь делопроизводственных процессов. Появляется необходимость теоретического осмысления возможностей современных офисных технологий, наиболее эффективного использования технических средств. Вместе с тем баланс между теоретическими исследованиями и практическими методическими разработками смещается в пользу методических пособий. В последнее десятилетие появляются различного рода издания - руководства, справочники, адресованные управленческому персоналу. Они содержат разделы, посвященные современным офисным технологиям и техническим средствам.

В конце 1990-х гг. коллективом сотрудников кафедры документоведения и документационного обеспечения управления Российского гуманитарного университета предложена новая, более полная классификация технических средств, в основе которой также заложен функциональный принцип. Предложенная классификация предполагает деление средств организационной техники на девять классов:

• Носители информации: носители информации на бумажной основе несветочувствительные; носители для репрографических процессов (термобумага, диазобумага, фотопленка, калька и т.д.).

• Средства составления и изготовления документов: ручные пишущие средства; пишущие машины; диктофонная техника; принтеры, графопостроители; специализированные программные продукты для персональных компьютеров.

• Средства репрографии и оперативной полиграфии: средства фотокопирования; средства диазокопирования; средства электрофотографического копирования; средства термографического копирования; машины электронно-искрового копирования; средства микрографии; средства ризографического копирования (дупликаторы); машины для гектографической (спиртовой) печати; машины для трафаретной (ротаторной) печати; оборудование для оперативной офсетной печати.

• Средства обработки документов: фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины (фольдеры); машины и устройства листоподборочные и сортировальные; скрепляющее и склеивающее оборудование; конвертовскрывающие и резательные машины; машины для нанесения защитных покрытий на документы (ламинаторы и лакокрасочные станки; адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины; машины для уничтожения документов (шредер); агрегатированные линии для обработки корреспонденции.

• Средства хранения, поиска и транспортирования документов: первичные средства хранения (папки, коробки и т.п.); вторичные средства хранения документов (шкафы, стеллажи и т.п.); картотеки и картотечное оборудование; тележки для транспортирования документов; лифтовое оборудование; транспортеры и конвейеры; пневматическая почта; оборудование для хранения носителей информации,

• Средства электросвязи: средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи; средства и системы телеграфной связи; средства и системы факсимильной передачи информации; электронная почта.

• Банковская оргтехника: машины для чета купюр; детекторы валют; машины для упаковки банкнот; банкоматы.

• Другие средства оргтехники: сканеры; компьютерные аксессуары.

• Офисная мебель и оборудование: мебель служебных помещений специализированная; оборудование служебных помещений специализированное; оборудование и приборы для исследования условий труда.

Предложенная классификация не отрицает ранее существовавших, а уточняет и конкретизирует их с учетом современных тенденций развития офисных технологий и состояния отечественного рынка офисной техники. Вместе с тем приведенная классификация вызывает ряд вопросов. С учетом деления офиса на три составляющих, представляется неправомерным внесение в классификацию технических средств текстовых и табличных процессоров и электронной почты, поскольку они являются программными продуктами и относятся к программному обеспечению. Ряд включенных в классификацию технических средств (средства термографического копирования, машины электронно-искрового копирования, машины для гектографической и трафаретной печати) в офисной деятельности сегодня практически не используется, поскольку они не обеспечивают необходимого качества, сложны в эксплуатации, небезопасны для персонала, вследствие чего не могут использоваться непосредственно на рабочих местах сотрудников. Не вполне понятно, почему класс средств связи органичен только средствами электросвязи, поскольку сегодня в системах административно-управленческой связи в той или иной мере используются все современные средства связи, включая спутниковую и радиопоисковую. В приведенной классификации отсутствует такой важный компонент офисной техники, как персональные компьютеры, упомянуты лишь компьютерные аксессуары в восьмом классе. Классификация не свободна и от терминологических неточностей. Термин средства ризографического копирования (дупликаторы) не вполне правомерен, поскольку аппараты электронно-трафаретной печати (ризографы, дупликаторы) изготавливают тираж с промежуточной печатной формы (рабочей матрицы) и, следовательно, относятся к средствам оперативной полиграфии.