50142 (Создание базы данных в среде Microsoft Access 2002), страница 4

В верхней области окна Добавление таблицы отобразится список полей таблицы Арендная плата, а в нижней области окна — пустой бланк запроса. Список полей содержит имена всех полей таблицы Арендная плата.

По умолчанию в окне запроса в режиме конструктора создается запрос на выборку, возвращающий отобранные данные из таблиц или итоговый набор данных других запросов на выборку. Также по умолчанию в этом режиме первому создаваемому (но еще не сохранявшемуся) запросу Access присваивает имя Запрос 1. Имя запросу можно присвоить при сохранении. Для последующих запросов, после сохранения первого из них, Access предлагает использовать для сохранения стандартные имена Запрос 2, Запрос 3 и т.д.

Выбор полей для запроса

После выбора таблицы в диалоговом окне Добавление таблицы, выберите поля, включаемые в запрос. Создаваемый запрос предназначен для создания списка предпочтений покупателей, в него следует включить поля, необходимые для записи персональных мнений.

В первой строке любого графического бланка запроса содержатся имена всех полей, включенных в запрос. (Иногда имена полей называют заголовками полей, или названиями полей.) Следовательно, в первой строке создаваемого образца запроса должны находиться имена всех полей, составляющих почтовый адрес.

Чтобы выбрать поля для бланка запроса, выполните следующие действия.

1. После открытия диалогового окна запроса в режиме конструктора, курсор помещается в первом столбце строки Поле. Щелкните на кнопке раскрывающегося списка в правом углу этой ячейки или нажмите клавишу F4 чтобы открыть список имен полей.

2. Щелкните на поле Название организации, чтобы выбрать его в качестве первого заголовка поля в запросе, либо выделите имя этого поля и нажмите клавишу . Список полей в нижней области окна закроется.

3. Переместите курсор во второй столбец, нажав клавишу или . (Обратите внимание, кнопка раскрывающегося списка также перейдет во второй столбец.) Щелкните дважды на в списке имен полей таблицы, чтобы использовать Название как второе поле запроса. Дважды щелкнуть на имени поля в списке полей таблицы — еще один способ добавления полей в запрос Access.

В Access существует и третий способ добавления полей в запрос: метод ''перетащить и опустить". Чтобы применить его для вставки полей Название организации, прежде всего выделите эти поля в верхней части окна запроса. В списке полей таблицы Арендная плата щелкните на поле Арендная плата, затем нажмите клавишу или и, удерживая ее нажатой, выделите поля Название организации и Вид автомата. Можно также после выделения поля Арендная плата, нажав клавишу < Shift>, дважды нажать клавишу . Теперь поля выделены.

5. Поместите указатель мыши на выделенные поля, щелкните и удерживайте нажатой левую кнопку мыши. Указатель мыши превратится в символ, условно представляющий имена трех выбранных полей. Перетащите его к третьему столбцу строки Поле бланка запроса и отпустите кнопку мыши.

Access добавит имена трех полей в запрос, начиная от столбца, на котором была отпущена кнопка мыши.

6. Теперь в бланке запроса отображаются несколько столбцов стандартной ширины. В данном запросе применяется семь полей, поэтому необходимо перетащить.границы окна запроса, чтобы отобразить дополнительно два пустых поля. Для уменьшения ширины столбцов можно переместить влево разделители полей. Чтобы отобразить два пустых поля, щелкните дважды на кнопке горизонтальной прокрутки вправо либо перетащите вправо бегунок полосы прокрутки.

7. Щелкните на кнопке Вид панели инструментов, чтобы перейти в режим выполнения запроса. Подождите некоторое время, пока Access выполнит запрос, основанный на таблице. Чтобы запустить запрос, можно также щелкнуть на кнопке Запуск панели инструментов Конструктор запросов.

Поскольку в бланке запроса в строку Условия отбора не введено никакого условия отбора, результат выполнения запроса в таблице Колбасные предпочтения отображает все записи.

Создание и применение форм

В Access формы служат для организации пользовательского интерфейса с таблицами данных. Многие задачи можно решить, просмотрев таблицы и результаты запросов в режиме таблицы. Например, можно расположить поля формы так, чтобы ввод и редактирование записи выполнялся слева направо и сверху вниз. Формы позволяют создать средства многовариантного выбора значений полей, в которых для представления допустимых значений применяются сокращенные кодовые обозначения. Правильно сконструированная форма ускоряет ввод данных и сводит до.минимума ошибки ввода оператора.

