50142 (Создание базы данных в среде Microsoft Access 2002), страница 5

• Можно создать свободный отчет, не связанный с источником данных. Свободные отчеты служат "контейнерами" индивидуальных подчиненных отчетов, использующих собственные источники данных.

• С помощью специальных диалоговых элементов управления, служащих для установки параметра принтера, можно задать минимально допустимые левые, правые, верхние и нижние печатные пол отчета. Если отчет меньше ширины листа бумаги, положение правого поля определяется конструкцией отчета. Передвигая печатные поля вправо от отображаемого левого поля, можно установил ширину левого поля, превышающую стандартную.

• В многостолбцовых отчетах число столбцов, ширина столбцов и расстояние между ними задаются установками параметров принтера, но не элементами управления или установками свойств в режиме конструктора.

С другой стороны, характеристики отчетов и форм Access имеют много общего.

• Мастера отчетов. С их помощью могут создаваться три основных типа отчетов: в столбец, ленточный и почтовые наклейки. Отчеты, созданные мастерами, можно

Разделы отчета. Они включают в себя заголовок, примечание и колонтитулы. Заголовок и примечание печатаются в начале и конце отчета, колонтитулы — на каждой странице. Раздел примечаний отчета нередко используют для печати итоговых значений. Разделы отчета соответствуют разделам формы с теми же именами.

Разделы групп отчета. В целом, они аналогичны разделам данных формы. Группу часто называют группировкой, а процесс создания группы записей — группированием. Для печати промежуточных итогов в группировки отчетов можно включать заголовки и примечания. В разделы заголовков и примечаний групп вставляются статические (свободные) изображения, а в разделы групп — присоединенные изображения.

Подчиненные отчеты. Такие отчеты включают в отчеты точно так же, как в главные формы включают элементы управления Подчиненная форма/отчет.

Типы отчетов Access

Отчеты Access подразделяются на шесть категорий (макетов).

• Одностолбцовые отчеты. В них в одном длинном столбце полей перечисляются значения каждого столбца в каждой записи таблицы или запроса. Надписи указывают имя столбца, а в полях справа от надписей приведены значения. Средство Асеева Автоотчет: в столбец позволяет создать отчет, состоящий из одного столбца, с помощью кнопки Автоотчет панели инструментов. Одностолбцовые отчеты применяют редко: их распечатка требует большого расхода бумаги.

• Ленточные отчеты. В таких отчетах в озаглавленном столбце расположено каждое поле таблицы или запроса, а каждая запись помещается в отдельную строку. При печати каждое значение записи располагается в строке под заголовком соответствующего столбца. Если все столбцы не помещаются на одну страницу, печатаются дополнительные страницы, пока не отобразятся все столбцы. Затем печатается следующая группа записей

• Многостолбцовые отчеты. Они создаются из одностолбцовых отчетов. Информация, не поместившаяся в первый столбец, переходит в верхнюю часть второго столбца и т.д. В таком формате при печати отчета затрачивается меньше бумаги. Однако применение таких отчетов ограничено, поскольку результат выравнивания столбцов, как правило, не всегда отвечает требованиям пользователя.

• Отчеты с группированием данных. Самый популярный тип отчетов. Такие отчеты позволяют вычислять итоговые значения для групп и представляют информацию в удобном для использования виде. В конце отчета отображаются итоги.

• Почтовые наклейки. Особый тип многостолбцовых отчетов, создаваемых для печати имен и адресов (или других данных, расположенных в нескольких столбцах) в группах. Каждая группа полей заполняет ячейку сетки. Конструкция наклейки зависит от числа столбцов и строк на странице.

• Свободные отчеты. Такие отчеты состоят из подчиненных отчетов. При этом каждый подчиненный отчет создается на основе независимых источников данных, например, таблиц или запросов.

В первых четырех типах отчетов в качестве источника данных применяют таблицу или запрос формам Отчеты такого рода называют присоединенными к источнику данных. В свободном отчете главный отчет не связан с источником данных — таблицей или запросом. Однако подчиненные запросы, содержащиеся в свободных отчетах, должны быть связаны с источником данных.

Использование мастера диаграмм для создания графика

Использование мастера диаграмм значительно упрощает процесс создания графика. Этот инструмент можно применять для создания двух различных классов графиков и диаграмм.

• На несвязанном графике для каждой строки запроса строится отдельная линия. Типами несвязанных диаграмм являются гистограммы и диаграммы с областями.

• Связанные график или диаграмма строятся только для текущей записи формы, на которой они размещаются, и отображают значения всего одной строки запроса или таблицы.

Чтобы построить несвязанный график на основании данных, отобранных с помощью построенного ранее запроса Мастер Диаграмм, выполните следующие действия.

1.Создайте новую форму, выберите в верхнем списке пункт Диаграмма, a в раскрывающемся списке — запрос Мастер Диаграмм. Щелкните на кнопку ОК, чтобы открыть первое диалоговое окно для создания диаграммы.

2.Щелкните на кнопке » для добавления всех трех полей в диаграмму. Щелкните на кнопку Далее, чтобы открыть следующее окно.

3.Щелкните на кнопку График, расположенной в третьем ряду набора кнопок с типам* диаграмм. После этого щелкните на кнопку Далее для перехода к следующему окну.

4.Программа создания диаграмм попытается создать перекрестный запрос, основанный на типах данных из набора вашего запроса. В данном случае эта программа допустит ошибку, предположив, что вы собираетесь отобразить месяцы в окне легенды и типы продуктов вдоль горизонтальной оси диаграммы.