Формы создаются из набора отдельных конструктивных элементов, называемых элементами управления, или объектами элементов управления. Элементы управления — это компоненты экрана и диалоговых окон как Access, так и прочих приложений Windows. Для ввода и редактирования данных применяют поля, для наименования полей применяют надписи (также называемые подписями), а для вставки рисунков — рамки объектов. В окне формы размещают элементы управления двух типов: для отображения данных таблиц и для отображения статических данных — подписей и логотипов.

Типы форм

Содержимое и внешний вид формы зависит от ее назначения в конкретном приложении баз данных. Существует три типа приложений баз данных.

Приложения для обработки транзакций. Они предназначены для добавления в таблицы новых записей и редактирования существующих. Эти приложения требуют доступа (разрешения) на запись в таблицы, связанные с формами.

• Приложения для поддержки принятия решений. В таких приложениях информация предоставлена в виде графиков, таблиц или отдельных элементов данных. Возможность ввода или редактирования данных отсутствует. Эти приложения требуют доступ только для чтения таблиц, связанных с формами.

• Приложения поддержки баз данных. Они предназначены для выполнения административных функций, таких как создание баз данных или таблиц баз данных, контроль доступа к базе данных, защита данных с помощью пароля, периодическое уплотнение и копирование базы данных. Приложения поддержки баз данных требуют полного доступа ко всем объектам базы данных.

Формы — основные элементы приложений для обработки транзакций и поддержки принятия решений, описываемых в следующих разделах. Обычные операции поддержки баз данных не требуют применения форм, однако формы удобно использовать при вводе и просмотре записей.

Создание главной формы с помощью мастера форм

Создать форму и подчиненную форму проще всего с помощью мастера форм Access. Он позволяет создавать формы (с подчиненными формами и без них), содержащие поля из одной или нескольких таблиц или запросов. Мастер форм создает основную структуру формы и добавляет элементы управления Поле для отображения и редактирования значений элементов данных.

Чтобы создать форму Клиент с помощью мастера форм, выполните следующие действия.

1. Выберите вкладку Формы окна базы данных, затем щелкните на кнопке Создать. Отобразится диалоговое окно Новая форма.

2. Выберите Мастер форм в списке диалогового окна Новая форма. Мастер форм позволяет создать как простую форму (без подчиненной формы), так и форму с данными, содержащую подчиненную форму. После выбора опции Конструктор открывается пустая форма в режиме конструктора, а после выбора одной из опций Автоформа— автоматически создаются формы с особой структурой: в столбец, ленточная и табличная. Щелкнув на опции Диаграмма, вы запустите мастер диаграмм, позволяющего вставить в форму диаграмму или график. Наконец, с помощью опции Сводная таблица можно ускорить создание формы на основе сводных таблиц Excel.

3. В раскрывающемся списке в нижней части диалогового окна Новая форма перечисляются все существующие таблицы или запросы, доступные в качестве источника данных формы. Щелкните на стрелке, чтобы открыть список, затем выберите таблицу Клиент. Щелкните на кнопке ОК. Access отобразит первое диалоговое окно мастера Создание форм.

4. Выделите Название организации в списке Доступные поля, затем щелкните на кнопке с символом >, чтобы перенести поле Номер анкеты из списка Доступные поля в список Выбранные поля. Для переноса поля можно также дважды щелкнуть на имени этого поля.

Повторите эти действия для полей Адрес, Телефон, ФИО КЛ таблицы Клиент. (Включение этих полей в форму позволяет редактировать данные этих полей в таблице Клиент.)

5. Откройте раскрывающийся список Таблицы/запросы и выберите таблицу Клиент. В списке Доступные поля отобразятся доступные поля таблицы Клиент.

6. Щелкните на кнопке », чтобы включить все поля списка Клиент в список Выбранные поля. (Таким образом вы будете иметь возможность редактировать все поля таблицы Клиент.)

7. Поскольку поле Название организации таблицы Арендная плата включено в список Выбранные поля, нет необходимости включать в форму поле Название организации таблицы Клиент. Выделите поле Название организации в списке Выбранные поля, затем щелкните на кнопке <, чтобы убрать это поле из списка Выбранные поля и поместить обратно в список Доступные поля. Наконец, щелкните на кнопке Далее, чтобы отобразить второе диалоговое окно мастера форм.

8. Поскольку поля, выбранные для отображения с помощью формы, находятся в разных таблицах, мастер форм предлагает выбрать тип представления данных.

9. Теперь Мастер форм предлагает выбрать внешний вид подчиненной формы. Выберите опцию ленточный. В результате подчиненная форма будет отображать данные таблицы Клиент в ленточном формате, подобном отображению в режиме таблицы, однако допускающем изменение форматирования (цвета, заголовков столбцов и т.д.). Щелкните на кнопке Далее, чтобы перейти в следующее диалоговое окно Создание форм.

10.Мастер форм отображает диалоговое окно выбора стиля отображения формы. Создаваемая форма применяется для ввода данных — в ней не требуется специальных эффектов выделения или оформления полей. Поэтому щелкните на опции Обычный, а затем — на кнопке Далее, чтобы перейти в последнее диалоговое окно мастера.

Главную форму, созданную мастером форм, можно уже использовать. Однако как главная, так и подчиненная формы, нуждаются в доработке. В последующих примерах этой главы показано, как модифицировать формы, создаваемые мастером форм. Полученные навыки редактирования форм можно применить при создании собственных форм "с нуля" (как это сделать, вы узнаете в следующей главе). Независимо от опыта создания форм Access, применение мастера для создания основного макета формы значительно экономит время.

Применение конструктора формы

Чтобы модифицировать макет новой формы, щелкните на кнопке Вид панели инструментов. Откроется окно конструктора формы. Перемещаемая Панель элементов позволяет вставлять в форму новые элементы управления.

Элементы окна конструктора форм

Форма в окне конструктора состоит из трех частей: Заголовок формы, Область данных и Примечание формы. Применение колонтитулов (с помощью команды Вид Колонтитулы) не обязательно. В окне конструктора форм расположены следующие элементы.

• Панель инструментов Конструктор форм с кнопками быстрого доступа к командам меню в режиме конструктора.

• Панель инструментов Формат (форма/отчет) с кнопками опций форматирования цветом, шрифтами, границами и т.д.

• Вертикальная и горизонтальная линейки помогают определять размер и положение объектов формы. Линейки калиброваны в сантиметрах (в версиях Access для стран, применяющих метрическую систему измерений).

• Вертикальную линию, указывающую положение правого поля формы, можно переместить в любое нужное место.

• Горизонтальную линию, указывающую положение нижнего поля формы, можноподчиненной формы, чтобы вместить ее в прямоугольник заданного размера в главной форме.

• Полосы вертикальной и горизонтальной прокрутки позволяют просматривать части формы, выходящие за пределы экрана.

• Полоса раздела Заголовок формы определяет высоту раздела заголовка формы. Она применяется только в случае, если в форму добавляют заголовок и примечание. Раздел заголовка формы содержит не изменяющийся текст, графические изображения и другие элементы управления, отображаемые в верхней части формы. В многостраничной форме заголовок отображается только на первой странице.

• Полоса Область данных отделяет заголовок от остального содержимого формы. В области данных находятся элементы управления формы, отображающие данные таблиц и запросов, а также статические элементы, такие как надписи и логотипы.

• Раздел Примечание формы по функциям подобен разделу Заголовок формы. При выводе на печать многостраничной формы Примечание формы печатается только внизу последней страницы.

Печать отчетов

Отчет — конечный продукт большинства приложений баз данных. Отчет Access — это ленточная форма особого рода, сконструированная специально для печати. Для его создания Access комбинирует данные таблиц, запросов и даже форм. Отчет предназначен для печати и широкого распространения (это может быть и печатная версия формы). Такие отчеты часто применяют для поддержки принятия решений. Напечатав ленточную форму, можно создать отчет, отображающий все или часть значений полей таблицы или запроса.

В данной главе обсуждается создание относительно простых отчетов с помощью мастера отчетов. Кроме того, рассматриваются методы модификации конструкции отчетов, созданных мастером, для более полного соответствия требованиям пользователя.

Отчеты и формы: различие и сходство

Большинство методов создания форм для обработки транзакций применимо и к отчетам. Ниже перечислены принципиальные различия между формами и отчетами.

• Отчеты предназначены только для печати, но не отображения данных на экране. В окне предварительного просмотра содержимое отчета отображается в неудобном для чтения виде. В увеличенном же масштабе можно просмотреть только часть отчета.

• В отличие от форм, данные, на базе которых создан отчет, невозможно изменять с помощью элементов управления, установленных на панели элементов. В отчетах Access не разрешает пользователю вводить данные с помощью переключателей, флажков и т.д. Однако эти элементы управления можно применять для указания состояния Да/Нет переключателей, флажков и полей со значениями, производными от списков, предназначенных для многовариантного выбора.

• Отчеты невозможно просматривать в режиме таблицы. Доступен только предварительный просмотр, перед печатью и режим конструктора.