5. Нам нужно, чтобы в окне легенды были отражены категории, а месяцы отобразились вдоль горизонтальной оси. Перетащите кнопку Категория с правой стороны окна и опустите ее на место легенды. После этого точно таким же образом переместите кнопку Дата Исполнения под горизонтальную ось. На ней появится новый (немного урезанный) заголовок. Дважды щелкните на этой кнопке, откроется диалоговое окно Группировка, в котором вы можете выбрать любой интервал времени д.р. Выберите и щелкните на кнопке ОК. Для перехода к последнему окну мастера создания диаграмм щелкните на кнопке Далее.

6. В окне задания имени для диаграммы введите Сделки. Если имеется необходимость в отображении легенды, то установите опцию Да. Изменять установленные по умолчанию значения других опций не стоит.

7. Щелкните на кнопке Готово для отображения графика в форме. В появившейся диаграмме сложно что-то понять, да и наличие легенды создает видимость беспорядка. Ниже описывается, как устранить эти проблемы.

8. Щелкните на кнопке Вид, чтобы перейти в режим конструктора, и увеличьте размеры

9. Присвойте свойству Доступ свободной рамки объекта значение Да, а свойству Блокировка — Нет.

После завершения процесса создания структуры формы установите свойство Доступ в Нет, чтобы другие пользователи вашего приложения не смогли активизировать диаграмму и изменить ее структуру.

4. Область применения ACCESS

Разработанная мною база данных может использоваться маркетологами предприятий, обслуживающих и устанавливающих автоматы по оплате платежей через Интернет. Построив запрос можно проследить своевременность выплат и сроки продления договоров о взаимном сотрудничестве, а значит правильно проводить сбытовую политику. Построив зарос можно определить где чаще всего происходит поломка автомата и принять правильное решение по устранению неполадок, может полной замене автомата, что позволит грамотно вести пост-обслуживание клиентов. Запрос на «услуги автомата» позволит определить какой процент с каждой сделки имеет фирма в определенной Т.Т. и своевременно расширить возможные услуги в автомате, что обеспечит эффективное продвижение товара и стабильное ведение финансовой отчетности.

Разработанная база данных позволяет задавать различные запросы, помогающие маркетологам правильно планировать маркетинговую стратегию, товарную, ценовую, рекламную политику, а так же оценивать эффективность уже проведённых мероприятий и вносить коррективы.

Для того чтобы воспользоваться базой данных, нужно:

1.Войти в область Access.

2.Выбрать нужную база данных.

3.Перейти в область запроса и запросить данные, которые нам нужны для получения результата.

4.Перейти в область форм и создать форму отчёта.

5.Создать отчёт и получить результат, на основе которого делаются выводы (основываясь на данных, которые указываются в запросе).

Выводы

На основе полученных результатов, представленных в отчётах, маркетолог может сделать выводы, необходимые ему для принятия правильного решения относительно внедрения и правильного позиционирования товара на рынке, ведения товарной, сбытовой и рекламной политики, проведения маркетинговых мероприятий и анализа их эффективности и д.р. Так, например, из отчёта по объему заказа можно проследить какое количество товара было куплено различными предприятиями и какие тенденции можно из этого выявить. Отчёт по договорам позволяет сделать выводы о том, что, такие компании как: «Каре» и «Снегирь» являются постоянными задолжниками, при этом объем заказа у них достаточно велик и выплаты производятся с процентами по неустойке, поэтому отказываться от сотрудничества с ними пока не стоит. Отчет о клиентах позволяет менеджеру с наибольшей эффективностью работать с организациями-заказчиками, поскольку данная схема данных показывает все контакты с фирмой. Так как в Access можно задать любой отчёт, то с помощью получаемых результатов можно предугадать даже малейшие нюансы маркетинговой стратегии.

С помощью этой работы Вы познакомились с Access и теми её уникальными возможностями, благодаря которым она является самой лёгкой в использовании среди всех других систем управления базами данных.

Из этой работы Вы узнали: как с помощью мастера баз данных и стандартных шаблонов Access создать собственную базу данных, что такое стандартные объекты Access, такие как таблицы, формы, отчёты и модули; как с помощью панели инструментов и меню выполнять различные задачи; как выбрать оптимальный тип данных; как добавлять в таблицы новые записи, вводить и редактировать данные.

В работе рассказывается о мощном механизме отбора и обработки данных - запросах - и об организации межтабличных связей, являющихся основой реляционных СУБД. Мы узнали, как создаются самые простые запросы с помощью конструктора запросов; как отбирать нужные поля и описывать результирующие наборы записей; как объединять таблицы в мощные перекрестные запросы, суммирующие данные таблиц и представляющие результаты в очень наглядном и компактном виде.

Часть работы посвящена изучению объектов интерфейса Access. Благодаря формам с разнообразными элементами Ваши базы данных «оживут», а мощные генераторы позволят распечатывать профессионально оформленные отчёты. Их можно будет сохранять и в файлах, чтобы потом продолжить работу с ними в Excel или Word. Вы узнали о том, как с помощью мастеров избежать рутинной работы по созданию простейших основных и подчинённых форм; как работать с мастерами создания отчётов.

Список используемой литературы

1. Роджер Дженигс. Access 97. - М.: 1998

2. Диго СМ. Проектирование баз данных. - М.: «финансы и статистика», 1988

3. Морозов В.,Шафрин Ю. Курс компьютерной технологии. - М.: «АБФ», 1998

4. Информационные технологии в маркетинге. - М.: «Юнити», 2000

Приложение

Таблица №1

Таблица №2

Таблица №3

Таблица №4

Запрос №1

Запрос №2

Запрос №3

Форма

Форма №1

Форма №2

Форма №3

Отчеты

Отчет №1

Отчет №2

Отчет №3